Conocimientos relacionados con Excel

Microsoft Excel es un software de hoja de cálculo escrito por Microsoft para ordenadores que utilizan los sistemas operativos Windows y Apple Macintosh. La interfaz intuitiva, las excelentes funciones de cálculo y herramientas de gráficos, junto con un marketing exitoso, hacen de Excel el software de procesamiento de datos para computadoras personales más popular. A continuación he recopilado conocimientos relevantes sobre Excel, bienvenido a leerlos y recopilarlos.

Excel vincula rápidamente datos en Internet.

Puede establecer rápidamente vínculos a datos del libro de trabajo en línea de las siguientes maneras:

1. Abra el libro de trabajo en línea que contiene los datos que desea vincular, seleccione los datos en el libro de trabajo. y luego haga clic en el comando "Editar → Copiar";

2. Abra el libro de trabajo que debe vincularse y haga clic en la celda en la esquina superior izquierda en el área donde se deben mostrar los datos vinculados;

3. Haga clic en el comando Editar → Pegado especial, en el cuadro de diálogo Pegado especial, seleccione el botón Pegar enlace.

Si desea crear un vínculo sin abrir el libro de Internet, puede hacer clic en la celda que desea vincular y luego escribir (=) junto con la dirección URL y la ubicación del libro, por ejemplo: =/[ archivo.xls].

Cómo configurar los bordes de las celdas en Excel

Seleccione todas las celdas donde desea agregar bordes, haga clic en Formato → Celdas, seleccione la pestaña Borde () y luego seleccione el estilo deseado en el estilo de línea de estilo y especifique un color diferente en Color, luego haga clic en el botón Borde exterior y finalmente haga clic en Aceptar. Para aplicar estilo a las celdas seleccionadas con texto rotado, haga clic en Formato → Celdas, seleccione la pestaña Bordes y use los botones "Borde exterior" y "Borde interior" en Ajustes preestablecidos. Se aplica un borde a los bordes de la celda, que se rotará en el mismo ángulo que el texto.

Cómo cancelar un hipervínculo en Excel

A continuación se presentan dos métodos para cancelar fácilmente un hipervínculo en Excel.

1. Si está ingresando una URL o una dirección de correo electrónico, presione Entrar después de ingresar y el contenido que acaba de ingresar se volverá azul. En este punto, haga clic en la etiqueta inteligente y seleccione el comando Deshacer hipervínculo.

2. Si ya existe un hipervínculo en la hoja de trabajo, haga clic derecho en la celda y seleccione "Cancelar hipervínculo" en el menú contextual.

Importa datos de páginas web a tablas de Excel.

La información de las tablas de la página web se puede copiar directamente desde el navegador a Excel, con excelentes resultados. Puede seleccionar información y copiarla, luego pegarla en Excel, o puede seleccionar información y arrastrarla a Excel. Transferir y procesar cualquier dato de una tabla basada en web será muy fácil y rápido utilizando este método de "arrastrar y soltar". En Excel2002, puede abrir archivos HTML tal como abre hojas de cálculo de Excel y obtener las mismas funciones, formatos y estado de edición.

Comandos del menú personalizado de Excel

Puedes personalizar el menú de opciones según tus necesidades. Primero haga clic en "Herramientas" → "Personalizar" para abrir la pestaña "Comandos" () y luego seleccione la categoría de menú que desea agregar o eliminar en la ventana "Categorías" a la izquierda. Si desea agregar un comando de menú, simplemente selecciónelo en el cuadro "Comando" a la derecha y arrástrelo al elemento de menú correspondiente. Después de que el menú se abra automáticamente y aparezca una línea negra, insértelo en la posición indicada por la línea negra y haga clic con el botón izquierdo del mouse en el espacio en blanco. Si desea eliminar un comando del menú, simplemente abra el menú y seleccione el comando que desea eliminar, presione el botón izquierdo del mouse y arrástrelo al cuadro "Comando" en la imagen. Cuando el diagrama está abierto, también puede abrir el menú, hacer clic derecho y seleccionar el comando Eliminar.

Consejos para filtrar automáticamente los 10 valores máximos o mínimos principales en Excel

A veces, es posible que desees utilizar el filtro automático en campos numéricos para mostrar los n valores máximos principales en la lista de datos o valor mínimo. La solución es utilizar el filtrado automático "top 10". Cuando selecciona la opción Top 10 en la lista desplegable de un campo numérico de filtro automático, aparece el cuadro de diálogo Top 10.

El llamado "top 10" es un término colectivo y no se limita al top 10. Por ejemplo, puede seleccionar el número más grande o más pequeño y definir cualquier número según sea necesario.

Lecturas adicionales

1. ¿Qué puede hacer Excel?

Excel, como uno de los componentes importantes de la familia Microsoft Office, puede hacer muchas cosas y es muy poderoso. Su función básica es registrar, calcular y analizar datos. En aplicaciones prácticas, es lo suficientemente pequeño como para usarlo como calculadora general, o para registrar ingresos y gastos personales, calcular préstamos o ahorros, etc. Tiene el tamaño suficiente para realizar operaciones estadísticas profesionales y científicas y proporcionar una referencia eficaz para la formulación de políticas financieras de las empresas mediante el cálculo y análisis de grandes cantidades de datos.

En aplicaciones industriales reales, los profesores, las secretarias de oficina, los departamentos de auditoría gubernamental, los departamentos de estadística y el personal en general utilizan Excel en mayor o menor medida. Una gran cantidad de experiencia en aplicaciones prácticas muestra que si podemos usar Excel de manera competente, nuestra eficiencia de aprendizaje y trabajo mejorará enormemente. Cuando se utiliza en la gestión empresarial, supondrá directamente una mejora de los beneficios económicos. En otras palabras, vale la pena tomarse el tiempo para aprender Excel.

2. Conceptos básicos

Antes de entrar en el aprendizaje operativo específico, aquí se presentan varios conceptos básicos. Comprender estos conceptos es la base para un mayor aprendizaje.

(1) Archivo

En términos profesionales, un archivo es una entidad de información almacenada en un disco. Con las computadoras, podemos decir que tratamos con documentos casi todos los días. Para empezar, comprenda que existen diferentes tipos de archivos, que se pueden distinguir por su sufijo. Tomemos como ejemplo la serie Microsoft Office. El sufijo de los archivos de documentos creados por Word es DOC, el sufijo de los archivos de libros creados por Excel es XLS y el sufijo de los archivos de presentación creados por PowerPoint es PPT.

Sin embargo, abrir este tipo de archivos requiere una aplicación diferente. Algunos principiantes copian un archivo de libro creado con Excel desde otra computadora a su propia computadora, pero no pueden abrirlo de todos modos. Posteriormente descubrieron que el motivo era que la aplicación Excel no estaba instalada en sus computadoras.

Por lo tanto, para continuar con el siguiente estudio sin problemas, instale Excel2003 en su computadora ahora. Aunque se pueden imitar otras versiones de Excel, dado que esta serie de cursos se basa en Excel2003, se recomienda que los lectores intenten utilizar Excel2003 para aprender.

(2) Libro de trabajo y hoja de trabajo

Aprender y usar Excel debe abordar dos conceptos, a saber, "libro de trabajo" y "hoja de trabajo". Como se mencionó anteriormente, un libro de trabajo es un archivo creado por Excel y las hojas de trabajo son componentes del libro de trabajo. Se puede entender vívidamente que el libro de trabajo es un cuaderno y la hoja de trabajo es cada página de este cuaderno. Al operar y utilizar Excel, la mayor parte del trabajo se realiza en hojas de trabajo.

3. Entorno de trabajo de Excel y operaciones básicas

(A) Iniciar Excel

Antes de iniciar Excel2003, asegúrese de que el software esté instalado en su computadora. .

Podemos iniciar Excel de tres formas.

1. A través del menú Inicio

Pasos de la operación: haga clic en el comando "Inicio → Todos los programas → Microsoft Office → Microsoft Office Excel2003" en el escritorio en secuencia y aparecerá una pantalla de inicio. Excel2003 aparecerá por un momento y luego podrá iniciar Excel 2003.

2. A través del acceso directo del escritorio

Pasos de la operación: si se ha creado un acceso directo a Excel2003 en el escritorio, haga doble clic en el icono del acceso directo para iniciarlo.

3. A través del archivo de libro de Excel

Pasos de la operación: si hay un archivo de libro creado por Excel almacenado en la computadora, puede hacer doble clic en el archivo para iniciar Excel.

(2) Comprender el entorno de trabajo de Excel

Después de iniciar Excel2003, veremos la ventana de trabajo de Excel. Si eres un completo novato, el ambiente de trabajo puede parecer un poco complicado. Si tienes experiencia en el uso de aplicaciones como Word de la familia Office, puede que te resulte un poco familiar. Porque sus menús, barras de herramientas, paneles de tareas y ventanas de edición tienen aproximadamente el mismo diseño.

A continuación se presenta el entorno de trabajo. Necesita conocer los nombres de varias partes, como menús, barras de herramientas, paneles de tareas, etc. , ya que usaremos estos nombres en las siguientes operaciones.

(1)Aquí se muestran el nombre del programa de la barra de título y el nombre del archivo del libro de trabajo actual.

(2) La barra de menú puede enviar comandos a Excel seleccionando el comando de menú correspondiente. Excel clasifica comandos similares en el mismo elemento de menú para facilitar la memoria de los usuarios, y el menú se puede personalizar según sus propios hábitos.

(3) La barra de herramientas puede enviar los comandos correspondientes a Excel haciendo clic en el botón correspondiente. La barra de herramientas se puede personalizar según sus propios hábitos.

(4) Después de ingresar datos o fórmulas en las celdas de la barra de fórmulas, el contenido ingresado se mostrará aquí. Es muy conveniente editar datos de entrada o fórmulas aquí.

(5) Las 256 letras de la A a la IV en el encabezado de la columna. Cada letra representa una de las 256 columnas de la hoja de trabajo, comenzando con el orden alfabético en inglés de la A a la Z, luego AA, AB, AC, y así sucesivamente hasta AZ. A AZ le sigue BA, BB, BC, y así sucesivamente hasta BZ, y la última columna es IV. Haga clic en el encabezado de una columna para seleccionar la columna completa.

(6) Indicador de celda activa Este indicador con un borde negro representa la celda actualmente activa. La llamada actividad se refiere a la celda actualmente seleccionada.

(7) El número de encabezados de fila del 1 al 65536, cada número representa una fila de la hoja de trabajo. Haga clic en el encabezado de la fila para seleccionar toda la fila de celdas. Al mismo tiempo, debido a que hay 256 columnas, el número total de celdas en la hoja de cálculo de Excel es 256×65536=16777216. Podemos identificar una celda usando encabezados de columna y encabezados de fila; por ejemplo, A4 significa la celda en la columna A, fila 4, etc.

(8) Panel de tareas Esta es una nueva característica que apareció en la versión 2002, que facilita la selección rápida de tareas relacionadas, como crear un nuevo libro, usar el portapapeles, etc.

(9) Barra de desplazamiento vertical Utilice esta barra de desplazamiento para desplazar la hoja de trabajo verticalmente.

(10) Barra de desplazamiento horizontal Utilice esta barra de desplazamiento para desplazar la hoja de trabajo horizontalmente.

(11) Etiqueta de la hoja de trabajo Cada etiqueta representa una hoja de trabajo diferente en el libro de trabajo y el nombre de cada hoja de trabajo se muestra en la etiqueta. Haga clic en una pestaña para cambiar a la hoja de trabajo correspondiente. Un libro de trabajo puede contener cualquier cantidad de hojas de trabajo, pero para facilitar la administración, es mejor no tener demasiadas hojas de trabajo.

(C) Utilice los menús y las barras de herramientas de Excel

Si desea dominar el uso de Excel para completar sus tareas, debe dominar los menús y las barras de herramientas.

Si queremos que Excel haga algo, tenemos que darle comandos. Generalmente hay cuatro formas de emitir comandos: usar menús, usar teclas de método abreviado, usar menús de método abreviado y usar barras de herramientas.

Lo siguiente se explica a través del funcionamiento de tareas específicas.

Tarea: Introduce los caracteres "chinos" en la celda A1 y copia el contenido en la celda A5.

1Utilice el menú

Pasos de operación:

(1) Seleccione la celda A1 e ingrese "chino" en ella. Puede ver que el cursor del punto de inserción en la celda todavía parpadea. Excel espera que ingresemos algo más. Debido a que la entrada está confirmada, presione la tecla Enter en el teclado y podrá ver que el indicador de celda activa salta a la celda B1.

(2) Ahora haga clic en la celda A1 con el mouse y podrá ver que el indicador de celda activa regresa a la celda A1.

En este momento, haga clic en el menú "Editar" y seleccione el comando "Copiar" en las opciones del menú expandido. Puede ver una barra de desplazamiento en blanco y negro que aparece alrededor de la celda A1, lo que indica que el comando de copia se ha ejecutado.

(3) Luego seleccione la celda A5, haga clic en "Editar" en el menú y seleccione "Pegar" en las opciones del menú. Puede ver que el contenido de la celda A1 se copia a la celda A5. Presione la tecla Enter en el teclado para completar la operación.

Explicación: En el paso 1, ¿por qué tienes que presionar la tecla Enter después de ingresar "chino" y luego volver a seleccionar la celda A1? Esto se debe a que cuando se ingresa "chino", el cursor del punto de inserción parpadea en la celda. En este momento, si ejecuta el comando copiar directamente a través del menú, el comando alineará el cursor del punto de inserción en la celda. Como el cursor no está seleccionado, significa que no se copia nada. Y presione la tecla Enter para volver a seleccionar la celda A1. Puede ver que no hay un cursor de punto de inserción en la celda A1, por lo que ejecutar el comando copiar a través del menú copiará el contenido "chino" en la celda A1.

Una diferencia significativa es que al hacer clic en la celda A1 se activa y se convierte en la celda activa. Puedes ingresar datos o fórmulas directamente y ejecutar comandos como copiar y pegar. Haga doble clic en la celda A1 para editar y podrá modificar datos o fórmulas internamente. Otras células y así sucesivamente.

2 Use las teclas de método abreviado

Si le resulta problemático expandir la operación del menú capa por capa, puede usar las teclas de método abreviado. Los comandos más utilizados tienen teclas de acceso directo. Por ejemplo, la tecla de método abreviado para copiar es "Ctrl C" y Excel coloca las teclas de método abreviado para los comandos más utilizados a la derecha de los comandos correspondientes en la lista del menú.

Pasos de la operación:

(1) Primero elimine "chino" en la celda A5, luego haga clic en la celda A1 con el mouse y presione la combinación de teclas del teclado "Ctrl C". Como antes, aparece una barra de desplazamiento en blanco y negro alrededor de la celda A1, lo que indica que se ha ejecutado el comando de copia.

(2) Seleccione la celda A5 y presione la combinación de teclas "Ctrl V". Puede ver que "chino" se ha pegado en la celda A5. Presione la tecla Enter para completar la operación.

3 Utilice el menú contextual

Pasos de operación:

(1) Primero elimine "chino" en la celda A5, luego seleccione la celda A1 y haga clic con el botón derecho. el mouse y seleccione "Copiar" en las opciones del menú emergente.

(2) Luego seleccione la celda A5, haga clic con el botón derecho del mouse, seleccione el comando "Pegar" en el menú emergente y presione Entrar para completar la operación.

4 Utilice la barra de herramientas

Pasos de operación:

(1) Primero elimine "chino" en la celda A5, luego seleccione la celda A1 y haga clic en Herramientas Copiar icono en la barra.

(2) Seleccione la celda A5, haga clic en el icono "Pegar" en la barra de herramientas y presione la tecla Enter en el teclado para completar la operación.

A través de una tarea sencilla, este artículo presenta el método común de emitir comandos a Excel. No subestimes el aprendizaje de estas habilidades básicas; necesitarás confiar en ellas para completar tareas más complejas en el futuro.

(D) Comprender los cuadros de diálogo

Si tiene cuidado, encontrará que algunas opciones del menú tienen puntos suspensivos (tres pequeños puntos negros) después del comando. Al hacer clic en este comando, aparece un cuadro de diálogo.

El propósito del cuadro de diálogo es que Excel pueda obtener más información a través de él para poder completar comandos más complejos. Por ejemplo, seleccionamos el comando "Archivo → Configurar página" para mostrar el cuadro de diálogo "Configurar página", donde podemos configurar la orientación de la página, la escala, el tamaño de la página y otros parámetros. Solo después de que Excel acepte esta información a través de este cuadro de diálogo podremos ejecutar nuestros comandos con precisión. Es bastante conveniente operar a través del cuadro de diálogo.

Los detalles del uso de cuadros de diálogo se detallan en las tareas específicas a continuación. Es una muy buena manera de dominar el funcionamiento de los cuadros de diálogo en la práctica.

(5) Crear un nuevo libro de trabajo

Para usar Excel, primero debe crear un libro de trabajo. Después de iniciar Excel, crea automáticamente un libro llamado Libro1.

De forma predeterminada, contiene tres hojas de trabajo denominadas Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Si queremos comenzar un nuevo proyecto, podemos crear un nuevo libro de trabajo de las siguientes tres maneras.

Método 1: use el menú

Método de operación: seleccione el comando del menú "Archivo → Nuevo", Excel abrirá el panel de tareas "Nuevo libro" en el lado derecho de la ventana , haga clic en las opciones correspondientes.

Método 2: Utilizar la barra de herramientas.

Cómo operar: haga clic en el botón "Nuevo" en la barra de herramientas común para crear un nuevo libro.

Método 3: Usar teclas de método abreviado.

Cómo operar: Presione la combinación de teclas del teclado "Ctrl N" para crear un nuevo libro.

(6) Abra un libro de trabajo existente.

En el trabajo real, siempre abrimos libros de trabajo existentes y realizamos modificaciones, adiciones, etc., por lo que es necesario aprender a abrir libros de trabajo existentes.

Hay cinco formas de abrir un libro existente.

Método 1: Usar el panel de tareas.

Cómo operar: en el área "Abrir" del panel de tareas "Iniciar trabajo", haga clic en el libro que desea abrir.

Método 2: Utilice la lista del menú Archivo.

Cómo operar: haga clic en el menú "Archivo" y seleccione el libro que desea abrir en la lista a continuación.

Nota: Los dos métodos anteriores son adecuados para abrir libros usados ​​recientemente.

Método 3: Utilice el menú Archivo para abrir el comando.

Método de operación: haga clic en el comando del menú "Archivo → Abrir" y aparecerá el cuadro de diálogo "Abrir". A través de este cuadro de diálogo, podrá ubicar la ubicación de almacenamiento del archivo del libro de trabajo y seleccionar el libro de trabajo. archivo que desea abrir y haga clic en el botón "Abrir".

Método 4: Usar los botones de la barra de herramientas.

Método de operación: haga clic en el botón "Abrir" en la barra de herramientas común para abrir el cuadro de diálogo "Abrir". Otras operaciones son las mismas que en el método tres.

Método 5: Usar teclas de método abreviado.

Método de operación: presione la combinación de teclas del teclado "Ctrl O" para que aparezca el cuadro de diálogo "Abrir". Otras operaciones son las mismas que en el método 3.

(7) Guardar libros de trabajo

Desde el comienzo del aprendizaje, debemos prestar atención a la importancia de guardar libros de trabajo. Ya sea por negligencia humana o por circunstancias inesperadas, los frutos de mucho trabajo duro pueden desperdiciarse.

La operación para guardar un libro de trabajo es muy sencilla. Existen tres métodos.

Método 1: Utilice el comando del menú "Archivo → Guardar".

Método 2: Haga clic en el botón Guardar en la barra de herramientas general.

Método 3: Combinación de botón y teclas del teclado “Ctrl S”.

Si es la primera vez que guarda, los tres métodos abrirán el cuadro de diálogo "Guardar como". Primero seleccione la ubicación donde desea guardar el archivo y luego ingrese el nombre del archivo. columna y haga clic en el botón "Guardar".

(8) Cierre el libro y salga de Excel.

Cuando hayamos completado todo el trabajo, debemos cerrar el libro para liberar memoria.

Hay dos formas de cerrar el libro:

Método 1: Utilice el comando del menú "Archivo → Cerrar".

Método 2: haga clic en el botón "Cerrar ventana" en la barra de título del libro.

Nota: El método anterior solo cierra el libro pero no sale del programa Excel. Si necesita un nuevo proyecto, puede crear un nuevo libro de trabajo para realizar un nuevo trabajo de acuerdo con el método de creación de un nuevo libro de trabajo presentado anteriormente.

Existen dos formas de salir del programa Excel.

Método 1: Seleccione el comando del menú "Archivo → Salir".

Método 2: Presione la combinación de teclas del teclado "Alt F4".

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