[Sobre las ventajas de la informatización de la gestión de archivos corporativos] Informatización de la gestión de archivos
[Palabras clave] Gestión de archivos; informatización; ventajas
doi: 10. 3969/j. 1673 - 0194 .2012 .16.056
[Número de clasificación de la Biblioteca de China] G275 [Código de identificación del documento] A [Número de documento] 1673-0194(2012)16-0092-02
Si observamos la poderosa ola de informatización global, la informatización está superando las formas económicas tradicionales y promoviendo el desarrollo acelerado de la economía mundial. El informe del XVI Congreso Nacional del Partido Comunista de China establece claramente que promover la informatización es el paso estratégico de mi país para afrontar el nuevo siglo, y la informatización es una opción inevitable para que mi país acelere la industrialización y la modernización. Se propone insistir en utilizar la informatización para impulsar la industrialización, utilizar la industrialización para promover la informatización y encontrar un nuevo camino de industrialización. Estos han señalado la dirección del desarrollo de la informatización en nuestro país, y cada vez más empresas se han sumado a la informatización de la gestión de archivos en su propio desarrollo y reforma.
1 Características obvias de la informatización de la gestión de archivos empresariales
① Lectura no manual de información; ② Dependencia del sistema; ③ Separabilidad de la información y soporte; ④ Variabilidad de la información; densidad; ⑥ Integración de diversos medios de información; ⑦ Operatividad de la información.
2 Ventajas de la informatización de la gestión de archivos empresariales sobre los modelos tradicionales de gestión de archivos
2.1 Los medios y métodos de conservación de archivos son más avanzados
Los métodos tradicionales de conservación de archivos generalmente incluyen papel, Imágenes, fotografías, grabaciones de audio y vídeo, etc. Debido a los diferentes métodos y tiempos de almacenamiento de documentos, los documentos y el papel pueden dañarse por la humedad, la inmersión en agua, la erosión por insectos, el fuego, etc. Las empresas necesitan invertir considerables fondos de almacenamiento cada año y, como no hay copias de seguridad, les preocupa perder los documentos que tienen cada año. Los archivos deben revisarse repetidamente y los originales pueden dañarse o perderse, lo que genera muchos problemas a la gestión de archivos corporativos. La informatización de los archivos corporativos utiliza computadoras, redes y otras herramientas para producir materiales relevantes en documentos electrónicos para su almacenamiento, lo que mejora el espacio de almacenamiento, la calidad, la claridad y la precisión.
2.2 La gestión de archivos ahorra tiempo y esfuerzo y mejora la utilización del capital humano.
La gestión de archivos tradicional se realiza principalmente de forma manual, lo que requiere que los administradores de archivos recopilen, organicen, resuman y almacenen una gran cantidad de datos manuales. La carga de trabajo es grande, la eficiencia es baja, una pérdida de tiempo y. un desperdicio de costes laborales. Después de la informatización de los archivos, se destacan inmediatamente las ventajas de la creación de redes, la automatización y el tiempo real: los datos sólo deben ingresarse una vez, los datos se pueden compartir dentro de la gestión de archivos, la información se puede usar y compartir varias veces y la información se puede compartir. Se imprime y copia automáticamente para facilitar la revisión del archivo.
2.3 mejora la velocidad, precisión y autoservicio de recuperación de archivos.
La recuperación en la gestión de archivos tradicional requiere que los administradores de archivos encuentren la información de registro requerida en el directorio y luego realicen la búsqueda correspondiente en el almacén, lo que requiere mucho tiempo y trabajo.
Con la informatización de la gestión de archivos, las consultas en tiempo real a través de la red son más rápidas. Los administradores pueden elegir el mejor método de consulta entre consulta difusa, consulta combinada y consulta de clasificación para recuperar la información de archivo requerida en los archivos. Bajo la premisa de compartir información, los empleados de otros departamentos dentro de la empresa pueden consultar información de archivos desde Internet de acuerdo con los permisos de administración de archivos si necesitan hacer su trabajo, implementando un método de autoservicio de recuperación de información y reduciendo en gran medida la carga de los empleados. .
2.4 Se puede aumentar mucho la cantidad de información y enriquecer el formulario del soporte.
Con el desarrollo de la tecnología de escaneo, la miniaturización y la tecnología de discos ópticos, la cantidad y densidad de almacenamiento de información puede ser muchas veces mayor que los métodos tradicionales. Los documentos en papel tradicionales solo pueden registrar información en forma de texto, gráficos y cuadros, mientras que los documentos electrónicos pueden registrar información multimedia como texto, gráficos, cuadros, sonidos, animaciones e imágenes de video al mismo tiempo.
Un disquete de 3,5 pulgadas y 1,44 m bytes puede almacenar teóricamente 700.000 caracteres chinos. Un CD con una capacidad de 600 a 4000 MB puede almacenar 350.000 copias de papel de impresión o más de 65.438 páginas de información gráfica. Un archivo provincial de tamaño mediano con 300.000 comprobantes puede organizar de 4 a 5 kilómetros de archivos en papel, pero el CD-R sólo puede grabar 400 comprobantes y el DVD puede grabar y guardar 60 comprobantes, que incluso se pueden guardar en una bolsa de cuero. .
Con la aparición de los discos duros, la capacidad de almacenamiento ha aumentado exponencialmente que antes. La capacidad de los discos duros móviles también se mide en MB (megabytes) y GB (gigabytes). En la actualidad, la mayoría de los discos duros móviles ofrecen capacidades de 20 GB, 30 GB, 80 GB, 160 GB, 320 GB, 500 GB y 1 TB, con una capacidad máxima de hasta 5 TB. Se puede decir que son versiones mejoradas de productos de memoria flash, como unidades flash USB. y discos magnéticos. Con el desarrollo de la tecnología, se seguirán introduciendo discos duros móviles con mayores capacidades.
2.5 La información de archivo se puede compartir y transmitir de forma remota en un sentido más amplio, y el sistema de gestión de información de archivo también se puede conectar sin problemas con otros sistemas de oficina.
Con la promoción de la automatización de oficinas en varias empresas, la informatización de la gestión de archivos se puede conectar sin problemas con otros sistemas de oficina, integrar y utilizar sin problemas diversos recursos de información según las necesidades de la empresa y proporcionar información más eficiente para que los administradores de la empresa tomar decisiones. El soporte del servicio reduce el trabajo diario de los empleados comunes y mejora la eficiencia del trabajo.
2.6 Mejorar las capacidades profesionales y la eficiencia laboral del departamento de gestión de archivos.
Los trabajadores de archivos pueden deshacerse de su trabajo manual original y ya no dedicarse simplemente a tareas simples como escribir, ingresar y almacenar, sino que pueden actualizarse para recopilar, editar e investigar, analizar y ajustar archivos. que están sincronizados con o por delante del desarrollo de la empresa. Integración de información, investigación de información y otras etapas más profundas de la gestión de archivos. La informatización de los archivos continúa desafiando las habilidades de los archiveros, permitiendo que sus propias habilidades sigan mejorando en el proceso de desarrollo. El contenido del trabajo varía de simple a complejo, de aburrido a innovador, de reemplazable a técnico. Los trabajadores de los archivos no sólo mejoran su satisfacción con su propio desarrollo, sino que también hacen su trabajo más eficiente, mejorando aún más la calidad del talento de la empresa.
3 Conclusión
La construcción de información de archivo es un proyecto de construcción de todo el sistema. A través de la construcción y la red básica y técnica, los aspectos verticales y horizontales del sistema están conectados para aprovechar al máximo las ventajas generales y mejorar la capacidad operativa general del sistema. Desarrollar estándares relevantes para la gestión de la información de archivos, promover el software de aplicaciones de gestión de archivos, fortalecer la gestión de documentos y archivos electrónicos, hacer un buen trabajo en la acumulación, almacenamiento y utilización de documentos y archivos electrónicos, garantizar la integridad, integridad y eficacia de documentos electrónicos y archivos electrónicos, y establecer, estandarizar y conectar redes de área local, establecer una red de información de archivos empresariales y realizar la digitalización de la gestión de archivos empresariales, el intercambio de recursos y la expansión de los objetos y necesidades de servicio. Las empresas deben impartir formación de forma planificada y organizada para dominar los nuevos conocimientos en materia de tecnologías de la información. El departamento de archivos debe cambiar su concepto, cambiar el modelo tradicional de gestión de archivos y establecer un sistema de información informática eficaz para la gestión de archivos, de modo que la gestión de archivos pueda adaptarse mejor a los requisitos del desarrollo de la era de la información, servir al establecimiento y mejora de la la competitividad central de la empresa y contribuir a la construcción económica y al desarrollo social.
Principales referencias
Wang Zhuqing. Promover la informatización empresarial y mejorar la competitividad empresarial [J]. The Economist, 2002 (6).
[2]Feng Huiling. Curso de Gestión Documental Electrónica[M]. Beijing: Prensa de la Universidad Renmin de China, 2001.
[3] Rugido de dragón. Recuperación y utilización de recursos de información digital[M]. Beijing: Prensa de la Universidad de Pekín, 2003.
[4] Lu Shiwen. Tecnología y aplicaciones de redes de almacenamiento[M]. Beijing: Prensa de la Universidad de Tsinghua, 2010.
[5][Americano] Stephen Hager, Maeve Cummings, James Dawkins. Sistema de información de gestión en la era de la información [M]. Traducido por Yan Jianyuan et al. Beijing: Machinery Industry Press, 2007.