¿Es realmente fácil de usar el sistema colaborativo de gestión de oficinas de OA?
Beijing Xiyong Software Co., Ltd. fue fundada y invertida en 2002 por UFIDA Software Co., Ltd., el mayor proveedor de software de gestión de China, y Ahora se ha convertido en la empresa de colaboración profesional más grande de China, fabricante de software de gestión. De 2005 a 2010, ocupó el primer lugar en cuota de mercado de software de gestión colaborativa de China durante seis años consecutivos. Cada día, más de 10.000 empresas de éxito, 100 empresas que cotizan en bolsa, cientos de empresas líderes en la industria y 2 millones de élites disfrutan de la eficiencia y la comodidad que ofrece Zhiyuan Collaboration.
El software de gestión colaborativa A6-m es un arma importante que utiliza la tecnología de la información e integra la teoría de gestión del comportamiento organizacional para lograr una gestión colaborativa eficaz. Es una herramienta eficaz para ayudar a mejorar la eficiencia organizacional, garantizar la estabilidad organizacional y apoyar el desarrollo organizacional a través de sistemas de gestión, ejecución, gestión empresarial, gestión del tiempo, gestión del conocimiento y construcción de cultura.
1. Principios de diseño del software de gestión colaborativa A6-m
Centrado en las personas: Diseñar y construir aplicaciones basadas en elementos humanos básicos y puntos de partida para lograr el espacio de trabajo más personalizado y proporcionar the most La mejor experiencia de colaboración.
Basado en la "gestión del comportamiento organizacional": gestiona roles, eventos, recursos, reglas, estados, resultados y otros elementos para lograr el mejor escenario de cooperación entre el comportamiento organizacional y el comportamiento empresarial.
Con el objetivo de "digitalizar el comportamiento", aplicamos nuevas tecnologías como Web2.0, computación en la nube y dispositivos móviles para gestionar eventos discretos, información no estructurada, equipos dinámicos y otra información para lograr una colaboración eficiente entre organizaciones.
2. Arquitectura funcional del software de gestión colaborativa A6-M
3. Características del software de gestión colaborativa A6-m
1. Gestión colaborativa y control de procesos
1) Defectos de los métodos de autorización tradicionales: actualmente, existen métodos de autorización como correo electrónico, fax, teléfono. , oralmente; la autorización oral carece de registros, es difícil de transmitir y es fácilmente distorsionada, desviada y atenuada; el autorizador la olvida y carece de referencia para su inspección y aceptación;
A medida que se expande la escala de la empresa, la eficiencia de gestión de la unidad aumentará exponencialmente y el costo de gestión también aumentará exponencialmente. Según los resultados de una encuesta realizada por una reconocida organización consultora estadounidense, por cada 100 empleados, su capacidad de comunicación grupal disminuirá en 11, la eficiencia administrativa disminuirá en 9 y la velocidad de entrega de documentos disminuirá en 5.
2) Cómo resolver problemas en la plataforma de colaboración: "Colaboración escrita" explica los objetivos o tareas por escrito y establece una "relación de responsabilidad visible" entre el licenciante y el licenciatario a través de un diagrama de flujo visual. ". Para ambas partes, una vez enviado el trabajo de forma colaborativa, será "visto" en base a evidencias, sin importar el tiempo que lleve y cuántas personas estén involucradas. Tales como: procesamiento de eventos y tareas.
La colaboración se realiza mediante autorización escrita y el proceso es transparente y visible.
3) Valor:
Control total del proceso: toda la información de colaboración se registra completamente, lo que proporciona una base conveniente para consultas y seguimiento, lo que reduce la ocurrencia de transferencia de responsabilidad.
Retroalimentación irregular: proporcione información oportuna sobre el estado, cambios, resultados y otra información de todo el proceso de ejecución de la tarea para garantizar la minuciosidad de todo el proceso de ejecución de la tarea.
Mejorar la ejecución: resolver los tres puntos clave de comunicación, coordinación y retroalimentación dentro de la organización, reducir la atenuación de la información del proceso, mejorar el monitoreo de procesos y mejorar el desempeño general de la organización.
2. Implementación del sistema y gestión estandarizada
1) Problemas con la implementación del sistema: Los sistemas que regulan el comportamiento de las empresas y los empleados a menudo están archivados, hay demasiados sistemas y casi ninguno; puedo recordarlos Los detalles de todos los sistemas relacionados con él; la cantidad de capacitación para los nuevos empleados es grande; la implementación del sistema involucra muchos enlaces y el método tradicional es muy ineficiente; A menudo, debido a retrasos en los enlaces intermedios, el trabajo importante se vuelve "urgente e importante" y debe abordarse de inmediato. Esto, en última instancia, conduce a un aumento significativo en el manejo de violaciones de "romper las reglas", lo que hace que la organización pierda el control.
2) Cómo solucionarlo en la plataforma colaborativa: la especificación del sistema se convierte en un "formulario" y un "proceso"; autoriza al ejecutor correspondiente a llamarlo directamente al usarlo, y el sistema garantizará la ejecución; del proceso. Como reembolso financiero, licencia de personal, aprobación de órdenes de agencia, etc.
La aplicación y el proceso de consumibles de bajo valor se combinan con las normas y regulaciones de la empresa
3) Valor:
El proceso de mejora continua de la aprobación es importante en el El centro de gestión de aprobación es también el proceso organizacional de optimización continua de los procesos de gestión que puede mejorar significativamente el nivel de gestión organizacional.
A través de la implementación rígida de la aprobación en línea, se logra la gestión de "restricción de comportamiento" y de "implementación del sistema", lo que mejora enormemente la estandarización y controlabilidad de la gestión organizacional.
Al superar las limitaciones de tiempo, espacio y geografía, podemos acelerar la aprobación organizacional y mejorar las capacidades de respuesta a la toma de decisiones de la organización.
3. Gestión de datos
Los documentos oficiales son una aplicación indispensable para organizar las necesidades de oficina más estrictas. La gestión de documentos electrónicos se refiere al envío, recepción, intercambio y archivo de documentos oficiales a través de medios electrónicos. El centro de gestión de documentos realiza la operación integrada de documentos electrónicos, admite varias formas de intercambio de documentos electrónicos dentro de una sola organización y entre múltiples organizaciones y, en última instancia, interactúa perfectamente con el sistema de archivos de documentos para lograr la preservación y gestión segura de documentos electrónicos.
Esquema de gestión de archivos A6-m A6-m cumple con la normativa nacional de gestión de archivos.
Valor:
Seguir estándares: seguir los estándares nacionales de gestión de documentos electrónicos, proporcionar un sistema de firma electrónica seguro y eficaz y realizar la estandarización y automatización de todo el proceso de formación e intercambio de documentos electrónicos. , procesamiento y archivo, garantizar la legalidad, autoridad, seguridad y eficacia de los documentos electrónicos.
Humanización: por ejemplo, la supervisión única de documentos electrónicos puede monitorear el funcionamiento de los documentos oficiales en todo momento, y se pueden realizar ajustes manuales simples para situaciones anormales, lo que mejora en gran medida los requisitos de humanización de los documentos oficiales electrónicos. Si está personalizado, proporcione una interfaz personalizada de aprobación de liderazgo, mantenga los hábitos de procesamiento de documentos oficiales de liderazgo originales y facilite el trabajo de liderazgo.
Personalización: Proporcionar un diseño personalizado y estrategias de procesamiento humanizadas, ricas y flexibles.
Intercambio de documentos centralizado: admite el intercambio de documentos electrónicos mediante una implementación distribuida de múltiples servidores para satisfacer las necesidades de gestión de grandes organizaciones. A través de interfaces estandarizadas de intercambio de documentos, proporciona una garantía básica para el intercambio de documentos electrónicos entre sistemas heterogéneos.
4. Gestión del conocimiento y de los archivos
1) Problemas con la gestión del conocimiento: falta de procesos organizativos y de medios para la transformación de la información en el conocimiento; el almacenamiento de la información está disperso y es inconveniente para la gestión y el aprendizaje; falta de gestión Conocimiento del proceso; falta de medios de control para aprender diferentes objetos.
2) Cómo resolver problemas en la plataforma colaborativa: establecer una "base de conocimientos" a través de A6-m; establecer un método de gestión de clasificación para recopilar y organizar información, y permitir que diferentes objetos aprendan; compartir . Puede realizar la gestión del conocimiento teórico, el conocimiento operativo y el conocimiento de procesos. Realice una gestión jerárquica y jerárquica de documentos, archivos y conocimientos.
Calificación y gestión jerárquica de documentos, archivos y conocimientos
3) Valor:
Unificar la gestión de la base de conocimientos, acelerar la precipitación del conocimiento organizacional y formar organizaciones centro de conocimiento.
Diversificar los medios de difusión del conocimiento, mejorar la precisión de la difusión del conocimiento, acelerar la eficiencia de la difusión del conocimiento y aumentar la tasa de replicación del conocimiento explícito.
La precipitación de conocimiento basado en procesos promueve la explicitación del conocimiento tácito en la organización y mejora las capacidades de innovación de la organización.
5. Comunicación y construcción de la cultura corporativa
1) Problemas de construcción de la cultura: falta de canales de comunicación bidireccionales para los valores culturales, comunicación insuficiente, falta de simetría de la información; tiempo y espacio, el costo del procesamiento y la comunicación fuera del sitio es alto; comunicación multinivel, falta de canales y medios de comunicación; falta de medios de establecimiento, expresión y difusión cultural;
2) Cómo resolver el problema en la plataforma colaborativa: mejorar los "medios" de comunicación a través de la plataforma colaborativa; conectar las sucursales y los empleados en viajes de negocios mediante el despliegue de redes. Una vez que alguien acceda al sistema, estará inmediatamente en la organización, se comunicará con otros de varias maneras y tendrá información simétrica. Hacer pleno uso de los anuncios, encuestas, foros y otros métodos proporcionados por la plataforma para interactuar con la organización, aumentar la participación de los miembros de la organización y ayudar en la construcción cultural para proporcionar una ventana y un espacio de comunicación para que los líderes comprendan los temas de interés; a un gran número de personal de base, defender los valores organizacionales y ayudar en la construcción cultural.
Gestión de información para noticias, anuncios, encuestas y debates.
6. Responder rápidamente a los cambios externos
1) Problemas con el modelo actual: El cambio es eterno, el coste del ajuste organizacional para responder al cambio es muy alto o incluso imposible de afrontar y las lagunas funcionales hacen que nadie sea responsable. Las organizaciones estáticas enfrentan cambios o demandas externas dinámicas = brechas funcionales.
2) Cómo resolver problemas en la plataforma colaborativa: Para cada cambio, es conveniente formar un "equipo dinámico" de todos los departamentos de la organización existente, que no sólo asuma funciones tradicionales sino que también nombre diferentes roles y personal para eventos temporales importantes. El personal relevante desarrollará una plantilla de proceso y un sistema de autorización de recursos de documentos relacionados para esta organización temporal después de que se establezca el equipo del proyecto, se mostrará automáticamente un enlace del proyecto en el escritorio de cada miembro; Al hacer clic en este enlace, cada miembro puede acceder a la plantilla del proyecto, agregar planes del proyecto y celebrar reuniones del proyecto. Todos los procesos se registran y archivan automáticamente. Incluso si se completa el proyecto final y se disuelve el equipo dinámico, estos procesos pueden eliminarse.
3) Valor de la aplicación: cree rápidamente un "equipo dinámico" para el cambio, colabore de manera eficiente y mejore la capacidad de la organización para "moverse" y "cambiar". El registro del proceso es vívido; todos los miembros del proyecto pueden disfrutarlo; se establece una "organización ágil" a través de la plataforma de colaboración, la información completa es simétrica, se guarda y se entrega con proyectos temporales como línea principal.
Cuarto, clientes exitosos:
Industria manufacturera, industria energética, agencias gubernamentales, cadena comercial
¿Sichuan Jiahua? ¿Bitnet? ¿Construir un gobierno eficiente? Grandes almacenes Zihexin
¿Warwick Industrial Hu Bin? ¿Sucursal de Henan de China Power Investment Corporation? ¿Construcción de gobierno electrónico en el condado de Zhenba? Zihexin
¿Compañía Funan? ¿Inversión en energía de China en Mengdong Energy Group? ¿Construir un nuevo gobierno distrital orientado a los servicios? Grupo Chenjiao
Las diez principales vacunas avícolas de China: ¿Gan Yuanhao? ¿Grupo de inversión en energía de China? ¿Gobierno del distrito de Qingbaijiang? Xinyijia
¿Acciones estándar? ¿Corporación de Inversión en Energía de China? ¿Gobierno del condado de Pujiang? Tianjin Jixiang Ruyi International Shipping Co., Ltd.
¿Zhang Gang vio ropa de hombre de Bosideng? China xd grupo? ¿Oficina de Protección Ambiental de Chengdu? ¿La colorida industria de la educación en tecnología de visión de Yunnan
Chongqing? * * *¿Departamento de Organización del Comité Municipal del Partido de Chengdu? A3 ayuda a los propietarios de pequeñas empresas a gestionar varias tiendas fácilmente.
¿Electrónica Shenzhen Bangjian? ¿Universidad China Youshi (Pekín)? ¿Oficina Provincial de Promoción de Inversiones de Sichuan? Lijiang Dagang Trading
¿Maquinaria Tengjun? ¿Universidad Xihua? ¿Fundación Nacional de Ciencias Naturales de China? Negocio de Little Thumb Chain
¿Lotería de tierras de Guangzhou? ¿Facultad de Medicina de Luzhou? ¿Partido de la ciudad de Baiyin y órganos gubernamentales? Grupo de equipos de telecomunicaciones y correos de China
¿Motocicleta Jinhao? ¿Escuela secundaria experimental Kedi de Beijing? ¿Oficina Provincial de Hidrología de Zhejiang? Corporación China Post and Telecommunications Equipment Group
¿Moda Cao Jin? ¿Escuela vocacional de software Eisen? ¿Oficina de Seguridad Pública del condado de Leishan de la provincia de Guizhou? Entrevista con Shenzhen Enpu
¿Te encanta la ropa interior, la comida y la bebida? Oficina de Cooperación Económica y Comercio Exterior de Heze Construcción Bienes Raíces
¿Anhui Luhong? ¿La forma de mejorar el control interno y la eficiencia de los alimentos de Anhui? ¿Condado de Zhiyuan Xinjin? Segunda construcción de Henan
¿Grupo Buchang? ¿Grupo de vino de arroz Shaoxing en China? ¿Ciudad de Baiyin, provincia de Gansu? Rhine Real Estate
¿Puertas y ventanas Meritor? ¿Mercadeo COFCO? ¿Departamento gubernamental del condado de Zhenfeng, provincia de Guizhou? Empresa de supervisión de construcción de alta tecnología de Xi'an
¿Aparatos eléctricos Jiaxing? ¿Tianjin Longwei Grain and Oil Industry Co., Ltd.? ¿Oficina de Información Municipal de Chengdu? Grupo Yulu
¿Acero Xingtai? Qian Xihe:? ¿Gobierno del condado de Xinjin, Sichuan? Cemento Sichuan Liwan Busen
¿Acero Shenyang Dongfang? ¿Cereales y aceites Longwei? ¿Gobierno del condado de Chengdu Xinjin? Tianjin 20th MCC Construction
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