¿Cuáles son las funciones de la circulación de documentos OA?
El papel de OA es muy simple. Es un software de gestión que se utiliza para manejar los asuntos diarios de la oficina. Los contenidos específicos son:
1. Establecer un lugar eficaz para la divulgación e intercambio de información internamente, como anuncios, foros, reglas y regulaciones y noticias, de modo que los intercambios técnicos, anuncios, etc. puedan difundirse ampliamente entre los empleados dentro de la empresa o agencia, de modo que los empleados puedan entender. las tendencias de desarrollo de la unidad.
2. Realizar la automatización del flujo de trabajo. Esto implica monitorear y rastrear en tiempo real el proceso de circulación, resolver problemas de trabajo colaborativo entre múltiples puestos y múltiples departamentos y lograr una colaboración eficiente. Hay una gran cantidad de trabajo basado en procesos en cada unidad, como el procesamiento de documentos oficiales, envío y recepción de documentos, aprobaciones diversas, solicitud de instrucciones, informes, etc., todas las cuales son tareas basadas en procesos mediante la automatización del trabajo. proceso, se pueden estandarizar varias tareas. Mejorar la eficiencia del trabajo colaborativo de la unidad.
3. Realizar la automatización de la gestión del conocimiento. En el modo tradicional de oficina manual, es muy difícil guardar, compartir, usar y reutilizar documentos. La recuperación de documentos es muy difícil cuando se trabaja manualmente. La ofimática permite la electrónica de diversos documentos y el almacenamiento de documentos en forma de archivadores electrónicos, que pueden usarse y compartirse según los permisos. Después de que una empresa implementa la automatización de oficinas, por ejemplo, si un nuevo empleado llega a una determinada unidad, siempre que el administrador registre un archivo de identidad para él y le dé una contraseña, puede conectarse y ver la información interna de la empresa dentro. el alcance de la autoridad que coincide con su identidad. El conocimiento acumulado reduce muchos vínculos de formación.
4. Trabajos auxiliares de oficina. Varias oficinas auxiliares, como la gestión de conferencias y la gestión de vehículos, se integran en nuestro trabajo diario de oficina y realizan la automatización de estas oficinas auxiliares.
5. Lograr el trabajo colaborativo. Es para admitir el modo de oficina móvil y de sucursales múltiples y entre regiones. Hoy en día, la distribución geográfica es cada vez más amplia, y las oficinas móviles y las oficinas colaborativas se han convertido en una necesidad urgente, para que el personal relevante pueda obtener información general de manera efectiva y mejorar la velocidad de respuesta general y la capacidad de toma de decisiones.
Con el fortalecimiento de la informatización, el modelo tradicional de toma de decisiones no ha podido adaptarse durante mucho tiempo a la sociedad de la información en constante cambio. Todas las decisiones precisas requieren un uso rápido y eficaz del sistema de automatización de oficinas para llevar a cabo una serie de comunicaciones efectivas.