PMP-Gestión de recursos del proyecto
Definición: definir cómo evaluar, adquirir, gestionar y utilizar los recursos físicos y del equipo.
Planificar herramientas de gestión de recursos:
Representación de datos (jerarquía, matriz de asignación de responsabilidades, texto)
Asegúrese de que cada paquete de trabajo tenga una persona responsable clara. Todos los miembros del equipo conocen sus funciones y responsabilidades. Generalmente existen tres formatos: jerárquico, matricial y de texto.
Organigrama jerárquico: Muestra varios puestos y sus relaciones de arriba a abajo, ayudando a aclarar las funciones del personal superior. (OBS: Estructura Organizacional de Desglose de la Empresa)
Tipo de texto: adecuado para registrar responsabilidades detalladas.
Tipo de matriz: La matriz de asignación de responsabilidades (RAM para abreviar) se utiliza para mostrar la relación entre cada paquete de trabajo o actividad y los miembros del equipo del proyecto.
El propósito es asignar todo el trabajo a cada persona, asegurar que solo una persona sea responsable de cualquier tarea y evitar confusión de responsabilidades. Asegúrese de que todos tengan algo que hacer y que todo esté hecho. Un ejemplo de matriz de asignación de responsabilidades es la matriz RACI, en la que solo una A es responsable de cada puesto de trabajo. (R = Responsable A = Responsable C = Consultar I = Informar Cada actividad puede tener múltiples R, múltiples I y múltiples C, pero solo puede haber una A)
Teoría de la Organización
Explicar el comportamiento de individuos, equipos y unidades organizativas.
Cada equipo y organización tiene su propio conjunto de reglas tácitas que describen cómo deben actuar las personas dentro de ellos. Aplicar de manera flexible un estilo de liderazgo basado en la teoría organizacional para adaptarse a los cambios en la madurez del equipo durante el ciclo de vida del proyecto.
Resultados de la Gestión de Recursos Planificada:
Plan de Gestión de Recursos
Es uno de los subplanes de la gestión de proyectos. Es una guía sobre cómo clasificar, asignar, gestionar y liberar recursos del proyecto. Incluye:
Identificación de recursos
Obtención de recursos
Funciones y responsabilidades
Organigrama del proyecto
Recurso del equipo del proyecto Gestión: una guía para definir, equipar, gestionar y, en última instancia, desmovilizar los recursos del equipo del proyecto.
Cultivo
Creación de equipos
Control de recursos
Plan de reconocimiento: ¿Qué reconocimientos y recompensas se darán a los miembros del equipo y cuándo?
Estatuto del Equipo (reglas de clase; acusaciones entre equipos; alguien está bromeando)
Estatuto del Equipo: Documento que crea valores, conocimientos y pautas de trabajo del equipo.
Definir los valores fundamentales, el código de conducta y las reglas de trabajo del equipo. Haga que los miembros del equipo establezcan y mantengan una comprensión ampliamente alineada de qué comportamiento es o no aceptable.
Los estatutos del equipo deben ser discutidos y formulados por los miembros del equipo, en lugar de redactarse por unas pocas personas y luego imponerse a todos. Un estatuto de equipo establece expectativas claras de comportamiento aceptable entre los miembros del equipo del proyecto. Establecer reglas claras desde el principio y seguirlas puede reducir los malentendidos y aumentar la productividad.
Discute áreas como códigos de conducta, comunicación, toma de decisiones, etiqueta en las reuniones y más. Ayuda a los miembros del equipo a comprender los valores importantes de los demás. Una vez establecidas las reglas, todos los miembros del equipo del proyecto deben cumplirlas.
Estimar recursos de actividad
Definición: Estimar los recursos del equipo necesarios para realizar diversas actividades, así como los tipos y cantidades de materiales, equipos y suministros.
Herramientas para estimar los recursos de la actividad:
Estimación ascendente
Primero estime los recursos del equipo y los recursos físicos necesarios para cada actividad y luego resúmalos para obtener todo Los requisitos de recursos del proyecto.
Estime la producción de recursos de la actividad:
La estructura de desglose de recursos
es para mostrar los recursos requeridos por todo el proyecto según categorías y tipos.
Adquisición de recursos
Definición: Adquisición de los miembros del equipo, instalaciones, equipos, materiales, suministros y otros recursos necesarios para el proyecto.
Herramientas para obtener recursos:
Negociación
En muchos proyectos, completar la asignación de personal a través de la negociación es la forma más importante de formar un equipo de proyecto.
El equipo de gestión del proyecto necesita consultar con las siguientes personas:
1) Directores funcionales: para obtener recursos generales y generales.
2) Otros equipos de gestión de proyectos de la organización ejecutora: compiten por recursos especiales y escasos.
3) Organizaciones externas, vendedores, proveedores, contratistas, etc. : Obtener recursos especiales.
Negociación: Su objetivo es muy claro, negociará con quien necesite recursos.
Preasignación
El director del proyecto no tiene derecho a seleccionar personal preasignado.
Tres situaciones:
1);
2) Especificadas en el estatuto del proyecto y designadas por la alta dirección
3) El; habilidades específicas de una persona concreta, el proyecto no se puede completar sin él
Equipo virtual
Un grupo de personas con los mismos objetivos y poco o ningún tiempo para trabajar cara a cara; Por ejemplo, algunas personas en el extranjero trabajan en diferentes turnos y horarios.
Desventajas: los equipos virtuales pueden sentirse aislados y es difícil para los miembros del equipo compartir conocimientos y experiencias, por lo que la planificación de la comunicación es muy importante cuando se utilizan equipos virtuales.
Resultado para obtener recursos:
Tabla de asignación de recursos físicos
Registra los materiales, equipos, suministros, ubicaciones y otros recursos físicos utilizados en el proyecto.
Asignación del equipo del proyecto
Los miembros del equipo y sus roles y responsabilidades en el proyecto deben incluir los nombres del personal del proyecto. Los documentos relacionados incluyen:
Directorio del equipo del proyecto. (Tabla de contenido)
Organigrama del proyecto
Plan programado
Equipo de desarrollo del equipo de construcción
Definición: mejorar la capacidad de trabajo y promover la interacción entre los miembros del equipo, mejorar la atmósfera general del equipo para mejorar el desempeño del proyecto.
Finalidad: Mejorar las capacidades personales y la cohesión del equipo. El propósito de formar un equipo es hacer que los miembros del equipo sean más enérgicos y cohesivos.
Teoría de las etapas de desarrollo del equipo de Tuckman (las etapas generalmente se llevan a cabo en secuencia, pero a veces se invierten o se saltan
a. ; independientes entre sí, no abiertos; (agregar nuevas personas volverá a esa etapa).
B. Tormenta de impacto - relativamente independiente, tormenta - trabajando en el proyecto, incapaz de aceptar diferentes opiniones y opiniones. una actitud cooperativa y abierta hacia las opiniones;
c. Estandarización: trabajar juntos, ajustar sus hábitos y comportamientos de trabajo de acuerdo con las necesidades del equipo y confiar unos en otros. Trabajen juntos para ajustar sus deficiencias.
Desempeño maduro: trabajo ordenado; interdependencia, resolución de problemas equilibrada y eficiente;
E. Despido y aplazamiento: todo el trabajo se completa y los miembros del equipo abandonan el proyecto.
Herramientas de formación de equipos:
Ubicaciones de oficinas centralizadas
Organiza a los miembros del equipo del proyecto para que trabajen en la misma ubicación física, también conocida como matrices compactas y salas de guerra. Publicar planes de progreso para mejorar las capacidades de trabajo en equipo, fortalecer la comunicación y cultivar la conciencia colectiva.
Team Building (Team Building)
Diseñado para ayudar a los miembros del equipo a trabajar juntos de forma más efectiva.
Desarrollo
La capacitación incluye todas las actividades diseñadas para mejorar las capacidades de los miembros del equipo del proyecto. Estas actividades pueden ser formales o informales, planificadas o no planificadas.
1) Capacitación planificada: el equipo del proyecto carece de las habilidades técnicas y de gestión necesarias, y la capacitación planificada debe implementarse de acuerdo con los arreglos del plan de gestión de recursos.
2) Capacitación no planificada: En En el proceso de gestión del equipo del proyecto, realizar la capacitación no planificada necesaria basada en los resultados de las observaciones, conversaciones y evaluaciones del desempeño del proyecto.
Resultados del equipo del proyecto de construcción:
Evaluación del desempeño del equipo
Con el desarrollo de la formación del equipo del proyecto, el equipo de gestión del proyecto debe evaluar la efectividad del proyecto. evaluación del equipo.
Los indicadores de evaluación pueden incluir:
Mejora de las habilidades personales
Mejora de las capacidades del equipo
Reducción de la tasa de rotación de los miembros del equipo
Mejora de Mejora de la cohesión del equipo
¿Actualizaciones de factores del entorno empresarial?
Administrar el equipo (centrarse en los miembros del equipo)
Definición: realizar un seguimiento del desempeño de los miembros del equipo, brindar comentarios, resolver problemas y coordinar cambios para optimizar el desempeño del proyecto.
Herramientas para gestionar equipos:
Gestión de conflictos
En un entorno de proyecto, el conflicto es inevitable. Hay muchas fuentes de conflicto, incluidas necesidades inconsistentes, competencia por recursos, opiniones técnicas, personalidades, etc.
Las diferencias en las necesidades entre los miembros generan conflictos;
Las luchas por los recursos generan conflictos;
Diferentes personalidades generan conflictos
Conflicto secuencia de manejo:
1. Primero, confíe en el conflicto para resolver el problema usted mismo.
Dos. Si no puede resolverlo usted mismo, puede confiar en PM para resolverlo (5 métodos de resolución de conflictos)
Tres. Si el primer ministro no puede resolver el problema, sólo puede encontrar a su líder directo para coordinar y resolver el problema.
5 Las ventajas y desventajas de la resolución de conflictos son las siguientes:
Cooperación/Resolución de problemas (Confrontación) Colaboración/Resolución de problemas/Confrontación: Enfrente el problema directamente y oriente a todas las partes para lograrlo. * * *Entendimiento, ambas partes están satisfechas;
Compromiso/Compromiso: Cada parte da un paso atrás y ambas partes están satisfechas hasta cierto punto. Por ejemplo, cuando estás de compras y regateando, dices 100, yo digo 80 y finalmente das un paso atrás y cierras el trato en 90;
Fácil/complacente, discreto/complaciente: énfasis en la coherencia en lugar de que las diferencias, es decir, buscar puntos en común reservando las diferencias y buscando * * * similitud (hay * * * similitud
Evitación/Evitación Evitación/Evitación: Evitar problemas y conflictos reales; dejando el problema a un lado;
Forzar/comando Forzar /Directo: Utilizar el poder para forzar la resolución de un problema. (Generalmente utilizado en emergencias).
Controlar los recursos (solo para recursos físicos)
Definición: garantizar que los recursos físicos se asignen a los proyectos según lo planeado y monitorear el uso real de los recursos de acuerdo con el plan de uso de recursos y tomar proceso de acciones correctivas necesarias.
Asegura que los recursos asignados estén disponibles para el proyecto en el momento correcto.
A diferencia del proceso Administrar equipo, que se centra en los miembros del equipo, el proceso Controlar recursos se centra en los recursos físicos.