¿Cuáles son los principales contenidos del análisis de las necesidades de formación en gestión de recursos humanos?
1. El concepto de análisis de necesidades de formación
El análisis de necesidades de formación se refiere al uso de los departamentos y el personal de formación antes de planificar y diseñar cada uno. Actividad de capacitación: Se utilizan varios métodos y técnicas para investigar y analizar sistemáticamente los objetivos, habilidades, etc. de varias organizaciones y sus miembros para determinar si la capacitación es necesaria y luego determinar el contenido de la misma.
O simplemente, el análisis de las necesidades de capacitación es el proceso de utilizar métodos científicos para descubrir quién necesita más capacitación, por qué se necesita capacitación y qué capacitar, y para realizar exploraciones e investigaciones en profundidad.
2. Razones de las necesidades de formación
Las necesidades de formación surgen del desfase entre la situación actual y la esperada. La brecha entre el "estado esperado" de los requisitos de la empresa para los niveles de competencia de los empleados y el "estado actual" de los niveles reales de los empleados crea necesidades de capacitación. En concreto, las necesidades de formación son causadas por fuerzas externas (aparición de nuevas tecnologías, requisitos de los clientes, leyes y reglamentos, etc.). ) y necesidades internas (como ajustes laborales internos y cambios de personal, etc.).
(1) Cambios en el entorno externo
Cualquier organización se encuentra en un estado de cosas compuesto por política, economía, derecho, sociedad, etc. En el entorno externo compuesto por varios factores como cultura, tecnología, etc., los cambios en cualquiera de estos factores tendrán un impacto grande o pequeño en la organización. Para adaptarse al entorno cambiante, las organizaciones deben responder de manera oportuna, incluida la capacitación de conocimientos y habilidades relevantes del personal relevante de la organización. Por ejemplo, China comenzó a implementar la "Ley de Ocupación" del 65 de junio de 438 al 1 de octubre de 2008. Esta es una ley que afecta a todas las unidades y a todos los empleados. Si las organizaciones no entienden, corren el riesgo de infringir la ley. Si un individuo no comprende esto, es posible que la organización lo trate injustamente y no sepa nada al respecto. Por supuesto, no podrá salvaguardar sus intereses legítimos.
(2) Cambios en la dirección del desarrollo organizacional
La dirección del desarrollo de una organización no es constante. Una vez que cambie la dirección del desarrollo, los requisitos de la organización para cada empleado también cambiarán. En este punto, todos los miembros de la organización deberán utilizar las nuevas responsabilidades laborales. Si los empleados no cambian sus habilidades y conocimientos, serán eliminados. La organización no puede seguir creciendo si el departamento organizacional proporciona la formación adecuada. En este momento surge la necesidad de formación.
(3) Transferencia de trabajo
La transferencia de trabajo es principalmente un cambio en el entorno y el contenido del trabajo. Por supuesto, sería demasiado estrecho de miras hablar sólo de transferencia de empleo. Incluso si trabaja en el mismo puesto en Uni-President, estará expuesto a nuevos contenidos laborales y aceptará nuevas personas y cosas. Incluso pequeños cambios en el entorno laboral pueden crear nuevas necesidades de formación. Nuevos equipos, nuevos métodos, nuevos procesos, automatización, reorganización, cambios en los estilos de gestión, reorientaciones y cambios en la legislación pueden conducir a cambios en el entorno laboral, afectando así a la demanda. Estos cambios obligan a las organizaciones y a los individuos a responder con flexibilidad para sobrevivir y prosperar en un entorno cambiante.
(4) Cambios de personal
Las personas y las cosas están estrechamente relacionadas. O las personas hacen cosas o las personas deben hacer cosas, pero la diferencia entre ambas es activa y pasiva. Si una organización quiere desarrollarse de forma saludable, los empleados internos deben seguir fluyendo de forma estable. Al mismo tiempo, para satisfacer las necesidades de desarrollo, las organizaciones deben seguir introduciendo talentos externos y eliminar empleados no calificados. Los nuevos empleados necesitan recibir capacitación inicial al incorporarse; la introducción de nuevos procesos y nuevos equipos requiere capacitación en nuevos conocimientos y habilidades para las personas que desean un desarrollo profesional a largo plazo y una mayor promoción; la capacitación relevante es aún más esencial;
Mal desempeño
Mejorar el desempeño organizacional está relacionado con los intereses de todas las partes. Sin eficiencia no hay desempeño, lo que en última instancia conduce a la falta de efectividad. Por tanto, es muy importante lograr el funcionamiento normal y establecido de la empresa. Las actitudes laborales, las habilidades y las disciplinas de conocimiento de los empleados están relacionadas con la eficiencia de la organización. Lento funcionamiento; restricciones de funcionamiento o por negligencia en algunos aspectos, suspensión involuntaria del programa, etc. No logrará un buen desempeño corporativo. Por ello, la formación sobre contenidos relevantes es fundamental.
3. Características del análisis de necesidades de formación
(1) Diversidad de sujetos de análisis de necesidades
Desde la perspectiva del sujeto de análisis de necesidades, el sujeto de necesidades El análisis es diverso. En una empresa, los participantes en el análisis de las necesidades de formación incluyen a los propios empleados, personal de recursos humanos, superiores, subordinados, colegas, expertos en campos relacionados, clientes y otro personal relevante.
(2) Diversidad de objetos de análisis de la demanda
Desde la perspectiva de los objetos de análisis de la demanda, los objetos de análisis de la demanda son multinivel, es decir, a través de las metas, objetivos y objetivos de la organización y sus miembros, Análisis de habilidades y conocimientos para determinar la brecha entre la situación actual del individuo y la situación deseada, la brecha entre la situación actual de la organización y la situación deseada, y la situación futura de la organización y la individual.
(3) El contenido central del análisis de la demanda
Desde el núcleo del análisis de la demanda, el núcleo del análisis de la demanda es analizar la relación entre la situación actual y la situación esperada del diferencia entre la organización y sus miembros. En resumen, se trata de determinar si se necesita formación y el contenido de la misma en función de la brecha entre las cualidades actuales de los empleados y las cualidades esperadas.
(4) Diversidad de métodos de análisis de la demanda
Desde la perspectiva de los métodos de análisis de la demanda, es diverso. En el análisis de la demanda, se pueden utilizar una variedad de métodos para garantizar tanto la precisión como la exhaustividad del análisis. Por ejemplo, puede utilizar un método de análisis integral o un método de análisis de brechas de desempeño.
(E) Los resultados del análisis de la demanda tienen una importancia orientadora.
A juzgar por los resultados del análisis de necesidades, el análisis de necesidades es muy instructivo, es decir, es el requisito previo para determinar los objetivos de capacitación y diseñar planes de capacitación, y también es la base para la evaluación de la capacitación. Mediante el análisis de los resultados se determina el propósito y efecto de la capacitación para facilitar la implementación del proceso y la evaluación del efecto final.
IV. Análisis de contenidos de las necesidades
(1) Análisis jerárquico de las necesidades de formación
1. Con la aceleración de la reforma empresarial, la gente está dirigiendo su atención al futuro. No solo analizan las necesidades de formación pasadas y presentes de la empresa, sino que también prestan atención al análisis de las necesidades de formación futuras de la empresa, es decir, análisis de nivel estratégico. El análisis a nivel estratégico generalmente lo inicia el departamento de recursos humanos y requiere una estrecha cooperación con el nivel ejecutivo o el grupo de consultoría de la empresa.
Los principales contenidos del análisis de necesidades de formación a nivel estratégico incluyen:
1) Predecir futuros cambios de personal en la empresa.
2) Descubra los factores que no favorecen el entrenamiento.
3) Considerar factores que puedan cambiar las prioridades de la organización.
4) Encuesta para conocer las actitudes y satisfacción laboral de los empleados.
2. Análisis a nivel organizacional. Se refiere a determinar las necesidades de capacitación dentro de la dirección de la organización y determinar las prioridades de capacitación investigando la estrategia, los recursos y la asignación de recursos de la organización, asegurando así que el plan de capacitación cumpla con las metas generales y los requisitos estratégicos de la organización. Las necesidades de capacitación a nivel organizacional reflejan si los empleados de una organización en su conjunto necesitan capacitación. Suponiendo que una organización equipe su sistema de oficina con un sistema informático en el proceso de promoción de la automatización de oficinas, debe considerar si los empleados relevantes en su conjunto tienen los conocimientos informáticos adecuados.
En términos generales, el análisis organizacional incluye principalmente los siguientes pasos:
1) Análisis de objetivos organizacionales
2) Análisis de recursos organizacionales
3 )Análisis de características organizacionales y entorno
El análisis organizacional puede utilizar métodos como análisis organizacional general, entrevistas, eventos clave, análisis de desempeño, lluvia de ideas, archivos y análisis de necesidades de capacitación prospectivas.
3. Análisis del nivel personal de los empleados. Parte principalmente de la situación real de los empleados y determina quién necesita y debe recibir capacitación y el contenido de la capacitación analizando la brecha entre el desempeño real de los empleados y el desempeño esperado o los estándares de desempeño, formando así la base para los objetivos y contenidos de la capacitación.
Para analizar las necesidades de formación desde el nivel personal de un empleado es necesario entender sus ideas y necesidades:
1) Qué analizar. El análisis individual de los empleados determina principalmente quién necesita y debe recibir formación y el contenido de la formación analizando la brecha entre la situación actual de los empleados y la situación en el Reino Unido.
2) Cómo realizar el análisis personal de los empleados.
El análisis de personas puede utilizar análisis de desempeño, autodeclaraciones de los empleados, entrevistas, cuestionarios, análisis de observación, distribución de perfiles y cuestionarios de necesidades de capacitación basados en competencias.
(B) Analizar las necesidades formativas de los participantes
Participantes internos de la empresa. Dado que el objetivo del análisis de necesidades de formación es aclarar si existe una necesidad de formación, quién necesita formación y qué tareas requieren formación, los participantes incluyen principalmente a las siguientes personas:
1) Empleados del Departamento de Recursos Humanos
2 ) Los propios empleados participantes
3) Supervisores de los empleados participantes
4) Colegas de los empleados participantes
5) Subordinados de los empleados participantes
6) Alta dirección
7) Mandos intermedios
8) Directivos de formación
2. Aunque los altos directivos suelen ser responsables de revisar si la formación es coherente con la estrategia de la empresa y luego proporcionar el apoyo financiero adecuado, generalmente no son responsables de decidir qué empleados necesitan formación, qué tareas necesitan formación y qué conocimientos, habilidades, habilidades y otros factores. son necesarios para completar estas tareas.
El propósito de abogar por que personas ajenas a la empresa participen en el proceso de análisis de las necesidades de formación es hacer que los resultados del análisis sean más reales, objetivos y completos, en lugar de ser supersticiosos con los "cerebros externos" e infinitamente exagerar sus funciones. Después de todo, la formación es asunto nuestro y nadie nos conoce mejor que nosotros mismos. Por lo tanto, es muy importante retener una proporción significativa del personal interno durante el proceso de análisis de las necesidades de capacitación. Como conocen mejor todo el trabajo, si sienten que no tienen voz en el proceso de análisis de las necesidades de formación, pueden convertirse en un obstáculo en el proceso de formación.
(3) Análisis de etapas de las necesidades formativas
1. Análisis de las necesidades formativas actuales. El contenido del análisis radica principalmente en los problemas existentes en las necesidades de formación de la organización en esta etapa y el esquema de las soluciones. Actualmente, el análisis de las necesidades de capacitación ayuda a las organizaciones a comprender los problemas y deficiencias de capacitación existentes en la situación actual, para luego proponer soluciones oportunas para lograr los objetivos de capacitación.
2. Análisis de las necesidades formativas futuras. Analizar la dirección de desarrollo futuro de la empresa o empresa, determinar la calidad de los futuros empleados, comprender qué tipo de contenido de capacitación debe proporcionar la organización en el futuro y qué tipo de métodos de capacitación se pueden adoptar para lograr planes que sean consistentes con lo esperado. objetivos.
Pasos del proceso del verbo (abreviatura de verbo) del análisis de necesidades de formación
El análisis de las necesidades de formación debe ser organizado por el Departamento de Recursos Humanos o el Departamento de Formación. Con los cambios en la formación en las empresas farmacéuticas veterinarias, nos hemos dado cuenta de la importancia del análisis de las necesidades de formación.
Entonces, ¿cómo analizar eficazmente las necesidades de formación?
Específicamente, los pasos del análisis de las necesidades de capacitación se dividen principalmente en tres etapas:
(1) Recopilar información
El análisis de las necesidades de capacitación debe comenzar desde la brecha de desempeño . La brecha entre las capacidades de los empleados requeridas por la estrategia corporativa o la cultura corporativa y las capacidades reales de los empleados conduce a la ineficiencia y obstaculiza el logro de los objetivos corporativos. Sólo recopilando primero información para descubrir dónde hay brechas de desempeño podemos aclarar los objetivos de mejora y luego determinar si las brechas se pueden eliminar mediante la capacitación y mejorar la productividad de los empleados.
La información se puede recopilar mediante autodeclaración, evaluación del personal, archivos de personal, evaluación de la calidad del personal y otros métodos.
(2) Análisis de datos e información
Recopilar datos y descubrir la existencia de brechas de desempeño no significa que se haya completado el análisis de las necesidades de capacitación. También requiere validar datos y expectativas, vincular sistemáticamente y priorizar datos dispares. Porque no todas las brechas de desempeño se pueden eliminar mediante la capacitación. Por ejemplo, las brechas de desempeño causadas por algunas razones objetivas, como el medio ambiente, no se pueden evitar mediante la capacitación. La formación sólo es necesaria cuando los empleados presentan deficiencias en conocimientos, habilidades y actitudes debido a rasgos de personalidad insuperables.
(3) Descubra las razones y forme los resultados.
Finalmente, los resultados se anuncian a la gerencia y a los empleados para su confirmación y se resumen los resultados; Después de descubrir la causa de la brecha, puede determinar si se deben utilizar métodos de capacitación o no capacitación para eliminar la brecha. Luego, la empresa adopta métodos efectivos (con o sin capacitación) para resolver la brecha de desempeño en función de los resultados.
6.Métodos de análisis de necesidades de formación
El análisis de necesidades de formación a cualquier nivel es inseparable de determinados métodos y técnicas. Existen varios métodos de análisis de necesidades de formación.
(1) Desde el nivel macro.
1. Método de análisis de necesidades de formación. Se refiere al método de recopilación y análisis de información o materiales para determinar si la capacitación puede resolver los problemas existentes en la organización. Incluye una serie de métodos y técnicas específicas.
1) Observación. Se pueden sacar conclusiones mediante observaciones repetidas durante un largo período de tiempo o una observación cuidadosa desde varios ángulos, lados o momentos específicos de importancia típica.
2) El método del cuestionario puede ser en forma de muestra aleatoria, muestra estratificada o encuesta o sondeo de opinión de toda la población. Se pueden utilizar varias formas de cuestionarios: abiertos, proyectivos. elección forzada, tipo de clasificación.
3) Método de entrevista a la persona clave: A través de entrevistas con personas clave, debe asegurarse de conocer las necesidades de capacitación de sus empleados, como supervisores de capacitación, supervisores administrativos, supervisores expertos, etc.
4) La discusión grupal es como una entrevista cara a cara para investigar las necesidades de capacitación, que puede centrarse en el análisis del trabajo (rol), la determinación de objetivos, etc. Por ejemplo, un método de discusión grupal muy conocido se llama método de análisis de grupo clave.
5) Los registros e informes incluyen íconos organizacionales, documentos de planificación, manuales de políticas, informes de auditoría y presupuesto, etc.
6) La transición de un método de evaluación especializado a un formulario de evaluación puede considerarse como un cuestionario altamente profesional y se pueden llevar a cabo operaciones específicas con referencia al método del cuestionario.
2. Método de análisis integral de las necesidades de formación. Se refiere a un método que determina la brecha entre la situación ideal y la situación existente mediante la realización de una investigación integral y sistemática de la organización y sus miembros, determinando así si se necesita capacitación y determinando el contenido de la capacitación. Se divide principalmente en cuatro etapas: etapa de planificación, etapa de investigación, etapa de objetivo de tarea o habilidad y etapa de análisis de tarea o habilidad.
3. Método de análisis de brechas de desempeño para el análisis de necesidades de capacitación. También conocido como análisis de problemas, el objetivo final de la capacitación es mejorar el desempeño laboral y reducir o eliminar la brecha entre el desempeño real y el esperado. Por lo tanto, la evaluación del desempeño individual o del equipo puede utilizarse como una forma de analizar las necesidades de capacitación. El análisis de las brechas de desempeño se centra principalmente en los problemas más que en los sistemas organizacionales, y está impulsado por la resolución de problemas más que por el análisis institucional. Hay principalmente una etapa de descubrimiento de problemas, una etapa de preanálisis, una etapa de recopilación de datos, una etapa de análisis de necesidades y una etapa de análisis de necesidades.
La aplicación de métodos de análisis de desempeño requiere atención a los siguientes cuatro aspectos:
1) Utilizar estándares claramente definidos y acordados como base para la evaluación.
2) Céntrate en los indicadores clave de rendimiento que deseas alcanzar.
3) Determinar las razones por las cuales no se están alcanzando los niveles de desempeño deseados.
4) Determinar si el nivel de rendimiento se puede alcanzar mediante la formación.
(2) Microdivisión individual
1. Distribución de datos del expediente. Se refiere a un método de análisis integral de las necesidades de capacitación utilizando documentos existentes sobre desarrollo organizacional, puestos de trabajo y empleados. Las necesidades de formación ociosa se pueden analizar utilizando documentos de análisis de puestos, formularios de diario de trabajo, archivos de personal, registros contables, informes de proyectos y otros materiales comparando las disposiciones del documento de análisis de puestos sobre las calificaciones del personal en servicio con la situación real del personal en servicio. personal reflejado en diversos registros, Determinar las necesidades de capacitación del personal en servicio.
2. Método de análisis de competencias
La competencia se refiere a los conocimientos, habilidades, actitudes y valores que deben poseer los empleados para estar calificados para un determinado puesto de trabajo. Actualmente, muchas empresas están estableciendo modelos de competencias para cada puesto basados en sus propias estrategias comerciales, proporcionando así una base para el reclutamiento, selección, capacitación, evaluación del desempeño y gestión salarial de los empleados.
El análisis de necesidades de formación basado en competencias tiene dos pasos principales:
1) Descripción del puesto: Describir los conocimientos, habilidades, actitudes y valores que debe poseer el titular de este puesto.
2) Evaluación de competencia actual: Evaluar el nivel de competencia actual del titular en función de los requisitos de competencia.
Las empresas o los directores de formación que adoptan este método generalmente creen que es fácil determinar las necesidades de formación cuando las capacidades del puesto y la capacidad real del individuo para cumplir el puesto están claras.
3. Método de juicio por experiencia. Algunas necesidades de formación tienen cierta universalidad o regularidad y pueden juzgarse en función de la experiencia. Por ejemplo, el departamento de recursos humanos sólo sabe qué tipo de formación necesitan los nuevos empleados que acaban de incorporarse a la empresa basándose en la experiencia laboral pasada y sin investigar.
Obtener información sobre las necesidades de formación a través del juicio de experiencia puede ser muy flexible. Puede diseñar un cuestionario formal y entregárselo al personal relevante, o puede proponer necesidades de formación basándose en su juicio de experiencia. También puede obtener esta información a través de talleres y reuniones individuales. El departamento de formación puede incluso analizar y juzgar directamente las necesidades de formación del personal de un determinado nivel o departamento en función de su propia experiencia.
4. Método de incidentes críticos. Se refiere a accidentes adversos importantes y clave que ocurren durante el proceso de producción. Para resolver estos problemas importantes y lograr operaciones estandarizadas, se requieren una serie de temas de capacitación inesperados.
El método de incidente clave es similar a lo que normalmente llamamos método de grabación ordenada. Puede identificar posibles necesidades de formación investigando los procesos y actividades de trabajo. Los objetos observados suelen ser aquellos eventos que desempeñan un papel clave, positivo o negativo, en los objetivos de la organización. El principio para determinar los eventos críticos es: eventos específicos en el trabajo que tienen un impacto significativo en el desempeño corporativo, como fallas del sistema, adquisición de clientes clave, pérdida de clientes clave, retrasos en la entrega de productos o altas tasas de accidentes. El método de incidentes críticos requiere que los gerentes registren los incidentes clave en el trabajo de los empleados, incluyendo las razones y los antecedentes de los incidentes, los comportamientos particularmente efectivos o fallidos de los empleados, las consecuencias de los comportamientos clave y si los propios empleados pueden controlar o controlar las consecuencias de los incidentes. comportamientos.
Al analizar eventos clave, preste atención a los dos aspectos siguientes:
1) Desarrollar principios rectores para mantener registros de eventos importantes y establecer medios de registro, como registros de trabajo, supervisores. notas, etc
2) Analizar periódicamente los registros para identificar deficiencias en los conocimientos y habilidades de los empleados para determinar las necesidades de capacitación.
(C) Otros métodos de análisis de la demanda
Además de algunos métodos comunes destacados anteriormente, existen otros métodos de análisis de la demanda. Por ejemplo, los siguientes métodos:
1. Análisis de factores relacionados con el trabajo: basado en los conocimientos, habilidades y requisitos de capacidad requeridos por las responsabilidades y calificaciones laborales, y comparando las deficiencias y diferencias de los empleados en el trabajo. para conocer las necesidades de formación.
2. Método de lluvia de ideas: Antes de implementar un nuevo proyecto, proyecto o lanzar un nuevo producto, cuando es necesario analizar las necesidades de formación, se puede convocar a un grupo de personas idóneas para trabajar, pensar y analizar juntas. .
3. Análisis de necesidades de formación prospectivas: Es un método para determinar las necesidades de formación de los empleados en función de las necesidades de desarrollo futuro de la organización.
4. Método de análisis de errores: Es un método para analizar los errores que pueden ocurrir en el trabajo, sus causas y consecuencias, y establecer proyectos, contenidos y objetivos de capacitación en consecuencia. Es adecuado para personas con alto error. tarifas.
5. Método de autodeclaración del empleado: es decir, la organización establece una "autodeclaración para participar en el sistema de educación y formación", que permite a los empleados proponer razones y motivos para participar a tiempo completo o parcial. -tiempo de educación y formación basada en su experiencia laboral y planes de desarrollo profesional de acuerdo con.
Siete. Resumen
En la sociedad del aprendizaje actual, el aprendizaje que sigue el ritmo de los tiempos se ha convertido en una tendencia inevitable. Por tanto, en las empresas, el desarrollo de la propia empresa y la mejora de las capacidades personales de los empleados son inseparables de la formación. Como primer requisito previo para la formación, el análisis de las necesidades de formación es crucial. Por lo tanto, es particularmente importante aclarar los objetivos del análisis de necesidades de capacitación, comprender los pasos del proceso de análisis de necesidades de capacitación y dominar los métodos de análisis de necesidades de capacitación.