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Cómo el sistema oa mejora la eficiencia de la oficina

Cómo oa system mejora la eficiencia de la oficina

En el trabajo, para mejorar la eficiencia del trabajo, necesitamos utilizar algunos sistemas de oficina. ¿Conoce oa system? Entonces, ¿cómo mejora el sistema oa la eficiencia de la oficina? Sígueme para descubrirlo.

¿Cómo mejora el sistema oa la eficiencia de la oficina?

1. La aprobación eficiente crea un entorno de oficina acelerado

El sistema OA proporciona una gama completa de personalización gráfica desde el diseño, la aplicación, la optimización hasta la visualización del portal, y realiza el diseño de mapas de procesos empresariales a través de especificaciones personalizadas, formularios personalizados y procesos personalizados a través de la personalización. procesos de uso común a un portal personal para facilitar la llamada; a través de la integración de especificaciones, formularios y procesos, los empleados pueden usar sistemas y procesos sin aprender y la gestión de procesos de la empresa de este módulo sigue las reglas de gestión PDCA, desde el inicio Cerrado; La gestión del bucle se lleva a cabo desde el proceso hasta el seguimiento continuo, la revisión de finalización y el análisis de eficiencia.

2. Envíe con precisión la información para cargarla y entregarla

El sistema de oficina OA puede ayudar a los líderes de la organización a refinar y asignar diversas tareas en la organización a todos, de modo que los miembros del equipo Al informar y resumir la finalización de las tareas de servicio, los líderes pueden comprender fácil y oportunamente el progreso de las tareas y la calidad específica de las tareas completadas por los miembros, y pueden dar sugerencias y opiniones periódicas sobre las tareas o los miembros para guiar el siguiente paso del trabajo. El plan y los pasos del procesamiento de tareas deben lograr un alto grado de unidad de opiniones entre superiores y subordinados.

3. La gestión de documentos y archivos mejora las capacidades de innovación corporativa

Durante el proceso de desarrollo, las empresas u organizaciones seguirán creando diversos documentos, informes, aprobaciones, conocimientos, documentos técnicos y experiencias. y experiencia y otros documentos, y estos documentos generalmente se encuentran dispersos en los cerebros de los empleados, discos duros móviles, computadoras, documentos en papel, archivos, etc. A través del sistema de oficina oa, estos conocimientos invisibles se pueden hacer explícitos y el conocimiento puede ampliarse. desarrollado La recopilación, clasificación, precipitación, autorización, intercambio, aprendizaje e innovación continua aportan mayores beneficios económicos al equipo.

4. La acumulación de conocimiento previene la pérdida de talento y agrava la pérdida de conocimiento

Retener talentos es la principal prioridad de los gerentes organizacionales, pero no importa cuán excelente sea una organización, la rotación de personal es inevitable, cómo Maximizar la experiencia y el conocimiento de las personas antes de que abandonen la organización también es una cuestión que los directivos deben considerar.

5. Ahorre tiempo y mejore la eficiencia de la oficina.

El sistema oa office digitaliza el proceso de trabajo. Siempre que haya una red, podrá trabajar en cualquier momento y lugar, ahorrando tiempo en la oficina.

Informe de funcionamiento del sistema OA

1. Descripción general de OA

Cuando apareció OA por primera vez, el gobierno y las instituciones públicas lo hicieron es el principal usuario de OA, que aún no ha ingresado a la empresa. Por lo tanto, la gente cree que OA no puede resolver el papel de la dirección corporativa en el cuidado y control de los procesos comerciales clave en las operaciones corporativas, ni puede ayudar a los empleados a realizar eficazmente su trabajo diario. Sin embargo, con el desarrollo gradual de OA, las empresas han convertido una amplia gama de aplicaciones de OA. OA ya no permanece en el sistema tradicional de envío y recepción de documentos o en el sistema de oficina administrativa. Debe combinarse con diferentes departamentos, puestos y personal para convertirse en su sistema de oficina personalizado y que sea viable. Para la gerencia, la aprobación de la oficina (no solo se refiere a documentos oficiales, sino también la aprobación de más procesos de gestión y procesos comerciales) y la entrada de datos por parte de los empleados se resumen en informes con diferentes permisos, que es su sistema de oficina. Para otros departamentos, además del apoyo diario de la oficina administrativa, también necesitan la aprobación de sus procesos comerciales diarios (como procesos de adquisiciones, aprobaciones de contratos, viajes de negocios, préstamos y aprobaciones de fondos. La operación coordinada de estos recursos e información puede). Cree productos OA de oficina colaborativos adecuados para operaciones y aplicaciones empresariales modernas.

2. Puesta en marcha del sistema

En septiembre de 2010, la Oficina del Presidente inició los preparativos para la puesta en marcha del sistema OA del grupo, incluida la instalación y configuración de servidores, la selección de la ubicación de salas de computación en red y personal La recopilación y clasificación de información, la configuración de la aplicación de cada módulo funcional, la configuración y conmutación del sistema de correo electrónico, las pruebas de funcionamiento del sistema OA y otras tareas importantes. El sistema de oficina OA del grupo se lanzó oficialmente a finales de septiembre de 2010. La Oficina del Presidente hará los arreglos oportunos después de que el sistema esté en línea. Brindó capacitación operativa en la sede y en las empresas del proyecto para facilitar que los empleados del grupo se familiaricen con el sistema OA y lo utilicen de manera oportuna.

Después de que se puso en uso el sistema OA del grupo, la operación general fue estable y no se produjeron problemas ni fallas graves.

3. La importancia de utilizar el sistema OA

1. Establecer una plataforma de divulgación de información grupal: Establezca un lugar eficaz para la divulgación e intercambio de información dentro del grupo, como por ejemplo: anuncios, foros , Las normas y reglamentos, noticias, etc. pueden promover intercambios técnicos, anuncios, etc. que se difundirán ampliamente entre los empleados del grupo, de modo que los empleados puedan mantenerse al tanto de las tendencias de desarrollo de la empresa.

2. Darse cuenta; la automatización de los procesos de trabajo: trabajo El proceso de solicitud y aprobación se puede utilizar para resolver problemas de trabajo colaborativo entre múltiples puestos y departamentos y lograr una colaboración eficiente.

Hay una gran cantidad de trabajo basado en procesos en cada unidad, como varias solicitudes, aprobaciones, solicitudes de instrucciones, informes, etc., todas las cuales son tareas basadas en procesos. Al automatizar el proceso de trabajo, podemos estandarizar varias tareas y. mejorar la eficiencia de cada unidad y departamento. La eficiencia del trabajo colaborativo entre ellos.

3. Realizar la automatización de la gestión del conocimiento: en el modo de oficina manual tradicional, es muy difícil guardar, compartir y usar. y reutilizar documentos. La recuperación de documentos es muy difícil cuando se trabaja manualmente. La ofimática permite la electrónica de diversos documentos, el almacenamiento de documentos en forma de archivos electrónicos y su uso y uso compartido según permisos.

4. Gestión y otras oficinas auxiliares diversas que se combinan con nuestro trabajo diario de oficina, realizando la automatización de estas oficinas auxiliares

 5.Oficina colaborativa: Es para soportar modelos de oficinas móviles y multisucursales entre regiones; oficina. Con el desarrollo empresarial del grupo y considerando la distribución geográfica de nuevas empresas regionales, la oficina móvil y la oficina colaborativa se han convertido en una necesidad urgente. A través del trabajo colaborativo, la información relevante se puede integrar de manera efectiva para mejorar la velocidad de respuesta general y la capacidad de toma de decisiones del liderazgo de la sede del grupo.

Con la construcción y el desarrollo de la informatización grupal, la aplicación del OA (sistema de automatización de oficinas) se está generalizando cada vez más, pasando de una simple aprobación de documentos electrónicos y divulgación de información a un conjunto completo de gestión de la informatización. sistema y, lo que es más importante, a través de ideas y métodos de gestión avanzados, puede mejorar la gestión, mejorar los negocios y promover el desarrollo de los sistemas y la cultura corporativos.

IV. Aplicaciones de la función OA en línea

1. Flujo de trabajo:

1.1 Número de procesos en línea: ***57, incluido 1 tipo de documento oficial, 34 en la categoría de recursos humanos, 11 en la categoría administrativa, 1 en la categoría operativa, 4 en la categoría de información y 6 en el proceso del sistema

1.2 Uso de los procesos: 3337 procesos en línea han sido aprobados y se encuentran en proceso; el proceso de aprobación El proceso incluye 266 transacciones.

2. Correo electrónico: Se ha abierto el sistema de correo electrónico para todos los empleados, lo que facilita enormemente el intercambio de información y datos internos y externos.

Entrega. Anteriormente, se alquilaba el sistema de correo electrónico público, pero la cantidad de usuarios y la capacidad no podían satisfacer las necesidades de rápido desarrollo del grupo. Después de que el grupo construyó su propio sistema de correo electrónico, estos problemas se resolvieron y la seguridad de los datos de nuestro buzón mejoró enormemente. .

5. Plan de desarrollo de aplicaciones del módulo

El sistema OA en sí contiene muchos módulos funcionales, pero en el entorno de trabajo real, algunas funciones no pueden satisfacer nuestras necesidades de uso reales, lo que requiere que las llevemos a cabo. desarrollo de la interfaz de datos del sistema y mejora de funciones relacionadas sobre la base original. La demanda actual se encuentra principalmente en las siguientes áreas:

1. Gestión de activos administrativos;

2. Sistema de consulta de archivos

3. Actualización de la función de mensajería instantánea;

4. Gestión de recursos humanos y asistencia

5. Función de estadísticas de datos relacionados

6. Desarrollo de otras interfaces de datos del sistema

VI. Temas de promoción del sistema OA y medidas de mejora:

1. El número de procesos en línea es relativamente pequeño: El proceso en línea requiere una mayor comunicación entre la Presidencia y cada unidad y centro, y también requiere la cooperación de las unidades pertinentes. Como software de gestión, el OA se aplica en última instancia a las empresas. El software es sólo una herramienta y la clave depende de las personas que lo utilicen. La profundidad de la aplicación empresarial depende de la atención que le presten los líderes de cada unidad y centro, así como de la atención que prestan los líderes de cada unidad y centro. garantías del sistema de gestión de apoyo.

2. La aprobación del proceso no es oportuna: algunos gerentes no han desarrollado el hábito de iniciar sesión en el sistema OA para aprobar el trabajo de manera oportuna, lo que resulta en que algunos trabajos no se aprueben a tiempo. El Departamento de Información de la Oficina del Presidente está considerando utilizar la función estadística de aprobación de procesos para analizar el proceso de aprobación, y está considerando agregar recordatorios de mensajes de texto móviles y desarrollar un módulo de oficina móvil (es decir, proceso de aprobación de teléfonos inteligentes) para mejorar aún más la eficiencia operativa del proceso de aprobación. .

3. Las funciones del módulo no se exploran por completo: el sistema OA del grupo ha estado en línea por un corto tiempo y algunos módulos funcionales no se han utilizado por completo, como la gestión de biblioteca, la gestión de asistencia, etc. el Departamento de Gestión de la Información de la Oficina del Presidente llevará a cabo capacitaciones, etc. Se utilizan métodos para promover las aplicaciones de los módulos y aprovechar al máximo las funciones organizativas del sistema OA. Nuestra estrategia es refinar primero las necesidades más urgentes, críticas y rápidas de la empresa, luego profundizar gradualmente la aplicación sobre esta base y luego expandirnos a nuevas necesidades.

¿Qué funciones tiene el sistema OA?

La plataforma básica del sistema OA:

Gestión del sistema, banco de trabajo, portal, paginación de red

Módulos funcionales incluidos:

1. Módulo de intercambio de información: correo electrónico, foro interno, cuestionario, blog interno, paginación en red

2. Módulo de archivo de documentos oficiales: gestión de colección de documentos, Gestión de publicación de documentos, gestión de solicitudes y gestión de archivos

3. Módulo de asuntos personales: diario de trabajo, agenda de trabajo, tareas laborales, planes personales, inquietudes, mis notas, disco duro de red, libreta de direcciones

4. Módulo de divulgación de información: tablón de anuncios, configuración de divulgación de información

5. Módulo de gestión administrativa: gestión de conferencias, gestión de vehículos, gestión de activos, gestión de libros, gestión de suministros, gestión de sellos

6, Módulo de gestión del conocimiento: gestión del conocimiento, mi suscripción, mi conocimiento, mapa de conocimiento, búsqueda de texto completo, clasificación de conocimiento

7. , Análisis de procesos, solicitud de formularios

8. Módulo de recursos humanos: expedientes de personal, evaluación del desempeño, gestión de contratación, gestión de contratos, gestión de asistencia, gestión de salarios, gestión de formación

9. módulo: navegación del proyecto, nuevo proyecto, plan del proyecto, ejecución del proyecto, proceso del proyecto, comunicación del proyecto

10. módulo: ejecución del presupuesto de gastos, consulta del presupuesto de gastos, importación y ajuste del presupuesto de gastos, mantenimiento en segundo plano, análisis del presupuesto de gastos, consulta contable

12. Módulo de gestión de contratos: configuración de asociación del módulo, configuración del número de empresa, configuración de parámetros de tipo, configuración de plantilla de contrato, configuración de alerta temprana de contrato, mantenimiento de información de clientes, mantenimiento de información de proveedores, mantenimiento de información de proyectos, mantenimiento de información de productos, redacción de contratos, consulta de contratos, recepción y entrega de contratos, factura de contrato

13. : consulta de clientes, gestión de ventas directas, gestión de canales, gestión de ventas, servicio al cliente, trabajo de gerente, trabajo financiero, gestión de productos, análisis del sistema, configuración del sistema, configuración personal.

El papel y las ventajas del sistema oa

Cuáles son las ventajas del sistema de oficina OA

Basado en el concepto de flujo de trabajo, el personal interno de la empresa puede compartir información de manera conveniente y rápida, trabajar juntos de manera eficiente; cambiar los métodos de oficina manuales complejos e ineficientes del pasado, lograr una recopilación y procesamiento de información rápidos y completos y proporcionar una base científica para la gestión y la toma de decisiones empresariales. El grado de ofimática alcanzado por una empresa es también un criterio para medir su gestión moderna. La automatización de oficinas no sólo mejora la eficiencia de la oficina personal, sino que, lo que es más importante, permite el trabajo colaborativo en grupo. Con la ayuda de Internet, esta comunicación y coordinación se puede completar casi instantáneamente. El trabajo grupal aquí mencionado puede incluir a un grupo de trabajadores que se encuentran ampliamente distribuidos geográficamente, o incluso en varios lugares del mundo, de modo que sus horarios de trabajo sean diferentes.

¿Cuáles son las funciones del sistema de oficina de OA?

1. Liderazgo de la oficina y toma de decisiones, confiando en el flujo fluido de información transmitida por el sistema de OA, los líderes corporativos pueden revisar. varios documentos por primera vez Acceda a los datos dinámicos más recientes (informes comerciales), supervise la ejecución del plan y el progreso del proyecto y emita decisiones e instrucciones en consecuencia.

2. Gestión de los procesos de trabajo empresarial. La capacidad de trabajo y la eficiencia de la empresa están estrechamente relacionadas con el progreso del negocio. Una empresa bien gestionada necesita procesos comerciales clave bien definidos para facilitar las operaciones comerciales de manera clara.

3. Gestión de objetivos y gestión de proyectos A través del módulo de función de gestión de planes en el sistema OA, las personas y los departamentos informan la finalización de los planes de trabajo a los gerentes superiores y a los departamentos de gestión capa por día, día por semana. por semana y mes por mes, y al ser inspeccionada y evaluada, la gestión de archivo de los planes de trabajo facilita la consulta y el resumen al final del mes, trimestre y año.

4. Sin embargo, el entorno de colaboración electrónica empresarial es una parte importante de la comunicación entre los líderes de la empresa y los empleados en su trabajo diario, como una gran empresa con muchos departamentos y personal, sucursales en diferentes lugares o incluso en varios países. , la comunicación diaria es difícil y costosa. Todos son grandes y, a veces, hay desinformación.

5. Promover la informatización de los departamentos relevantes. El sistema OA tiene ventajas únicas en tres aspectos: publicación de información, gestión de documentos y gestión del flujo de trabajo. Estas características se pueden utilizar para desarrollar software de aplicación para algunos departamentos. de manera específica. Mejorar el nivel de informatización de estos departamentos.

6. Promover la construcción de la cultura corporativa. A través del sistema OA, cada empleado puede tener un conocimiento integral de la empresa. Los acontecimientos importantes recientes de la empresa, el pensamiento estratégico de los responsables de la toma de decisiones, las opiniones de los empleados, las normas y reglamentos de la empresa, las publicaciones, etc. se pueden comunicar directamente a cada empleado. Esto permite a los empleados permanecer en sus puestos y tener en cuenta la situación general, lo que mejora enormemente la cohesión de la empresa.

7. Acelerar la transformación de las empresas basadas en el conocimiento. La gestión documental clasifica y deposita en el sistema materiales de información, métodos y conocimientos teóricos que se encuentran dispersos en manos de los empleados o dispersos por todas partes que son útiles para el trabajo. de los empleados de la empresa. Está disponible para todos los empleados de la empresa para uso exclusivo y también se pueden configurar permisos de uso.

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