Las deficiencias de Excel en las aplicaciones de contabilidad y cómo mejorarlas
(1) Menos funciones. Debido a las limitaciones de las propias condiciones de Excel, el sistema de procesamiento de contabilidad de Excel tiene menos funciones y solo puede manejar algunos negocios comunes. Es insuficiente para el procesamiento comercial complejo de grandes empresas. Por lo que sólo es adecuado para pequeñas y medianas empresas. (2) El mantenimiento profesional es difícil. Aunque los archivos fuente son abiertos, fáciles de operar y fáciles de mantener, para algunas pequeñas y medianas empresas y su personal contable con una base débil de aplicaciones informáticas, no son mantenidos por personal técnico. Cuando ocurre un cambio, es fácil estancarse. Por lo tanto, el sistema de procesamiento contable Excel es adecuado para contadores de pequeñas y medianas empresas con ciertas capacidades de aplicación informática.
Métodos de mejora
1. Registro del libro de cuentas
El propósito de crear libros de cuentas es organizar los numerosos y dispersos documentos contables de la empresa para su gestión. Los libros de cuentas de la empresa incluyen principalmente el libro de caja, el diario de depósitos, el libro mayor y el libro auxiliar. Los métodos de llenado de los libros de cuentas de la empresa son muy similares. Tomemos el libro de cuenta de caja como ejemplo para ilustrar. El libro de cuenta de caja se registra uno por uno según los comprobantes de recibo y pago en el orden en que ocurren las transacciones económicas. Al registrar el libro de caja con EXCEL, siempre que los contenidos relevantes del comprobante de pago se copien en el libro de caja en orden de fecha, EXCEL no puede copiar áreas con diferentes formas, por lo que debemos configurar las áreas relevantes en el comprobante de pago para que se Los mismos que los del libro de caja. Consistencia en, es decir, el número de celdas a copiar debe ser consistente con el número de celdas objetivo. Después de iniciar Excel, se generará automáticamente un libro llamado bookl. De forma predeterminada, hay tres hojas de trabajo en el libro de trabajo, hoja 1, hoja 2 y hoja 3, y el usuario puede aumentarlas o disminuirlas según sea necesario. Podemos cambiar el nombre del libro a libro de cuentas XX y cambiar el nombre de la hoja de trabajo a comprobante de pago, comprobante de cobro, comprobante de transferencia, diario de depósitos, balance de comprobación y estado de pérdidas y ganancias. De esta manera, el libro de trabajo equivale a un libro de cuentas y cada hoja de trabajo está relacionada con el libro de cuentas.
2. Protección de datos
En el trabajo financiero nadie puede modificar los datos financieros excepto el personal financiero. ¿Cómo podemos evitar que el personal no financiero modifique los datos? EXCEL proporciona funciones de protección de datos de varios niveles. A través de estas funciones, puede configurar el permiso de apertura del libro, cifrar los datos en la hoja de trabajo o la estructura del libro para evitar que otros vean o cambien los datos. Los pasos para configurar permisos de apertura son: (1) Haga clic en Guardar o Guardar como en el menú Archivo. (2) Haga clic en la opción General en el menú Herramientas. (3) En el cuadro de edición "Abrir contraseña de permiso", escriba la contraseña, vuelva a ingresarla en el cuadro de edición "Volver a ingresar contraseña" y luego haga clic en el botón "Aceptar". (4) Haga clic en el botón Guardar. (5) Si se le solicita, haga clic en "Sí" para reemplazar el libro existente con el libro abierto.
3. Disfruta de los datos.
El trabajo contable se lleva a cabo de acuerdo con un estricto sistema de responsabilidad laboral. La división del trabajo dentro de la organización contable es razonable, de modo que cada trabajo contable tiene una persona dedicada y responsable. En este momento, inevitablemente nos enfrentaremos a un problema: cómo fusionar estos datos dispersos que son responsables del personal especial en un libro de trabajo unificado y rastrear quién editó y completó todos los datos. El método de implementación específico es el siguiente: (1) Los contadores del grupo de contabilidad integral establecen un libro de trabajo personalizado (es decir, un libro de cuentas), en el que se diseña la hoja de trabajo relevante (es decir, una página de cuenta) requerida por cada grupo de contabilidad. (2)Establezca este libro de trabajo como el libro de trabajo * * *. Este paso prepara para operaciones posteriores y es el requisito previo para la combinación de datos y el seguimiento de fuentes de datos. Para configurar un libro de trabajo, haga clic en el menú Herramientas, seleccione el comando Libro de trabajo, luego haga clic en la pestaña Edición, seleccione la casilla Permitir que varios usuarios editen simultáneamente y la casilla de verificación Permitir la fusión de libros, y haga clic en Aceptar, aparecerá un mensaje.