Estrategia de recopilación de datos básicos de erp (gestión de datos básicos de erp)

Cómo preparar los datos antes de que el sistema ERP entre en línea

El primer paso: determinar qué datos deben prepararse

Simplemente podemos preparar los datos para Implementación de ERP Los datos se dividen en dos categorías: datos estáticos y datos dinámicos, que también pueden denominarse datos básicos y datos de transacciones.

Los datos estáticos se refieren a los datos básicos necesarios para llevar a cabo las actividades empresariales, como información básica de materiales, datos de clientes y proveedores, sistemas de cuentas financieras, etc. Su característica es que permanece básicamente sin cambios durante todo el ciclo de vida de los datos. Al mismo tiempo, es la base de los datos dinámicos. Todo el personal comercial de la empresa mantiene la unicidad de los mismos datos en todo el sistema llamando a datos estáticos. .

Los datos dinámicos se refieren a la información de procesamiento de transacciones que se genera cuando ocurre cada negocio. Por ejemplo, órdenes de venta, órdenes de compra, instrucciones de generación, etc. Los datos dinámicos se dividen según puntos de tiempo y se pueden dividir en datos iniciales y datos diarios. Los datos en el momento de conectarse son particularmente importantes para la preparación de datos antes de que ERP se conecte. Representa el estado actual de los datos dinámicos de la empresa en el momento en que el sistema se conecta al comienzo del período. o datos iniciales). Los datos de apertura incluyen no solo la cantidad y el monto de todos los inventarios de materiales al momento de conectarse y el saldo de las cuentas financieras, sino que también incluyen aquellos documentos comerciales pendientes, como órdenes de venta no entregadas, órdenes de compra impagas, etc.

Podemos enumerar la clasificación de los datos y el orden de preparación de los datos, diseñar un formulario de recopilación para cada dato y distribuirlo a varios departamentos para una investigación exhaustiva. Entre todos los datos, los datos materiales son los más grandes y los más ampliamente distribuidos. Los materiales a los que se hace referencia aquí incluyen una amplia gama de materiales, incluidas materias primas, productos semiacabados, productos terminados, equipos, activos fijos, etc. La clasificación de materiales consiste en clasificar los materiales de acuerdo con ciertos atributos de los materiales. Por lo tanto, primero debemos centrarnos en la preparación de datos materiales.

Paso 2: Desarrollar reglas de codificación y completar la recopilación de datos básicos

Una vez que esté claro qué datos deben prepararse, puede comenzar a codificar. De hecho, la parte más difícil de la preparación de datos es formular reglas de codificación, que también es la tarea que consume más tiempo. Un sistema de codificación bien pensado requiere discusiones repetidas entre departamentos. Diferentes datos pueden tener diferentes estructuras de codificación, pero deben seguir los mismos principios de codificación:

(1) Unicidad

Se debe garantizar que a un objeto de codificación se le asigne solo un código, un El código solo refleja un objeto de codificación.

(2) Practicidad

El sistema de codificación debe ajustarse a las características comerciales y las necesidades de gestión de la empresa, considerando plenamente las necesidades de desarrollo empresarial para la codificación de información y teniendo en cuenta la situación actual de la empresa. Debemos comenzar desde la practicidad y dominar la granularidad de la codificación. La codificación demasiado fina no es práctica y la codificación demasiado tosca no funciona.

(3) Estructura de codificación unificada

La codificación consta de uno o varios códigos de clasificación desde diferentes ángulos de clasificación. El significado de la estructura de codificación unificada es el siguiente: cualquier objeto se identifica en toda su extensión. ciclo de vida Los códigos siguen siendo los mismos y todos los códigos de clasificación tienen la misma estructura de codificación.

(4) Estandarización

Se debe mejorar el grado de estandarización de la codificación y se debe considerar plenamente la integración con el entorno externo y ser coherente con los estándares nacionales e industriales pertinentes tanto como sea posible. posible. Por ejemplo, utilice la clasificación industrial determinada por los estándares nacionales como código de industria y el código postal como código de área, etc.

(5) Es conveniente para el procesamiento del sistema ERP

Debido a que la codificación se realizará en el sistema de procesamiento de información por computadora, la codificación debe cumplir con los requisitos del procesamiento de datos y facilitar el procesamiento por computadora.

(6) Facilidad de uso

La codificación debe ser lo más fácil de recordar y utilizar posible. Por lo tanto, debe ser lo más breve posible y, al mismo tiempo, cumplir con los requisitos. Los códigos de uso común deben intentar evitar mezclar letras y números para mejorar la eficiencia de la entrada.

Después de completar las reglas de codificación, determine los datos estáticos y la codificación uno por uno de acuerdo con las reglas de codificación, completando así todo el trabajo de clasificación de datos básicos estáticos.

El tercer paso: preparación inicial de datos y lanzamiento del sistema

Con los datos básicos, existe una base para el funcionamiento del ERP. Sin embargo, una vez que el ERP esté en línea, si los datos del sistema pueden reflejar la situación real depende de si los datos de apertura se pueden ingresar al sistema de manera oportuna y precisa.

Dado que los datos de apertura reflejan los datos en el momento en que se conectan, no tiene sentido prepararse demasiado pronto. Estos datos de transacciones son dinámicos y cambian todos los días. Por tanto, completar la preparación de los datos de apertura requiere un cronograma más preciso, que normalmente se planifica así.

·Según el avance de implementación del proyecto ERP, confirmar el tiempo de lanzamiento y realizar el control del proyecto.

·Realice un recuento completo de inventario dentro de un mes antes de conectarse y maneje las ganancias y pérdidas financieras. Utilice nuevas reglas de codificación al realizar un inventario.

·Requerir que cada departamento comercial procese todos los pedidos pendientes y los documentos de cuentas por cobrar y por pagar tanto como sea posible antes de conectarse en línea para reducir la dificultad del cambio manual y de sistema, y ​​también reducir la carga de trabajo de conciliaciones futuras.

·Dos semanas antes de conectarse, concéntrese en importar o ingresar datos estáticos en el sistema.

·Ingresa el inventario de apertura, saldo de cuenta y documentos abiertos al sistema al momento de conectarse. Dependiendo de la cantidad de datos, los datos se pueden ingresar por adelantado o más tarde, pero los datos en el sistema deben ser consistentes con la situación real.

·Dentro de un mes después de conectarse, verifique si los datos del sistema son precisos verificando cuentas manuales y objetos físicos, descubra las diferencias y realice ajustes.