Actualmente, la empresa se está preparando para comenzar a dedicarse a la gestión de información científica y tecnológica/técnica. Como empresa fabricante, primero debe formular especificaciones y preguntar cómo empezar.
Sección 1 Disposiciones generales
El artículo 1 tiene como objetivo fortalecer el sistema de gestión de la información, acelerar la construcción de informatización de la empresa del grupo y mejorar el efecto operativo de los recursos de información. en función de las condiciones específicas del sistema de gestión de la empresa del grupo.
Artículo 2 Definición de información en este sistema de gestión de la información:
1. Información administrativa: todos los materiales escritos, correos electrónicos, documentos y documentos transmitidos con fines administrativos dentro del sistema de fax de la empresa del grupo. La gestión específica de la información se refleja en los siguientes aspectos: carga y publicación, gestión de textos, gestión de datos y gestión de archivos. Pertenece a la gestión administrativa diaria.
2. Información de mercado: documentos de clientes, faxes, llamadas telefónicas, expedientes de clientes de ventas comerciales de la empresa del grupo, datos electrónicos, documentos, informes, etc. , como registros telefónicos, cotizaciones, contratos, diseños de proyectos, documentos de licitación, etc. Utilizado por empresas del grupo. El sistema de gestión de información específico se refleja en la comunicación con el cliente, registros escritos, recopilación y análisis de datos y preparación de documentos comerciales. Pertenece a la gestión empresarial.
Artículo 3 El sistema de gestión de la información debe implementar estrictamente disciplinas de confidencialidad sobre la base del fortalecimiento del control macro y la micro ejecución, con el propósito de mejorar la eficiencia empresarial y la eficacia de la gestión, y servir a la gestión comercial general de la empresa.
Artículo 4 El trabajo del sistema de gestión de la información debe implementar la política de "mejorar la eficiencia es aumentar los beneficios empresariales", ser meticuloso, preciso y rápido, reducir errores, distorsiones y retrasos en la transmisión de información en la gestión empresarial, y Colaborar eficazmente en la implementación de decisiones de gestión administrativa y operativa.
Artículo 5 El trabajo de información de las empresas del grupo, las filiales de propiedad total (incluidas las empresas de propiedad total y afiliadas con un 51% del capital social) y las instituciones públicas deben implementar este sistema. Otras empresas conjuntas chino-extranjeras y empresas afiliadas internamente se referirán a este sistema.
Sección 2 Sistemas de gestión de la información, instituciones y personal relevante
Artículo 6 La empresa del grupo establecerá un centro de información del grupo, y las empresas con contabilidad independiente y las empresas afiliadas a la empresa del grupo establecerán Mecanismo de información independiente. Las unidades contables no independientes están equipadas con personal de información a tiempo completo o parcial.
Artículo 7 Cada departamento administrativo de la empresa es responsable de la gestión diaria de la información administrativa relevante de acuerdo con las normas administrativas; la oficina del centro de ventas de una empresa industrial es responsable de forma independiente de la gestión de la información del mercado.
Las empresas y emprendimientos con contabilidad independiente deberán recurrir a empresas del grupo para constituir gestores de información o personal especializado en la gestión de la información.
La gestión de la información está equipada con los técnicos informáticos y administrativos necesarios según las necesidades del negocio.
Artículo 8 El Centro de Información del Grupo es responsable de la gestión de la información de todo el sistema de la empresa del grupo, y es responsable de la gestión resumida y archivada de toda la información. Responsable de la gestión de la información de todo el sistema.
Artículo 9 Según las normas administrativas, el jefe administrativo de una empresa es el principal responsable de la gestión de la información administrativa.
Artículo 10 El centro de información del grupo deberá contar con un especialista en información empresarial, que será el principal responsable de la gestión sistemática y profesional de la información de mercado. Los especialistas en información empresarial se dividen en dos puestos: información administrativa e información de mercado.
Las principales responsabilidades del especialista en información corporativa son las siguientes:
1. Implementar los acuerdos de la reunión de dirección general de la empresa del grupo y participar en la elaboración del sistema de gestión de la información alojado. por la oficina del gerente general. (Especialista en Información Administrativa)
2. Bajo el mando del director del centro de ventas, ser responsable de la recopilación, procesamiento y transmisión de información diversa en las operaciones del mercado, y proponer medidas de mejora para los problemas existentes en la implementación. . (Experto en Información de Mercado)
3. Trabajar con el departamento administrativo para manejar el trabajo administrativo relacionado con la institución pública en el trabajo diario. (Especialista en Información Administrativa)
4. Asistir y orientar el procesamiento de la información de otros departamentos de la empresa del grupo. (Especialista en Información Administrativa, Especialista en Información de Mercados)
5. Responsable y reportando al director general del grupo.
6. El Centro de Información del Grupo es responsable del monitoreo diario de la gestión de la información comercial y de las actividades de todo el sistema del Grupo, responsable de capacitar la información de operación del mercado para el personal comercial de todo el sistema, y mejorar continuamente; la calidad empresarial y el nivel del personal empresarial;
Artículo 11 Los líderes de todos los niveles deben garantizar que el personal del centro de información ejerza sus poderes y desempeñe sus deberes de acuerdo con estas medidas.
Artículo 12 El personal del sistema de gestión de la información debe adherirse a los principios y actuar de acuerdo con la normativa en su trabajo.
Los asuntos que violen el sistema de confidencialidad y otros sistemas administrativos deben informarse a los líderes superiores de manera oportuna y se implementará un manejo específico después de recibir instrucciones.
Artículo 13 La empresa del grupo apoya a los administradores de la información para que se adhieran a los principios y actúen de acuerdo con el sistema de información. Está estrictamente prohibido tomar represalias contra los administradores de información que se atrevan a defender sus principios. Las empresas del grupo elogiarán o recompensarán a los gestores de información que se atrevan a adherirse a principios.
Artículo 14 El personal del sistema de gestión de la información se esfuerza por ser estable y no será transferido a voluntad. Si el personal de gestión de la información transfiere puestos de trabajo o se marcha por cualquier motivo, debe pasar por procedimientos de traspaso con sus sucesores. Quienes no hayan completado los trámites de entrega no podrán renunciar ni interrumpir el trabajo correspondiente. El personal de gestión de la información de la unidad cancelada o fusionada debe trabajar con el personal relevante para preparar una lista de los documentos de información que deben transferirse, mantener registros y seguir los procedimientos de transferencia.
Sección 3ª Sistema de Gestión de la Información Administrativa
Artículo 15 Según la definición de información de gestión, la información de gestión se genera, transmite y aplica principalmente en las actividades de gestión de las empresas del grupo.
Artículo 16 El sistema de gestión de la información administrativa se basa principalmente en las siguientes disposiciones del "Esquema de Gestión Administrativa de la Empresa del Grupo":
1. Normas sobre envío y recepción de documentos;
2, Normativa de gestión de documentos, archivos, información;
3. Normativa de gestión del centro de gestión de la información;
4. Normativa de gestión del sello y carta de presentación de la empresa del grupo;
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5, Sistema de gestión de información sobre obligaciones de la empresa del grupo thldl.org.cn;
6.
Artículo 17 Teniendo en cuenta la particularidad de la competencia empresarial de las empresas del grupo, la gestión de la información administrativa ya no implica la información de marketing (cliente), la información técnica y la información financiera de la empresa del grupo.
Sección 4 Gestión de la información de mercado
Artículo 18 Según la definición de información de mercado, la información de mercado es principalmente información generada, transmitida y aplicada en la operación y gestión de negocios del mercado.
Artículo 19 Clasificación de las fuentes de información de mercado: información comercial (de clientes) e información de mercado no comercial.
1. Información comercial (cliente): números de teléfono, números de fax, números de cartas y números de correo electrónico de los clientes que compran los productos de la empresa, llamadas telefónicas, faxes, documentos, cartas y correos electrónicos para la comunicación comercial entre la empresa; y correos electrónicos de clientes; información divulgada por empresas clientes; información confidencial de clientes recopilada por especialistas en marketing; informes y materiales enviados por el personal de análisis de inteligencia del centro de ventas, etc.
2. Información de mercado no empresarial: artículos y materiales de la industria recopilados a través de Internet, periódicos, revistas y diversos canales de información; correos electrónicos, cartas e información técnica pública; y materiales enviados por la empresa del grupo; documentos e informes de análisis comercial interno de la empresa otros materiales relacionados con la operación y gestión del negocio del mercado;
Artículo 20 El especialista en información de mercado del centro de información, bajo la dirección directa del director del centro de ventas, es el principal responsable de las siguientes labores de información empresarial:
1. para la construcción, mantenimiento y actualización del sitio web del grupo y divulgación de información externa, y realizar una serie de trabajos comerciales en línea.
2. Responsable de recibir, clasificar y analizar preliminarmente la información del negocio (cliente) y pasarla al director del centro de ventas, estableciendo, guardando y manteniendo continuamente los archivos de los clientes;
3. En el director del centro de ventas Bajo el mando de Ayudar a las instituciones del mercado a recopilar información comercial, instar a las instituciones del mercado a informar información comercial a la empresa del grupo de manera oportuna y precisa, organizar y analizar la información comercial de las instituciones del mercado, formar archivos de clasificación de clientes y informar sistemas de gestión de información importantes al director del centro de ventas de manera oportuna;
5. Responsable de redactar periódicamente informes de análisis del mercado comercial de la empresa y ayudar a la empresa a tomar decisiones de ventas;
6. Monitorear, recopilar y organizar datos de inteligencia de la competencia; recopilar, organizar y analizar artículos y materiales comerciales;
7.
8. Otros trabajos que le encomienden los superiores.
Artículo 21: Los especialistas en información administrativa, bajo el mando de los líderes administrativos de todos los niveles, son principalmente responsables de las siguientes labores de información no comercial:
1. Copiadoras y otras computadoras de documentos de texto Manejar y ser responsable del uso, manejo y mantenimiento de computadoras, máquinas de fax, fotocopiadoras y otros equipos;
2. asuntos e intercambio de información diario;
3. Recibir, organizar, informar y enviar archivos de información de unidades de negocios indirectas (como organizaciones de medios);
4. Redactar documentos generales de gestión comercial dentro. la empresa del grupo;
5. Y gestión administrativa Información diversa relevante;
6. Otras tareas asignadas por los superiores.
Artículo 22 Los responsables de información deberán cumplir estrictamente las siguientes normas específicas del sistema de empresas del grupo:
1. Normas sobre envío y recepción de documentos;
2. Normativa de gestión de documentos, archivos y datos;
3. Normativa de gestión del centro de información;
4. Sistema de seguridad y confidencialidad.
Sección 5 Otros
Artículo 23 Los administradores de la información deben comprender que no existe un trabajo de información independiente separado de actividades administrativas y actividades comerciales específicas, por lo que el propósito final de la gestión de la información es un criterio. para probar la efectividad de la gestión de la información, es decir, la efectividad y eficiencia de ejecución del trabajo comercial y administrativo.
Artículo 24 Esta "Ley del Sistema de Gestión de la Información" será promulgada, interpretada y revisada por el consejo de administración de la empresa del grupo y será implementada por el centro de información del grupo y los departamentos de gestión empresarial en todos los niveles.