Una breve introducción a varios métodos comunes de clasificación de documentos
Los archivos documentales son el principal medio de registro del desarrollo social y la gente ha concedido gran importancia al trabajo de archivo desde la antigüedad. Con el continuo desarrollo de la sociedad, los métodos de gestión de documentos y archivos también mejoran constantemente, lo que también significa que la gestión de documentos y archivos también se subdivide constantemente. Por lo tanto, en la gestión de documentos y archivos, es necesario clasificar estrictamente los documentos para mejorar la eficiencia de los archivos de documentos. Se exponen los tres métodos de clasificación más habituales en el trabajo documental y archivístico, que se dividen principalmente en clasificación anual, clasificación institucional y clasificación temática.
Palabras clave: documentos; métodos de clasificación; clasificación anual; organización; clasificación de problemas
Los documentos y archivos registran todo el proceso de diversas cosas reales en el desarrollo social, a través de registros históricos objetivos. La oferta de líderes en un período determinado, también es la medida principal para reflejar la construcción de unidades y departamentos de base y el desarrollo de logros científicos y tecnológicos en un período determinado. Con el desarrollo de la sociedad, aumenta el conocimiento de la gente sobre los documentos y archivos. La clasificación de documentos y archivos es el punto de partida básico y el propósito fundamental del trabajo archivístico general. Es el proceso de considerar y mantener plenamente diversas contradicciones en la relación histórica de los documentos y utilizar las conveniencias correspondientes para lograr la eficiencia de la gestión de archivos. En el trabajo de documentos y archivos, la clasificación consiste en separar los documentos según diferentes formas y factores, como diferentes agencias de formación, para evitar la confusión de documentos de diferentes agencias y causar confusión en la gestión de archivos.
1 Clasificación anual
Es decir, según el año en que se forman y procesan los documentos, todos los documentos y archivos de todo el clan se dividen gradualmente según el tiempo y se clasifican. uno por uno según el año de formación. Cuando se utiliza el método de clasificación anual, se requiere que los archivos de documentos se resumen por la fecha exacta del documento y se anota la práctica de su formación. Esta es la clave para garantizar la calidad y eficiencia de la clasificación, y también es una medida eficaz para mejorar razonablemente la clasificación de archivos en el trabajo práctico actual. Durante el proceso de clasificación, debemos prestar atención a varios aspectos:
Primero, en las actividades sociales reales, no solo existen años calendario generales, sino también algunas industrias y departamentos especiales basados en las necesidades de la naturaleza. y características de la obra, se utilizó el método del calendario lunar pasado para compilar los archivos, lo que provocó confusión en la clasificación de los archivos. Por tanto, esta situación debe analizarse estrictamente durante el proceso de clasificación para evitar confusiones en la clasificación de documentos.
En segundo lugar, algunos documentos tienen varias fechas, como fecha de redacción, fecha de firma, fecha de aprobación, fecha de adopción de la reunión, fecha de emisión, fecha de recepción, etc. En ocasiones estas fechas no pertenecen al mismo año. En este caso, es necesario determinar una fecha que mejor describa las características temporales del expediente en función de las circunstancias específicas del mismo. La práctica habitual es: los documentos internos y los documentos generales se basan en la fecha de redacción del documento; la recepción de documentos se basa en la fecha de recepción de las leyes, decretos, reglamentos y otros documentos normativos; fecha de vigencia de la promulgación de instrucciones y órdenes. Los documentos obligatorios como planes, resúmenes, presupuestos, cuentas finales, informes estadísticos, etc. se basarán en la fecha de firma del documento, es decir, la fecha de la firma; Plazos en función del contenido; documentos especiales, cartas, etc. Los que se procesan a lo largo de años se pueden ubicar en el año de mayor relación o en el año de liquidación final.
Las consultas de clasificación de artículos de revistas se encuentran todas en la base de datos de revistas. En tercer lugar, algunos documentos no están marcados o no se puede encontrar la fecha por algún motivo. Por lo tanto, se deben adoptar métodos apropiados para verificar y determinar la fecha exacta o aproximada del documento y clasificarlo adecuadamente, dependiendo de las circunstancias específicas del documento. En la gestión de archivos documentales, los requisitos de clasificación aumentan día a día. En la gestión de archivos de documentos, cada documento generalmente se considera uno, la versión original y final del documento se consideran uno, el texto principal y los archivos adjuntos se consideran uno, los componentes y las copias se consideran uno y los documentos se reenvían. y reenviado.
En cuarto lugar, en el proceso de clasificación anual, un documento generalmente se clasifica según las características reales. La clasificación se basa en el momento de redacción, emisión, aprobación, implementación y publicación. Sin embargo, en la gestión de clasificación actual, generalmente se utiliza el momento de emisión del documento. Determinar el año de un documento en función del momento de su emisión es actualmente el método principal para resumir varias unidades y empresas, y también es el método principal para cancelar su contenido según el nuevo método.
2 Clasificación organizacional
Se clasifica según el organizador que forma y procesa el documento durante la etapa de procesamiento del documento. Toma como estándar la organización interna de la unidad de archivo y establece categorías según las diferentes organizaciones.
Se deben cumplir ciertas condiciones al utilizar el método de clasificación organizacional: Primero, la organización interna establecida por la unidad de archivo cada año debe ser básicamente estable. Las organizaciones internas a menudo se adaptan a los cambios de unidades de archivo, por lo que este enfoque no es adecuado.
En segundo lugar, las organizaciones internas establecidas por la unidad de archivo deben poder reflejar la división funcional del trabajo de la unidad. Cada organización tiene tareas o responsabilidades básicas relativamente estables, y el contenido y el proceso de sus actividades laborales deben ser consistentes con las funciones relevantes. asumida por la organización. En tercer lugar, los documentos de la unidad de archivo deben tener la identificación de varias instituciones al momento de formar y aceptar documentos, como el número de recibo, número de documento, etc.
La configuración de categorías de la clasificación de instituciones generalmente se basa en la institución de primer nivel en la unidad de presentación, y también se puede dividir en instituciones de segundo nivel cuando sea necesario. Normalmente, una organización tiene una categoría. Si la estructura organizacional de una unidad incluye una oficina, departamento de personal, departamento de contabilidad, departamento de organización, departamento de publicidad, etc. , los archivos se pueden dividir en categorías de oficina, categorías de personal, categorías de contabilidad, categorías de departamento de organización, categorías de departamento de publicidad, etc. Generalmente, el orden de disposición de las distintas categorías se ajusta a los documentos oficiales o aduaneros, ocupando el primer lugar las agencias líderes y las agencias integrales.
3Clasificación de problemas
Consiste en clasificar documentos y archivos en varias categorías en función de los problemas o "razones" reflejados en el contenido del documento. Utiliza el contenido del documento como estándar y lo clasifica según los problemas (causas) involucrados en el documento. Por ejemplo, los archivos de todo un clan se pueden clasificar según personal, planificación, producción y ventas, y los archivos de ventas se pueden clasificar según publicidad, promoción, transporte y posventa. Este método de clasificación requiere que el resumen del problema sea preciso y claro, y las categorías del mismo nivel deben ser mutuamente excluyentes y clasificarse según el contenido principal del documento. Por lo tanto, relativamente hablando, este método de clasificación requiere un mayor nivel profesional de archiveros.
Para garantizar que cada documento se pueda clasificar correctamente, se debe prestar atención a los siguientes puntos al utilizar el método de clasificación de problemas: primero, al configurar el sistema de clasificación y las categorías, el alcance de la autoridad y las tareas de la unidad de archivo deben estudiarse cuidadosamente y clasificar los documentos según circunstancias específicas; en segundo lugar, los niveles y categorías de clasificación no pueden estar demasiado fragmentados, de lo contrario las personas cometerán fácilmente errores de comprensión; en tercer lugar, se deben utilizar correctamente los principios lógicos para establecer las categorías; cuarto, se debe crear una categoría integral para acomodar algunos documentos completos y muy pocos documentos; quinto, si un documento involucra varios temas al mismo tiempo, es necesario estudiar y confirmar los temas principales y clasificar el documento en la categoría correspondiente; .
En el trabajo real, debido a la complejidad de la composición de los documentos y archivos de todo el clan, rara vez se utiliza un solo método de clasificación para clasificar documentos y archivos, y generalmente se utiliza una combinación de dos o más métodos de clasificación. usado. Los métodos de clasificación más utilizados en varias unidades son: método de clasificación de año-organización, método de clasificación de año-problema, método de clasificación de año-organización-período de almacenamiento, método de clasificación de período de almacenamiento-año-organización.
Los errores en la gestión de documentos y archivos afectarán a la corrección de su uso futuro y su impacto no puede ignorarse. Para hacer un buen trabajo en la gestión de archivos, primero debemos comenzar con el trabajo básico. La gestión de archivos no se trata sólo de “gestionar un montón de archivos”, sino que debe mejorar constantemente los archivos originales. Para garantizar que el trabajo de los archivos existentes esté libre de errores, el personal de archivos debe verificar los archivos originales para evitar errores en la gestión inicial de los archivos y tomar medidas correctivas cuando se descubran errores para minimizar las pérdidas causadas por errores. Esto requiere que los archiveros gestionen el trabajo de archivos con todo su corazón, empezando por lo básico.
Conclusión La clasificación de archivos comprimidos generalmente se realiza clasificando gradualmente los archivos de nivel más bajo en archivos de alto nivel. Este método se organiza determinando el orden de los archivos archivados durante el proceso de solicitud. Dado que la clasificación de documentos y archivos es un proceso complejo, debe actualizarse continuamente junto con la ciencia y la tecnología para garantizar la integridad de los archivos clasificados, proporcionar una base sólida para mejorar el trabajo de los archivos y mejorar la eficiencia y el trabajo de la gestión. Calidad de documentos y archivos.
[2] Sui Min. Una breve discusión sobre la gestión científica de documentos y archivos[J]. Nuevas tecnologías y nuevos productos de China, 2011.