Características del uso de archivos electrónicos

Ventajas de los archivos electrónicos

1. Lectura no manual de información

2. Almacenamiento de información de alta densidad;

3. La separabilidad de la información y los soportes;

4. La herencia de diversos medios de información;

5.

Puntos clave de los archivos electrónicos

1. Es necesario construir una plataforma de información de gestión de archivos pública, independiente y aplicada para apoyar la gestión de la información de los archivos físicos y virtuales involucrados en diversos procesos. empresas Realizar "gestión de la información de archivos físicos y gestión de archivos de información electrónica".

2. Las "fuentes de archivo" involucradas en los archivos electrónicos incluyen: archivos físicos electrónicos (fotos, documentos escaneados, imágenes y otros archivos de datos multimedia), información electrónica archivada (archivos de datos formateados), bases de datos estructuradas (de Descargar y poder cargar archivos de base de datos reutilizados dentro de la aplicación), etc.

3. Los registros históricos con valor de conservación y la información electrónica (fichas de evidencia) como base legal deben tener los atributos de archivos: "información clara, definitiva y solidificada, formada directamente con función registral completa; es una información formada directamente". registro histórico" y deberá tener carácter documental original y reproducibilidad histórica.

4. La información electrónica gestionada como archivos sólo puede denominarse archivos electrónicos después de haber sido procesada mediante el proceso de archivado, en caso contrario sólo puede denominarse archivos. Este proceso implica principalmente empaquetar cada pieza de información electrónica en un archivo unitario básico en volúmenes, y cada volumen tiene metadatos estándar (portada electrónica).

5. La gestión de archivos electrónicos no sólo debe gestionar la información electrónica de los archivos, sino también realizar la gestión de la información de los archivos físicos y la gestión asociada de la información electrónica y de los archivos físicos.