¿Cómo pueden los gerentes mejorar la eficiencia de una comunicación efectiva?

La comunicación es el proceso de transmisión y retroalimentación de pensamientos y sentimientos entre personas y entre personas y grupos. El proceso de comunicación consta del ciclo expresión-escucha-comprensión-expresión. La comunicación es en realidad un medio importante para conectar emociones. La comunicación eficaz puede mejorar la confianza y la afinidad mutuas y también puede promover en gran medida la mejora de la cohesión del equipo. A través de este documento de comunicación, puede comprender los pensamientos, ideas, métodos, etc. de la otra parte. A través de la comunicación, podemos compensar nuestros malentendidos personales y puntos ciegos en el conocimiento, y obtener una comprensión más profunda del dicho de Confucio "Tres personas caminando juntas, ahí debe estar mi maestro".

Mientras las personas vivan en esta sociedad, no podrán evitar interactuar con los demás. Las relaciones son tu conexión con la sociedad. Las relaciones interpersonales no se establecen en el vacío y en ellas la comunicación juega un papel muy importante. Si quieres tener éxito en la comunicación, debes dominar ciertas habilidades para resolver la resistencia en la comunicación, a fin de lograr el propósito de la comunicación. Entonces, ¿cómo podemos mejorar la eficiencia de la comunicación?

1. Desarrollar un sentido positivo de comunicación.

En el trabajo y en la vida, cuando encuentres problemas, debes comunicarte activamente y ser proactivo, en lugar de dejar que las cosas se desarrollen y ser manipulado por otros. La conciencia de la comunicación positiva ayuda a facilitar la comunicación y mejora la eficiencia de la transmisión de información. Comunicarnos con los demás requiere que escuchemos y hablemos con habilidad, en lugar de hablar descuidadamente. Es aún más difícil comunicarnos con alguien que está lleno de miedo, ira o frustración porque nos sentimos más impotentes ante esas emociones. Pero ya sea en casa o en el trabajo, ¡no te desesperes ni abandones tus dificultades de comunicación! Incluso los mejores comunicadores se van formando poco a poco.

1.1 Crea un buen ambiente

Aunque la otra persona parezca enfadada contigo, no te defiendas. Las emociones o reacciones de otras personas probablemente sean causadas por miedo o frustración como las suyas. Respire profundamente, luego cuente en silencio hasta 10 y deje que la otra persona desahogue sus emociones hasta que esté dispuesta a contar sus verdaderos pensamientos. No es necesario saber todas las respuestas. También está bien decir "No lo sé". Lo que quieras saber, dilo y di lo que piensas. O le gustaría trabajar con la otra persona para encontrar respuestas a sus preguntas. Responder a hechos o sentimientos de frente, sin oposición. Por ejemplo, es mejor decir "Cuéntame más sobre algo que te importe" o "Entiendo tu pérdida" que decir "Oye, estoy en el trabajo" o "No es mi trabajo".

1.2 Aprovecha cada oportunidad

Aprovecha cada oportunidad para comunicarte, porque muchas veces puedes alejar a los demás por un poco de despiste. La gente quiere saber si estás de acuerdo con ellos, no lo que piensas. Muchas personas se quejan de que los demás no les escuchan, ¡pero olvidan que ellos tampoco escuchan a los demás! Puedes dar todos tus comentarios para demostrar que estás escuchando diciendo algo como: a. "Cuéntame más sobre las cosas que te importan" b "¿Qué pasó con las cosas que te importan?" lo que acabas de decir Muy interesado. ¿Puedes decirme qué te hace creer eso? "D." ¿Por qué estás tan satisfecho con algo? "¡Recuerda lo que dicen los demás y lo que escuchamos puede dar lugar a malentendidos!" Nuestros análisis, suposiciones, juicios y creencias personales pueden distorsionar los hechos que escuchamos. Para asegurarse de que realmente comprende, repita lo que escuchó y pensó, y pregunte: "¿Te entendí correctamente?". Si tienes una reacción emocional ante las palabras de alguien, simplemente dilo y pregunta más. Mensaje: "Quizás no lo entiendas del todo". Entiendo lo que dijiste, pero lo entiendo a mi manera. Creo que te referías a XXX cuando lo dijiste. ¿Lo decías en serio?" Admite francamente los problemas y errores que causaste.

1.3 Influir positivamente en los demás

Asumir compromisos con los plazos. Si necesita ayuda de otros, utilice su energía para llegar a ellos. Por ejemplo, si desea actualizar la computadora de alguien y está trabajando en su oficina, podría decir: "Sé que es de mala educación molestarlo en este momento inconveniente, pero agradecería su cooperación. Nuestros esfuerzos de mantenimiento pueden facilitarle el trabajo". sistema vuelva a la normalidad. Estaremos en tu casa a las 15:00 horas y terminaremos el trabajo a las 17:00 horas. "No señales con el dedo cuando nadie te pregunta. Es realmente molesto decir algo que sabes que será bueno para alguien pero no puedes decirlo. Usa expresiones eufemísticas, como "Tal vez..." o "Tengo el mismo problema". He estado en una situación similar a esta. Si lo encuentras útil, me gustaría compartir más de mi experiencia contigo. Nada de lo anterior es mejor que decir "¿Qué debes hacer?". Busque puntos en común reservando las diferencias. ¿Qué les gusta a ustedes dos de estar juntos? Da tu perspectiva y encuentra similitudes. Por ejemplo, "Creo que este plan te hará exitoso". Recuerda que el cambio causa estrés en las personas.

Utilice su entusiasmo para influir en sus empleados y ellos no cambiarán ni perderán el control. No creas que nadie conocerá tu egoísmo. Di lo que más te importa a ti y pregunta a los demás qué es lo que más les importa a ellos. Esto sentará una buena base para su comunicación. Mejora tus habilidades de escucha. Muchas personas piensan que tienen un oído excelente, pero la verdad es que la mayoría de las personas no escuchan en absoluto: simplemente hablan y piensan qué decir a continuación. Escuchar significa hacer buenas preguntas y eliminar pensamientos que distraigan, como qué decir a continuación, a quién ver a continuación, qué sucede afuera, etc. Si las palabras de alguien son sarcásticas, a menudo es porque alberga miedo. Todo lo que quieren de ti es tener una conversación real y amigable.

2. Tener buena actitud.

La comunicación debe ser modesta, sincera, discreta y diligente, y no debe ser condescendiente, dominante o impaciente. Al comunicarse con personas de diferentes ámbitos de la vida, debe distinguir bien su tono. Como comunicadores activos y comunicadores pasivos, ambos necesitan una mentalidad armoniosa para expresar o escuchar. Debes tener una buena actitud para que cuando tengas diferencias de opinión, no llegues a un callejón sin salida y malinterpretes lo que dicen los demás. Tenga buena actitud y sea capaz de controlar sus fluctuaciones emocionales en las interacciones para evitar comportamientos excesivos. Al mismo tiempo, preste atención a los tres principios de la interacción con los demás.

2.1 Mente abierta

La conversación oral con los demás es la forma de comunicación más importante. Deberíamos aprender a comunicarnos de forma abierta y no cerrada. El llamado método cerrado consiste en bloquear la boca de otras personas con palabras, para que otros no puedan seguir expresándose. Esto a menudo se puede ver en la discordia interpersonal general, y "razonar y no dejar que los demás" es el ejemplo más obvio. También hay algunas personas cuyas palabras suenan razonables, pero cuando lo piensas detenidamente, son irrazonables e irrazonables. Por ejemplo, si una suegra y una nuera se pelean, si valoras la amistad, puedes ceder. No hay necesidad de discutir. Algunas personas dicen que la familia no es un lugar para ser razonables, lo que significa que debemos prestar más atención al amor y al destino. El mayor peligro de las conversaciones cerradas es que dificultan la comunicación. La gente está acostumbrada a reprimir pensamientos que no se pueden expresar y, con el tiempo, se convierte en una distancia psicológica entre las personas, o en otras palabras, en resentimiento. Ejemplos como este se pueden encontrar en todas partes. Sucede a nuestro alrededor y erosiona nuestras vidas interpersonales.

2.2 Generosidad y perseverancia

En el proceso de comunicación con los demás, independientemente del tono del discurso, es inaceptable imponer ideas y prácticas a los demás. Las personas consideradas, especialmente entienden la razón. Si desea que la gente acepte sus ideas, debe intentar transmitir sus deseos de una manera que la otra parte pueda aceptar.

No existen "deberes" ni "deberes". Esta es una de las creencias equivocadas al interactuar con las personas. Si desea transmitir sus deseos e ideas, primero debe comprender los pensamientos e ideas de la otra persona, estimar la probabilidad de que se adopte su opinión, por dónde empezar y cómo expresarla para que acepte su idea. Cualquier tipo de comunicación eficaz requiere tratar a los demás con una actitud generosa y persistente. La generosidad es una actitud hacia las personas, ser de mente abierta y no preocuparse por asuntos triviales y pequeñas ganancias es insistir en hacer las cosas que cree que son correctas y factibles; No hay conflicto entre ser generoso con los demás y defenderse a sí mismo. Es sólo una cuestión de actitud correcta y habilidades de aplicación. Sin una comunicación hábil no habrá éxito; sin tratar bien a los demás no encontrarás el camino correcto. Los llamados intrigantes y aquellos que hacen política mezquina eventualmente fracasarán.

2.3 Ser capaz de hablar y escuchar.

Cuando nos comunicamos, lo más importante es aprender a hablar. Aquí no me refiero a aprender a usar el argot para formar oraciones, sino a aprender a expresarse de manera efectiva y aprender las habilidades de expresión. Como dice el refrán, lo que puedes hablar no es tan bueno como lo que puedes escuchar, lo que significa que otros pueden entender tus verdaderos motivos a partir de tus palabras, no sólo de lo que dices. Escuchar es fácil de entender, lo que significa escuchar más y hablar menos, escuchar atentamente lo que los demás tienen que decir, tolerar las diferentes ideas de los demás y darles a los demás la oportunidad de expresarse plenamente. También es un respeto profundo. La sinceridad, el respeto, la escucha y la aceptación son los principios de la comunicación interpersonal. No importa qué tipo de relación sea, siempre que estos principios se utilicen con habilidad, aumentarán la felicidad y la fluidez de la comunicación interpersonal y mejorarán la salud física y mental. Probar.

Aprende a utilizar las habilidades comunicativas.

La comunicación suele basarse en el habla, complementada con el lenguaje corporal. La capacidad de expresión del lenguaje se refiere al uso preciso de las palabras, significado claro, estructura apropiada, oraciones concisas, lenguaje literario y científico coherente, lenguaje sencillo, conformidad con los estándares y capacidad de expresar conceptos objetivos de manera clara, precisa, coherente y apropiada sin defectos del lenguaje.

Las habilidades de comunicación incluyen principalmente los siguientes aspectos:

3.1 Escuche más

Cuando se comunique con otros, escuche más cómo hablan los demás, aprenda sus buenas habilidades para hablar y así mejore usted mismo. Mejore su idioma. capacidad de expresión para prepararse para hablar más. Al escuchar, por un lado, debes aprender a hablar bien y, por otro lado, debes concentrarte en escuchar. Por ejemplo, escuche un programa de noticias y aprenda su lenguaje informativo, general y noticioso sobre eventos actuales.

3.2 Leer más

Leer más buenos libros, desarrollar buenos hábitos de lectura y aprender métodos y técnicas de expresión lingüística de los libros. El conocimiento aumentará el material lingüístico y su propio temperamento. Leer más también es una preparación para escribir más. Pasa lo mismo leyendo que escuchando. Por un lado, añade más material, por otro lado, también hay que concentrarse a la hora de leer. Puedes leer más editoriales del "People's Daily" y aprender sus expresiones y lenguaje para evaluar y analizar cosas.

3.3 Hablar más

No se trata de decir tonterías, sino de hablar, presentar o pronunciar un discurso de forma preparada, planificada y ordenada. Para hablar bien y maravillosamente, debes estar completamente preparado, y este proceso de preparación y el proceso de hablar en sí son también el proceso de practicar la expresión del lenguaje.

3.4 Escribe más

Desarrolla el hábito de escribir más entre semana, registra tus observaciones y experiencias diarias en diversas formas, procesa y organiza tus pensamientos con regularidad y mejora tu escritura con el tiempo. capacidad. En tu práctica diaria de escritura, también puedes desarrollar un buen hábito de pulcritud.

3.5 Expresión del lenguaje corporal

Podemos notar que los oradores y políticos famosos son muy buenos utilizando el lenguaje corporal con características personales. Estos lenguajes corporales distintivos no son innatos sino que son el resultado de un uso regular y consciente. El uso del lenguaje corporal debe ser adecuado a su rol y situación de vida. Un graduado de una prestigiosa universidad de Beijing solicitó un trabajo en una empresa. Durante la entrevista, este estudiante universitario que se sentía bien consigo mismo se sentó en el sofá nada más entrar por la puerta, cruzando las piernas y temblando de vez en cuando. Si estás en casa, esta es una postura normal, pero en una entrevista es muy inapropiada. Como resultado, el responsable de la entrevista ni siquiera hizo media pregunta y se limitó a decir cortésmente: "Vuelve y espera las noticias. El resultado final se puede imaginar, perdió una buena oportunidad laboral".

La importancia de cambiar el mal lenguaje corporal es eliminar los malos hábitos del lenguaje corporal que no ayudan a la comunicación pero reducen la eficiencia de la misma. Al hablar con los demás, algunas personas suelen tener la costumbre de peinarse y chasquear los dedos, y algunas personas también se hurgan las orejas y la nariz y otras pequeñas acciones, lo que dejará una mala impresión en los demás y, a veces, hará que la gente se sienta descortés. Al mismo tiempo, estos lenguajes corporales sin sentido distraerán la atención de la otra parte y afectarán la eficacia de la comunicación.

4 La comunicación debe prepararse cuidadosamente y tener un propósito claro.

4.1 Hacer un plan razonable antes de la comunicación.

Antes de comunicarnos, primero debemos tener una comprensión correcta y clara del contenido de la comunicación y formular un plan práctico de comunicación de información. También debemos comprender el significado del objeto de la comunicación, como lo que hemos obtenido a través de esto; comunicación. En comunicaciones importantes, es mejor pedir la opinión de los demás con antelación. No sólo el comunicador sabe qué problema se resuelve y qué objetivo se logra en cada comunicación, sino que también la persona a la que se comunica debe intentar ser claro también. Por lo tanto, antes de comunicarse, se debe tener claro los antecedentes del problema, la solución al problema y la información basada en ella, los motivos de la decisión y los requisitos para los miembros de la organización.

4.2 Ser sincero en la comunicación con los demás.

Solo a través de una comunicación sincera se puede ganar la confianza de la otra parte y establecer una relación con la persona a la que se comunica. Esto es particularmente importante. Como desea comunicarse con los empleados, debe intercambiar información con ellos y dejarles expresar sus opiniones. En este momento, necesitamos crear un ambiente relajado y armonioso para los empleados, para que los empleados sientan que este es mi jefe pidiéndome mi opinión e invitándome a participar. Esto se debe a que confía en mí y cree que puedo hacer un buen trabajo. Por supuesto, sus subordinados no son necesariamente peores que usted y, a veces, pueden hacerlo muy bien. Al hablar, intente crear oportunidades para que los empleados se muestren, de modo que se pueda aprovechar plenamente su entusiasmo y creatividad. Creo que será bueno para el negocio y para mí. Mejore la confianza entre ambas partes, haga que los gerentes acepten los pensamientos reales de sus subordinados y haga que los empleados sientan que se atreven a decirle cualquier cosa. Una vez que los empleados desconfían de los gerentes en un aspecto, la desconfianza puede extenderse a otros aspectos. Por lo tanto, los gerentes se esfuerzan por ganarse la confianza de los empleados en todos los aspectos, lo que favorece una comunicación efectiva entre ellos.

La comunicación es la forma básica que tienen los líderes para motivar a sus subordinados.

Los líderes deben utilizar el arte del liderazgo, adoptar medidas de incentivo que estén en línea con la psicología y las reglas de comportamiento de los empleados y movilizar el entusiasmo de los empleados. Cada empleado tiene necesidades de ser respetado, socializado y amado, incluidas las interacciones interpersonales, y éstas pueden satisfacerse. La comunicación y los intercambios regulares también pueden ayudar a que las personas se comprendan, eliminen barreras y malentendidos, eliminen y resuelvan conflictos y disputas y contribuyan así a la formación de buenas relaciones interpersonales.

5 Comunicación informal

La información transmitida a través de medios formales como reuniones, correos electrónicos e informes es muy limitada. La gran mayoría de la comunicación de información en las empresas se completa a través de comunicación informal.

5.1 Crear oportunidades para la comunicación informal

Los canales formales transmiten información demasiado lentamente; o la información está cuidadosamente elaborada y pierde su "sabor original" o hay demasiada información pero también; muchas tonterías muchas. Sólo estableciendo conscientemente su mecanismo de comunicación informal se puede mejorar de manera más efectiva la eficiencia de la comunicación.

Muchas empresas no ofrecen salones de té para los empleados, o los salones de té son de muy alta calidad y solo los utilizan los jefes para recibir invitados. Algunas empresas en el sur de Fujian a menudo instalan salones de té comunes debido a las costumbres tradicionales de beber té. Por lo tanto, aquí se encuentran disponibles muchos empleados de diferentes departamentos y niveles. Todos pueden comunicarse mientras toman té y café. Algunas comunicaciones tienen que ver con sentimientos, otras tienen que ver con el trabajo y, a veces, incluso tienen el propósito de quejarse. Cuando una empresa ofrece esa atmósfera, la eficiencia de la comunicación mejorará enormemente. Existe una especie de "Feng Shui" en Occidente llamado teoría del Feng Shui de oficina. Según esta teoría, programar departamentos clave para que utilicen salones de té puede mejorar enormemente la comunicación y el rendimiento.

5.2 Romper las limitaciones entre niveles

Los mayores obstáculos a la comunicación provienen de dos aspectos. Uno es por estatus social o jerarquía, y el otro es por alejamiento grupal.

Normalmente, es difícil comunicarse de manera justa entre superiores y subordinados. Los subordinados siempre hablan con cuidado y los superiores siempre tienen que "tomar la decisión final". Sin embargo, si la comunicación entre departamentos es intencional, a menudo surge la sospecha y la preocupación de "llegar demasiado lejos".

Si una empresa carece de canales de comunicación informales, no puede crear un ambiente “casual” y de “hablar de cualquier cosa”.

La llamada comunicación es el proceso de transmisión y retroalimentación de pensamientos y sentimientos entre personas y entre personas y grupos, con el fin de lograr coherencia ideológica y fluidez emocional. La eficacia de la comunicación se ve afectada por muchos factores, incluido el estilo de comunicación, la actitud de comunicación, las emociones de comunicación, las habilidades de comunicación, la capacidad de expresión y comprensión del comunicador, el tono y la velocidad de la comunicación, la credibilidad del comunicador, etc. Muchos problemas en la vida y el trabajo son causados ​​por una mala comunicación. Por tanto, cómo lograr una comunicación efectiva es un conocimiento auténtico y una habilidad esencial para las personas en la sociedad moderna.

6 Conclusión

Necesitamos comunicación en nuestra vida diaria, y la comunicación es la comunicación entre corazones. La comunicación es como un puente. Sólo al cruzarlo se puede apreciar el hermoso paisaje del otro lado. La comunicación efectiva es una cualidad noble necesaria para los gerentes y también es un reflejo de la calidad profesional y la noble ética profesional. Aprender a comunicarse, dominar libremente las habilidades comunicativas y ser bueno usándolas cuando sea necesario e inesperado hará que muchas tareas sean más efectivas con la mitad del esfuerzo.