Principios y requisitos básicos para que las secretarias atiendan llamadas telefónicas.

Los recién graduados, especialmente las chicas, cuando buscan trabajo, siempre tienden a elegir trabajos de secretaría. Los siguientes son los principios y requisitos básicos para que las secretarias contesten y realicen llamadas. ¡Bienvenidos a leer!

1. Expresiones estándar y correctas

La expresión del lenguaje telefónico del secretario debe reflejar buenos estándares profesionales. El idioma de trabajo del secretario debe ser el mandarín, y siempre debe mantener un tono y un estándar profesional. Contestar el teléfono. Idioma, esta es la primera habilidad básica de una secretaria. Además, como las conversaciones telefónicas no son como las conversaciones verbales y pueden expresarse utilizando un lenguaje corporal distinto de la voz, el lenguaje debe estandarizarse. Al mismo tiempo, las conversaciones telefónicas en ocasiones provocan que el sonido se vea borroso y distorsionado debido a problemas de distancia o interferencias en la línea, lo que requiere que primero se preste atención a la forma correcta de expresión antes de contestar el teléfono.

2. Sea cortés y entusiasta, con un tono claro y gentil.

Como dice el refrán, lo que dices es lo que dices, y tu voz puede reflejar mejor los verdaderos sentimientos de una persona. . La secretaria debe utilizar la voz humana cuando habla por teléfono y esforzarse por permitir que la otra parte reciba información tanto verbal como emocional. Algunas personas comparan el teléfono con un huésped no invitado, que a menudo irrumpe sin importar si la otra parte es bienvenida. Para una secretaria, el humor puede ser malo en algún momento. En este momento, pídale a la secretaria que conteste el teléfono con entusiasmo, gentileza, no dureza y que no haga que la otra parte se sienta incómoda.

Simple

El lenguaje telefónico comercial es diferente del lenguaje telefónico utilizado por las personas en la vida diaria. Las comunicaciones telefónicas son muy urgentes. El secretario debe tener un fuerte sentido del tiempo, mantener la historia breve, ceñirse al tema y no decir nada irrelevante al tema. Al mismo tiempo, ser conciso no significa necesariamente hablar menos. En el proceso de expresión de información, ésta debe ser integral y precisa, no parcial.

Guardar secretos

La confidencialidad telefónica es una parte importante de la confidencialidad de la información corporativa. El personal de secretaría debe mantener la confidencialidad al contestar el teléfono. Por lo general, no hables de cosas secretas en llamadas telefónicas normales y no le cuentes a personas irrelevantes nada relacionado con el contenido de la llamada telefónica. Si la otra parte pregunta sobre asuntos confidenciales por teléfono, la secretaria puede negarse cortésmente o preguntarle al líder según la situación.

Presta atención al tiempo

Esto es principalmente para al momento de realizar una llamada telefónica, debes considerar si es conveniente que la otra parte conteste el teléfono en este momento, y pagar atención a la diferencia horaria y las diferencias en los horarios de trabajo en diferentes lugares y países. Lo mejor es evitar el momento en que la otra persona esté cerca del trabajo. Porque cuando llama en este momento, la otra parte suele tener prisa por salir del trabajo y es posible que no obtenga una respuesta satisfactoria. Intente realizar llamadas de negocios a la unidad de la otra parte tanto como sea posible. Si realmente necesitas llamar a la otra persona, evita estar con tu familia durante el tiempo de comida y descanso de la otra persona.

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