Los requisitos más básicos para una secretaria
Los requisitos más básicos para las secretarias
En primer lugar, estar familiarizado con la cultura corporativa y comprender el proceso de trabajo general de la empresa.
En segundo lugar, comprenda las responsabilidades del secretario, el contenido del trabajo y la autoridad laboral.
En tercer lugar, fortalecer el aprendizaje en el trabajo y mejorar la propia calidad.
Establece el concepto de aprendizaje permanente, enriquécete constantemente, mejora tus habilidades y céntrate en la acumulación diaria. Aprenda a aprender de las fortalezas de los demás, resuma la experiencia práctica, supere sus propias deficiencias y enriquezca sus habilidades. Comprenda activamente el espíritu de liderazgo en el trabajo, esfuércese por no cometer grandes errores, sea capaz de manejar diversos asuntos diarios de manera oportuna y eficaz y mejore sus habilidades en todos los aspectos.
4. Cualidades profesionales que debe poseer una secretaria.
1. Capacidad de escritura
La capacidad de expresarse por escrito es una habilidad básica muy importante para las secretarias. Las secretarias se dedican a escribir varios tipos de escritura práctica, lo que les exige dominar las habilidades de escritura de varios tipos de escritura práctica y ser capaces de escribir de forma rápida y precisa varios tipos de escritura práctica con puntos de vista correctos, contenido rico, estructura tabú y expresión fluida. , formato estandarizado y estilo de escritura conciso. Es necesario dominar el formato, el estilo de escritura y los requisitos de contenido de varios manuscritos, desde aspectos como el diseño, la redacción, el estilo de escritura e incluso la puntuación, debemos reflexionar, estudiar detenidamente y esforzarnos palabra por palabra por alcanzar la perfección.
2. Capacidad lingüística
La capacidad lingüística es una de las habilidades básicas de una secretaria. Los requisitos básicos para la capacidad lingüística de una secretaria son: claridad y precisión, concisión, articulación clara, velocidad de habla moderada, redacción adecuada y acorde con el estatus.
3. La capacidad de distinguir el bien del mal.
Las secretarias trabajan al lado de los líderes y entre los líderes y las masas. En términos de información, coordinación integral, recepción de visitas, resolución de problemas, etc., debemos distinguir el bien del mal y manejarlos adecuadamente.
4. Análisis integral de habilidades
El análisis y la síntesis significan ser buenos para ver la esencia a través de los fenómenos y descubrir sus conexiones internas y sus leyes a partir de cosas individuales. Que un secretario pueda desempeñar bien el papel de asistente de personal depende en gran medida de la solidez de sus capacidades analíticas e integrales. Por lo tanto, las secretarias deben utilizar conscientemente teorías científicas para guiar su trabajo, mejorar su capacidad de pensamiento, ser buenas explorando lo mismo a partir de una variedad de ideas y métodos y hacer todo lo posible para sacar inferencias de un ejemplo.
5. Capacidad de improvisación
Las secretarias son responsables de una gran cantidad de trabajo diario y, a menudo, ocurren emergencias, lo que requiere que las secretarias tengan la capacidad de manejar las cosas con calma y tranquilidad. También debe tener la capacidad de abordar los problemas con flexibilidad y flexibilidad.
6. Capacidad de coordinación
La coordinación es una tarea habitual de la Secretaría. La capacidad de coordinación del secretario se refiere a comunicar información activamente, ajustar relaciones, unificar pasos, promover operaciones flexibles y mejorar la eficiencia del trabajo bajo la asignación del liderazgo. El primero es coordinarse entre sí y establecer una idea de la situación general. Manténgase erguido, vea lejos y piense profundamente. El segundo es la coordinación horizontal y el establecimiento de un sentido de consulta. Todo lo que haga el secretario debe consultarse y comunicarse con los departamentos pertinentes de manera oportuna antes de la deliberación, el procesamiento y la toma de decisiones. El tercero es coordinarse entre sí y establecer un sentido de servicio. En la coordinación debemos ser modestos y prudentes, posicionarnos correctamente, dar un buen servicio y proponer buenas ideas.
5. El secretario debe tener buen carácter moral.
Los secretarios deben tener buen carácter moral, tener los pies en la tierra, dedicados, rectos, sensatos, activos, meticulosos, reflexivos y leales. Trabajo meticuloso y comportamiento decente son las cualidades que debe poseer una secretaria calificada.
Cualidades profesionales de las secretarias
El rápido desarrollo de la economía de mercado ha llevado a un aumento en la demanda de profesionales de secretariado, y todos los ámbitos de la vida son inseparables del papel de secretarias. En nuestro país, las secretarias solo se refieren a personas que brindan gestión auxiliar y servicios integrales a agencias del partido y gobierno, grupos sociales o individuos. Por lo tanto, la profesionalidad del personal de secretaría es crucial para el desempeño de las funciones de secretaría y el nivel de funciones de servicios auxiliares. Aunque las secretarias generalmente se pueden dividir en: secretarias administrativas, secretarias de asuntos y secretarias profesionales. Las habilidades profesionales requeridas por estos tres tipos de secretarias son diferentes, pero las cualidades profesionales de las secretarias son similares. Permítanme resumirlo desde varios aspectos.
En primer lugar, la alfabetización intelectual
La calidad del conocimiento se refiere a la política, la ideología, el estilo de trabajo, el carácter moral, los conocimientos y habilidades de una persona, etc. Después de mucho ejercicio y estudio, ha alcanzado un cierto nivel. Debido a que el trabajo diario de las secretarias es trivial y complicado, las secretarias deben convertirse en talentos integrales, que deben tener amplios conocimientos, sólidos conocimientos profesionales y amplios conocimientos.
Primero, conocimientos básicos. Incluyendo política, literatura, derecho, historia, geografía y otros conocimientos relacionados. Aunque este conocimiento parece prescindible, irradia encanto de forma invisible y favorece la mejora de las relaciones interpersonales y la capacidad laboral. Por ejemplo, al redactar documentos oficiales, los secretarios deben redactar documentos de acuerdo con las políticas y regulaciones nacionales pertinentes, comprender las normas en los campos relevantes y evitar conflictos con las políticas gubernamentales y nacionales.
En segundo lugar, conocimientos profesionales. En muchos colegios y universidades, los cursos profesionales básicos para especialidades de secretaría incluyen: redacción de documentos oficiales, gestión de archivos, práctica de secretaría, etiqueta de secretaría y otros cursos. El autor está de acuerdo en que la "pluma" de la secretaria y el papel de asistente de personal requieren sólidas habilidades y conocimientos profesionales, que son la base de la pirámide de conocimientos y alfabetización de la secretaria. Entre ellos, la capacidad de escritura es la más importante.
La redacción diaria de documentos oficiales para agencias e instituciones gubernamentales, informes publicitarios para empresas y grupos, planificación de reuniones y actividades y discursos requieren que las secretarias puedan escribir libremente. En tercer lugar, conocimientos auxiliares. Incluyendo modales en la mesa, recepción de guías turísticos, traducción de idiomas extranjeros, costumbres y hábitos, etc. , todo este conocimiento requiere la cuidadosa acumulación de secretarias. Una asistencia rica puede compensar la falta de conocimientos básicos y profesionales, ayudar a los líderes a compartir cargas innecesarias y permitirles centrarse más en cosas importantes. Por ejemplo, en un banquete, el secretario debe crear una atmósfera armoniosa y hacer que los invitados se sientan como en casa. Al mismo tiempo, debe sostener adecuadamente el vino para el líder, servir copas para el líder y los invitados y presentar al líder. cocina.
En segundo lugar, la alfabetización de habilidades
La habilidad afecta directamente la eficiencia de las actividades y es la personalidad y las características psicológicas para la realización exitosa de las actividades. Todos los ejecutivos corporativos esperan encontrar una secretaria integral con sólidas capacidades integrales para reducir su carga y ayudar mejor en el trabajo. Por lo tanto, las secretarias deben poseer una variedad de habilidades, incluida la capacidad de expresión escrita, capacidad de lengua extranjera, adaptabilidad, capacidad de pensamiento lógico, etc. Las habilidades que debe poseer una secretaria se resumen a continuación según su importancia.
Primero, habilidades de organización y coordinación
La secretaria es el puente de arriba hacia abajo y el mensajero entre el departamento y el líder. Por un lado, antes de que los líderes tomen decisiones, el secretario debe comunicarse con varios departamentos, comprender la información de cada departamento y brindar consultas de información para que los líderes tomen decisiones. Por otro lado, después de que el líder toma una decisión, todos los departamentos deben implementarla conjuntamente, realizar un seguimiento del estado de implementación y proporcionar comentarios oportunos. Estos requieren que el secretario tenga sólidas habilidades de organización y coordinación y mantenga buenas relaciones con varios departamentos.
En segundo lugar, la memoria
La memoria se refiere a la respuesta del cerebro humano a cosas percibidas y experimentadas en el pasado. El trabajo de una secretaria es rutinario y requiere cuidado y memoria. La lista del personal de la empresa, la lista de clientes del proyecto, el cronograma del líder y las tareas temporales asignadas por el líder requieren una buena memoria para completarse, y el más mínimo error conducirá a una catástrofe.
En tercer lugar, la adaptabilidad
Ante las emergencias, se requieren respuestas oportunas y rápidas. Las secretarias sirven directamente a los líderes, por lo que su trabajo implica una amplia gama de tareas. Necesitan que alguien las acompañe y se ocupe de todo tipo de personas. A menudo suceden cosas inesperadas en el trabajo, lo que requiere que las secretarias sean flexibles. Cuando el secretario se enfrenta a la ambigüedad del líder, debe descubrir y responder de acuerdo con las características psicológicas del líder; cuando el líder no quiere recibir invitados, el secretario debe rechazar cortésmente la llamada del líder cuando se enfrenta al líder impulsivo; una secretaria para utilizar las artes del lenguaje para la exhortación.
Cuarto, capacidad de pensamiento lógico
La capacidad de pensamiento lógico se refiere a la capacidad de pensar correcta y racionalmente. Ya sea que hablen o escriban, las secretarias deben tener sólidas habilidades de pensamiento lógico y poder expresar sus ideas con claridad y precisión. En el trabajo diario, los hábitos de pensamiento del secretario afectarán su capacidad de comportamiento. Ser capaz de servir al líder de acuerdo con su estilo de comportamiento diario a menudo le permitirá ganarse la confianza. Especialmente en el proceso de redacción del secretario, aunque el escrito del secretario es legal, serio y conciso, no afecta el uso del pensamiento lógico razonable.
En tercer lugar, posicionamiento de roles
Como personal de servicio auxiliar, las secretarias no son ni un papel de "jarrón" a los ojos de la gente, ni un puesto respetado de "cuadro superior". El secretario debe posicionarse y comprender su papel.
Las secretarias sirven a los líderes directamente, a menudo los acompañan, asisten a ocasiones importantes con los líderes y reciben invitados importantes. Hay que decir que tiene cierta autoridad, pero no puede atribuirse el mérito, ser arrogante y actuar en fuera de juego sin autorización. Puede haber ocasiones en las que un líder tome una decisión increíble o incluso equivocada, y no se puede cambiar la intención del líder. Al mismo tiempo, el líder puede hacer arreglos para que usted se encargue de asuntos personales, lo que requiere que el secretario mantenga el secreto y se gane la confianza del líder.
Debes aprender a estar dispuesto a renunciar al papel que hay detrás. La naturaleza y las características del trabajo de secretaria a menudo ocultan los logros de las secretarias y, a menudo, dedican mucho tiempo y energía a no ser descubiertas ni reconocidas por los demás. buena mentalidad. En términos generales, las secretarias deben tener clara su función.
Cuarto, cultivo ideológico y de estilo
Mantener un estilo limpio y honesto es un curso obligatorio para toda secretaria. En una época en la que el partido era altamente anticorrupción, muchos funcionarios de alto rango fueron despedidos. Como mano derecha de un alto funcionario, un secretario también es blanco de corrupción y soborno. Algunos malos elementos a menudo quieren complacer a los líderes a través de secretarias, por lo que las secretarias deben fortalecer su propia calidad y estilo ideológico.
Cómo llegar a ser secretaria
El trabajo de secretaria es un curso obligatorio en la vida.
Hay muchas cosas que aprender en la vida. Se dice que el trabajo de secretaría es un curso obligatorio en la vida, no un curso optativo, porque no hay muchas profesiones que permitan a las personas aprender tanto en un corto período de tiempo. Como secretaria, no puedo decir que haya probado la vida, pero realmente puedo entender mucho del verdadero significado de la vida.
El trabajo de secretaria es el purgatorio de la vida. El secretario no se pertenece a sí mismo. Debe cambiar según la personalidad del líder al que sirve y debe restar importancia a su propia personalidad.
Desde la perspectiva de los hábitos de vida, el día a día de una secretaria es incierto. No hay vacaciones y siempre está trabajando, día y noche. Por tanto, una secretaria debe poder soportar las dificultades y pérdidas sin quejarse. Desde la perspectiva de las ganancias y pérdidas personales, el secretario debe menospreciar los elogios del líder, prestar atención a las críticas del líder, sentirse halagado y nunca dejarse llevar. En términos budistas, la escuela verá hasta el final y dejará ir. El trabajo de secretaria es una combinación de altibajos. Hay un chiste que describe así el trabajo de una secretaria:
"El líder no me lo dijo primero, trata de escuchar sonar el micrófono; yo me acerqué primero antes de que el líder se acercara y tratara de sacuda el ascensor; el líder no probó la comida primero y la miró. "¿Hay algo de azúcar en ella?" Expresa vívidamente la sensación de ser secretaria. Se puede decir que el trabajo de secretaría es una combinación de altibajos.
Ácido: La secretaria es muchas veces un saco de boxeo, una papelera, e incluso tiene que responsabilizarse de los demás y sufrir. Tiantian: Aunque ser secretaria es un trabajo oscuro, hay momentos en los que tienes éxito y otros en los que eres glorioso.
Amargura: Hay pocas secretarias que no sean incomprendidas. Cuando una secretaria es incomprendida por los demás y no tiene de quién quejarse cuando hace algo mal o falla, ella siente mucho dolor por dentro.
Picante: Es un sentimiento encontrado. Cada secretaria tiene un libro difícil de leer. El éxito y el fracaso, la gloria y la pérdida, los elogios y el abuso, el vacío y la realidad hacen que la gente mire hacia atrás pero tenga un regusto interminable. En una palabra, la dialéctica de la cueva del secretario.
Las secretarias deberían poder aprovechar el "potencial"
El primero es el grado de potencial.
Como secretaria, debes tener la capacidad de valorar la situación. Frente a un mundo cambiante, no sólo podemos analizar correctamente la situación nacional e internacional, sino también conocer las fortalezas y debilidades de nuestra región, departamento y unidad, e incluso comprender el pensamiento de nuestros líderes. De lo contrario, será contraproducente y contraproducente.
La segunda es aprovechar.
Usa habilidad y coraje para aprovechar la situación. Una ventaja es que la secretaria tiene que afrontar diversas condiciones favorables, elaborar estrategias y planificar con antelación para que su trabajo pase al siguiente nivel. Otra ventaja es que cuando un secretario enfrenta una crisis inesperada, puede convertir la crisis en una oportunidad, convertir la pasividad en iniciativa, mostrar sus excelentes capacidades para manejar crisis, crear una buena imagen y mejorar su reputación. Sin embargo, esta ventaja es más difícil. . En la actualidad, el volumen de cartas y llamadas está aumentando y los requisitos para las secretarias también son mayores. Esta también es una prueba nueva.
El tercero es generar impulso.
Tres días de helada no es un día de frío. La llamada preparación para el éxito significa que las secretarias no deben estar ansiosas por el éxito, sino por un éxito rápido, sentarse en el banquillo y trabajar más con los pies en la tierra, mejorarse en la preparación y crear oportunidades.
El cuarto es generar impulso.
En comparación con la situación, es más difícil generar impulso aprovechando la situación. Sin embargo, las secretarias exitosas no sólo surgen de la situación actual, sino que también están empoderadas para generar impulso, cambiar las perspectivas de liderazgo e influir en las decisiones de liderazgo. De hecho, cuando se logra este objetivo, también es el día en que el secretario lo logra.
¿Qué debe aprender una secretaria?
Primero, aprende a adaptarte.
Las secretarias son objetos. Sólo con derecho a adaptarse puede la secretaria adaptarse al sujeto (líder) y tener margen de desarrollo. Para un líder que trabaja a un ritmo rápido, usted debe ser vigoroso y eficiente, y escribir informes en oraciones paralelas; para un líder amable, debe ser reflexivo y escribir informes en oraciones simples;
En segundo lugar, debemos aprender a elegir.
Como secretaria, existen muchas tentaciones de leer cara a cara.
Si se quiere mostrar confiabilidad política, capacidad y trabajo duro frente a la tentación, se debe manejar correctamente la relación entre darse y recibir, y aprender a hacer concesiones. La elección es algo doloroso. Elegir, desde cierta perspectiva, significa darse por vencido. Li Zhen estaba arruinado porque no sabía cómo darse por vencido.
En tercer lugar, debemos aprender a cambiar.
Una secretaria debe aprender a adaptarse a los cambios, cambiar con los cambios y seguir el ritmo de los tiempos. Las secretarias trabajan al lado de los líderes y enfrentan emergencias y entornos de liderazgo complejos y en constante cambio con los líderes, por lo que deben aprender a lidiar con diversas situaciones cambiantes, analizar con calma y realizar cambios. Sólo cambiando constantemente con la tendencia podremos seguir siendo invencibles.
En cuarto lugar, debemos aprender a ser abiertos.
La apertura es una imagen. La imagen es muy importante y una imagen abierta y amigable es la clave del éxito de una secretaria. El trabajo de secretaria requiere que las secretarias sean sociables, refinadas, equilibradas y creen una imagen abierta y moderna. Los introvertidos no pueden hacer bien el trabajo de secretaría. La apertura es un encanto. La razón más importante por la que una persona puede destacar es su encanto personal. Si quieres convertirte en una persona encantadora e influyente, entonces debes aprender a ser abierto, enriquecerte en la apertura y acompañar a los demás en la apertura.
En quinto lugar, debemos aprender a captar.
Debes captar la dirección. La dirección es más importante que la velocidad. Si vas en la dirección equivocada, no importa qué tan rápido corras, seguirás vestido con túnicas blancas. Captar la dirección y evaluar la situación son las habilidades básicas de una secretaria. De lo contrario, estará ocupado con negocios todo el día, ocupado y sin lograr nada. Debemos captar el panorama general. Hay un secreto para que las secretarias escriban materiales, que es "ser un líder a puerta cerrada". El llamado liderazgo a puerta cerrada requiere que las secretarias aprendan a ponerse en el lugar de los demás, comprender la situación general y pensar en los problemas. desde la perspectiva de un líder. Consigue la llave. Una vez que comprendes la clave, comprendes los fundamentos. Comprender la situación general del lago Binghu es captar las cejas y las barbas, pero pensar en la esencia, captar los puntos clave e impulsar la situación general.
Sexto, aprender a comunicar.
La comunicación es una ciencia y un talento. Las secretarias deben aprender a tratar con todo tipo de personas y hacerse amigas de personas de todos los ámbitos de la vida. Sólo a través de una buena comunicación podemos comprender la información y captar la verdad. El intercambio de información es bidireccional. Aunque existen muchos canales para obtener información, la comunicación con las personas es la más directa y auténtica. Sólo comunicándose bien con los demás se puede ganar el favor de la gente y obtener oportunidades de desarrollo. La comunicación es un gesto de ser ser humano. En las interacciones, puedes conocer a los demás, mostrarte y esforzarte por encontrar espacio para tu desarrollo.
En séptimo lugar, aprende a tomar la iniciativa.
Ser pasivo es a menudo un signo de incompetencia. Aunque el secretario esté en una posición pasiva, debe ser proactivo. Planifique de manera proactiva y tome precauciones; sea bueno para captar las intenciones del líder y convierta ideas confusas en hermosas realidades; intervenga de manera proactiva y tome la iniciativa en el trabajo; Como secretaria debes tener cuidado, pero también debes ser flexible, convertirte de pasivo en proactivo e intentar hacer algo de trabajo con antelación.
En octavo lugar, debemos aprender a persistir.
Los supervisores necesitan resiliencia. La persistencia forma la personalidad. A menudo decimos: hagamos el esfuerzo y superemos la situación. Esto es lo que queremos decir. Debemos adherirnos a los principios de hacer las cosas y al resultado final de la vida. Es importante que un secretario respete las leyes, los sistemas y las reglas.