Tres consejos para gestionar archivos
Primero, utilice el menú contextual para mover el archivo o carpeta.
Intentemos mover la carpeta "bkill" recién creada a "Mis documentos" en "Mis imágenes".
1. Seleccione "Cortar"
Haga clic derecho en la carpeta "dnzs123" y seleccione "Cortar" en el menú emergente.
2. Seleccione Pegar.
Haz doble clic en la carpeta "Mis imágenes" para abrirla, haz clic derecho en un espacio vacío y selecciona "Pegar" en el menú emergente.
3 Complete la operación
En este momento, la carpeta "bkill" se mueve a la carpeta "Mis imágenes". Verá que la carpeta "bkill" en "Mis documentos" ya no está allí.
Los archivos también se pueden mover de esta manera. Las operaciones de "cortar" y "pegar" en los pasos anteriores se pueden reemplazar con las teclas de método abreviado "Ctrl+X" y "Ctrl+V" respectivamente.
En segundo lugar, utilice el panel de tareas para mover archivos o carpetas.
Este método puede simplificar los pasos de la operación y hacerlo más claro.
1. Mover la carpeta
Seleccione la carpeta bkill y haga clic en "Mover esta carpeta" en la barra lateral de tareas.
2. Seleccione la ruta de movimiento
En la ventana emergente "Mover proyecto", haga clic en + delante de Mis documentos y luego seleccione la carpeta "Mis imágenes" en el menú desplegable y luego haga clic en el botón Mover.
3. "Arrastrar" para mover archivos o carpetas
Este método se realiza principalmente utilizando el Explorador de Windows y operaciones del mouse.
1. Abra el administrador de recursos. Hay dos formas principales de abrir Explorer. Haga clic en Carpetas en la barra de herramientas de la ventana Mis documentos. En este momento, aparecerá una lista de carpetas en el panel izquierdo. Haga clic en "+" delante de la carpeta para expandirla. Ahora podemos usar esta lista de carpetas para mover y copiar archivos o carpetas.
Haga clic derecho en "Mis documentos" en el escritorio y luego seleccione "Explorador" en el menú contextual.
2. Busque la carpeta de destino
Asegúrese de que la carpeta de destino "Mis imágenes" exista en la lista de carpetas en el panel izquierdo. De lo contrario, puede expandir Mis documentos haciendo clic en "+" frente a él y ajustar el nombre de la carpeta a la posición apropiada en el panel izquierdo arrastrando el control deslizante en el lado derecho del panel. Aquí se explica cómo mover archivos o carpetas usando el Explorador.
Haga clic en la carpeta "cpcfan" en el panel derecho, mantenga presionado el botón izquierdo del mouse y arrastre el ícono de la carpeta "bkill" a la parte superior del nombre de la carpeta "Pictures Collection". En este punto, aparecerá un bloque azul sobre el nombre de "Colección de imágenes". Suelte el botón izquierdo del mouse y la carpeta "bkill" se moverá a la carpeta "Imágenes".
Arrastre a mi imagen y suelte el mouse.
Este método sólo puede mover archivos o carpetas en la misma partición del disco. Si arrastra archivos o carpetas a carpetas de otras particiones de esta manera, no se moverán, sino que se copiarán. Entonces, ¿qué debemos hacer cuando queremos mover archivos o carpetas a otras particiones del disco? Es muy simple, mientras arrastras, presiona la tecla Shift en el teclado para mover archivos de una partición a otra.
Lectura ampliada: Ejemplos de regulaciones de gestión de documentos de la empresa
Para controlar el alcance de distribución razonable de los documentos de la empresa, recicle rápidamente los documentos caducados y garantice la eficacia de los documentos de la empresa utilizados por varios departamentos. y talleres especiales. Establezca esta disposición.
1. Liberación de documentos:
(1) Documentos formados por el Departamento de Finanzas, el Departamento de Producción y el Departamento de Marketing a nombre del departamento y emitidos dentro de la jurisdicción del departamento. debe ser emisión y reciclaje por separado. Los documentos que deben distribuirse entre los departamentos horizontales relevantes de la empresa son distribuidos y reciclados por la oficina.
(2) Cuando cada departamento necesite que la oficina disponga la emisión de documentos, deberá imprimirlos y copiarlos. El director del departamento anotará por escrito el alcance y tiempo de distribución y los enviará a la Dirección General. Departamento y el director de la oficina se encargará de que la persona emisora de documentos los emita.
(3) Para cualquier documento, el emisor deberá establecer un "Formulario de Registro de Distribución y Reciclaje de Documentos". Todos los documentos emitidos a cada departamento deben estar firmados por el jefe del departamento. Si el jefe del departamento está ausente, el personal del departamento presente lo firmará y lo recibirá. El agente de cobranza debe ser responsable de la transferencia oportuna de los documentos al jefe del departamento. Para los documentos que deben ser recibidos por individuos, se debe establecer un "Formulario de Registro de Reciclaje y Emisión de Documentos" dentro del departamento y firmado por los individuos.
(4) Los documentos (incluidos materiales de estudio, etc.) que deben distribuirse a los gerentes, asistentes y empleados por debajo del jefe de sección solo deben entregarse a los gerentes principales de sección correspondientes, quienes luego Organice la distribución. Simplemente entréguelo a las personas pertinentes.
2. Modificación del documento:
(1) Si es necesario cambiar un texto individual del documento por algún motivo, y el cambio no afectará la pulcritud y belleza de todo el documento. diseño, será El jefe de departamento debe anotar la ubicación del cambio y cómo cambiarlo (si son datos o principios, debe informarse al gerente de departamento directo para su firma y aprobación) y enviarlo al original. emisor junto con el sello personal preparado del jefe de departamento, quien Los cambios se realizarán de acuerdo con el alcance y archivo de la emisión original.
(2) Dependiendo del número de palabras y la complejidad de los cambios, el emisor del documento puede realizar cambios en el sitio para el destinatario original, o puede retirarlos, realizar cambios y luego devolverlos. al destinatario original. Sin embargo, al revisar, las palabras originales deben tacharse con líneas dobles, se deben escribir palabras nuevas en el espacio en blanco correspondiente de la línea superior y se debe estampar el sello oficial de la organización original en el lugar revisado para formar el oficial. Sello del jefe del departamento.
3. Cambio de página del documento:
(1) Si es necesario cambiar una sola página del documento en un área grande por cualquier motivo, la página a cambiar será ser modificado por el editor original, impreso y copiado, y el departamento será responsable. La persona debe anotar por escrito la situación del cambio de página (si es un cambio informativo o de principios, debe ser firmado y aprobado por el gerente del departamento) y envíelo al distribuidor del documento original, quien cambiará la página de acuerdo con el alcance de distribución original.
(2) Para los documentos que requieren cambio de página, el emisor del documento deberá cambiar la página, indicar el tiempo de ejecución y destruir la página original.
4. Recuperación e invalidación de archivos:
(1) Si el contenido del archivo original se duplica o entra en conflicto con el contenido del nuevo archivo debido a un resumen del sistema de la empresa o un ajuste del departamento. , cambio de plan, etc., el jefe del departamento de compilación o el departamento de preparación de nuevos documentos se encargará de su reciclaje por parte del personal de distribución original.
(2) Al recopilar documentos, el emisor del documento debe tener en su poder el "Formulario de registro de emisión y reciclaje de documentos", que debe ser devuelto por el destinatario original después de firmar en las columnas correspondientes del formulario de registro.
(3) Cada año, entre junio de 5438 y finales de febrero, la oficina notificará a todos los departamentos para que limpien y reciclen documentos, informes y otros materiales obsoletos que no se hayan reciclado uniformemente este año.
(4) Todos los documentos recuperados se enviarán a la oficina el día de la recuperación y serán destruidos por el director de la oficina.
5. Otras regulaciones:
(1) Cualquier borrador de discusión o borrador formal de documentos elaborado por cualquier departamento en nombre de la empresa debe distribuirse al presidente y al director general y el gerente del departamento de finanzas, el gerente de producción, el gerente de marketing, los jefes de los departamentos funcionales de la empresa y otro personal relevante, con el fin de comprender la dirección de la política de la empresa, realizar modificaciones del sistema basadas en todos los aspectos de la situación de la empresa y garantizar la cooperación mutua de los departamentos de interfaz.
(2) Los documentos emitidos por cualquier departamento o empresa deben archivarse en los archivos antes de su publicación.
(3) Después de recibir cualquier documento, el jefe de departamento correspondiente debe estudiarlo o comunicarlo a los empleados que deben implementarlo. Si necesita hacer copias y distribuirlas a los empleados pertinentes, debe presentar una solicitud al departamento emisor original, que hará copias y las distribuirá de acuerdo con los procedimientos de emisión. Los archivos no se pueden copiar ni distribuir de forma privada para evitar confusión entre versiones válidas e inválidas debido al uso fuera de control de los archivos.
(4) Si todos los documentos invalidados o modificados se han archivado o los departamentos pertinentes necesitan conservar los comprobantes como referencia, el emisor solo necesita sellar el sello de invalidación y no lo retirará, pero el archivero debe registrarlo y registrarlo en el documento "anulado" Por favor indíquelo en la columna "Documento" y consérvelo adecuadamente para referencia futura.
(5) Si el documento es un borrador de discusión, el comentarista deberá enviarlo al departamento de preparación de documentos a tiempo después de la discusión.
(6) El emisor del documento debe encuadernar el "Formulario de registro de emisión y reciclaje de documentos" usado en un libro cada trimestre y conservarlo adecuadamente para referencia o reciclaje. El período de almacenamiento es de tres años.
6. Nadie podrá proporcionar documentos de la empresa a nadie ajeno a la empresa sin la aprobación del director general.
Además de recibir una multa de 50 yuanes, también serán responsables de todas las consecuencias.
7. Si se violan las regulaciones, la persona responsable será multada con 50 yuanes cada vez, y el líder directo impondrá una multa y la cobrará.
Muestra de gestión de documentos electrónicos
¿Clasificación y cribado de documentos electrónicos? En la sociedad de la información, los documentos electrónicos son la principal forma de registros de información. La gran cantidad de documentos electrónicos en la red requiere de una gestión científica que facilite su uso por parte de las personas.
Entonces, primero debemos resolver el problema de clasificación de los documentos electrónicos. Debido a las diferencias entre los documentos electrónicos y los documentos en papel, sus principios y métodos de clasificación también deberían ser diferentes.
En un ordenador compartido por varios departamentos que no están conectados a Internet, podemos simplemente dividir los archivos del ordenador en diferentes departamentos o en orden cronológico. Los documentos de sus respectivos departamentos se distinguen entre sí por el nombre del departamento o el nombre o código de la persona que ingresó el documento. Los archivos informáticos en la intranet deben distinguirse por industria, región o sistema, y luego se debe asignar un número independiente a cada unidad emisora de archivos. Si se considera la coordinación con archivos electrónicos archivados, los archivos electrónicos también se pueden clasificar según el número de familia de archivos y el número de clasificación de archivos.
La clasificación de documentos electrónicos dentro de una empresa también puede referirse a las "Reglas de prueba para la clasificación de archivos de empresas industriales" formuladas por la Administración de Archivos del Estado, que divide todos los documentos electrónicos dentro de la empresa en documentos oficiales, científicos y gráficos tecnológicos, documentos contables y documentos de personal Luego consulte el número de clasificación del archivo para subdividir el archivo electrónico.
El principio de recuperación de documentos electrónicos debe ser fácil de usar y conveniente para la confidencialidad de los documentos. Sin embargo, los documentos electrónicos sólo pueden buscarse fácilmente si están clasificados científicamente. La recuperación de archivos por computadora básicamente simula la recuperación manual, pero la velocidad del procesamiento de la información excede con creces la velocidad de respuesta del cerebro humano a los términos de búsqueda. Sin embargo, si los archivos en la máquina están desordenados y los nombres de los archivos no están estandarizados, también restringirá la velocidad de inspección de la máquina. Cuando busque archivos en Internet, no busque a ciegas. Asegúrese de conocer la URL, el sistema, la unidad de publicación del archivo y el nombre del archivo que está buscando. De lo contrario, es como buscar una aguja en un pajar. Por otro lado, los documentos electrónicos también deben mantenerse confidenciales o restringidos. Mucha información, como decisiones comerciales, planificación a largo plazo, patentes de tecnología, documentos de gestión de clientes, datos básicos, etc. Son secretos internos de la empresa, algunos no pueden ser conocidos por el personal del departamento y otros pueden utilizarse pagando una tarifa. Para este subarchivo, generalmente está controlado por una clave. Con la mejora continua de la tecnología de robo de secretos en línea, es difícil mantener absolutamente confidencial cualquier archivo que ingrese a la red. Por lo tanto, deberían adoptarse métodos de confidencialidad más seguros para los secretos fundamentales de las empresas.
La revisión de documentos electrónicos también es un tema a considerar. La clave de esta cuestión es distinguir entre la autenticidad de los documentos electrónicos y los originales y copias de los documentos electrónicos. Una vez que los archivos electrónicos ingresan a la red, es muy conveniente copiarlos. Al mismo tiempo, no se descarta que personas con motivos ocultos puedan alterar los expedientes o documentos de los clientes, lo que puede dañar gravemente la reputación o los derechos e intereses económicos de algunos clientes en línea, o incluso desencadenar disputas legales. De esta forma, debemos considerar seriamente la autenticidad de los documentos electrónicos. El autor cree que las unidades emisoras de documentos electrónicos pueden introducir códigos de barras invisibles en las máquinas para distinguirlos de las copias falsificadas o copiadas. Cuando los usuarios en línea utilizan cualquier documento, solo conocen el contenido del documento, pero no pueden conocer el código de barras del documento. Del mismo modo, sólo los documentos electrónicos con códigos de barras invisibles son originales y pueden utilizarse como comprobante o base.
¿Identificación y archivo de documentos electrónicos? Los documentos electrónicos deben identificarse cuidadosamente antes de archivarlos. La identificación de documentos electrónicos distingue principalmente el valor de los documentos. Entre todos los archivos electrónicos producidos por mi unidad, solo aquellos que tienen valor de referencia o valor de preservación artística para el trabajo de mi unidad deben guardarse como archivos electrónicos. Los archivos electrónicos restantes se pueden eliminar en la máquina.
La identificación de documentos electrónicos también implica el problema de identificar su autenticidad. Los archivos electrónicos que conserve el departamento de archivos deberán ser archivos electrónicos originales o auténticos, de lo contrario, los archivos electrónicos perderán su valor documental; Los documentos electrónicos archivados también deben distinguir entre originales y copias. Las unidades emisoras de documentos deben archivar los originales de los documentos electrónicos para mantener la originalidad de los documentos electrónicos y mantener las credenciales y la base de los documentos electrónicos. El departamento de archivos debe archivar el código de barras invisible del documento electrónico con el documento para mantener la autoridad del documento electrónico y servir como base para el original, la evidencia y la certificación del documento electrónico. Las copias archivadas de documentos electrónicos deben marcarse con la unidad emisora original y el replicador para distinguirlas de los originales. Además, se debe verificar la integridad de los documentos electrónicos. Incluye principalmente la integridad del contenido de los documentos oficiales electrónicos, la integridad de los procedimientos legales para la emisión de documentos, la integridad de la base legal y la integridad del proceso de procesamiento de documentos oficiales.
Para los archivos electrónicos que deben archivarse después de la identificación, se debe compilar el número de secuencia de presentación, se debe determinar el período de almacenamiento del archivo, se debe imprimir el directorio de transferencia de archivos y se deben conocer los procedimientos de transferencia de archivos. terminado. Hay dos formas de archivar documentos electrónicos: archivado en disquete y archivado alternativo en red.
Los archivos de disquete son principalmente disquetes de archivos de máquinas de escribir de cuatro vías o disquetes de archivos de computadora que no están conectados a Internet. Estos disquetes deben estar numerados para facilitar la inspección por ambas partes. Antes de transferir archivos electrónicos en la red, se debe notificar al departamento de archivos para que reemplace los documentos recibidos, y luego el departamento de administración de archivos enviará los archivos archivados al departamento de archivos a través del sistema de red y transferirá los derechos de administración de los archivos a los archivos. departamento. El archivado de archivos electrónicos en la red también debe imprimir el directorio de archivos para su entrega y almacenamiento, y los archivos importantes deben copiarse en disquetes para su almacenamiento. Ambas partes en la entrega deberán realizar los trámites de acuerdo con la normativa y firmar el catálogo de entrega para demostrar su responsabilidad.