Cuatro puntos clave del trabajo secretarial
1. Asuma el rol y no exceda su autoridad.
Antes de hablar de este tema, déjame contarte una historia: una vez, Han Zhaohou, uno de los Siete Héroes del Período de los Reinos Combatientes, se cayó borracho en la cama debido al consumo excesivo de alcohol. Preocupado de resfriarse, el imán debajo de él pidió una prenda para cubrir a Han Zhaohou. Han Zhaohou durmió muy cómodamente. Cuando despierte, alabará a la persona que lo cubre. Entonces le preguntó al asistente que estaba a su lado: "¿Quién cubrió mi ropa?" El asistente respondió: "Esto es una corona". Cuando Han Zhaohou escuchó esto, su rostro se hundió de inmediato. Llamó a Crown y le preguntó: "¿Me has cubierto con mi ropa?" Wang Guan dijo: "Sí". Han Zhaohou volvió a preguntar: "¿De dónde sacaste la ropa?". La corona de Canon respondió: "La compré de Canon. " Han Zhaohou envió a alguien a buscar la ropa clásica nuevamente y le preguntó: "¿Le diste la ropa?" Dianyi respondió: "Sí". Han Zhaohou criticó severamente a Dian Wei y Dian Guan. Ambos cometieron un gran error hoy, ¿sabes? ?" Dian Guan y Dian Yi se miraron, sin entender lo que estaba pasando. Han Zhaohou los señaló y dijo: "Dian Guan, no eres el camarero a mi lado. ¿Por qué dejaste tu puesto sin permiso y hiciste algo más allá de tu autoridad?" Como funcionario a cargo de la ropa, ¿cómo podría usar casualmente su autoridad para dar ropa a otros? Su comportamiento es un claro incumplimiento del deber. Hoy uno de vosotros se ha extralimitado en su autoridad y el otro ha faltado a su deber. Si cada uno hiciera lo que quisiera y hiciera lo suyo como usted, ¿no estaría toda la corte en un caos? Por eso debemos castigarte severamente para que puedas aprender una lección y dejar que todos reciban una advertencia. Entonces Han Zhaohou los degradó a ambos.
La historia de Dianguan cubriendo la ropa de Han Zhaohou nos da una revelación: debemos comprender nuestro propio papel en el trabajo y no sobrepasar nuestra autoridad o posición. El secretario actúa como coordinador. Aunque es el anfitrión, no puede decidir todo por sí solo. En sentido estricto, las secretarias realizan labores de coordinación en nombre de los líderes. Si se confunde al anfitrión con quien toma las decisiones, inevitablemente se producirá una discrepancia de roles. Cuando nos comunicamos con los objetos de coordinación y transmitimos las instrucciones y opiniones de los líderes, no debemos ampliarlas arbitrariamente ni agregar contenido que consideremos que sea consistente con las opiniones de los líderes.
2. Domina los métodos y no uses el poder para abrumar a los demás.
Es muy importante utilizar la influencia del líder en el proceso de coordinación del trabajo, especialmente cuando las opiniones de las personas que se coordinan son difíciles de unificar, transmitir las opiniones del líder autorizado a menudo puede resolver el problema. problema. Pero este método sólo debe utilizarse con precaución cuando sea necesario y la menor cantidad posible. Debido a que el principal medio de coordinación es la consulta, se deben escuchar las opiniones de todas las partes por igual. Incluso si la solicitud es incorrecta, se debe considerar si existen factores razonables. Sólo porque eres el anfitrión coordinador, no puedes pretender ser el líder y ser moralista. "Soy el segundo mejor del mundo". Si escuchas voces diferentes, serás criticado y reprimido. Esto inevitablemente generará antagonismo y creará obstáculos para el futuro trabajo de coordinación. Por ejemplo, en una reunión de coordinación, el compañero que presidía la reunión y el objeto de coordinación tenían opiniones diferentes. Este camarada no buscó cuidadosamente un método de comunicación adecuado y gradualmente formó una tendencia de "enfrentarse" con diferentes opiniones durante el proceso de comunicación. Desesperado, dijo: "Escúchame a mí o a ti". La reunión de coordinación terminó infeliz.
El "Fireside Chat" creado por el presidente estadounidense Roosevelt es un ejemplo típico de comunicación inteligente sin poder. Cuando Roosevelt asumió la presidencia de los Estados Unidos, se enfrentó a una crisis económica mundial. La economía estadounidense está al borde del colapso y al menos 130.000 personas en todo el país están desempleadas. Los bancos colapsaron en masa y una ola de corridas se extendió por todo el país. El día en que Roosevelt fue declarado inaugurado, el corazón financiero de la nación dejó de latir y la bolsa de valores cerró oficialmente. Para ganarse la comprensión y el apoyo del pueblo estadounidense, en marzo de 1933, octavo día después de que Roosevelt asumiera el cargo, fue entrevistado frente a la chimenea en la sala de recepción de invitados extranjeros en la planta baja del Palacio Presidencial, por CBS y ***, a todo el país hablaron 60 millones de oyentes. El presidente Roosevelt dijo: Espero que este discurso sea más íntimo, libre de pompas y circunstancias oficiales, como sentarse en su propia casa y charlar informalmente.
Aunque algunos cedieron a regañadientes, no quedaron convencidos y fueron más allá durante la implementación, lo que afectó el progreso del trabajo. Es importante captar el momento de la comunicación. Ser bueno para aprovechar las oportunidades de comunicación es un símbolo importante que refleja el nivel ideológico y la capacidad laboral de los trabajadores secretariales.