Tomar el pulso de los tiempos y mejorar el nivel de gestión de la información de los archivos geológicos

(Hebei Shijiazhuang Environmental Geological Survey Institute 050021)

Con el desarrollo de los tiempos, los requisitos para la gestión de la información de archivos geológicos son cada vez mayores, y existe una necesidad urgente. necesidad de establecer un sistema de información de archivos geológicos. Resumen: Basado en la construcción del sistema de información de archivos geológicos del Instituto Provincial de Estudios Geológicos Ambientales de Hebei y cómo analizar y clasificar el modelo de gestión de archivos geológicos antes de la construcción de la base de datos, se propone la dirección de desarrollo futuro de la informatización de archivos.

Palabras clave sistema de información de archivos geológicos

La gestión de archivos de ciencia y tecnología geológica es una parte importante del trabajo geológico y un trabajo de gestión técnica y servicio técnico altamente profesional. Ha experimentado el arduo trabajo de generaciones de geólogos y ha proporcionado recursos de información básicos para garantizar el desarrollo de la economía y la sociedad nacional de nuestro país. Captar el pulso de los tiempos, fortalecer la gestión de datos geológicos, establecer y mejorar el sistema de trabajo de los archivos de ciencia y tecnología geológicas y llevar a cabo la gestión de la información de los archivos de ciencia y tecnología geológicas puede proporcionar una base confiable para mejorar el entorno geológico, prevenir desastres geológicos y garantizar el desarrollo social y económico sostenible de manera oportuna y precisa, lo cual es de gran importancia, de importancia práctica y de importancia histórica de gran alcance.

1 Captar el pulso de los tiempos y establecer el concepto de gestión de la información de archivos.

1.1 La gestión de la información de los archivos geológicos es una tendencia inevitable en el desarrollo científico del trabajo geológico.

Los trabajadores de archivos deben romper las barreras disciplinarias y lograr la combinación perfecta de humanidades y tecnología, gestión e informatización en la investigación disciplinaria. Este es un requisito más alto para el desarrollo y utilización de los recursos de archivo. Los archiveros deben tomar firmemente el pulso de los tiempos y participar con confianza en la construcción de la informatización de la gestión de archivos.

En primer lugar, la gestión de la información de los archivos geológicos es una parte indispensable de la modernización. En la actualidad, todos nuestros archivos de resultados de trabajos geológicos se han convertido en archivos electrónicos. En este caso, la gestión de la información de los archivos geológicos debería ser una tendencia de desarrollo inevitable. En segundo lugar, varias unidades han acumulado un número considerable de archivos geológicos a lo largo de los años. A medida que aumenta el número, la carga de trabajo de clasificación, búsqueda y consulta es pesada, lo que genera inconvenientes para el archivado y la utilización de archivos y afecta la gestión de archivos. Si se convierten en información digital, no solo pueden proporcionar a los usuarios servicios precisos, rápidos y eficientes, sino que también pueden aliviar en cierta medida la escasez de almacenes y equipos, ahorrando en gran medida mano de obra y recursos materiales.

Por lo tanto, la gestión de la información de los archivos puede adaptarse al desarrollo de la ciencia y la tecnología actuales y puede mejorar en gran medida el nivel de gestión y la utilización de los archivos.

1.2 Comprender de forma integral la informatización de los archivos y cambiar la forma de pensar en el trabajo.

La informatización de la gestión de archivos requiere que utilicemos tecnología informática y tecnología de redes para establecer un sistema de información de gestión para lograr una gestión inteligente de la información de los archivos. El modelo de información de la gestión de archivos consiste en aprovechar al máximo las características rápidas y eficientes de la tecnología de la información, maximizar las ventajas de la gestión de la información y mejorar la eficiencia de la gestión de archivos. La informatización de los propósitos laborales consiste en incorporar plenamente y adaptarse a los atributos esenciales del disfrute de la información, cambiar el propósito del trabajo hacia la dirección de centrarse en la utilización de los servicios, maximizar el uso de las características de la tecnología de la información y lograr el disfrute condicional. Por tanto, es necesario realizar la transformación del modelo de trabajo, que no sólo debe considerar la continuidad del sistema de gestión, sino también reflejar plenamente las ventajas y el valor del nuevo modelo de trabajo. El diseño de un sistema de información para la gestión de archivos debe llevarse a cabo bajo la guía de este concepto de pensamiento.

2 Clasificación de datos geológicos

Para establecer un sistema de información de archivos razonable, primero debemos realizar un análisis en profundidad y una clasificación científica del modelo de gestión de archivos existente. La clasificación científica puede permitir a las organizaciones de gestión de datos gestionar los datos de manera científica y ordenada, y luego realizar una investigación exhaustiva basada en las necesidades y características reales de cada unidad para formar un conjunto de modelos de gestión de sistemas de información.

2.1 Clasificación por contenido profesional

Los archivos se pueden dividir en archivos de estudios geológicos regionales, archivos geológicos de minerales sólidos, archivos geológicos de petróleo, archivos geológicos marinos, archivos hidrogeológicos, archivos geológicos de ingeniería y medio ambiente Archivos geológicos, archivos geológicos de carbono, archivos geológicos químicos, archivos geológicos de teledetección, archivos de levantamientos geológicos y cartografía, archivos de pruebas experimentales, archivos de ingeniería de prospección, archivos de investigación geológica, etc.

2.2 Clasificación según el orden en que se forman naturalmente los datos geológicos

Los archivos se pueden dividir en datos geológicos físicos, datos geológicos originales y datos geológicos resultantes en este orden.

2.3 Clasificar según se trate de secretos de Estado.

Los archivos se pueden dividir en datos geológicos confidenciales y datos geológicos no confidenciales según involucren secretos de estado; según los intereses de los inversores, se pueden dividir en datos geológicos protectores y datos geológicos no protectores; .

Los dos se combinan para formar cuatro categorías principales: datos geológicos protectores confidenciales, datos geológicos protectores confidenciales, datos geológicos protectores no confidenciales y datos geológicos protectores no confidenciales;

2.4 Según la expresión Clasificación de la forma de los datos geológicos

Según la forma de los datos geológicos, los archivos se pueden dividir en datos geológicos impresos, datos geológicos digitales y datos geológicos físicos.

3. Clasificación de los archivos geológicos de esta unidad y construcción del sistema de información de archivos

3.1 Clasificación de datos

Figura 1 Sistema de información ambiental geológica de la provincia de Hebei

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El Instituto de Estudios Geológicos Ambientales Provinciales de Hebei ha establecido un "Sistema de Información Ambiental Geológica Provincial de Hebei" (Figura 1) basado en la situación real de los muchos tipos de archivos que administra, la gran cantidad, los requisitos de clasificación detallados, la frecuencia préstamos y consultas difíciles. De acuerdo con los requisitos del "Reglamento de Gestión de Datos Geológicos" y las necesidades del trabajo práctico, los archivos se dividen en siete categorías: archivos técnicos, anuarios, normas y especificaciones, libros, archivos originales, mapas topográficos y materiales de referencia (Figura 2). entre ellos, los logros técnicos se dividen en ocho categorías: Hidrogeología, Ingeniería Geológica, Geología Ambiental, Peligros Geológicos, Evaluación Ambiental, Medio Ambiente Minero, Demostración de Recursos Hídricos, Otros (Figura 3). Todos los materiales se han ingresado en la base de datos del sistema de información, lo que permite consultas y ajustes multidireccionales en función de toda la base de datos, categoría, número de archivo, nombre del informe, palabras clave, autor, unidad de escritura, fecha de escritura, etc. , conveniente para pedir prestado y usar, mejorar la eficiencia del trabajo y el trabajo de gestión también ha alcanzado un nuevo nivel.

Figura 2 Directorio de archivos del sistema de información ambiental geológica de la provincia de Hebei

Figura 3 Directorio de documentos técnicos

3.2 Funciones principales y efectos de uso

3.2 .1 Funciones principales

La base de datos de fondo del sistema se establece en función de las particularidades de los archivos geológicos y contiene todos los datos geológicos del Instituto de Estudios Geológicos Ambientales de Hebei. Este es un completo sistema de gestión de archivos de datos con funciones como entrada, edición, recuperación, préstamo, estadísticas y devolución.

3.2.2 Efecto de utilización

Desde la perspectiva de la utilización, el desarrollo y utilización de sistemas de información resuelve el problema de las consultas difíciles. Con el sistema de recuperación, la recuperación entre categorías ya no es un problema. Simplemente ingrese algunas palabras clave para encontrar el directorio de archivo deseado. Desde la perspectiva de los gerentes, el desarrollo y utilización del sistema de recuperación proporciona una plataforma de gestión para la gestión de archivos de nuestro hospital, inicialmente realiza la informatización y al mismo tiempo resuelve el problema de las estadísticas manuales complejas e inexactas. En el pasado, los informes estadísticos anuales eran un dolor de cabeza. Contar el número de categorías página por página es engorroso y propenso a errores. Después de utilizar el sistema de información, puede obtener datos precisos simplemente ingresando el contenido o el período de tiempo requerido para las estadísticas. La sistematización de la información promueve la estandarización de los archivos y lleva la informatización de la gestión de archivos a un nuevo nivel.

En términos de función, dado que el software está diseñado y desarrollado de acuerdo con la situación real de la unidad, se pueden agregar módulos en cualquier momento y es fácil de modificar y operar, creando condiciones para la mejora continua. .

4 Conclusión y dirección del desarrollo

4.1 Establecer un sistema de recuperación de texto completo de archivos.

En la actualidad, solo se ha establecido la gestión de la base de datos del sistema de información del catálogo de archivos geológicos y el sistema de recuperación de texto completo de los archivos geológicos aún no se ha implementado por completo. El sistema de recuperación de catálogos informáticos se implementa principalmente estableciendo una base de datos de catálogos, es decir, ingresando el catálogo de archivos y el catálogo de archivos en el volumen en la base de datos para realizar la gestión automática del catálogo de archivos. Los sistemas informáticos de recuperación de texto completo combinan recuperación y utilización. Al establecer una base de datos de texto completo, los documentos de texto completo recopilados (incluidos texto, imágenes, datos y códigos) se digitalizan y la información de texto completo de los documentos se ingresa en la base de datos. Los usuarios pueden encontrar información relevante sobre archivos de forma más cómoda y rápida mediante la búsqueda.

4.2 Establecer un sistema completo de servicios de consultoría

Las herramientas de recuperación de archivos pueden presentar todo lo relacionado con la base de datos, pero no pueden comprender las necesidades de los usuarios. No importa cuán avanzado sea el equipo técnico, no puede reemplazar la comunicación lingüística entre personas. Los usuarios esperan que la información del archivo que obtienen sea la más específica y relevante para el propósito de uso. Por lo tanto, también es necesario establecer un sistema completo de servicios de consultoría para ayudar a los usuarios a comprender la información directa y el estado de almacenamiento de los archivos, resolver los problemas encontrados en el proceso de búsqueda de archivos y permitir a los usuarios encontrar todos los archivos que necesitan lo antes posible. lo más posible.

4.3 El trabajo básico es la base del desarrollo.

Si bien reconocemos la velocidad y la conveniencia que brinda la biblioteca del sistema de información, también nos damos cuenta de que para utilizar la recuperación por computadora, primero debemos hacer preparativos preliminares para los datos de archivo básicos.

Sin la recopilación, clasificación, entrada e indexación de una gran cantidad de datos básicos, será difícil crear un sistema de información de archivo razonable y eficiente. Por lo tanto, es importante y necesario hacer un buen trabajo en el trabajo básico. de archivos geológicos.

"A veces cabalgo sobre el viento y las olas, levanto mi vela embarrada y navego en las profundidades del mar". La creciente ola de informatización social proporciona a los archiveros de la nueva era una historia sobre cómo hacer olas y comprender el Mar. Oportunidades sexuales. Mientras tomemos firmemente el pulso de los tiempos, cumplamos con las necesidades del desarrollo de los tiempos, nos basemos en la sociedad y encaremos el futuro, los administradores de archivos geológicos seguramente podrán hacer una brillante contribución al gran plan de Informatización social.

Referencia

Departamento de Reserva de Recursos Minerales, Ministerio de Tierras y Recursos. Normativa sobre gestión de archivos de ciencia y tecnología geológica en la industria geológica. Ver: Manual de gestión de datos geológicos. Beijing: Geology Press, 2003.