¿Cuáles son las condiciones para la interacción simbólica en la comunicación organizacional?
La comunicación organizacional incluye dos vertientes: la comunicación intraorganizacional y la comunicación extraorganizacional. Ambos aspectos son garantías de comunicación de información esenciales para la supervivencia y el desarrollo de la organización. Su comunicación tiene características diferentes. Si bien se promocionan mutuamente, también se restringen hasta cierto punto. (1) Canales formales de comunicación dentro de la organización
El proceso en el que la información circula dentro de la organización a lo largo de determinadas relaciones de actividad organizacional (departamentos, cargos, cargos y su afiliación o relaciones paralelas). Sus formas de comunicación se pueden dividir en dos tipos, a saber, comunicación horizontal y comunicación vertical. En términos generales, la comunicación horizontal es bidireccional y tiene canales de interacción fluidos; la comunicación vertical tiene la naturaleza de un flujo unidireccional. Por lo tanto, según la dirección del flujo de información, la comunicación vertical se divide en comunicación descendente y comunicación ascendente.
1. Comunicación descendente
La información sobre los objetivos, tareas, directrices y políticas de la organización es un proceso que se comunica e implementa de arriba a abajo. En lo que respecta a las organizaciones empresariales, el académico japonés Kawaura Koji cree que la comunicación descendente más común en las organizaciones empresariales tiene principalmente cinco aspectos:
(1) Instrucciones o instrucciones sobre las tareas y contenidos del trabajo (2) Acerca de las derechos y obligaciones de los miembros de la organización (3) Información sobre las responsabilidades, autoridades y sus interrelaciones de los departamentos y puestos (4) Información sobre la evaluación y recompensas y castigos del trabajo de los subordinados por parte de los superiores de la unidad de trabajo (5) Información sobre la Propósito, filosofía y rol social o contribución de la organización. El rol de la difusión descendente de información incluye permitir que los miembros de la organización se adapten al entorno organizacional, comprendan el contenido del trabajo, se familiaricen con sus responsabilidades, derechos y obligaciones, y cultiven el sentido de unidad de los miembros. con la organización, etc. Es un método basado en la instrucción, la educación, la persuasión y el adoctrinamiento en las actividades de comunicación del Señor.
2. Comunicación ascendente
Actividades de comunicación de información en las que los departamentos subordinados reportan a los departamentos superiores o los subordinados a los superiores y plantean sugerencias, deseos y requisitos. Este proceso es importante y tiene tres significados: Primero, la comunicación ascendente es un canal importante para que el departamento central de comando y gestión obtenga retroalimentación de información. A través de este canal, los gerentes de comando pueden comprender la implementación de los objetivos o tareas de la organización en la primera línea y modificar las decisiones establecidas en consecuencia para hacerlas más realistas. En segundo lugar, los departamentos de base o el personal de primera línea son las ventanas de la organización. A menudo tienen información de primera mano sobre los cambios en el entorno externo. Cuando se refleja, esta nueva información puede convertirse en una base importante para que la organización tome nuevas decisiones de contingencia. En tercer lugar, la comunicación ascendente es un canal importante para captar el estado mental de los miembros de la organización. Los gerentes de comando pueden tomar medidas oportunas basadas en la situación que se refleja a continuación para ajustar las emociones y la moral de los miembros al estado ideal requerido por la organización.
3. Comunicación horizontal
El propósito de comunicar e intercambiar información entre los miembros del departamento al mismo nivel dentro de una organización es para la coordinación y cooperación mutua. En la comunicación horizontal, las partes de la comunicación no tienen una relación superior-subordinada, y la consulta y la comunicación equitativas son las principales formas de comunicación. Que la comunicación horizontal esté activa o no es de gran importancia para la organización. En una organización la comunicación horizontal debe estar garantizada por el sistema.
(2) Canales informales de comunicación dentro de la organización
Canales de comunicación de información distintos de las relaciones institucionales organizativas. Hay dos formas principales de comunicación en canales informales: 1. Comunicación interpersonal dentro de la organización (charlas entre miembros de la organización después del trabajo, diversas interacciones personales dentro y fuera de la unidad, etc.). 2. Comunicación informal en grupos pequeños (grupos de interés, espontánea). comunicación, etc.) Grupos de innovación, etc.)
Características del canal de comunicación informal:
(1) Amplio intercambio de información (2) Igualdad bidireccional de comunicación (3) Intencional Componentes de comunicación y comunicación emocional Muchos
(3) Medios de comunicación dentro de la organización
1. Documentos, informes, cartas, etc. escritos en forma de texto.
2. Una forma de comunicación en la que varias personas se reúnen en el mismo lugar para discutir asuntos.
3. Los distintos departamentos y puestos de las organizaciones modernas suelen estar conectados entre sí mediante sistemas telefónicos.
4. Medios públicos dentro de la organización, como periódicos internos y sistemas de circuito cerrado de televisión de algunas grandes empresas.
5. Sistema de comunicación informática.
Existen muchos medios utilizados en la comunicación organizacional, como el télex, la fotocopia, etc. El proceso de interacción de información entre una organización y su entorno externo, que incluye entrada y salida de información.
(1) Actividades de entrada de información de la organización
La entrada de información es una actividad en la que la organización recopila y procesa ampliamente información del exterior con el fin de tomar decisiones de gestión objetivo y respuesta ambiental. -haciendo.
(2) Actividades de producción de información de la organización
Cualquier actividad y resultado externo de la organización tiene la naturaleza de producción de información. Realizar principalmente actividades publicitarias de forma organizada, intencionada y planificada. Los principales tipos son:
1. Diversas actividades de promoción que realizan las organizaciones con el fin de establecer y mantener relaciones armoniosas con el entorno social en el que operan.
2. Publicidad. La publicidad es una actividad publicitaria a gran escala que se realiza de forma paga utilizando diversos medios. También es un método de producción de información ampliamente utilizado por las organizaciones sociales, especialmente las corporativas.
3. Promoción del sistema de identidad corporativa. (CIS) Las organizaciones corporativas utilizan un sistema de símbolos unificado para dar forma, mantener o actualizar las actividades de imagen corporativa. Existen diferencias en el proceso comunicativo entre la comunicación intraorganizacional y la comunicación extraorganizacional, las cuales se reflejan específicamente en:
1. El grado formal de canales de comunicación
La comunicación intraorganizacional incluye canales formales y canales informales, mientras que la comunicación extraorganizacional utiliza canales más formales. Entre los canales formales de comunicación dentro de la organización, se encuentran la comunicación vertical (incluidas las ascendentes y descendentes) y la comunicación horizontal, mientras que entre los medios formales de comunicación fuera de la organización, la comunicación horizontal se utiliza con mayor frecuencia. La comunicación en canales formales refleja las características de los miembros de la organización como "personas organizacionales", mientras que la comunicación en canales informales refleja sus características como "personas sociales". ① Cabe señalar que con el desarrollo de la tecnología informática, tanto la comunicación fuera de la organización como la comunicación dentro de la organización dependen cada vez más de la tecnología de red. La red se divide en intranet e Internet. Intranet realiza principalmente comunicación dentro de la organización, mientras que Internet realiza más comunicación fuera de la organización.
2. Formas de comunicación
Las formas de comunicación dentro de la organización incluyen principalmente medios escritos, reuniones, llamadas telefónicas, medios públicos dentro de la organización y sistemas de comunicación por computadora, mientras que la comunicación fuera de la organización utiliza principalmente medios masivos y publicidad. Sus principales formas incluyen publicidad de relaciones públicas, publicidad publicitaria y publicidad del sistema de identidad corporativa (CIS). Específicamente, las formas de comunicación dentro de la organización incluyen reuniones de empleados, comunicaciones comerciales, revistas internas, manuales de trabajo, notas de trabajo, recibos de pago, circuito cerrado de televisión, avisos, tableros de anuncios electrónicos, diapositivas, DVD y películas, mientras que las formas de comunicación fuera de la organización Existen: publicidad, informes anuales, servicios de relaciones públicas, promociones en los medios (y todos los medios de relaciones públicas), proyectos comunitarios, proyectos de lobby, proyectos diversos de promoción publicitaria, etc. ③
Cabe señalar que otra forma importante de comunicación fuera de la organización es la comunicación entre organizaciones. La comunicación entre organizaciones también debe analizarse en detalle. Si existe una relación sistemática entre esta organización y aquella, como el intercambio de información entre los órganos de seguridad pública, la fiscalía y la ley para el manejo de los casos, esto sin duda pertenece a la comunicación organizacional. De hecho, esto debe considerarse como. una comunicación horizontal dentro de un sistema organizacional más amplio. Si no existe una relación sistemática entre organizaciones, por ejemplo, si empresas independientes llevan a cabo actividades económicas e intercambian información, esto no es comunicación dentro de la organización y no pertenece a la comunicación organizacional. En términos de estatus legal, las organizaciones en situaciones tan independientes son "personas ficticias", es decir, personas jurídicas o cuasi jurídicas. El intercambio de información entre ellas parece ser similar al intercambio de información entre personas y se puede comparar con el interpersonal. comunicación, ④ La comunicación fuera de la organización no puede ignorar la importancia de este tipo de comunicación. Si no se maneja bien, afectará el funcionamiento normal de la organización. Este comportamiento fue visto por muchos como un ataque del Southern Metropolis Daily al Guangzhou Daily, que afectó la relación entre Nanfang Daily y Guangzhou Daily. Otra relación muy importante entre organizaciones es la relación entre diferentes organizaciones y el gobierno. La "relación" es muy importante para las empresas chinas. En primer lugar, implica la relación con el gobierno. Aunque el gobierno chino ha debilitado gradualmente su intervención en las empresas, no se puede ignorar la influencia del gobierno en las empresas. ⑤
También existe un tipo más sutil de comunicación extraorganizacional, que es la comunicación extraorganizacional inconsciente. En términos generales, cualquier actividad y resultado externo de una organización tiene la naturaleza de producción de información, especialmente. cuando la organización Las actividades de producción de información se difunden externamente, como los productos producidos y vendidos por las organizaciones corporativas, la imagen y la mentalidad de los empleados, e incluso los edificios de la empresa, etc., todos contienen y generan información rica.
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3. Objetivo de la función de comunicación
El objetivo principal de la comunicación dentro de una organización es lograr la integración de los miembros dentro de la organización y la convergencia de valores. La integración organizacional se refiere a la formación. de un sentido de identidad colectiva entre los miembros de la organización, crean un sistema de valores unificado y, por lo tanto, se dan cuenta de cómo trabajar juntos de manera más efectiva. Algunos académicos también llaman a esta función asimilación intraorganizacional, lo que significa que los miembros de la organización aprenden las reglas, patrones y expectativas. de una determinada cultura, y después de un período de tiempo convertirse en miembros de esa cultura. ¿El proceso de convertirse en miembro de una cultura? Por ejemplo, la cultura corporativa es un medio para lograr este valor unificado. ⑦ También logra el consenso entre sus miembros a través de una serie de actividades. Por ejemplo, muchas empresas realizan algunas capacitaciones antes de que los nuevos empleados vayan a trabajar o periódicamente, a través de entrenamiento militar y entrenamiento de trabajo en equipo y el objetivo principal de la comunicación fuera de la organización es la adaptación; el medio ambiente. Es decir, la organización se comunica con el mundo exterior para lograr sus objetivos laborales. Ayuda a la organización a responder rápidamente a las reacciones de los clientes y a los movimientos de la competencia. Para lograr sus objetivos organizacionales, debe estar en armonía con el entorno social. Específicamente, esta adaptación se divide en coordinar las relaciones interorganizacionales, crear y mantener la imagen organizacional y brindar servicios a los clientes. ⑧Específicamente, las funciones de comunicación fuera de la organización incluyen: anunciar y promover productos a la sociedad, dar forma a una buena imagen organizacional, influir en la opinión pública social sobre la organización e informar a las organizaciones sociales sobre los cambios, etc.; organización incluyen: coordinación interna, seguridad de la organización, cambio y desarrollo organizacional, moral y satisfacción de los empleados, y compensación y beneficios internos.
4. Organización de comunicación
El departamento que implementa la comunicación fuera de la organización se divide en departamento de entrada de información y departamento de salida de información. La entrada de información incluye el departamento de marketing de la empresa, la oficina de investigación, el departamento de planificación o el departamento de marketing, o expertos externos, agencias de consultoría e institutos de investigación científica para realizar estudios de viabilidad, etc. Quienes se dedican a actividades de producción de información incluyen el departamento de relaciones públicas, el departamento de publicidad, etc. La mayor parte de la comunicación dentro de la organización la llevan a cabo el sindicato, los recursos humanos y otros departamentos de la empresa.
5. Ámbito de la comunicación
No cabe duda de que la comunicación fuera de la organización tiene un amplio rango de contacto porque trata con toda la sociedad. Con el desarrollo de la sociedad y el aumento de las interacciones entre diversas organizaciones y el mundo exterior, la comunicación extraorganizacional juega un papel cada vez más importante. Existe una tendencia creciente en la importancia de la comunicación extraorganizacional.
6. Habilidades comunicativas
Las formas de comunicación organizacional se pueden dividir en comunicación descendente, comunicación ascendente y comunicación horizontal. La comunicación descendente es el proceso en el que la información sobre los objetivos, tareas, directrices y políticas de la organización se comunica e implementa de arriba a abajo. Es una actividad de comunicación centrada en la instrucción, la educación, la persuasión y el adoctrinamiento. La comunicación ascendente es una actividad de transmisión de información en la que los departamentos subordinados o los subordinados informan de la situación a sus superiores y presentan sugerencias, deseos y requisitos. La comunicación horizontal se refiere a actividades en las que departamentos o miembros del mismo nivel dentro de una organización se comunican entre sí e intercambian información con el propósito de coordinarse y cooperar entre sí. En este momento, las partes de la comunicación no tienen una relación superior-subordinado, y la consulta y el enlace igualitarios son las principales formas de comunicación. 9 Debido a que se dirigen a diferentes objetivos, las habilidades de comunicación de la comunicación intraorganizacional y la comunicación extraorganizacional son bastante. diferente. Aunque estos tres métodos de comunicación se pueden utilizar para la comunicación interna y externa, se utilizan métodos de comunicación más informales. Por ejemplo, la comunicación interpersonal, las palabras y los hechos pueden lograr mejores efectos de comunicación dentro de la organización, y el encanto de los fundadores o directores ejecutivos de muchas empresas a menudo se refleja de esta manera. También hay conversaciones entre los miembros después del trabajo, diversas interacciones personales dentro y fuera de la unidad, varios grupos de innovación autoorganizados, grupos de interés, hermandades de mujeres, etc. La comunicación intraorganizacional eficiente depende de la capacidad de los miembros de la organización para escuchar, elaborar, cuestionar y dar retroalimentación ⑩ En comparación con la comunicación intraorganizacional, dado que una organización tiene una relación paralela con organizaciones externas, la comunicación horizontal se utiliza más en la extraorganizacional. La comunicación y sus habilidades de comunicación son mucho más formales. Por esta razón, la comunicación externa de la organización a menudo necesita formular un plan práctico de relaciones públicas, que incluya a quién publicitar, cómo publicitar, quién es responsable de la publicidad y la organización del tiempo. , gastos de relaciones públicas, etc.
7. Contenido de la comunicación
En términos generales, cualquier actividad y estructura de una organización relacionada con el mundo exterior tiene la naturaleza de producción de información, pero lo que llamamos comunicación externa generalmente se refiere a las actividades de producción de información planificadas y deliberadas de la organización, es decir, las actividades de publicidad de la organización. La comunicación externa incluye principalmente relaciones públicas y publicidad en los medios, específicamente publicidad o promoción corporativa, promover la imagen pública de la organización, ayudar al público a comprender la empresa y sus productos, relaciones públicas en los medios, relaciones públicas gubernamentales y cómo atraer inversores en el mercado de valores. .
Aunque hay una gran diferencia entre ambos.
Los dos tienen una estrecha relación en el funcionamiento normal de una organización, como se muestra en:
1. Los dos tipos de comunicación se promueven mutuamente
La comunicación intraorganizacional y extraorganizacional. la comunicación se promueve entre sí No es difícil entender que si la comunicación externa de una organización es armoniosa, ciertamente promoverá las relaciones y la comunicación entre los miembros dentro de la organización. De manera similar, una comunicación interna fluida de una organización también brindará comodidad a su comunicación externa, y la imagen de unidad y elevación dentro de la organización misma da una buena impresión al mundo exterior y también difunde la imagen de la organización. Hay muchos ejemplos de esto en la diplomacia de país a país. Por ejemplo: comunicación fuera de la organización (como publicidad y relaciones públicas). La buena comunicación interna dentro de una organización es una especie de economía de vínculos, que favorece la unidad y la cooperación de los miembros internos de la organización y la realización de los objetivos de comunicación externa de la organización. No hay duda de que una comunicación interna fluida dentro de una organización también fortalece la unidad y la cooperación dentro de la organización, dando una buena impresión al mundo exterior, lo que también favorece las interacciones fuera de la organización. No es difícil entender esta relación a partir de nuestra experiencia de vida.
2. Los dos también se restringen entre sí
La comunicación dentro de la organización y la comunicación fuera de la organización no siempre se promueven entre sí, sino que también se restringen entre sí. En 2003, el presidente de la BBC, Davis, el director general Dickson y Andrew Gilligan, el reportero de la BBC que provocó el escándalo de Kelly, dimitieron bajo la influencia del incidente de Kelly. Esto llevó a los empleados de la BBC a realizar una manifestación en Londres el día 29 (People's Daily Online). . Algunos ejemplos comunes en la diplomacia de Estado a Estado son la ruptura de las negociaciones diplomáticas entre dos países, lo que a menudo conduce a marchas internas, manifestaciones e incluso caos interno. Cuando se produce un conflicto civil en un país o región, también atraerá la atención de la comunidad internacional externa, que a menudo toma medidas como la mediación internacional. Si la comunicación interna está ausente o no se hace bien, afectará la imagen de la organización en la comunicación externa, como por ejemplo la difusión de rumores. Según el psicólogo estadounidense G. w. Fórmula de rumores de Allport "El volumen de circulación de rumores R es proporcional al producto de la importancia del tema i y la ambigüedad de la evidencia a". Es decir, R = i × a, la generación de rumores está relacionada con la importancia y la ambigüedad. de los eventos involucrados en los rumores, 璒 En otras palabras, cuanto más importante es el evento, más incierto es el evento, más fuerte se puede formar el rumor. Por supuesto, cuanto más borrosa será la difusión dentro de la organización, más borrosa. La verdad del evento será, acelerando así la difusión de rumores y afectando a todo el mundo exterior.
La comunicación dentro de la organización y la comunicación fuera de la organización no solo se restringen entre sí, no se manejan adecuadamente, sino que incluso entran en conflicto entre sí. Los conflictos en la comunicación dentro y fuera de la organización también pueden manifestarse en conflictos entre el personal involucrado en estos dos tipos de comunicación, como conflictos de intereses entre el departamento de publicidad y el departamento de personal. Además, los recursos humanos, materiales y financieros de una organización son ciertos. Si una organización presta demasiada atención a la comunicación interna, afectará la comunicación externa. Por el contrario, demasiada atención a la relación entre la organización y la sociedad también lo hará. afectar la operación normal de comunicación dentro de la organización. Los alguna vez famosos campeones publicitarios de CCTV, como Confucius Banquet en 1995 y 1996, Qin Chi en 1997 y Aido VCD en 1998, al final se han desvanecido y han perdido su gloria. Aunque hay muchas razones para el declive de una empresa, una razón importante que no se puede ignorar es que estas empresas importantes invierten demasiado de sus limitados recursos financieros en comunicaciones externas, como publicidad y relaciones públicas corporativas, lo que afecta las operaciones internas de la empresa. , la comunicación interna también está fuera de discusión.
Lo que hay que señalar en particular es que, aunque los gobiernos en todos los niveles son una organización, por supuesto deben llevar a cabo la comunicación organizacional, pero este es un tipo especial de comunicación organizacional: la comunicación gubernamental no es una comunicación organizacional real. Es un tipo especial de empresa que es diferente de las empresas ordinarias. La comunicación gubernamental se diferencia de otras organizaciones por sus características como la autoridad del sujeto, la exclusividad de la información, la pasividad de los medios, la aceptación indiscriminada de la audiencia y su enorme influencia. La comunicación es la sangre para el funcionamiento normal de una organización. Una organización sin comunicación es inimaginable. Sin embargo, cuando se habla de monografías y artículos sobre organización, no se puede ignorar la diferencia y la conexión entre la comunicación intraorganizacional y la extraorganizacional. comunicación, hay un debate particularmente insuficiente sobre las diferencias y conexiones entre la comunicación organizacional interna y externa. El funcionamiento normal de una organización no puede separarse del desarrollo coordinado entre ambas. Sólo si nos damos cuenta de esto podremos garantizar de manera efectiva el flujo fluido de la información organizacional y garantizar el trabajo normal de la organización.