Sistema de información de gestión
Entonces, ¿el uso de métodos de desarrollo de sistemas de ingeniería puede garantizar el éxito del desarrollo de sistemas MIS? La respuesta es no. Hay muchos ejemplos de sistemas MIS fallidos que se desarrollaron utilizando métodos de ingeniería, o que afirmaron utilizar dichos métodos. Pero el resultado es que después de invertir mucho dinero, el sistema no puede lograr los objetivos esperados y satisfacer las necesidades de los usuarios, por lo que los usuarios dudan si el proyecto debe desarrollarse o si el hardware, software y herramientas de desarrollo seleccionados son apropiados. . ¿Cuál es el problema? A través del análisis de algunos sistemas MIS fallidos, el autor encontró que el problema no radica en el método de desarrollo en sí y la selección de software y hardware, sino en la implementación del método de desarrollo, es decir, radica principalmente en la gestión de proyectos de desarrollo.
Cualquier método de desarrollo es, en última instancia, implementado por personas. Las personas inevitablemente encontrarán muchos problemas de gestión de proyectos durante la implementación del trabajo de desarrollo. Cómo tratar y resolver correctamente estos problemas está directamente relacionado con el éxito o el fracaso del desarrollo del sistema MIS. En la actualidad, aunque hay muchas discusiones sobre la gestión de proyectos en el desarrollo de sistemas MIS, la mayoría de ellas se limitan a discusiones sobre modelos de desarrollo ideales en entornos de desarrollo ideales. Sin embargo, el entorno de desarrollo y el modelo de desarrollo reales son diferentes y se ven afectados por varios factores objetivos. Ignorar estos factores, o evitar o no resolver los problemas existentes conducirá inevitablemente a un desarrollo imperfecto o incluso al fracaso. Este artículo tiene como objetivo explorar cómo abordar la relación entre algunos factores importantes en el desarrollo real del sistema MIS, analizar las contradicciones en la gestión de proyectos, revelar los problemas existentes y explorar soluciones.
¿Qué es la gestión de proyectos de desarrollo de sistemas MIS?
La gestión de proyectos de desarrollo de sistemas MIS es una práctica de gestión basada en la teoría de la ciencia de la gestión y la realidad del desarrollo de sistemas MIS para garantizar la implementación fluida de los métodos de desarrollo de sistemas de ingeniería. Incluye evaluación de proyectos y análisis de viabilidad, gestión de personal, gestión de cronogramas y control de costos en el desarrollo de sistemas MIS.
Roles y responsabilidades en el desarrollo de proyectos
El desarrollo de un sistema MIS requiere la cooperación de usuarios y desarrolladores. En el desarrollo de sistemas MIS, los desarrolladores y los usuarios desempeñan diferentes roles. Las funciones principales son:
Gerente de proyecto del usuario: es el organizador del proyecto de desarrollo y es responsable de la planificación del proyecto de desarrollo, la fase de aceptación del sistema, el seguimiento del progreso general del sistema, uso de fondos, y proyectos con desarrolladores Coordinación de directivos, organización y capacitación del personal usuario.
Personal empresarial del cliente: el proponente de los requisitos del sistema MIS y el usuario final del sistema MIS. Ellos son el juez final del éxito del desarrollo de sistemas de aplicaciones.
Capa de toma de decisiones del usuario: el órgano de toma de decisiones final para el desarrollo del sistema MIS. La capa de toma de decisiones debe tomar decisiones sobre el inicio del proyecto de desarrollo del sistema MIS, el presupuesto de fondos y el estado general. objetivos que debe alcanzar el sistema. Su toma de decisiones está directamente relacionada con el desarrollo exitoso y la implementación fluida del sistema MIS.
Gerentes de proyectos de desarrolladores: Responsables de la planificación del proyecto, organización y programación de los desarrolladores, verificar el progreso del desarrollo y coordinar con los gerentes de proyectos de los usuarios.
Programadores de software del lado del desarrollador: Realizan el desarrollo del sistema en función de las necesidades del usuario y los planes y avances del proyecto.
Manejo de diversos temas y relaciones en la gestión de proyectos
1. La relación entre usuarios y desarrolladores
Los usuarios y los desarrolladores son opuestos y están unificados. Buen trabajo en proyectos de desarrollo. Sin embargo, es posible que los usuarios carezcan de una comprensión integral de la ingeniería de sistemas informáticos, como que las organizaciones de ingeniería y los desarrolladores no comprenden completamente las necesidades y los detalles de los usuarios, lo que hace que la comprensión del proyecto por parte de los usuarios y los desarrolladores sea diferente desde el principio. Sin embargo, esta diferencia de conocimiento y comprensión a menudo no se manifiesta en las primeras etapas del desarrollo. Cuando se completó el desarrollo del sistema, ambas partes descubrieron que esta diferencia hacía que el sistema desarrollado estuviera lejos de las necesidades reales. Por lo tanto, un objetivo importante de la gestión de proyectos de desarrollo de sistemas MIS es establecer un entorno que facilite la comunicación entre desarrolladores y usuarios. Durante la etapa de análisis de los requisitos del sistema, la comunicación profunda entre desarrolladores y usuarios es la clave para el éxito del proyecto. Sin embargo, este tipo de comunicación suele resultar difícil debido a diversos malentendidos entre ambas partes.
En la etapa de análisis de requisitos, los analistas del desarrollador siempre se centran en los requisitos generales de todo el sistema y no examinan demasiados detalles específicos. Cuando los usuarios solicitan detalles, los desarrolladores suelen decir "hablaremos de estos problemas más adelante", pero desafortunadamente, es posible que nunca vuelvan a hablar sobre este problema en el futuro. Cuando los usuarios piensan que estos requisitos se han planteado a los desarrolladores, los desarrolladores no los consideran en absoluto. Por lo tanto, en la etapa inicial de desarrollo, el gerente de proyecto del usuario debe registrar y organizar estos requisitos. Después de que los desarrolladores completen el análisis general de los requisitos del sistema, el gerente de proyecto debe proponer rápidamente más, más profundo, más detallado y más. Requisitos específicos del sistema. Análisis de requisitos para resolver problemas que los desarrolladores tienen que “dejar para más adelante”.
Cuando algunos requisitos aún no se han determinado, el gerente de proyecto del cliente suele decir: "Aún tenemos que considerar estos requisitos, pero primero puede hacerlo de acuerdo con el modelo actual. Desafortunadamente, los desarrolladores son los actuales". El modelo de trabajo a menudo se considera como una demanda futura y definida para diseñar y desarrollar el sistema, y se olvidan los factores inciertos del usuario en esta demanda. Más tarde, cuando los usuarios pidieron que se cambiara, la conveniencia del desarrollo se vio en un dilema. Por lo tanto, los administradores de usuarios deben tratar de establecer los requisitos claramente y proponer varias soluciones de implementación posibles para que los desarrolladores las consulten, a fin de garantizar que los desarrolladores puedan diseñar factores inciertos en funciones flexibles al diseñar el sistema.
El desarrollador dijo: "El usuario aprobó el informe de análisis de la demanda, lo que demuestra que hemos comprendido completamente las necesidades del usuario".
El usuario dijo: "Aunque no lo sé". Entiéndelo muy bien. Hay algunos términos profesionales en el informe de análisis de la demanda, pero si pueden escribir este informe, deben tener un conocimiento profundo de nuestras necesidades”.
De hecho, el informe de análisis de la demanda lo es. una expresión escrita de los requisitos del sistema. Dado que el informe de análisis de la demanda está escrito desde la perspectiva del diseño de software, a menudo resulta difícil para los usuarios con menos conocimientos informáticos entenderlo, encontrar la discrepancia entre el informe de la demanda y las necesidades reales y hacer sugerencias constructivas. Especialmente en el caso de esos informes de análisis de demanda mal redactados, los usuarios están aún más confundidos.
Por lo tanto, el gerente de proyecto del usuario debe pedirle al desarrollador que explique el informe de análisis de demanda con más detalle, para que el usuario pueda comprender con precisión el contenido del informe de análisis de demanda y descubrir la desviación entre la demanda y la realidad. lo antes posible. Este es también un resumen y confirmación del trabajo de análisis de necesidades.
Los usuarios dijeron: "La computadora debería poder implementar esta función, ¿por qué no?". Los usuarios a menudo sobreestiman las capacidades de las herramientas de desarrollo de software y siempre piensan que lograrán cualquier función requerida. alto, por lo que a menudo me decepciono con el software tal como está diseñado. De hecho, cualquier tecnología tiene sus limitaciones y los sistemas informáticos no son una excepción. El resultado final del desarrollo del sistema sólo puede lograr objetivos limitados. Por lo tanto, ambas partes deben formular en detalle el objetivo final del sistema y no deben utilizar términos simples para resumir los requisitos, como "realizar la automatización de oficinas" o "establecer un sistema MIS moderno", que solo pueden conducir a la satisfacción de los usuarios. malentendido del sistema MIS.
En resumen, la relación entre usuarios y desarrolladores es una de las relaciones más importantes a manejar en la gestión de proyectos. Incrementar la comunicación y reducir los malentendidos son las claves para manejar bien esta relación. Por lo tanto, los gerentes de proyectos deben organizar de manera efectiva la comunicación entre el personal de desarrollo de software y los usuarios del lado de la demanda para garantizar canales de comunicación fluidos. En la comunicación, los usuarios deben intentar evitar necesidades vagas y los desarrolladores deben evitar comportamientos superficiales y confusos.
2. La relación entre el director del proyecto del usuario, el usuario (personal empresarial) y la persona que toma las decisiones.
La relación entre el gestor de proyectos del usuario y el usuario del sistema es muy delicada. Por un lado, el sistema MIS permite a los usuarios reducir la intensidad del trabajo y mejorar la eficiencia del trabajo, por otro lado, el sistema MIS cambia el modelo de gestión del trabajo actual, lo que hace que los usuarios pierdan cierta flexibilidad y aleatoriedad; Sin embargo, el éxito de un sistema MIS depende de la validación del usuario. No importa qué tan bueno sea el sistema, no se puede decir que tenga éxito si los usuarios no están dispuestos a utilizarlo. Especialmente durante la fase de prueba del sistema MIS, el uso del sistema MIS por parte de los usuarios es en realidad una prueba en profundidad del sistema. Encontrarán muchos errores de programa que se omitieron durante la prueba del software, lo que ayudará a los desarrolladores a mejorar aún más el software. Funciones para mejorar la practicidad, estabilidad y confiabilidad del software. Por lo tanto, cómo animar a los usuarios a utilizar sistemas MIS y ayudarlos a superar las dificultades de los nuevos modelos de trabajo también se ha convertido en una de las tareas de la gestión de proyectos.
La persona que toma las decisiones del usuario está dirigida por el director de proyecto del usuario.
Dado que los medios administrativos son uno de los medios más poderosos para promover el uso de los sistemas MIS, su apoyo al proyecto es la clave para el éxito del desarrollo del sistema MIS y la garantía de su implementación sin problemas. Por lo tanto, el director del proyecto del usuario debe comunicarse con los responsables de la toma de decisiones en cualquier momento y recibir su pleno apoyo. Este también es un factor crucial para garantizar el éxito del desarrollo y uso del software.
Cualquier nueva forma de trabajar debe tener su propio proceso de adaptación y mejora, y los responsables de proyectos, los responsables de la toma de decisiones y los usuarios del lado del usuario deben entenderlo plenamente. Cuando ocurre un problema, el gerente de proyecto del usuario debe analizar rápidamente el problema y determinar correctamente qué problemas son causados por la incompatibilidad con el nuevo modelo de trabajo, qué problemas son causados por una operación incorrecta y qué problemas son causados por la imperfección del sistema MIS. sí mismo. Para los problemas causados por no adaptarse al nuevo modelo de trabajo, el director del proyecto debe guiar a los usuarios para que se adapten rápidamente al nuevo modelo de trabajo y, cuando sea necesario, persuadir al nivel de toma de decisiones del usuario para que adopte medios administrativos para promover la implementación de los problemas causados; por métodos operativos inadecuados, el director del proyecto debe capacitar a los usuarios para que operen el sistema correctamente; en caso de problemas causados por imperfecciones en el propio sistema MIS, el director del proyecto debe coordinarse rápidamente con los desarrolladores para eliminar los errores en el sistema lo antes posible.
Al comienzo de la prueba del sistema, los usuarios a menudo se quejaban: "Esta interfaz es incómoda y difícil de usar".
En términos de diseño de la interfaz del software, los administradores de usuarios deberían preste atención para recordar a los desarrolladores que preste atención a su practicidad, simplicidad y operatividad, preste atención a las características del modo de trabajo actual y cuide los hábitos de trabajo del usuario para reducir la dificultad de usar el sistema. Esto facilitará la implementación fluida del nuevo sistema y la transición fluida de los métodos de trabajo.
En resumen, los gerentes de proyectos siempre prestan atención a obtener la comprensión y el apoyo de los tomadores de decisiones; deben ayudar a los usuarios a adaptarse a los nuevos métodos de trabajo lo antes posible y ayudarlos a resolver los problemas encontrados en el uso; hacer que el sistema sea más eficiente en su uso. Mejorar continuamente.
3. La relación entre los directores de proyectos y los programadores de software
Cómo manejar la relación entre los directores de proyectos y los programadores de software afectará directamente el entusiasmo de los programadores de software. En el desarrollo de proyectos MIS, los gerentes de proyectos a menudo se encuentran atrapados entre dos partes. Por un lado están los usuarios, por otro, los programadores de software. Cuando los usuarios plantean preguntas sobre el sistema y solicitan modificaciones, además de las modificaciones más simples de la interfaz, los programadores de software siempre encontrarán varias razones (como afectar el progreso, alterar la estructura del sistema, afectar el rendimiento, etc.) para negarlo. Esta es la causa más común de conflictos entre desarrolladores y usuarios.
A menudo se pueden escuchar quejas de los programadores de software:
"Las necesidades de los usuarios siempre cambian y mi progreso de desarrollo también se retrasa".
" Esta función no se puede utilizar. agregado porque no está en el informe de análisis de requisitos."
"Arreglaremos este error en unos días."
Como gerente de proyecto, ambos debemos satisfacer las necesidades cambiantes. de las necesidades de los usuarios y movilizar plenamente el entusiasmo de los desarrolladores. Debido a muchos factores, como análisis inexactos del sistema, cambios en las necesidades comerciales de los usuarios, etc. , se pedirá a los desarrolladores que modifiquen el programa. Como director de proyecto, se debe recordar a los desarrolladores la inevitabilidad de las modificaciones del programa lo antes posible. Los administradores de usuarios deben intervenir en el trabajo de desarrollo lo antes posible durante las operaciones reales para descubrir y resolver problemas de manera oportuna. Durante la fase de operación de prueba del sistema, los cambios en los requisitos planteados constantemente por los usuarios se resumen y clasifican, y los problemas se discuten junto con los desarrolladores para discutir soluciones. Esto no solo satisface las necesidades de los usuarios en cuanto a cambios en el sistema, sino que tampoco interrumpe el trabajo de desarrollo normal de los desarrolladores de vez en cuando, dejándolos en un estado de constante modificación y pérdida de paciencia.
4. La relación entre hardware y software
El hardware y el software del sistema MIS son componentes importantes del sistema MIS. Sin embargo, en la construcción actual de sistemas MIS, lo duro suele ser más importante que lo blando.
Siempre escucho a los clientes decir: “El equipo debe ser el mejor, el más avanzado y estar hecho en un solo paso”.
“¿Por qué las tarifas de desarrollo de software son tan caras?”
Según las estadísticas, la inversión de los usuarios domésticos en hardware (incluidas redes) representa actualmente el 78% de la inversión total, mientras que la inversión en software solo representa el 22%. De hecho, los equipos avanzados y el excelente rendimiento técnico ayudan a mejorar el rendimiento de los sistemas MIS. Sin embargo, es discutible si la construcción de sistemas MIS debe perseguir una implementación alta, nueva, de vanguardia y en un solo paso. Hoy en día, con el rápido desarrollo de la tecnología informática, los fabricantes de computadoras continúan lanzando nuevos productos, cuyo costo es mucho mejor que el de los productos antiguos. Tomemos como ejemplo la tecnología del disco duro: el precio de un disco duro de 1 GB en 1994 era equivalente al precio de un disco duro de 9 GB en 1997. Se puede ver que la idea de hacerlo bien en un solo paso no es realista.
Al mismo tiempo, si el rendimiento del sistema excede demasiado los requisitos de la aplicación, en realidad es un desperdicio. Es como matar un pollo con un cuchillo. Por lo tanto, la "planificación unificada y la implementación paso a paso" es un principio al que los directores de proyectos deben prestar atención. En la planificación se deben considerar cuidadosamente el desarrollo empresarial y el avance tecnológico. En la implementación, el enfoque del equipo de hardware siempre debe estar en la estabilidad, el rendimiento confiable y la escalabilidad del equipo.
Si existe el fenómeno de gastar dinero para comprar equipos de hardware y seguir un paso, entonces, cuando se trata de desarrollo de software, los usuarios suelen ser demasiado exigentes. Como todos sabemos, los programadores de software desarrollan un sistema MIS bueno y de alta calidad. Aquí la alta calidad se refiere a la usabilidad, facilidad de uso, mantenibilidad y capacidad de actualización del software, que es una condición necesaria para la promoción del software. Si la inversión es demasiado pequeña, los promotores no podrán dedicarse al desarrollo de un determinado proyecto. Cuando los desarrolladores creen que sus aportaciones son iguales a las de los usuarios, no estarán dispuestos a seguir invirtiendo energía, lo que dará lugar a un esfuerzo de desarrollo decepcionante. Si el sistema MIS no puede lograr los resultados esperados, no importa qué tan bueno sea el hardware, será difícil funcionar. Por supuesto, es difícil para los usuarios evaluar factores de desarrollo como la organización de ingeniería, el cálculo de la cantidad del proyecto y el análisis de contenido técnico, por lo que es difícil calcular correctamente un precio de desarrollo de software razonable. El personal de gestión de proyectos del usuario puede contratar expertos relevantes o consultar el desarrollo de la misma industria en el país y en el extranjero para su aprobación.
En términos de controlar los costos de desarrollo, los usuarios deben hacer un uso razonable de la poderosa arma del precio, y los métodos y condiciones de pago deben estar estrictamente vinculados al progreso del desarrollo, la calidad del software y la calidad del servicio de mantenimiento del software, lo que lo convierte en una manera de supervisar y limitar el desarrollo de los medios de la persona.
5. La relación entre rendimiento y flexibilidad
El rendimiento y la flexibilidad son un par de contradicciones en el diseño de sistemas. Esto parece ser algo que deberían considerar los diseñadores de sistemas, más que los administradores de proyectos. Pero, de hecho, muchas fallas de los MIS nacionales están relacionadas con un manejo inadecuado de esta contradicción. Por lo tanto, creemos que la relación entre rendimiento y flexibilidad debe considerarse plenamente en la gestión de proyectos, y se recuerda a los diseñadores de sistemas que deben abordar esta contradicción en cualquier momento. El rendimiento es un factor importante en la disponibilidad del sistema y es difícil imaginar que los usuarios finales reconozcan un sistema con una velocidad de respuesta lenta. La flexibilidad es un factor importante en la capacidad de un sistema para adaptarse a los cambios, y un sistema que no pueda adaptarse a los cambios en los patrones de trabajo será difícil de implementar. Sin embargo, según la teoría tradicional del sistema MIS, una mayor flexibilidad aumentará la complejidad del sistema y reducirá su rendimiento. Entonces, ¿cómo deberíamos ver esta contradicción?
En la situación actual, la flexibilidad es la principal contradicción relativa al rendimiento del sistema por las siguientes razones:
(1) En la actualidad, los modelos de gestión de la mayoría de las empresas se encuentran en fase exploratoria. y pueden Hay muchos factores que causan cambios. Por tanto, el sistema MIS diseñado según el modelo de gestión actual afrontará la prueba de los cambios en el modelo de gestión de la empresa. Por lo tanto, el sistema MIS actual debe considerar plenamente estos factores inciertos al diseñar y adaptarse de manera flexible a estos cambios.
(2) Debido al desarrollo de la tecnología informática, la velocidad del hardware de la computadora ha aumentado rápidamente y el rendimiento del sistema ha mejorado considerablemente. Por lo tanto, la disminución en el rendimiento del sistema causada por una mayor flexibilidad no es obvia.
Cuando los programadores de software dicen "Para mejorar la velocidad de ejecución, asumimos que un determinado parámetro es una constante" y "Si desea agregar un método de consulta, es posible que deba cambiar la estructura del tabla", el director del proyecto debe prestar suficiente atención. Se recuerda a los programadores de software que consideren plenamente la flexibilidad de las necesidades del usuario y traten de evitar sacrificar la flexibilidad del sistema para mejorar el rendimiento del sistema en el diseño de software. Por el contrario, deberíamos mejorar el rendimiento del sistema optimizando la estructura del programa en la programación.
Existen métodos de ingeniería maduros para el desarrollo de sistemas MIS. Sin embargo, los métodos de desarrollo de ingeniería aún no pueden garantizar el éxito de su desarrollo y se necesitan métodos perfectos de gestión de proyectos para garantizarlo. El entorno de desarrollo y el entorno de implementación de cada proyecto son diferentes. Entonces los problemas en la gestión de proyectos son diferentes. Pero las relaciones que se deben abordar en la gestión de proyectos son básicamente las mismas. Cómo manejar estas relaciones es una tarea importante para el director del proyecto. Este artículo analiza las relaciones que deben manejarse en la gestión de proyectos y los problemas que se encuentran a menudo, con la esperanza de ser útil para los gerentes de proyectos y desarrolladores de sistemas. El autor cree que con la mejora continua de los métodos de gestión de proyectos, se garantizará aún más el éxito del desarrollo de MIS.