Práctica de secretaria y análisis de casos
El análisis real del problema por parte del secretario es el siguiente
Después de enviar la carta de invitación
Está previsto que una agencia celebre una reunión de resumen y recomendación en en el auditorio de la unidad en un día determinado y envía una carta a Camboya. Solicite e invite a los líderes de los departamentos pertinentes a asistir a la reunión. La hora y el lugar de la reunión deben estar claramente escritos en la invitación.
Los líderes de varios departamentos que recibieron la invitación estuvieron muy activos y acudieron al auditorio para la reunión con antelación. A primera vista, el diseño del lugar no parecía una reunión de elogios. Después de preguntarle a la persona a cargo del auditorio, descubrí que había una reunión de informe en el auditorio esta mañana y que se había cambiado el lugar de la reunión de resumen y elogio de cierta organización. Varios camaradas destacados estaban confundidos y todos estaban enojados. ¿Por qué no se les notificó nuevamente cuando cambiaron de ubicación? Enfurecidos, todos se fueron a casa.
Luego, el líder organizador de la reunión explicó que debido a un descuido del personal de secretaría, no se comunicó con el responsable del auditorio antes de enviar la carta de invitación y pensó que no habría problema. , entonces escribió el lugar de la reunión en la carta de invitación. Me comuniqué con él la tarde antes de la reunión y descubrí que el auditorio había sido alquilado a otra unidad, por lo que tuve que cambiar temporalmente el lugar de la reunión.
Sin embargo, debido a la gran cantidad de unidades y personal invitados, ya era demasiado tarde para informarles a todos, lo que provocó los errores anteriores. Aunque el dirigente acudió a pedir disculpas, el impacto negativo es difícil de eliminar.
Pregunta: ¿A qué le dice este caso al secretario que debe prestar atención cuando se prepara para una reunión?
Formulación del programa de reuniones
Zhongxun Display Co., Ltd. es una de las principales bases de producción de monitores de computadora de China, con ventas de 800 millones de yuanes el año pasado.
30 exportaciones al extranjero, la producción ha mantenido el crecimiento año tras año y la gestión de calidad ha alcanzado el nivel avanzado en la misma industria. Para adaptarse a una mayor expansión de la escala de producción, a fines del año pasado, la compañía amplió su fábrica en 6,5438 millones de metros cuadrados y agregó 3 líneas de producción avanzadas internacionalmente, elevando la capacidad de producción anual de monitores a 6,5438 millones de unidades. Los aumentos de producción y las ventas deben seguir. En la actualidad, Zhongxun Display Co., Ltd. tiene más de 300 agentes en todo el país. Para que los agentes sepan más sobre el desarrollo de la empresa, demostrar las ventajas y el rendimiento de sus nuevos productos que están a punto de salir al mercado y estudiar cómo ampliar las ventas de productos, los líderes de la empresa decidieron realizar una conferencia nacional de agentes en Shanghai del 8 al 10 de agosto. El director general de la empresa presentó la situación básica y las perspectivas de desarrollo de la empresa. El director de RD presenta y demuestra el rendimiento, la tecnología central y los resultados de las pruebas del nuevo producto; el director del departamento de producción presenta la capacidad de producción actual y la situación de producción; el director de ventas presenta la situación de ventas de los productos de la empresa; El gerente a cargo de la empresa analiza la próxima estrategia de ventas, las políticas de ventas y las evaluaciones del desarrollo de la competencia de ventas y pronunciaron discursos especiales. Al mismo tiempo, se seleccionaron tres representantes de ventas del noreste, norte y sur de China para presentar su experiencia, y finalmente se elogió a 50 agentes destacados. Durante la conferencia, también se organizará la visita de representantes a empresas y se llevará a cabo una fiesta de gala en una noche para organizar que los representantes visiten varias atracciones en Shanghai.
Para garantizar el éxito de la reunión, la empresa también decidió organizar el lugar de la reunión en el Centro Internacional de Convenciones de Shanghai, y el alojamiento y las comidas también se proporcionarán en el Centro Internacional de Convenciones de Shanghai. Al mismo tiempo, 65.438.000 personas de varios departamentos formaron una oficina de preparación de reuniones, encabezada por el subdirector Zhang. El trabajo específico incluye preparar los documentos y materiales necesarios para la reunión, enviar avisos de la reunión, recepción, organizar el alojamiento, decorar el lugar, ponerse en contacto con el Centro Internacional de Convenciones de Shanghai y las atracciones turísticas, reservar autobuses de regreso, barcos y boletos aéreos, invitar a los medios de comunicación, organizar la gala. fiestas, compra de regalos, etc. El gerente general también enfatizó que bajo la premisa de que la reunión sea grandiosa, entusiasta y frugal, los representantes deben recibir alimentación, alojamiento y diversión lo más posible.
Según las opiniones de los líderes de la empresa, el subdirector Zhang transfirió inmediatamente a 65.438.000 camaradas de varios departamentos para establecer una oficina de preparación de la conferencia y celebró una reunión de trabajo de la conferencia para desplegar y dividir el trabajo de preparación de la conferencia.
Preguntas para pensar:
1. Haga un plan de reunión para la reunión de agentes de Zhongxun Display Co., Ltd.
2. La oficina de preparación de la conferencia debe dividir específicamente qué grupos llevarán a cabo el trabajo preparatorio según la escala, el nivel y el tema de la conferencia.
3. En nombre de la Oficina Preparatoria, presentar al gerente general para su aprobación el plan presupuestario de esta reunión.
4. Desarrolle un cronograma de reuniones basado en el contenido de la reunión (incluyendo fecha, hora, disposición del contenido, ubicación, participantes, persona a cargo, notas, etc.). ).
Escriba un aviso de reunión basado en el contenido de la reunión.
6. Haga una hoja de registro de reuniones.
Disposición del lugar
Jingjing Feed Industry Company es una antigua empresa estatal con una producción anual de 2 millones de toneladas de alimento a precio completo de la marca "Dragon". Cuenta con tecnología avanzada y. Equipo, fuerza técnica fuerte y una amplia gama de productos alimenticios completos. En particular, después de que la empresa adoptó fórmulas avanzadas internacionales, el pienso de precio completo de la marca "Dragón" producido por la empresa contiene diversas vitaminas, aminoácidos, oligoelementos, antibióticos y nutrientes necesarios para el crecimiento del ganado y las aves de corral. nutrientes, ahorra materiales, crece rápidamente y previene enfermedades. Los productos se han criado de forma experimental en la granja de cerdos de Dazhuang afiliada a la empresa. La tasa de alta calidad de los cerdos exportados se encuentra entre las mejores del país y los productos también han sido reconocidos como productos nacionales de alta calidad.
Dentro de un mes se cumplirá el 50 aniversario de la fundación de la empresa. Para ello, la empresa decidió realizar una serie de actividades conmemorativas.
Por un lado, repasamos y resumimos los 50 años de historia de la empresa, heredamos y llevamos adelante las excelentes tradiciones y el espíritu de lucha del año, por otro lado, estudiamos y determinamos el siguiente paso de estrategia de desarrollo corporativo y buscar nuevas oportunidades de desarrollo.
En el ciclo de actividades conmemorativas se organizaron cuatro encuentros:
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1) Encuentro de Celebración. Se invitó a asistir a unas 300 personas, entre ellas líderes de la ciudad, líderes de asociaciones industriales, periodistas, expertos relevantes, representantes de clientes, empleados jubilados y representantes de empleados de empresas. Según el plan de la reunión, en la tribuna se sentarán 3 líderes de la ciudad, 2 líderes de la industria, 2 expertos, 1 representante del cliente, 1 empleado jubilado y 11 directores generales y subdirectores generales. (
2) Reunión informativa. Se contrataron dos expertos para dar conferencias sobre el desarrollo de la industria de piensos, las nuevas tecnologías, el estado del desarrollo exterior, etc. El cupo del congreso es de 100 personas.
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3) Seminario de estrategia de desarrollo empresarial. Invite a 20 expertos y académicos, profesionales financieros y 15 cuadros líderes de nivel medio y superior de institutos de investigación científica, universidades y organizaciones industriales para discutir la próxima estrategia de desarrollo de la empresa, e invite a expertos a tomar el pulso a la empresa y recetar medicamentos para la empresa. .
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4) Foro de trabajadores modelo. Está previsto invitar a 11 trabajadores modelo de todos los niveles de la empresa, así como a cuatro dirigentes del partido, del gobierno y de los sindicatos de la empresa. El presidente celebró un simposio para revisar el proceso empresarial y escuchar las opiniones y sugerencias de los trabajadores modelo sobre el desarrollo de la empresa.
De acuerdo con el principio de frugalidad y según los acuerdos de la empresa, el secretario de la empresa, Xiao Wu, es responsable de la distribución del lugar de celebración de las cuatro reuniones.
Preguntas para pensar:
1. La formación se divide en grupos, y cada grupo determina un responsable.
2. Cada grupo elige uno de los cuatro lugares para el diseño de la simulación. Realice la capacitación de acuerdo con los requisitos del diseño real del lugar y logre:
1. El lugar de la celebración debe ser cálido y grandioso.
2. El diseño del lugar del discurso debe ser solemne y hermoso.
3. La distribución del lugar del seminario debe ser solemne y cómoda.
4. El diseño del foro debe ser relajado y amable.
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