Consejos para contestar el teléfono dentro de la etiqueta en el lugar de trabajo
Consejos para contestar el teléfono con etiqueta en el lugar de trabajo. La gente moderna reconoce que el teléfono es una cómoda herramienta de comunicación. Comunicarse y comunicarse por teléfono es un proceso necesario y un paso esencial. A continuación se ofrecen algunos consejos para contestar el teléfono en la etiqueta en el lugar de trabajo.
Etiqueta en el lugar de trabajo 1 Consejos para contestar el teléfono Cuando llamas a alguien, debes ajustar tu forma de pensar. Luego, cuando suene su teléfono, querrá concentrarse lo más rápido posible y dejar temporalmente lo que está haciendo para que su cerebro pueda procesar claramente la información o los negocios que trae el teléfono. Por supuesto, el proceso anterior debe completarse de inmediato. Si dejas que el teléfono suene por mucho tiempo, la otra persona colgará y perderás la oportunidad de obtener información o hacer negocios.
Los siguientes son algunos consejos que puedes consultar al contestar el teléfono:
1. Graba en cualquier momento
Ten a mano un lápiz y papel para Anota lo que escuchas en cada momento del contenido. Si no estás preparado e insistes en pedirle a la otra persona que lo repita, la otra persona sentirá que estás distraído y que no escuchas atentamente lo que dijo.
2. Empleo por contrato
Tan pronto como levante el teléfono, debe indicar claramente su nombre completo y, en ocasiones, debe indicar el nombre de su unidad. Asimismo, una vez que la otra persona diga su nombre, puedes dirigirte a ella por su nombre de vez en cuando durante la conversación.
3. Vaya al grano
Al contestar el teléfono, no se demore, responda inmediatamente. Una buena frase inicial podría ser: "¿Qué puedo hacer por usted?" Cuando sienta que la otra persona se está demorando deliberadamente, debe decir inmediatamente: "¡Qué vergüenza! Tengo una reunión próximamente y tengo que llegar pronto". cinco minutos. "Esto evitará que digas asuntos triviales innecesarios y acelerará el progreso de la conversación de negocios.
4. Evite transferir llamadas a otras personas.
Intenta gestionar las llamadas entrantes tú mismo y transfiérelas a otra persona sólo como último recurso. En este momento, debe explicar el motivo a la otra parte y pedir perdón. Por ejemplo, podría decir: "El Sr. Brown se encargará de esto. ¿Podría pedirle que hable con usted? Antes de tomar esa decisión, debe asegurarse de que el lugar esté dispuesto a permitirle transferir la llamada a alguien". demás. Por ejemplo, puedes decir: "Enviaremos a alguien para que se comunique contigo pronto sobre este asunto".
5. Evita colgar el teléfono por mucho tiempo.
Si tienes que detener el teléfono para comprobar algo cuando contestas, hazlo rápido. También puedes decirle cortésmente a la otra persona: "¿Te gustaría esperar un rato o debería llamarte más tarde?"
Cuando le pides a alguien que espere, puedes presionar el botón de espera. Si su teléfono no tiene un botón de espera, coloque el auricular suavemente sobre la mesa. Si está tardando más de lo esperado, puedes levantar el teléfono de vez en cuando para explicar tu progreso. Por ejemplo, puede decir: "Sr. John, casi termino de buscarlo. Espere un momento. Cuando termine de buscar y levante el teléfono nuevamente, puede decir "Lamento haberlo hecho esperar". "Hasta luego" para despertar la atención de la otra persona.
Es aceptable que la persona que contesta el teléfono le pida cortésmente que espere un momento en el que necesite revisar la información. Si alguien llama mientras estás hablando por teléfono, puedes elegir las palabras adecuadas para pedirle que espere. Luego levanta otro teléfono y dice: "¿Puedes esperar un momento? Estoy hablando por teléfono". Si la persona que llama sólo pregunta por algún asunto trivial, puedes rechazarla inmediatamente y transferirla a la primera llamada de inmediato, y el La persona se dará cuenta. Cuando esté ocupado, acelere su discusión.
Etiqueta en el trabajo 2 1 Consejos para contestar el teléfono, el principio de "no más de tres timbres"
Después de que suena el teléfono, si contestas inmediatamente, hará que el otro La persona que llama se sentirá brusca; es muy ineficiente contestar el teléfono después de que suena más de tres veces. Inevitablemente, la persona que llama tendrá la primera impresión de una mala gestión de la empresa y también la impacientará y la angustiará. Si no puede contestar el teléfono a tiempo por razones objetivas, como que no tiene el teléfono consigo o no puede salir por un tiempo, debe disculparse con la otra parte después de levantar el teléfono y dar una explicación adecuada. como "Perdón por hacerte esperar tanto".
Si contestas el teléfono en casa, aunque no tiene por qué ser tan rápido como en la oficina, contestar el teléfono lo antes posible es una señal de respeto hacia la otra parte y una cortesía básica hacia una persona. También discúlpate con la persona si el timbre suena más de cinco veces. Si bien los viejos amigos no necesariamente necesitan disculparse formalmente, sí deben explicar el motivo del retraso.
2. Saludos estandarizados
En el lugar de trabajo, al contestar el teléfono, primero debes saludar y luego presentarte. Se debe citar el nombre de la unidad al recibir llamadas externas. Si se contesta el teléfono, se debe citar el nombre del departamento.
La autoinformación consiste en informar a la otra parte si cometió un error, para que usted pueda ahorrar aliento en caso de error. Las llamadas telefónicas estandarizadas no solo reflejan respeto por la otra parte, sino que también reflejan la eficiencia y la gestión estricta de la unidad.
Hay muchas opciones para contestar el teléfono en casa. La estándar puede ser: "¡Hola!" "Saludarse. Por supuesto, contestar el teléfono en casa es diferente a hacerlo en el trabajo. En casa, la clave es hacer que la otra parte se sienta amigable. Esto se refleja principalmente en el tono y el tono de la persona que contesta el teléfono. Una llamada telefónica demasiado formal hará que la gente se sienta "profesional" y fría.
Por ejemplo, la técnica básica para abrir la puerta del teléfono es "Hola, soy yo". XX, soy Xiao Xue, estaré encantado de atenderle. [Si no hay respuesta durante dos segundos] ¿Qué pasa? ";
Pregunte a la persona correspondiente: "Por favor, espere". Si la persona que llama no puede contestar el teléfono en 5 segundos, debe explicar "Hola, XX llegará pronto" "Hola, XX está en XX, Espere por favor."
Qué hacer cuando la persona que busca no está disponible o no puede contestar el teléfono. Lo que hay que tener en cuenta aquí es que antes de preguntar el nombre de la otra parte, dígale que la persona que estás buscando no está disponible.
Por ejemplo, no puedo contestar el teléfono en el momento “Hola, XX está en XX. ¿Le conviene llamarte en el futuro? "[Y/N] "Está bien, lo grabé".
El cliente no está aquí. "Hola, XX [persona] XXXXX, ¿puedo pedirle que te llame cuando esté aquí? "[Y/N] "Está bien, lo grabé"
Tabúes: "Él no está aquí", "Llamada equivocada", "No existe tal persona", "No lo sé".
3. Sea cortés al contestar la llamada equivocada.
Es fácil para las personas ignorar las cuestiones de cortesía o incluso actuar de manera grosera al contestar la llamada equivocada porque piensan que la llamada equivocada no tiene nada. De hecho, no todas las llamadas incorrectas no tienen nada que ver contigo. A veces, la otra parte es simplemente alguien que tiene una relación importante contigo, por lo que es mejor ser educado y mantener una buena actitud al responder. teléfono.
4. Aprenda a grabar y citar el nombre de la otra parte.
Al contestar el teléfono, repita la conversación de la otra parte cuando sea necesario y registre brevemente el contenido importante, como por ejemplo. hora, ubicación, asuntos de contacto, problemas que deben resolverse, etc. Las personas deben entrenar conscientemente su audición
Si la otra parte es un cliente antiguo que llama con frecuencia y puede reconocer su voz tan pronto como sea posible. Cuando abra el teléfono, podrá saludarlo con un título adecuado: "Hola, gerente Wang". "Esto dejará a la otra parte con una sensación de atención especial y mejorará la buena impresión que la otra parte tiene de usted.
5. Cuelgue después de que la otra parte cuelgue.
Después de la Cuando termine la conversación telefónica, intente dejar que la otra persona termine la conversación. Cuando le diga "adiós" a la otra persona, no olvide decirle "adiós" también. Es mejor no colgar el teléfono tan pronto como termine. La otra persona dice "adiós", especialmente no cuelgues el teléfono tan pronto como escuches a la otra parte decir "adiós". Si realmente necesitas terminar la llamada tú mismo, debes explicar y disculparte. espere a que la otra parte cuelgue el teléfono y luego cuélguelo suavemente para mostrar respeto.
Tenga cuidado de que la otra parte no escuche una pausa fuerte al colgar el teléfono. >
Empieza con cada paso de tu vida diaria y desarrolla buenos hábitos. Acostúmbrate y no te preocupes por los detalles, porque los detalles determinan el éxito o el fracaso.
Etiqueta en el trabajo 3 consejos para responder a las preguntas. Teléfono 1. Responda el teléfono con prontitud
Si suena el teléfono, debe bajar la cabeza para contestarlo de inmediato. No contestar el teléfono a tiempo reflejará la actitud relajada de una persona. No permita que otros contesten el teléfono fácilmente.
Al contestar el teléfono, recomendamos no llamar tres veces: es mejor contestar el teléfono dentro de los tres timbres. para que suene. No levante el teléfono después de que suene. Esto sorprenderá a la persona que llama si, por algún motivo especial, debe explicar la situación a la otra parte y disculparse cuando hable con Liu Fang.
En circunstancias normales, no está permitido ignorar la llamada, especialmente si se trata de una cita. Si abres la puerta justo después de llamar por primera vez, la otra persona se sorprenderá. Pensará que estás ocupado. esperando que alguien toque la puerta. Si tocas la puerta, muchas provincias no responden y se considerará que no hay nadie o no quieren prestar atención. En segundo lugar, confirmen mutuamente
En circunstancias normales, la otra parte tomará la iniciativa de presentarse después de llamar.
Si la otra persona llama y no se presenta o no escuchas con claridad, toma la iniciativa de preguntar; ¿puedo preguntar quién eres? ¿Qué puedo hacer por ti? ¿A quién buscas? Pero la gente está acostumbrada a preguntarse entre sí después de levantar el auricular del teléfono: Hola: esto hace que la otra parte se sienta avergonzada y alienada, y carece de contacto humano. Levante el teléfono. Después de levantar el micrófono, primero preséntate: Hola, soy XXX.
En tercer lugar, manejo de llamadas no convencionales
Si recibes una llamada equivocada, no te enojes ni lastimes a los demás. El enfoque correcto es explicar brevemente la situación a la otra parte y luego colgar. A veces levanto el teléfono y saludo, pero la otra parte no puede oírme. En este momento, no debes entrar por la puerta indiscriminadamente, pensando que es una llamada de acoso malicioso. Porque lo más probable es que esta situación se deba a un problema con la línea telefónica. De modo que usted no pueda escuchar la voz de la otra parte, pero la otra parte pueda escucharla. ¿Qué pasaría si la otra parte es su cliente o superior y lo escucha maldecir por ese lado? Si la otra persona te está acosando de manera maliciosa, debes criticarla brevemente pero con dureza. No hace falta ser prolijo y mucho menos maldecir si el problema es grave, considera llamar a la policía para solucionarlo;
Cuarto, distinguir prioridades
1. Presta atención a contestar el teléfono, hablar con otras personas, escuchar el teléfono, leer documentos y mirar televisión. Es de mala educación comer.
2. Si recibe una llamada durante una reunión o conferencia VIP, puede disculparse y explicar por qué no puede llamar inmediatamente y prometer contactarlo más tarde.
3. Si al contestar el teléfono entra otra llamada, no la ignores, porque probablemente sea una emergencia. Puede pedirle a la persona que contesta el teléfono que espere un momento, le explique el motivo y luego responda la otra llamada de inmediato. Después de preguntar sobre la situación, visite a la otra parte y espere, o vuelva a llamar más tarde y continúe la conversación con la primera.
4. No marques la línea telefónica simplemente porque la pantalla está limpia.
Quinto, contesta el teléfono correctamente
Cuando contestes el teléfono por otra persona. Si quieres saber el orden de hablar, primero debes decir cortésmente el origen de la otra persona y luego preguntar quién es la otra persona y qué hace, pero no preguntes sobre la relación entre la otra persona y la persona que estás buscando. para.
1. Respetar la privacidad de los demás. Al contestar el teléfono, no le grites en voz alta desde la distancia a la persona que Liu Fang está buscando. No escuches a escondidas las llamadas telefónicas de otras personas ni las interrumpas. No difundas lo que la otra parte te pide que difundas.
2. Puntos clave para una memoria precisa: si la persona que la otra parte busca no está disponible, primero debe preguntarle a la otra parte si es necesario transferir la información en su nombre. Si la otra parte desea hacerlo, debe hacerlo. Es mejor anotar el contenido específico que la otra parte necesita transmitir, como el nombre, la empresa, el número de teléfono, los puntos de conversación, etc. de la otra parte, para no olvidarlo más tarde. Una vez que la otra parte haya terminado de hablar, verifique nuevamente para evitar omisiones innecesarias.
3. Comunicar el contenido de manera oportuna. Cuando conteste el teléfono, primero debe averiguar a quién llama la otra persona. Si la persona no quiere preguntarte quién eres, no lo fuerces. Si la persona que busca la otra parte no está allí, diga la verdad y luego pregúntele a la otra parte si hay algo más. Ambos son irreversibles. Después de eso, debes transmitir lo que la otra parte quiere transmitir lo antes posible. Cualquiera sea el motivo, no puedes pedirle a alguien que te diga algo que has transmitido de generación en generación.
6. Grabar llamadas telefónicas
1. La producción de mensajes debe estar estandarizada. El contenido del mensaje generalmente incluye los siguientes elementos: saludo, nombre y compañía del anfitrión, disculpa, motivo de la salida del mensaje, requisitos para quien llama, despedida, etc.
2. Si no es necesario, intente utilizar el contestador automático lo menos posible y atienda las llamadas entrantes en el contestador en el momento oportuno.
Consejos de etiqueta para contestar el teléfono en el lugar de trabajo
Las conversaciones telefónicas son la forma de comunicación más común en la sociedad moderna. Utiliza herramientas de comunicación modernas, como teléfonos, para comunicarse de forma rápida y cómoda. Aunque no es una conversación cara a cara, permite a las personas obtener información rápidamente y comunicarse de manera oportuna.
En las actividades oficiales, intercambiar información, comunicar información, negociar preguntas y resolver asuntos a través del teléfono es una de las formas de trabajo más comunes. Las conversaciones incluyeron hacer y recibir llamadas. Ya sea que esté utilizando un teléfono normal o un teléfono móvil, debe respetar cierta etiqueta.
Aprender a hablar puede establecer una buena imagen del teléfono. Si no sabes usar el teléfono y no dominas las habilidades y la etiqueta, afectará el desarrollo de las actividades oficiales e incluso dañará la imagen de las agencias y unidades gubernamentales.
¿Cómo hacer una llamada?
¿Quién no sabe hacer llamadas telefónicas? Quizás hagas esta pregunta. De hecho, las llamadas telefónicas son la forma de comunicación más común. Sin embargo, todavía debemos prestar atención a algunas cuestiones para poder dominar correctamente el método de realizar llamadas telefónicas.
Selección de tiempo.
Las llamadas de negocios generalmente deben realizarse durante el horario de oficina, no después de salir del trabajo, o en medio de la noche, temprano en la mañana, durante las pausas para el almuerzo, las comidas y los días festivos, a menos que haya algo particularmente urgente. Al realizar llamadas internacionales, tenga en cuenta la diferencia horaria y no perturbe los sueños de otras personas. Para controlar la duración de la llamada, en circunstancias normales no debe ser demasiado larga, preferiblemente no más de cinco minutos. Si quieres charlar durante mucho tiempo, lo mejor es hacerlo en persona. Si solo puedes chatear deberás preguntar a la otra parte si es conveniente, en caso contrario deberás concertar una cita para contactarlo en otro momento.
Expresarse adecuadamente. La expresión del título debe cumplir con los estándares de etiqueta, no de alto perfil, no impactante; el tono debe ser humilde, entusiasta, gentil, amigable y natural. Hable a una velocidad moderada. Si habla demasiado rápido, es posible que las personas no puedan oír con claridad y se sientan apresuradas. Si habla lentamente y desafinado, también puede provocar fácilmente el disgusto de la gente.
Comportarse adecuadamente. Tenga cuidado al llamar y no se impaciente. Cuando no puedo comunicarme, me pongo muy impaciente e incluso sacudo mi teléfono. Después de conectar la llamada, no cuelgue hasta que suene seis veces para asegurarse de que la otra parte no haya respondido. No camine con su teléfono mientras habla; no es apropiado hablar mientras está acostado boca arriba, reclinado, en posición supina o acostado sobre una mesa. No coma, fume, beba, lea periódicos y revistas, ni charle con las personas que están a su lado mientras habla.
Presta atención al medio ambiente. Sea consciente de su entorno cuando hable por teléfono. No utilice su teléfono celular en calles ruidosas y lugares públicos. Evite hablar, reír y toser mientras habla por teléfono en la oficina. Si hay una emergencia, primero puede limpiar el entorno de llamadas y esperar hasta que esté en silencio antes de realizar una llamada.
¿Cómo contestar el teléfono?
Presta atención a la siguiente etiqueta al contestar el teléfono:
Responde con prontitud. Cuando suene el teléfono, debes contestarlo rápidamente y no dejar que suene lentamente. Generalmente levanta el teléfono después de escuchar el tono de llamada completo. Cuando los teléfonos suenan al mismo tiempo, debes levantar uno primero, preguntarle a la otra persona si le importa contestar la otra llamada y pedir permiso antes de contestar la otra llamada. No contestes dos llamadas al mismo tiempo.
Respuesta civilizada. Cuando contestes el teléfono, contesta cualquier duda que tengas y respóndela según las preguntas. Cuando suene el timbre, deberás levantar el teléfono para saludar a la otra parte y anunciarte:
¡Hola! ¿Es esto (trabajo) o hola! Lo soy, y todavía le pregunto a la otra persona: ¡Hola! ¿A quién buscas? Si la persona que buscas no está disponible, lo mejor es decirle el motivo de su ausencia o sus datos de contacto. En general, no es apropiado preguntar quién eres, a quién buscas o qué quieres. Cuando hable con la otra parte, trate de responder todas las preguntas, pero no responda preguntas que no sean las que se hicieron, divague y hable. Se acabó la conversación, di adiós ahora mismo, di adiós.
Mantener registros. A menudo es necesario grabar las llamadas de negocios. Prepare siempre registros de llamadas, incluida una libreta telefónica o papel y bolígrafo para anotar. No cuelgues el teléfono después de una llamada y busques papel y lápiz. Cuando no pueda escuchar con claridad, puede pedirle a la otra parte que lo repita. Especialmente para algunos contenidos importantes y la hora, el lugar y la cantidad involucrados, es mejor verificarlo para evitar errores.
Atender algunas llamadas especiales. No culpes a la persona equivocada, acepta la disculpa, di que está bien y luego cuelga. Aprenda a decir no a algunas llamadas telefónicas indescriptibles, trabaje duro para deshacerse del enredo de la otra parte y rechace las solicitudes de la otra parte con tacto pero con firmeza. Para algunos acertijos, como quién soy y qué estoy haciendo, puedes responder con palabras como no me hagas adivinar acertijos, estoy ocupado, tengo algo urgente, etc.
La importancia de la etiqueta en el lugar de trabajo
En primer lugar, la etiqueta en el lugar de trabajo es un código de conducta que antepone la moralidad.
La etiqueta en el lugar de trabajo es diferente a la ley. Si bien existen normas sobre lo que se debe hacer y lo que no se debe hacer, como código moral, no existe un sistema de castigo absoluto para ello. Si no lo haces bien, como mucho serás dejado de lado, por lo que la única persona que puede regular el comportamiento moral somos nosotros mismos.
En segundo lugar, el propósito directo de la etiqueta en el lugar de trabajo es mostrar respeto por los demás.
Todos tenemos una alta necesidad espiritual de ser respetados. Cuando seguimos los requisitos de la etiqueta en el lugar de trabajo durante las interacciones en el lugar de trabajo, las personas estarán satisfechas con respeto, obtendrán placer y lograrán la armonía entre las personas. También mejora su comunicación con los demás y sienta una base sólida para establecer contactos.
En tercer lugar, el propósito fundamental de la etiqueta es mantener el orden de vida normal de la sociedad.
Los comportamientos incivilizados como tirar basura, escupir, cruzar la calle, etc., deben regularse mediante la moralidad. Si se trata de una restricción legal, ¿cuánta fuerza policial necesitamos para vigilar y castigar?
4. La etiqueta requiere que todos los miembros respeten * * *.
El lugar de trabajo es una gran familia y nadie puede existir completamente separado del lugar de trabajo.
Al mismo tiempo, el lugar de trabajo no está formado por unas pocas personas. El establecimiento de la ética y la etiqueta en el lugar de trabajo requiere los esfuerzos conjuntos de todos los empleados.
5. Se deben observar requisitos de etiqueta en las interacciones interpersonales y actividades sociales.
Este es su alcance. Más allá de este alcance, es posible que no se apliquen las normas de etiqueta en el lugar de trabajo. Es de mala educación usar pantuflas en lugares públicos, pero es normal usar pantuflas en casa. Es en el proceso de comunicación interpersonal donde se puede reflejar la etiqueta.