¿Supervisar la gestión de la información y ofimática de los documentos electrónicos de las empresas?
1. ¿Por qué debemos realizar una gestión de la información de los documentos electrónicos de supervisión?
1.65438+ Para mejorar la competitividad de la industria de la construcción de mi país, el Ministerio de la Construcción emitió los "Puntos clave del trabajo de informatización en el campo de la construcción" en febrero de 2000, proponiendo claramente el uso de tecnología de la información y otros Altas tecnologías para transformar y mejorar la industria de la construcción tradicional. Utilizar la informatización para impulsar la industrialización y la industrialización para promover la informatización. Al mismo tiempo, también se propuso el objetivo de cultivar nuevos puntos de crecimiento económico en el campo de la construcción. Departamentos administrativos locales de construcción, unidades de construcción, unidades de diseño, unidades de construcción, archivos de construcción urbana, etc. También hemos llevado a cabo una serie de investigaciones y desarrollo de aplicaciones de tecnología de la información según fue necesario y hemos logrado ciertos resultados.
La supervisión de construcción se lleva a cabo en nuestro país desde hace más de diez años, y ha logrado buenos resultados desde la supervisión de construcción hasta la supervisión de diseño, y gradualmente se ha convertido en la gestión de proyectos. Sin embargo, la construcción de informatización de las unidades de supervisión todavía está estancada y las computadoras en la mayoría de las unidades de supervisión solo se utilizan para escribir y buscar información en Internet. Cómo promover la informatización de la gestión de proyectos de supervisión, superar los obstáculos de la gestión de la información y mejorar aún más el nivel y la eficiencia del trabajo de supervisión se ha convertido en una preocupación común entre las unidades de supervisión.
1.2 La necesidad de preservar y utilizar los datos de supervisión En cierto sentido, el trabajo de supervisión se realiza a través de documentos y el efecto de supervisión se refleja en última instancia en los documentos. Desde el inicio hasta la finalización final de una supervisión, se generará una gran cantidad de materiales de supervisión, que van desde unos pocos volúmenes hasta cientos (miles) de volúmenes. Estos materiales regulatorios incluyen tanto materiales en papel tradicionales como materiales en medios electrónicos actuales. Debido a las condiciones económicas y técnicas actuales, es imposible abandonar por completo el uso de materiales en papel y cambiar por completo a materiales en medios electrónicos. Por lo tanto, la conservación de materiales documentales todavía requiere "juegos dobles", es decir, conservar ambos soportes en papel. Materiales y materiales en medios electrónicos. Si utiliza métodos tradicionales para gestionar y utilizar estos documentos, necesitará invertir mucho espacio, mano de obra y recursos materiales. Obviamente, esto va en detrimento de las difíciles condiciones de vida actuales de las unidades de supervisión doméstica. Por lo tanto, en el caso de recursos limitados, facilitar su recuperación mediante una gestión estandarizada y basada en información es una forma factible de mejorar la tasa de utilización de los materiales de literatura electrónica. Desde un punto de vista económico, se puede implementar utilizando el método de “planificación general, primero las cosas más fáciles, luego las más difíciles e implementación paso a paso”.
1.3 La necesidad de estandarizar la gestión de la supervisión se puede entender desde dos aspectos: por un lado, la gestión de la información de los documentos electrónicos puede promover la estandarización de la gestión de la supervisión. El alcance de la estandarización de la supervisión se puede definir o reducir, desde la gestión estandarizada del departamento de supervisión del proyecto hasta la gestión estandarizada de la unidad de supervisión; el alcance más amplio puede ser la gestión estandarizada de todo el proyecto por parte del propietario del proyecto, incluido el supervisor; y la gestión estandarizada de la industria de supervisión por parte del departamento de construcción. La gestión estandarizada requiere que las personas trabajen de acuerdo con los procedimientos. En las condiciones laborales de gestión de información u ofimática, el personal relevante realiza su propio trabajo relacionado de acuerdo con los permisos otorgados por el sistema. Una vez finalizado el trabajo, ingresa su documento de confirmación de firma o contraseña. Si necesita pasar al siguiente paso, puede enviar el archivo y el sistema registrará automáticamente las horas de trabajo y la hora en que se envió el archivo. Después de recibir el documento, el personal en el siguiente enlace lo manejará de acuerdo con su propia autoridad (incluidas las regulaciones y condiciones relevantes). Desde el momento en que se genera un documento electrónico, se debe generar automáticamente una "tabla periódica de operaciones de documentos electrónicos" para registrar verdadera y completamente todas las actividades involucradas en la formación del documento. Durante las actividades del archivo y el funcionamiento de la tabla periódica del archivo electrónico, el sistema utiliza tecnología de firma electrónica, tecnología de cifrado, confirmación de identidad y medidas antiescritura para garantizar la exactitud, originalidad y autenticidad de la información registrada en el archivo electrónico y el archivo periódico electrónico. mesa e integridad. Por lo tanto, la gestión de la información de los documentos electrónicos puede promover la estandarización de la supervisión y la gestión, asegurando que el trabajo se realice según procedimientos y la gestión esté estandarizada.
Por otro lado, la estandarización de la supervisión y gestión incluye la estandarización de la gestión documental electrónica.
Sabemos que el trabajo de supervisión es un trabajo intensivo en conocimiento, que involucra muchos departamentos, vínculos y especialidades, tiene una gran cantidad de información, una amplia gama de fuentes de información y diversas formas; hay muchos estándares, puntos de control y vínculos en el control de calidad. Hay muchos factores que afectan el progreso, la calidad y el control de la inversión, que son difíciles de controlar. Para ello, la transmisión electrónica de información debe ser fluida y los recursos electrónicos de información deben compartirse en gran medida. En el trabajo real, debido a la falta de una gestión científica y estandarizada de los archivos electrónicos, existen muchos tipos y formatos de archivos electrónicos, lo que da como resultado una mala calidad de visualización y una baja tasa de utilización. En última instancia, los archivos electrónicos pueden aparecer simplemente como una pila desordenada e inútil de basura electrónica. Dado que la información electrónica es incompatible entre departamentos, es imposible hablar de cómo llevar a cabo la gestión de la información de los documentos electrónicos y cómo estandarizar aún más nuestra supervisión y gestión.
2. El concepto y tipos de archivos electrónicos
2.1 El concepto de archivos electrónicos Los archivos electrónicos se graban en forma de códigos en soportes como cintas, discos, discos ópticos, etc. ., y pueden ser accedidos por sistemas informáticos y archivos transmitidos a través de redes de comunicación. Los archivos electrónicos son generados y procesados por computadoras, y su información se registra y representa mediante códigos digitales binarios, denominados colectivamente "registros digitales". Ésta es la diferencia básica entre archivos electrónicos y otras formas de archivos, y también la similitud entre la información de archivos electrónicos y otra información digital.
Los archivos electrónicos son un tipo de archivo y tienen varios atributos de archivo, especialmente las características de uso rápido y llamada remota. Esta es la diferencia fundamental entre los archivos electrónicos y los archivos en papel. Los documentos electrónicos son funcionalmente idénticos a los documentos en papel. Los archivos electrónicos son la intersección de los conceptos de "información digital" y "archivos" y son archivos caracterizados por información digital. Las Directrices para la gestión de registros electrónicos de 1996 formuladas por el Comité de Registros Electrónicos del Consejo Internacional de Archivos establecen: “Los registros son información registrada generada o recibida por una organización o individuo durante el inicio, el progreso y el final de sus actividades. consiste en información que es suficiente para proporcionar evidencia de sus actividades. El contenido, los antecedentes y la composición estructural no tienen nada que ver con la forma o el soporte del registro; "El contenido aquí se refiere a la información contenida en el documento que expresa la intención del autor; el Los antecedentes se refieren a la información que puede probar la relación entre el proceso de formación del documento y el documento, como el momento de la formación del documento, el destinatario, etc. La estructura se refiere a la organización y expresión de la información del contenido del archivo, como la codificación, el formato, el soporte, los archivos adjuntos y otra información utilizada en los archivos electrónicos.
2.2 Tipos de archivos electrónicos Los tipos de archivos electrónicos también tienen diferentes estándares de clasificación en función de sus propias características. En la actualidad, según la forma de almacenamiento de la información, existen principalmente las siguientes formas:
1. Archivos de texto; 3. Archivos gráficos; 4. Archivos de imagen; 6. Archivo de sonido Z7, archivo de programa (programa de computadora).
3. Desde el momento en que se forma o recibe el expediente electrónico, el sistema genera automáticamente una tabla periódica de formación y su "vida" que la acompaña, registrando verdadera y completamente todas sus actividades formativas y preservando su proceso de evolución. .
En el proceso de formación de la tabla periódica, el sistema también adoptó tecnología de firma, tecnología de cifrado, verificación de identidad y medidas antiescritura para garantizar la precisión y originalidad de la información evolutiva y los archivos electrónicos registrados en la tabla periódica. mesa. . Todos ellos servirán como única base y prueba para verificar la originalidad, autenticidad e integridad de los documentos electrónicos cuando sean presentados.
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