¿Cuál es la estructura funcional de un sistema de información gerencial?
1. Incluye todas las actividades de ventas y promoción y servicio postventa. El procesamiento de transacciones es principalmente el procesamiento de pedidos de venta, publicidad y promociones. En términos de control operativo, esto incluye la contratación y capacitación del personal de ventas, la programación diaria de ventas o promociones y el análisis periódico del volumen de ventas por región, producto y cliente. En términos de control de gestión, implica la comparación de los resultados generales con los planes de marketing, utilizando información que incluye los requisitos del cliente, la competencia, el producto competitivo y la fuerza de ventas. En términos de planificación estratégica, incluye el desarrollo de nuevos mercados y nuevas estrategias de mercado. Utiliza información como análisis de clientes, análisis de la competencia y encuestas a clientes, así como información como pronósticos de ingresos, pronósticos de productos y pronósticos de tecnología.
2. Subsistema de gestión de la producción. Las funciones incluyen diseño de productos, planificación de equipos de producción, programación y operación de equipos de producción, contratación y capacitación de personal de producción, control e inspección de calidad, etc. Productor
En el sistema, el procesamiento de transacciones típico es el procesamiento de órdenes de producción, órdenes de ensamblaje, órdenes de productos terminados, órdenes de desecho y órdenes de tiempo de mano de obra. El control de la operación requiere comparar el progreso real con los planes para identificar los eslabones débiles. El control incluye la comparación del progreso total, el costo unitario y el consumo unitario de horas-hombre. La planificación estratégica debe considerar tanto los métodos de procesamiento como los de automatización.
3. Subsistema de suministro de materiales. Incluye actividades de gestión como compras, recepción, gestión de inventario y distribución. El procesamiento de transacciones incluye principalmente informes de nivel de inventario, informes de escasez de inventario e informes de exceso de inventario. Los controles de gestión incluyen la comparación del inventario planificado con los niveles de inventario reales, costos de adquisición, análisis de escasez de inventario, análisis de rotación de inventario, etc. El plan estratégico incluye nuevas estrategias de suministro de materiales, nuevas políticas para proveedores, análisis comparativo de “make vs buy”, nueva información técnica, planes de distribución, etc.
4. Subsistema de gestión de recursos humanos. Incluyendo la contratación, formación, evaluación, compensación y despido de personal. El procesamiento de transacciones genera principalmente requisitos laborales, responsabilidades laborales, planes de capacitación, información básica de los empleados, cambios salariales, jornada laboral, terminación del empleo, etc.
El archivo y descripción utilizados. El control del empleo debe completar la contratación, la capacitación, la terminación del empleo, los ajustes salariales y el pago de subsidios. El control de gestión incluye principalmente comparar la situación real con el plan, producir varios informes y resultados de análisis, indicando que el número de empleados, los gastos de contratación, la composición técnica, los gastos de capacitación, la distribución de los salarios pagados y las tasas salariales cumplen con los requisitos del plan. El plan estratégico incluye una evaluación de estrategias y programas de empleo, enfoques de capacitación de empleados, sistemas de empleo, cambios en las tasas salariales regionales y análisis de la contratación y retención de personal.
5. Subsistema de contabilidad financiera. Las finanzas y la contabilidad son diferentes y están estrechamente relacionadas. La responsabilidad de las finanzas es asegurar el funcionamiento del capital de la empresa al menor costo posible. El trabajo principal de la contabilidad es clasificar y resumir datos financieros, preparar estados financieros y realizar análisis clasificados de datos presupuestarios y de costos. Las transacciones relacionadas con la contabilidad financiera incluyen el procesamiento de solicitudes de crédito, documentos de ventas, cheques, comprobantes de pago, diarios, libros de contabilidad, etc. Los controles operativos de contabilidad requieren informes diarios de errores y excepciones, procesamiento de registros tardíos e informes comerciales no procesados. Contabilidad
El control de gestión implica el análisis comparativo de los datos de presupuesto y costos. La planificación contable estratégica implica la planificación de las finanzas a largo plazo, políticas de contabilidad fiscal a largo plazo para reducir los efectos fiscales y la planificación de sistemas de contabilidad de costos y presupuestación.
6. Subsistema de gestión de la información. La función del sistema es asegurar los recursos y servicios de información necesarios para otras funciones. El procesamiento de transacciones incluye solicitudes de trabajo, recopilación de datos, solicitudes para corregir o cambiar datos y procedimientos, informes de software y hardware y recomendaciones de planificación y diseño. El control del trabajo incluye programación de tareas diarias, tasas de error estadístico e información sobre fallas del equipo. Los controles de gestión incluyen comparaciones de planes y prácticas, como costos de equipos, disponibilidad del programador, progreso del proyecto y comparaciones planificadas. La planificación estratégica incluye toda la planificación del sistema de información, la estructura general de hardware y software y si la organización funcional está descentralizada o centralizada.
7. Subsistema de gestión de alto nivel. El subsistema de alta dirección sirve al máximo liderazgo de la organización. Las actividades de procesamiento de transacciones del sistema son principalmente consulta de información, consulta para la toma de decisiones, procesamiento de documentos y envío de instrucciones a otros departamentos de la organización. El control operativo incluye la organización de reuniones, la planificación y el control.
Documentos, registros de contactos, etc. Los controles de gestión requieren que cada subsistema funcional implemente un plan de presentación de informes integral y actual. La planificación estratégica requiere información externa e interna amplia y completa.
Esto puede incluir recuperación y análisis de datos especiales y sistemas de apoyo a las decisiones. La información externa que necesita puede incluir: información de la competencia, índice económico regional, preferencias de los clientes, calidad de los servicios prestados, etc.