Contabilidad de agencia online: Estas 23 preguntas sobre cómo gestionar los sellos de empresa son necesarias para controlar los riesgos.
1. ¿Qué tipos de sellos de empresa existen y cuáles son sus usos?
Respuesta: Hay cinco tipos principales de sellos de empresa:
(1) Sello oficial, que se utiliza para los asuntos externos de la empresa, como la industria y el comercio, los impuestos. y la banca requieren sellos.
(2) Sello financiero especial, utilizado para emitir facturas de empresas. Se requiere un sello al emitir cheques, generalmente llamado sello bancario.
(3) Sello de contrato especial Como su nombre indica, las empresas normalmente necesitan colocar un sello de contrato especial al firmar un contrato.
(4) Sello de representante legal: se utiliza para fines específicos. La empresa también debe colocar este sello al emitir letras. Suele denominarse sello de banco pequeño.
(5) Sello especial para facturas. La empresa debe sellarlo al emitir facturas.
2. ¿Cuáles son los trámites y procedimientos para grabar un sello de empresa?
Respuesta: En términos generales, las empresas deben registrarse en la Oficina de Seguridad Pública con una copia de su certificado de registro fiscal, licencia comercial y tarjeta de identificación de persona jurídica. Después de que la Oficina de Seguridad Pública emita el certificado, grabará el sello en el lugar designado. Generalmente, se requieren originales y copias de los materiales anteriores.
3. ¿Cuáles son los requisitos especiales para grabar un sello de empresa?
Respuesta: El "Reglamento del Consejo Estatal sobre la Gestión de Sellos de Agencias y Empresas Administrativas Nacionales e Instituciones Públicas y Grupos Sociales" establece requisitos específicos para la gestión de sellos de empresa:
(1) Ciclo;
(2) El diámetro no será superior a 4,5 cm, y los nombres de las estrellas de cinco puntas en las revistas centrales y de las estrellas de cinco puntas en las revistas extranjeras circularán de izquierda a derecha. right;
(3) El nombre de la publicación debe ser nombre legal. Si el nombre tiene demasiados caracteres y es difícil de grabar, se pueden utilizar abreviaturas estándar;
(4) Los caracteres chinos impresos en el sello deben utilizar caracteres chinos simplificados anunciados por el Consejo de Estado, y la fuente debe ser estilo Song;
(5) Otros sellos especiales (incluidos sellos de contratos económicos, sellos financieros especiales, etc.) deben ser diferentes del sello oficial de la unidad en nombre y estilo, y pueden grabarse solo con la aprobación del líder de la unidad;
(6) Diríjase a la unidad de grabado designada por la agencia de seguridad pública local para realizar el grabado.
4. ¿Qué debo hacer si me roban, roban o pierdo mi sello?
Respuesta: Si el sello es realmente robado (robado), la empresa no es responsable de las disputas que surjan del uso del sello.
En primer lugar, debido a que el sello oficial ha sido registrado ante el órgano de seguridad pública, el primer paso luego de su pérdida debe ser que el representante legal denuncie el caso ante la comisaría bajo jurisdicción de la lugar del siniestro con original y copia de su cédula de identidad y original y copia de la licencia de actividad industrial y comercial, recibir el certificado de informe.
Luego, informe al público que su sello oficial perdido ha sido invalidado. Luego, el segundo paso después de perder el sello oficial es tomar el original y la copia del certificado de informe; y la licencia de actividad comercial debe ser de nivel municipal o superior, publicarla en un diario público y declararla inválida con sello oficial. El periódico se publicará al día siguiente. ¿En qué periódico puedo pedir explicaciones a la oficina industrial y comercial local? Cada lugar tiene regulaciones diferentes. Lo que hay que recordar aquí es que la mayoría de los periódicos exigirán que todos los accionistas de la empresa estén presentes y firmen una declaración aceptando su publicación antes de que se les permita su publicación. Esto también crea ciertos obstáculos para que muchas empresas pierdan sus sellos oficiales. .
El tercer paso es presentar a la Dirección de Seguridad Pública los siguientes documentos para solicitar un nuevo sello de registro: copia de la licencia comercial, dos copias de la cédula de identidad del representante legal, certificado de sello emitido por la empresa, poder de la persona jurídica, copias de cédulas de identidad de todos los accionistas, copias de certificados de accionistas o listas de accionistas impresas por la Dirección Industrial y Comercial, recibos de atestados de comisaría y copias de declaraciones periodísticas.
El cuarto paso es grabar un nuevo sello bajo la dirección de la Oficina de Seguridad Pública después de registrar el nuevo sello. El nuevo sello debe ser diferente, o un poco diferente, del sello perdido anterior.
El último paso es llevar los materiales anteriores al taller de focas para tallar un nuevo sello.
5. El accionista mayoritario posee el sello oficial, lo que lleva a un punto muerto el funcionamiento de la empresa.
¿Pueden otros accionistas grabar el sello oficial?
Respuesta: Cuando el sello se pierde por disputas internas de gestión entre los accionistas de la empresa o entre el presidente y el director general, los órganos de seguridad pública generalmente no presentan denuncia, es decir, es difícil obtener un nuevo sello, incluso si se vuelve a grabar, la empresa seguirá enfrentando la situación en la que dos sellos tienen el mismo efecto legal.
6. ¿Podemos utilizar únicamente el sello oficial en lugar de otros sellos?
Respuesta: No. La ley tiene disposiciones obligatorias sobre qué sellos utilizar en determinadas situaciones. Por ejemplo, las "Medidas de gestión de facturas de la República Popular China" estipulan que las facturas sólo pueden sellarse con un sello de factura especial.
7. ¿Diferentes sellos tienen efectos jurídicos diferentes?
Respuesta: No existe diferencia en el efecto jurídico en sentido estricto. Siempre que se cumplan los requisitos del sello estipulados por la ley y el significado sea verdadero, el sello será válido. Sin embargo, debido al diferente ámbito de uso de los sellos, la gente piensa que las funciones de los sellos también son diferentes.
El sello oficial es el más utilizado de todos los sellos y es un símbolo de los derechos de una persona jurídica. En la legislación y la práctica judicial actuales, es un criterio importante para juzgar si una actividad civil está establecida y es válida. A menos que existan disposiciones especiales en la ley (como el sellado de facturas), el sello oficial puede representar la voluntad de la persona jurídica y firmar contratos y otros documentos legales con mayor efecto legal. Todas las cartas, documentos oficiales, contratos, cartas de presentación, certificados u otros materiales de la empresa emitidos a nombre de la empresa pueden utilizar el sello oficial.
8. ¿Puede el sello oficial sustituir al sello específico del contrato?
Respuesta: Sí.
A la hora de firmar contratos y convenios, el sello oficial y el sello específico del contrato tienen el mismo efecto jurídico. La yuxtaposición del sello oficial y el sello del contrato especial en el artículo 4 del "Reglamento del Tribunal Popular Supremo sobre diversas cuestiones relativas al juicio de casos de controversia económica sospechosos de delitos económicos" también ilustra que el sello oficial y el sello del contrato especial tienen el mismo efecto al firmar un contrato.
9. ¿El sello oficial puede sustituir al sello del representante legal?
Respuesta: Depende de las circunstancias específicas Si el poder requiere la firma o sello del representante legal, un sello oficial no es suficiente en este momento.
10. ¿Qué es un sello electrónico?
Respuesta: Desde la implementación de la "Ley de Firma Electrónica", los sellos (firmas) electrónicos han adquirido personalidad jurídica.
El llamado sello electrónico (firma) no es una visualización de un sello físico, sino que se incluye en el mensaje de datos en formato electrónico y se le añaden datos para identificar la identidad del firmante e indicar el contenido. aprobado por el firmante. En términos generales, un sello electrónico (firma) es una clave de datos electrónicos que puede identificar a un firmante específico (firmante).
11. ¿En qué circunstancias se pueden utilizar los sellos electrónicos y en qué circunstancias no?
Respuesta: A menos que las leyes y regulaciones estipulen que los documentos electrónicos no son aplicables, usted puede aceptar el uso de sellos electrónicos.
Los sellos electrónicos no son aplicables a:
(1) aquellos que involucran relaciones personales como matrimonio, adopción, herencia, etc.;
(2) aquellos que impliquen bienes inmuebles como terrenos, casas, etc. Transferencia de derechos;
(3) Que impliquen el cese del suministro de agua, calefacción, suministro de gas, suministro de energía y otros servicios públicos;
(4) Las leyes y reglamentos administrativos no se aplican a documentos electrónicos en otras situaciones.
12. ¿Es válido un contrato sin sello oficial legal y válido pero firmado por un representante legal?
Respuesta: Válido, salvo que se pacte que el contrato requiere firma y sello para surtir efecto.
El artículo 32 de la "Ley de Contratos" estipula: "Si las partes celebran un contrato en forma de contrato, el contrato queda establecido cuando ambas partes lo firman o sellan porque el representante legal representa al". empresa y realiza actividades civiles en nombre de la empresa, sólo la firma del representante legal puede hacer efectivo el contrato.
Del mismo modo, aunque no existe un sello oficial, si la persona que firma el contrato está autorizada por la empresa, entonces el contrato sigue siendo válido.
13. El sello colocado en el contrato no es el sello específico del contrato, sino el sello específico de adquisiciones y el sello del departamento de proyectos. ¿Es válido el contrato?
Respuesta: Salvo prueba en contrario, generalmente se considera válida.
Aunque el sello colocado en el contrato no es un sello específico del contrato y no cumple con los principios y regulaciones generales para la firma de contratos, esto es una laguna en la gestión de la propia empresa.
Si la empresa no puede presentar las pruebas correspondientes que demuestren que el sello involucrado en el contrato no tiene nada que ver con la empresa o fue tallado de forma privada por otros, se considerará que la empresa reconoce la validez del contrato.
Por otra parte, el artículo 37 de la “Ley de Contratos” estipula: “Cuando un contrato se celebra en la forma de contrato, y una de las partes ha cumplido sus obligaciones principales antes de firmarlo o sellarlo, y el la otra parte lo acepta, queda establecido el contrato." Por lo tanto, si la otra parte ha cumplido con sus obligaciones principales según lo estipulado en el contrato y la empresa lo reconoce, el contrato será válido sin firma ni sello.
14. Si el sello oficial se presta a otros, ¿es válido el contrato de garantía firmado privadamente por otros?
Respuesta: Válido. Como persona jurídica corporativa independiente, el sello de la empresa es el representante tangible y certificado legal de sus actividades externas. El director u otro funcionario de la empresa, autorizado por la empresa, es únicamente el poseedor y custodio temporal del sello. Los derechos y obligaciones derivados del ejercicio del sello social serán a cargo de la sociedad y no del titular o custodio. Si una empresa presta voluntariamente su sello a otras para su uso, se considerará que autoriza a otros a utilizar su sello, y los derechos y obligaciones que se deriven del sello serán asumidos por la empresa. Por tanto, si el sello oficial se presta a otros y el contrato de garantía firmado de forma privada es válido, la empresa debe asumir la responsabilidad de la garantía.
15. ¿Pueden los estatutos establecer las normas para el uso de los precintos? ¿Es válido un contrato firmado con un sello que infringe los estatutos?
Respuesta: Los estatutos de la empresa pueden estipular las reglas para el uso del sello, pero como los estatutos sólo son vinculantes internamente, si la otra parte es de buena fe, incluso si el uso de el sello viola los estatutos, el contrato seguirá siendo válido. Sin embargo, si el sello oficial se utiliza en violación de los estatutos de la empresa y perjudica los intereses de la empresa, la empresa será responsable de una indemnización.
16. ¿Es válido estampar el sello de la sucursal en el contrato?
Respuesta: Aunque la sucursal no tiene personalidad jurídica independiente, ha obtenido una licencia comercial y puede convertirse en parte demandada en un litigio civil. Por lo tanto, generalmente se considera válido si el contrato lleva el sello de la sucursal, y la responsabilidad civil correspondiente recaerá en la casa matriz.
17. ¿Qué riesgos encontrará la empresa durante sus operaciones?
Respuesta: Los riesgos comunes para las empresas con respecto a los sellos incluyen los siguientes:
(1) Otros usan sellos falsos.
(2) Otros utilizan el sello escaneado e impreso.
(3) La otra parte utiliza un sello de departamento interno no registrado y no calificado.
(4) Utilizar un sello con símbolos numéricos. (Mande Enterprises tiene dudas, ¿quién puede resolverlas?)
Debido al período de alta incidencia de los riesgos mencionados anteriormente, las empresas y empresas deberían estar más atentos y hacer un buen trabajo en la revisión de transacciones. Por ejemplo, puede verificar la autenticidad del sello pidiendo a la otra parte que proporcione una licencia de grabado de sellos de la Oficina de la Compañía o confiando a un abogado para que investigue los registros de sellos de la otra parte, verifique cuidadosamente si hay impresiones de sellos oficiales como como mimeógrafos durante el uso normal, y rechazar el uso irregular del sello por parte de la otra parte.
18. La empresa utilizó un nuevo sello tras cambiar de nombre. ¿Sigue siendo válido para la empresa el contrato con el sello original?
Respuesta: Válido. El cambio de razón social no afectará las deudas de la empresa original, y los documentos estampados con la razón social y el sello originales seguirán teniendo efectos legales en la empresa cambiada. Por lo tanto, el sello original del nombre corporativo debe conservarse adecuadamente para que se pueda identificar al custodio. Si es necesario, el sello puede destruirse y registrarse para reducir los riesgos legales.
19. ¿Cómo identificar la autenticidad de un sello?
Respuesta: (1) Mira la fuente. Según las regulaciones anteriores, el sello debe pertenecer a la dinastía Song. Si el sello estampado por la otra parte no está en fuente Song, debería ser un sello falso.
(2) Mira el color. Debido a razones de calidad y resistencia, el color del sello oficial real suele ser desigual, mientras que el color del sello generado por computadora es consistente y más vivo.
(3) Observa la forma, incluida la forma de las palabras y la forma de los círculos circundantes. En primer lugar, ya sea un sello circular o un sello ovalado, aunque los caracteres no son horizontales ni verticales, cada carácter es un rectángulo recto cuando se ve por separado, no se puede distorsionar o parecerá un trapezoide con una parte superior gruesa. y un fondo delgado. En segundo lugar, observe la forma del círculo alrededor del sello. Este círculo tiene un cierto ancho y los bordes (incluidos los bordes del texto en el sello) no pueden ser suaves si se mira con atención. A menudo hay pequeños espacios, esquinas pequeñas o espacios en blanco pequeños. Esto también se debe a la inconsistencia entre la densidad de la tinta y la intensidad del estampado en caliente durante los procesos de inmersión de tinta y estampado en caliente.
Los sellos fabricados directamente por ordenador no presentan estos problemas. Un sello perfecto sólo puede describirse como falso.
(4) Mira el ángulo. Aunque la mayoría de la gente quiere hacer bien sus sellos, siempre habrá una ligera desviación, especialmente los sellos redondos, que son más difíciles de hacer bien. Sin embargo, cuando la computadora realiza el sello, 100 debe ser un número positivo por defecto.
(5) Mira la ubicación. Compruebe si el sello oficial está estampado en el espacio en blanco del acuerdo o en el cuerpo principal del acuerdo. En términos generales, el sello real está estampado en el nombre de la empresa, mientras que al sello falso y tosco le gusta estar estampado en el espacio en blanco, porque el sello falso está hecho por computadora y, si se estampa en el texto, bloqueará el sello posterior. texto. Pero para que parezcan más auténticos, los sellos falsos de mayor nivel de producción también estarán estampados con texto. En este momento, debe observar cuidadosamente la superposición entre las palabras del sello y las palabras impresas en el papel. Si el sello real se superpone, las palabras detrás de él aún se pueden mostrar a través de la tinta; el sello falso hecho por la computadora bloqueará completamente las palabras de abajo.
20. ¿Cuáles son los principales problemas en la gestión de sellos corporativos?
Respuesta: (1) El proceso comercial de grabado de sellos no es claro y no existe un proceso de aprobación. Siempre que la empresa lo necesite, los líderes o departamentos pueden grabar sellos a voluntad. No se emite ningún documento de autorización oficial después del grabado y el alcance y el tiempo de uso del sello no están claros.
(2) El grabado de sellos no se realiza en unidades designadas por el departamento de seguridad pública, ni está registrado ante el órgano de seguridad pública. Simplemente busque cualquier unidad para grabar el sello oficial y úsela inmediatamente después del grabado, lo que generará peligros ocultos para el uso futuro del sello.
(3) Algunas empresas no cuentan con normas y reglamentos de gestión de sellos, y el uso de sellos no está sujeto a una aprobación estricta. Los administradores de sellos no revisan estrictamente los materiales utilizados para los sellos y, peor aún, usan sellos en cartas de presentación en blanco o en papel en blanco. El custodio de un sello lo pierde de vista o permite que otros lo retiren sin un custodio porque no tiene tiempo para que otra persona lo selle en su nombre.
(4) Algunas empresas no tienen un libro de registro unificado de uso de sellos y utilizan un método página por página para obtener instrucciones. Una vez completada la aprobación, la hoja de firma aprobada e impresa por el líder se guarda en la oficina del gerente. Se pierde fácilmente con el tiempo y no se puede rastrear. Aunque las unidades individuales tienen un libro de registro de impresión unificado, no existe un registro de los elementos impresos y de los usuarios de los documentos reportados directamente por los líderes que firmaron los materiales. No se pueden rastrear problemas futuros relacionados con dichos documentos, y existen riesgos legales.
(5) El sistema de almacenamiento de sellos de las empresas individuales no es perfecto y no hay una persona designada para su custodia. Después de que el sello se pierde o es robado, la pérdida no se informa con prontitud y el sello no se declara inválido en un periódico, lo que genera riesgos potenciales de impresión.
(6) Para obtener ganancias, algunas empresas permiten que empresas no calificadas se afilien a empresas de construcción y, en algunos casos, incluso permiten que las unidades afiliadas utilicen sellos de empresa. Una vez que exista un problema con la unidad afiliada, la empresa asumirá la responsabilidad correspondiente.
(7) Algunas empresas no prestan atención a la gestión del sello del departamento de proyectos y no se dan cuenta de la importancia del sello del departamento de proyectos para la empresa. La gestión de sellos del departamento de proyectos no está estandarizada. El alcance de uso y los procedimientos de aprobación de uso del sello del departamento de proyectos no están restringidos. El libro de registro de uso de sellos del departamento de proyectos no está establecido, lo que crea una brecha en la gestión del sello del departamento de proyectos. mayores riesgos legales para la empresa.
(8) Después de que se falsificaran sellos individuales de empresas, no tomaron las contramedidas correctas y permitieron que se produjera el riesgo, causando pérdidas irreparables a la empresa.
(9) Después de que se cancelaron o cerraron empresas individuales, no recuperaron ni destruyeron los sellos de las unidades, departamentos y departamentos de proyectos subordinados de manera oportuna, lo que resultó en la pérdida de sellos y posibles riesgos legales. .
21. ¿Qué medidas se deben tomar para preservar el sello de la empresa?
Respuesta: La primera es establecer un sistema de almacenamiento diario:
(1) Los sellos de la empresa deben mantenerse en categorías jerárquicas y varios sellos deben ser recolectados y conservados por personal dedicado en cada puesto según su autoridad.
(2) El sello debe ser conservado adecuadamente por un custodio especial y no deberá confiarse a otros para su custodia sin autorización y sus responsabilidades laborales deberán estar claramente definidas.
(3) Se debe conservar adecuadamente el sello oficial y se debe prestar atención a la seguridad para evitar daños, pérdidas y robos.
La segunda es aclarar las responsabilidades del custodio:
(1) El custodio del sello debe conservarlo adecuadamente y no perderlo.
Si se pierde, la pérdida debe informarse a la oficina de la empresa a tiempo;
(2) El sello debe usarse estrictamente de acuerdo con las normas de uso del sello de la empresa y no debe usarse sin los procedimientos prescritos;
(3) Uso Cuando se emite el documento, el custodio revisará la firma del documento y el sello. Si se aprueba el sello, se utilizará el sello. Si se rechaza el sello, se utilizará el sello. devuelto.
(4) Verifique si el uso del sello es consistente con el contenido del documento sellado. Si es inconsistente, el sello no se colocará;
(5) Si Si se violan las normas de uso del sello y causan pérdidas a la empresa, la empresa impondrá sanciones. Si la empresa causa grandes pérdidas o las circunstancias son graves, se entregará a los departamentos pertinentes para su manejo.
22. ¿Hay algo a lo que se debe prestar atención cuando una persona dedicada gestiona el sello oficial?
Respuesta: Gestión especializada significa que la empresa dispone de departamentos especiales o personal de tiempo completo para gestionar el uso, impresión y registro de sellos oficiales. Estos problemas pueden mejorarse formulando los correspondientes sistemas internos de la empresa.
En la actualidad, el sello oficial de una pequeña empresa generalmente lo controla el representante legal. Si el representante legal es accionista de la empresa, generalmente es seguro. Si bien el representante legal como accionista es diferente a la propia empresa, en términos de prevención y control de riesgos, debido a la coherencia de los intereses de la empresa y los accionistas, será más cauteloso imprimir sellos oficiales en el exterior. El sello oficial es administrado por una persona dedicada, lo que facilita el seguimiento de las responsabilidades internas de la empresa cuando no se utiliza el sello oficial. Al mismo tiempo, el responsable del sello oficial recomienda limitarse a departamentos administrativos o personal administrativo, y evitar ser el encargado del sello oficial y el encargado de ventas o adquisiciones externas, porque las actividades comerciales externas de este último tienden hacer opaco el ejercicio de los derechos y resulta difícil supervisar la legalidad o razonabilidad de su uso.
23. ¿Qué medidas se deben tomar para gestionar el uso de los sellos de empresa?
Respuesta: (1) Las empresas deben establecer un sistema de control y prevención de riesgos legales, y el personal en puestos de gestión de sellos debe firmar una carta de compromiso de posición de riesgo legal para aclarar las responsabilidades de control y prevención de riesgos legales de la gestión de sellos. al mismo tiempo, se debe fortalecer la posición de gestión de sellos. La educación sobre prevención de riesgos legales para los gerentes les permite darse cuenta de la importancia de los sellos para la gestión corporativa y mejorar continuamente las habilidades de gestión de sellos y la conciencia sobre la prevención de riesgos legales.
(2) Las empresas deben formular regulaciones de gestión de sellos, designar departamentos centralizados de gestión de sellos, aclarar las responsabilidades de gestión de sellos de cada departamento de la empresa y aclarar los procesos comerciales para el grabado y uso de sellos, de modo que haya reglas a seguir y Hay reglas a seguir.
(3) Después de recibir la licencia comercial, la unidad recién registrada de la empresa deberá ir directamente a la Oficina de Seguridad Pública del Centro de Servicios Administrativos para grabar el sello y archivarlo. El grabado del sello temporal de una empresa, incluido el sello del departamento de proyectos, debe ser propuesto por el departamento de gestión de sellos, revisado por el departamento legal y el departamento profesional y reportado a los principales líderes de la empresa para su aprobación. Después de la aprobación, el departamento de gestión de sellos los grabará y archivará uniformemente en la unidad designada por el órgano de seguridad pública. El departamento de gestión de sellos deberá emitir un documento de activación del sello antes de entregarlo para su uso, y no se utilizarán sellos no activados.
(4) Las empresas deben establecer un libro de contabilidad unificado sobre el uso de sellos y formular un formulario de solicitud de uso de sellos. Las unidades que solicitan el uso de sellos deben pasar por los procedimientos de aprobación de acuerdo con las normas de gestión de sellos y obtener la aprobación del departamento competente y de los líderes empresariales. Después de ser aprobado por los líderes de la empresa, la persona que usa el sello debe completar un formulario de registro de sello unificado. El personal administrativo de la compañía debe revisar cuidadosamente los documentos del sello y verificar si el contenido y la frecuencia de las aplicaciones del sello son consistentes antes de usar el sello. en los documentos pertinentes. Cuando se utiliza un sello, el custodio del sello debe usarlo él mismo y ninguna otra persona puede usarlo en su nombre. El sello no debe perderse de vista del custodio del sello.
(5) Los custodios de los sellos deben fortalecer la custodia de los sellos y no pueden sacarlos sin la aprobación de los principales líderes de la empresa. Cuando sea necesario sacarlo en circunstancias especiales, deberá acompañarlo un supervisor de sello designado. Si se pierde el sello, deberá reportarlo a la agencia de seguridad pública lo antes posible y obtener un certificado de reporte. Además, la declaración de pérdida debe publicarse en un periódico local o local.
(6) Está prohibido sellar el sello oficial en documentos en blanco, como cartas de presentación en blanco, papel en blanco y documentos en blanco. En caso de circunstancias especiales, deberá ser aprobado por el gerente general. El usuario del sello oficial deberá indicar el número de documento en el "Formulario de Registro de Uso del Sello Oficial". Una vez implementado el contenido del documento, se volverá a aprobar el registro. . Cuando el usuario del sello oficial ya no utilice los documentos y materiales en blanco estampados con el sello por algún motivo, deberá devolver los documentos y materiales a la oficina (u oficina) administrativa y realizar los trámites de registro.
En el proceso de utilización de información y documentos en blanco preimpresos, el usuario del sello oficial debe asumir las responsabilidades laborales correspondientes.
(7) Las empresas deben comprobar periódicamente el uso de precintos. El departamento de gestión de sellos de la empresa deberá, de acuerdo con las normas de gestión de sellos, organizar los departamentos legales y de supervisión para inspeccionar el uso de sellos por parte de las unidades subordinadas y tomar las medidas correspondientes de manera oportuna si se encuentran problemas.
(8) Las empresas deben fortalecer la gestión del uso de los sellos del departamento y del departamento del proyecto, restringir su uso y los procedimientos de aprobación de uso, y seguir estrictamente los procedimientos administrativos oficiales de uso de sellos de la empresa para conservar y utilizar los sellos en absoluto. niveles. El sello del departamento del proyecto y el sello del departamento deben tener un alcance de uso estrictamente limitado y no deben usarse para firmar contratos con partes externas, ni para compromisos externos, certificaciones y otros materiales. Si es necesario, se deberá informar a los propietarios, proveedores de materias primas y otras partes interesadas sobre los derechos de acceso. El departamento de proyectos y el departamento empresarial deben designar el sello y el custodio, establecer un libro de registro de uso y nunca permitir que las unidades subcontratadas utilicen el sello del departamento de proyectos.
(9) Después de cambiar o cancelar los departamentos subordinados de la empresa, el departamento de gestión de sellos unificados debe recopilar los sellos del departamento y los registros de sellos después de que se cancele la sucursal afiliada y se completen los procedimientos de cancelación industrial y comercial; , todos los sellos y registros de sellos de la sucursal, incluidos los sellos administrativos, sellos de contratos, sellos financieros, sellos de persona a cargo, etc., deben recolectarse después de que se cierre el departamento del proyecto, todos los sellos y registros de sellos del proyecto; El departamento debe entregarse al departamento de gestión de sellos corporativos. El departamento de gestión de sellos corporativos trabajará con el departamento legal para destruir los sellos recolectados y el departamento de gestión de sellos archivará los registros de sellos de acuerdo con las normas de gestión de archivos.
(10) Cuando una empresa encuentra sellos falsificados por su propia unidad o departamento de proyectos, el departamento de gestión de sellos de la empresa debe notificar de inmediato al departamento de gestión legal de la situación relevante, y el departamento de gestión legal debe resolver el asunto. de conformidad con la ley. Los métodos básicos son: en primer lugar, informar el caso a los órganos de seguridad pública de manera oportuna y responsabilizar al falsificador; en segundo lugar, publicar una declaración aclaratoria en los periódicos pertinentes para informar a los clientes potenciales de manera oportuna; en tercer lugar, notificar de inmediato a la contraparte; el contrato falsificado, declarar los hechos relevantes y resolver la relación. Si la otra parte no coopera, debe acudir de inmediato al tribunal local para determinar que el contrato no es válido y rescindir el contrato correspondiente a través de canales legales.
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