¿Se pueden utilizar documentos en papel en las licitaciones electrónicas?

En el proceso de licitación electrónica, los documentos en papel son innecesarios. Los documentos de adquisiciones pertinentes para proyectos de adquisiciones gubernamentales se pueden almacenar en archivos electrónicos; los proyectos de construcción de ingeniería deben conservar los documentos en papel correspondientes, mientras que los proyectos de licitación voluntaria corporativa pueden utilizar documentos electrónicos para su presentación si no hay documentos en papel.

Sin embargo, algunos enlaces aún pueden requerir el uso de documentos en papel, como las ofertas. El modelo de adquisiciones tradicional requiere imprimir y encuadernar múltiples documentos de licitación (respuesta) en papel, y firmarlos y sellarlos en el sitio para su entrega. En las licitaciones electrónicas, aunque es más conveniente realizar licitaciones electrónicas, utilizar firmas electrónicas y entregas en línea, en algunos casos es posible que aún se requieran documentos en papel, como disposiciones especiales en los documentos de licitación. Cuando los documentos en papel y los mensajes de datos son inconsistentes, a menos que exista un acuerdo especial en los documentos de licitación, generalmente prevalecen los mensajes de datos.

Además, los documentos de licitación con firma electrónica tienen efectos legales y no es necesario sellar los documentos con firma electrónica. Esto significa que, aunque en casos excepcionales los documentos en papel pueden servir como respaldo o reemplazo, en la mayoría de los casos los documentos de licitación electrónicos y las firmas electrónicas serán suficientes para las necesidades de licitación.