Sistema de Gestión de Expedientes Técnicos para Empresas Constructoras de Energía Eléctrica

1.1 es establecer y mejorar los archivos técnicos de la empresa, preservar completamente y gestionar científicamente los archivos técnicos de la empresa, aprovechar al máximo el papel de los archivos técnicos en la construcción y desarrollo de la empresa y servir mejor. Los departamentos técnicos y de producción de la empresa sirven. Este sistema de gestión está especialmente formulado.

1.2 Los archivos técnicos de la empresa se refieren a los dibujos, cuadros, materiales escritos, fotografías y otras tecnologías que cada departamento técnico (incluidos los talleres) debe archivar y conservar en tecnología de producción, resultados de investigaciones científicas, calidad, equipos, infraestructura y otras actividades técnicas, así como planos, materiales y libros externos y adquiridos.

1.3 Los departamentos técnicos funcionales y talleres de la empresa deben incorporar archivos técnicos a la gestión técnica empresarial de la unidad para asegurar la acumulación de documentos y materiales técnicos, recopilarlos por completo, organizar el sistema y archivarlos en el momento oportuno. según el sistema. Garantizar el buen desarrollo del trabajo de archivo técnico en toda la empresa.

1.4 De acuerdo con el principio básico de gestión centralizada y unificada de archivos técnicos, el departamento técnico de la empresa ha establecido una sala de archivos integral, que es administrada por personal de tiempo completo. Bajo el liderazgo directo del director técnico, la sala de archivos integral gestiona de forma centralizada la producción, el desarrollo, la calidad, el equipo, la infraestructura y otros archivos técnicos de la empresa. Establecer y mejorar el trabajo de archivos técnicos para lograr un uso completo, preciso, sistemático, seguro y eficaz de los archivos técnicos de la empresa.

2 Archivo de documentos técnicos:

2.1 Una vez completado o finalizado cada proyecto técnico, debe haber documentos técnicos completos, precisos y sistemáticos, y deben archivarse de acuerdo con a los documentos técnicos formados por la empresa De acuerdo con el alcance y los requisitos, los documentos técnicos formados se organizarán sistemáticamente en una unidad de almacenamiento (volumen, generación, volumen, caja), que se transferirá oportunamente a los archivos integrales de la empresa. previa revisión por parte del técnico responsable.

2.2 Cuando cada departamento o personal técnico entregue expedientes técnicos o documentos técnicos, ambas partes deben seguir los procedimientos de entrega de acuerdo con la normativa (ver PD423 "Procedimiento de control de documentos", código de tabla PD423-02), y firme y archive para referencia futura. Los administradores se reservan el derecho de rechazar los exámenes que no cumplan con los requisitos o tengan documentación técnica incompleta.

2.3 Todos los documentos técnicos que deban archivarse deben cumplir con los estándares nacionales, los estándares ministeriales y los estándares empresariales en la medida de lo posible. Asegúrese de que los materiales de escritura sean de alta calidad, que la escritura sea clara, que los dibujos estén dibujados de acuerdo con las especificaciones y que los patrones sean claros. No se permite el uso de lápices, bolígrafos ni papel carbón para imprimir.

2.4 Todos los planos y documentos elaborados por cada departamento deberán plasmarse en mapas base y entregarse al archivo para su archivo previa firma por el técnico responsable.

2.5 Antes de abrir los planos, instrucciones de funcionamiento y diagramas de circuitos eléctricos de los materiales importados y comprados devueltos a la empresa, las unidades correspondientes deberán notificar al personal de gestión de datos para que participe en el inventario y los archive todos. Nadie podrá apropiárselo para uso personal ni quitárselo sin pasar por los trámites de préstamo y uso.

3. Las tareas de los archivos integrales y las responsabilidades de los gestores:

3.1 Las tareas de los archivos integrales:

3.1.1 Centralizar y organizar las técnicas archivos Gestión unificada y científica, manteniendo la integridad, sistematización, exactitud y seguridad de los archivos técnicos, y proporcionando una utilización oportuna y precisa. Debido a negligencia grave, los archivos técnicos originales se perdieron, desaparecieron, fueron desfigurados, dañados y no pudieron usarse ni tomarse prestados. , los directivos deben asumir la responsabilidad principal y, en casos graves, pueden ser trasladados de sus puestos.

3.1.2 Asistir a diversos departamentos y personal técnico relevante en la formación, acumulación, correcta ordenación y archivo de documentos técnicos.

3.1.3 Responsable de la recepción, copia, préstamo, emisión y archivo de documentos técnicos, y proporcionar documentos técnicos para atender a las unidades relevantes y al personal técnico de toda la empresa.

3.2 Responsabilidades de los responsables de archivos técnicos:

3.2.1 Implementar concienzudamente los lineamientos y políticas de la empresa para el trabajo de archivos técnicos. Estudiar el negocio, mejorar el nivel de gestión y asegurar la realización de las tareas de trabajo de archivo técnico. Proporcionar proactivamente datos técnicos para la producción y el desarrollo.

3.2.2 Gestionar científicamente los expedientes técnicos de la empresa, y realizar las labores de recepción, clasificación, catalogación, registro, conservación, copia, préstamo, distribución, identificación, estadística y elaboración de herramientas de recuperación de datos técnicos y archivos.

3.2.3 Cumplir con el sistema de confidencialidad de la empresa y realizar trabajos de seguridad.

3.2.4 Implementar estrictamente el sistema de almacenamiento, préstamo y emisión de archivos técnicos.

3.2.5 Mantener limpia y ordenada la sala de archivos, y reparar y copiar con prontitud los archivos dañados o deteriorados.

4. Identificación y destrucción de ficheros técnicos:

4.1 Identificar cuidadosamente el contenido y plazo de conservación de los ficheros técnicos. Para archivos dañados o deteriorados, los archivos originales deben conservarse durante medio año después de la copia. Los documentos que sean reemplazados por cambios de contenido deberán ser invalidados y conservados por un año.

4.2 Todos los documentos técnicos que deban destruirse deben contarse y destruirse bajo la supervisión del supervisor de ventas designado después de la aprobación del supervisor para evitar la confidencialidad. Los informes de tasación y las listas de destrucción pertinentes deberán presentarse oportunamente.

5. Conservación y préstamo de documentos técnicos:

5.1 Clasificar, catalogar, registrar, contar y procesar los expedientes técnicos recibidos, elaborar un directorio de referencia de archivos y garantizar su buen estado. -documentado. Consérvelo correctamente para facilitar su uso.

5.2 Implementar seriamente el sistema de inspección y almacenamiento de archivos técnicos, realizar una inspección y limpieza integrales al final de cada año para garantizar la coherencia de los archivos del libro mayor. El informe de inspección debe compilarse antes del 30 de febrero y enviarse al supervisor técnico para su revisión. Con base en los resultados del informe de inspección, el director técnico ordenó al archivero que rectificara los problemas y volviera a verificar la autenticidad del informe de inspección.

5.3 Garantizar la seguridad y confidencialidad de los expedientes técnicos y realizar los procedimientos de aprobación y endeudamiento. Mantenga siempre la habitación limpia y ventilada, y preste atención a la protección contra el polvo, el fuego, el agua, la humedad, el sol y los robos. Evite que los insectos, las ratas y el moho se coman las limas. Si hay archivos dañados o deteriorados, los administradores deben repararlos y hacer copias de inmediato.

5.4 Sistema de confidencialidad de los expedientes técnicos:

5.4.1 Todos los empleados de la empresa deberán guardar la confidencialidad y mantener la seguridad de los expedientes técnicos. El préstamo de archivos importantes (incluidos materiales externos y subcontratados, documentos devueltos a la empresa con instrumentos y equipos, mapas base originales, etc.) debe ser aprobado por el director técnico antes del préstamo. El prestatario debe conservarlo adecuadamente y no perderlo.

5.4.2 Si se pierden, roban o filtran documentos técnicos, se debe informar inmediatamente y se deben tomar medidas para abordarlo adecuadamente.

5.4.3 Los miembros que no pertenecen al personal no pueden explorar documentos técnicos de forma privada.

5.5 Préstamo de documentos técnicos:

5.5.1 Todo el personal técnico y personal de la empresa puede pedir prestado documentos técnicos para las necesidades de producción. El administrador completa el "Formulario de registro de préstamo de documentos" y el prestatario lo firma antes de poder utilizarlo. Debe devolverse a tiempo después de su uso y los procedimientos de cancelación solo pueden completarse después de la inspección por parte del personal administrativo.

5.5.2 Los documentos técnicos y diversas instrucciones del equipo se utilizan bajo condiciones controladas dentro de la empresa. No se permite el préstamo de documentos originales a los archivos y son solo para referencia en interiores. Si necesita pedir prestada una casa, debe seguir los trámites y prestar una copia. En caso de no existir ejemplares, deberán ser aprobados por el director técnico antes de poder ser prestados.

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5.5.3 El plazo máximo para el préstamo de documentos es de tres días seguidos. Si necesita seguir usándolo después de su vencimiento, debe realizar los procedimientos de renovación. En caso de vacaciones se deberá devolver la documentación técnica prestada. Si no se devuelve al vencimiento o no pasa por los trámites de renovación, el archivero será responsable de recogerlo y exigir su devolución en un plazo determinado. Si los materiales prestados no se devuelven a su debido tiempo, el archivero los informará al director técnico para su revisión en función del valor real de los materiales prestados (el precio de varios libros y los materiales se producen en función de los precios después de la aprobación del gerente general). , serán enviados al departamento financiero de la empresa para sancionar a los prestatarios del expediente. Si el prestatario puede devolver el documento prestado posteriormente, podrá devolverlo en su totalidad a la mitad del monto de la indemnización por daños y perjuicios, dependiendo del período de tiempo.

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5.5.4 Los prestatarios deben mantener los archivos completos, seguros y limpios, y no los prestarán, desmontarán, alterarán, intercambiarán ni perderán. Ambas partes del préstamo y la devolución deben * * * contar juntas el número de copias y páginas y comprobar la situación general de forma seria y responsable. Si encuentra problemas o daños, repórtelos al supervisor de manera oportuna. Según el grado de integridad o daño y la importancia del archivo, el administrador del archivo lo reportará al director técnico para su revisión, luego de la aprobación del gerente general, lo enviará al departamento financiero de la empresa para sancionar al prestatario del archivo.

6 Copia de documentos técnicos y distribución de información técnica:

6.1 Todos los documentos e información técnicos archivados generalmente deben archivarse. Se debe hacer una copia importante y de uso frecuente para su préstamo o distribución diaria.

Una vez distribuidos los archivos de copia de seguridad, se deben copiar y complementar oportunamente.

6.2 Los tres conjuntos de dibujos de herramientas y documentos que deben procesarse y producirse deben secarse al sol. Un juego se utiliza para que los artesanos distribuyan los materiales preparados por el departamento de compras y los entreguen al departamento de calidad para la inspección de los moldes y espacios en blanco de madera. Los planos de ensamblaje se distribuyen al almacenamiento de moldes para la gestión de herramientas. al departamento de producción o al departamento de compras para procesar el pedido; un juego para archivo y préstamo diario.

6.3 Los planos de fundición y de procesamiento utilizados para guiar la producción y servir como base para la aceptación se imprimirán por cuadruplicado y se distribuirán al taller de producción, al departamento de calidad, al técnico responsable y a los archivos para su archivo. Se entrega al cliente al menos una copia del plano de fundición refrendado, de los cuales tres son distribuidos por la planta de petróleo pesado.

6.4 Los dibujos del núcleo de lodo utilizados para guiar la producción y servir como base para la aceptación se distribuirán por cuadruplicado a la oficina de cooperación externa, el taller de producción, el departamento de calidad y la sala de archivos.

6.5 Se deben imprimir y distribuir tres copias de las tarjetas de proceso, las tarjetas de proceso y las instrucciones de operación de producción utilizadas para guiar la producción al taller de producción, a los técnicos de supervisión y a los archivos para su archivo.

6.6 La tarjeta de inspección utilizada como base de aceptación se realizará por triplicado y se distribuirá al departamento de calidad, técnicos responsables y archivos para su archivo.

6.7 Por razones laborales, los datos técnicos deben distribuirse a cada sitio de uso y deben distribuirse a cada sitio de uso dentro del día siguiente a la entrega de los archivos técnicos. Para los documentos cuyo lugar de emisión no se especifica, se debe preparar una lista de emisión de documentos (consulte PD423 "Procedimiento de control de documentos", código de tabla PD423-01), que debe ser completada por el departamento de preparación de documentos y enviada a la sala de archivos después de su aprobación. por el jefe del departamento. Los archivos deben distribuirse a cada ubicación de uso de acuerdo con los requisitos de la lista, y se debe anotar la ubicación de distribución, el número de distribución, la fecha de distribución, si están bajo control, etc. Marcado y firmado por el destinatario. Otras unidades o individuos que necesitan documentos presentan una solicitud y completan el "Formulario de Solicitud de Recibo de Documentos" (consulte PD423 "Procedimiento de Control de Documentos", código de formulario PD423-06), el cual será revisado por el líder a cargo y firmado por el responsable del departamento de preparación de documentos.

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6.8 Los usuarios deberán conservar adecuadamente los documentos e información distribuidos en los diversos lugares de uso y no deberán dañarse ni perderse. Si un documento está dañado o desfigurado debido a restricciones, se puede cambiar por uno nuevo en los Archivos. El documento original dañado o desfigurado será recuperado y desechado por los Archivos. Si el usuario no puede proporcionar los documentos originales y requiere que la oficina de archivos los reemita, el usuario del documento correrá con el costo de la reedición de los documentos. El monto se calculará en función del precio real de los materiales copiados que presentará el archivero. al responsable técnico para su revisión y aprobación por el director general antes de reportar al director financiero de la empresa.

7 Cambios en documentos técnicos y documentos técnicos controlados:

7.1 Cuando el departamento de preparación de documentos necesita cambiar o complementar documentos técnicos, debe haber un aviso de cambio. Al realizar cambios en los archivos proporcionados por el usuario, también debe haber una prueba escrita del consentimiento del usuario al cambio, que debe archivarse para referencia futura. El personal de cambios deberá realizar cambios en los documentos técnicos de acuerdo con el contenido del aviso. Al realizar cambios, marcar los cambios uniformemente, firmar la responsabilidad técnica e indicar la fecha. Al mismo tiempo, modifique el nivel de cambio en la lista y conserve la notificación de modificación para referencia futura.

7.2 Después de cambiar los documentos técnicos, el personal de gestión de datos debe emitir de inmediato el aviso de cambio a la ubicación controlada del documento correspondiente para garantizar que el uso de los documentos esté controlado de manera efectiva.

7.3 Para evitar que los documentos controlados en cada lugar de uso se salgan de control, se utilizarán varios documentos técnicos controlados durante un año a partir de la fecha de emisión y dejarán de ser válidos automáticamente al vencimiento. Si es necesario reutilizarlo, el departamento de gestión de documentos debe revisarlo y sellarlo con un sello de "confirmación" antes de reutilizarlo.