Describa brevemente el impacto del ERP en los sistemas de información contable
1. Descripción general del sistema de información contable y del sistema ERP
(1) Sistema de información contable
El sistema de información contable (AIS) está orientado a valores La información Un sistema de información es un sistema de información que propone requerimientos de información desde la perspectiva de reflejar y supervisar el movimiento de valores en la organización. Es un sistema que utiliza tecnología de la información para recopilar, almacenar y procesar información contable, completar tareas contables y proporcionar información auxiliar para la gestión, el análisis y la toma de decisiones contables.
(2) Sistema ERP
El Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) es un producto de la combinación de ideas avanzadas de gestión empresarial internacional y tecnología de la información avanzada. Es el último logro en el mundo. desarrollo de sistemas de información empresarial. Su núcleo es lograr una gestión eficaz de toda la cadena de suministro, combinar la empresa con factores del mercado, como proveedores y clientes, e integrar las adquisiciones, el desarrollo y el diseño, la producción y las ventas internos de la empresa, de modo que la empresa pueda gestionar las personas y las finanzas. y Gestión y control eficaces de los recursos físicos, de información y de otro tipo para mejorar la eficiencia de la operación de los recursos. Su esencia es una idea de gestión, y los sistemas de software y hardware deben utilizarse como soporte para realizar esta idea de gestión.
2. Defectos de los sistemas de información contable tradicionales y ventajas de los sistemas de información contable en los sistemas ERP
Antes de la aparición de los sistemas ERP, las empresas almacenaban mucha información comercial importante en muchos lugares diferentes. Los departamentos también difieren en los sistemas y tecnologías que utilizan para gestionar esta información. A veces, cierto tipo de información se copia varias veces dentro de la empresa, pero algunos departamentos no la necesitan. También hay información escrita que dificulta la circulación entre departamentos. Por ejemplo, un cliente puede llamar al departamento de ventas para verificar el progreso de un pedido importante. Para responder a esta pregunta, el departamento de ventas no tiene una base de datos compartida para verificar y debe llamar al departamento de producción o envío de la empresa para verificar el progreso. orden. .
(1) Defectos del sistema de información contable tradicional
Ante la mejora de los requisitos de gestión y las nuevas características que dota el desarrollo tecnológico, el sistema de información contable tradicional ha dejado al descubierto sus limitaciones inherentes . Por ejemplo, al diseñar sistemas de información contable tradicionales, los problemas se consideran desde la perspectiva del departamento de contabilidad más que desde la perspectiva de la empresa. El diseño del software de contabilidad no siempre puede salirse de las limitaciones del sistema de información contable formado. De esta manera, los flujos de información solo pueden fluir dentro del departamento de contabilidad, formando islas de información. Es difícil garantizar la autenticidad de los datos intercambiados entre islas de información, porque el flujo de información entre islas de información a menudo no puede fluir en la forma original, como por ejemplo. para convertirlos en comprobantes en papel o guardarlos en el disco para su transmisión. Las deficiencias de los sistemas de información contable tradicionales se reflejan específicamente en:
1. Limitaciones
Los sistemas de información contable tradicionales utilizan la moneda como unidad de medida y muchos recursos importantes no se pueden medir en moneda. El departamento financiero solo registra la información del flujo de capital de las empresas económicas y no recopila todos los datos de las actividades comerciales. Los datos relevantes de la misma empresa económica se mantienen en manos del personal contable y no contable, respectivamente. cantidad de información de gestión, lo que hace que el sistema de información contable sea inconsistente con los datos en otros sistemas comerciales puede ser inconsistente o tener lagunas y duplicaciones de información, que no pueden satisfacer las necesidades de los gerentes.
2． Cerradura
La información contable tradicional se obtiene mediante el "cribado" de comprobantes originales, comprobantes contables, libros auxiliares y libros mayores, de los cuales es imposible ver toda la ocurrencia, ejecución y finalización de cada proceso de actividad económica. . Debido a la estructura contable demasiado subdividida, varios subsistemas contables están separados entre sí. Los contables rara vez participan en los procesos de la capa empresarial. Los contables sólo son responsables del flujo y registro de los documentos que ocurren en el negocio, pero no del negocio. En sí, hay una falta de coherencia y sistematicidad en la transmisión de datos contables, lo que objetivamente puede conducir a inconsistencias entre la información contable y la información comercial, y reducir la calidad de la información contable.
3． Histéresis
Los sistemas de información contable tradicionales almacenan toda la información contable en el balance, cuenta de resultados, estado de flujo de efectivo y sus cronogramas. Debido a la naturaleza secuencial de los procesos comerciales contables, la información sólo se puede transferir paso a paso a través de una estructura similar a una pirámide sin saltar. Los demandantes de información contable sólo pueden obtener cierta información contable de los estados contables al final del mes, trimestre o informe anual presentados por los contadores, lo que hace que la información contable carezca de actualidad y puntualidad.
En el entorno económico actual, este modelo de divulgación de información ya no puede satisfacer las necesidades de los usuarios de la información.
(2) Características del sistema de información contable en un sistema ERP
1. Inmediatez
En el estado del ERP, los datos están vinculados y se pueden actualizar en cualquier momento. Cada persona relevante puede obtener información en tiempo real en cualquier momento. En el pasado, esto solo se podía lograr con mucho. de mano de obra y tiempo. En términos generales, hay muchos factores que afectan la competitividad de una empresa, pero un factor muy importante reside en su comprensión de diversa información interna dentro de la empresa, así como en su comprensión de la información del mercado externo y los cambios en la situación actual. En la sociedad de la información actual, no sólo es importante conocernos a nosotros mismos y a nuestros enemigos, sino también estar "en tiempo real". Si este es el caso o no, tendrá efectos muy diferentes.
2． Integración
En el estado de ERP, la integración de diversa información proporcionará las condiciones necesarias para la toma de decisiones científicas. Antes de que se introdujera el ERP, la información en la base de conocimientos estaba desactualizada y era más parcial. información sesgada o incluso información distorsionada. La razón de este fenómeno, entre otros factores, es que el imperfecto mecanismo de integración de la información es sin duda un factor importante. Por otro lado, en el pasado, cuando el sistema de información contable enfrentaba cambios en la organización, se necesitaba mucho tiempo para modificar la conexión. Después de la introducción del ERP, ante tales cambios, se puede conectar fácilmente. La planificación presupuestaria es precisa y se logra el control. Es más práctico y facilita y agiliza el análisis y la gestión de las diferencias entre las cifras reales y los presupuestos.
3． Previsión
El subsistema financiero del sistema ERP está integrado con otros subsistemas del sistema ERP. El subsistema de contabilidad integra la contabilidad financiera, la contabilidad de gestión y la contabilidad de costos. Esta integración del sistema y su suministro sistemático de información es. propicio para análisis y previsiones financieras con visión de futuro.
3. El impacto del sistema ERP en el sistema de información contable
(1) Impacto en los supuestos de cuotas contables
En el sistema de información contable, desde los datos contables hasta el El procesamiento y la conversión de la información contable lleva mucho tiempo y está limitado por la tecnología de la información, por lo que la contabilidad tradicional supone el pago de cuotas contables. El supuesto del período contable se refiere a dividir artificialmente el proceso operativo en curso de la organización empresarial en períodos equidistantes de un extremo a otro para resumir periódicamente el estado operativo de la organización empresarial y utilizarlo como el rango de tiempo para preparar los informes de contabilidad financiera. . En la sociedad de la información, subjetivamente hablando, los usuarios de información contable necesitan obtener información contable de manera conveniente y rápida en cualquier momento y en cualquier lugar para respaldar las decisiones comerciales, objetivamente hablando, el comercio electrónico basado en la tecnología de la información moderna tiene una transacción que se completa en un instante; y las transacciones o eventos que han ocurrido se reflejan en el informe de contabilidad financiera en tiempo real. Los usuarios de la información pueden obtener los últimos informes financieros de Internet en cualquier momento sin tener que esperar al final de un período contable, mejorando así enormemente el real. -naturaleza temporal de la información contable. En este momento, los requisitos de los supuestos del período contable entran en conflicto con las características de tiempo real de las computadoras.
(2) Impacto en los supuestos de medición de moneda
El supuesto de medición de moneda significa que la contabilidad utiliza la moneda como unidad de medida. La connotación de este supuesto incluye principalmente: medición de moneda, moneda única. , el valor de la moneda es estable. La moneda, como unidad de medida unificada para la información contable, permite reflejar y comparar el estado financiero y los resultados operativos entre diferentes organizaciones empresariales y diferentes industrias. En la sociedad de la información, los usuarios de la información contable necesitan información no monetaria que refleje la competitividad de las organizaciones corporativas, como las capacidades de innovación, la satisfacción del cliente, la participación de mercado, etc. Se puede observar que la informatización de la contabilidad ha tenido un impacto en los supuestos contables tradicionales de medición monetaria.
(3) Impacto en la contabilidad
Muchos procesos de negocio en contabilidad tienen un formato fijo o se realizan de forma mecánica y repetida, que es para lo que son buenos los ordenadores. El diseño general de los sistemas de información contable tradicionales solo imita la contabilidad manual, aunque se procesa por computadora, no aporta mucha automatización a los contables. Los comprobantes originales generalmente están hechos de papel y los contadores los ingresan en el sistema. y la contabilidad posterior, la generación de informes comienza a reflejar las características de automatización de las computadoras. El ERP es diferente debido a que integra varios recursos de la empresa en el ERP. Una vez que el personal del departamento correspondiente ingresa los comprobantes originales, el departamento de contabilidad ya no tiene que generar comprobantes contables por sí mismo. La computadora obtendrá automáticamente los comprobantes originales al leerlos. Base de datos Datos relevantes para generar comprobantes contables.
La comunicación entre empresas puede transmitir comprobantes originales a través de interfaces de datos estándar, registrar los datos correspondientes en la base de datos y luego generar varios informes basados en estos datos para respaldar el análisis y la toma de decisiones empresariales. "Si la integración de la información se realiza bien, más del 70% de los documentos financieros corporativos se pueden generar automáticamente. El grado de automatización ha mejorado considerablemente".
(4) Impacto en los informes contables tradicionales
Proporcionar informes contables es el objetivo básico de la informatización contable. En comparación con los sistemas tradicionales de información contable manual, los objetivos contables se lograrán mejor en un entorno de red. Las principales manifestaciones son: en primer lugar, Internet hace posible la presentación de informes electrónicos en línea en tiempo real, lo que no sólo acelera la transmisión de información contable, sino que también cambia la forma en que se lee la información contable; en segundo lugar, en el entorno de red, el sistema de información contable; combina los datos recopilados con La información contable generada por el procesamiento se almacena en la base de datos del sistema. La información contable se puede proporcionar de acuerdo con el formato y contenido acordados, o los usuarios pueden procesar y generar información contable personalizada basada en la base de datos de acuerdo con sus propios requisitos de información. en tercer lugar, la comunicación de información contable realiza una interacción bidireccional entre proveedores y usuarios y ya no está limitada por el tiempo, el lugar y el espacio; además, el método de generación de informes en línea en tiempo real aumenta la cantidad de información contable y reduce el costo de; proporcionando información contable de costos. En el entorno ERP, los informes contables se pueden expresar mejor, pero bajo el sistema contable existente, no ofrece muchas oportunidades para dicha expresión.
IV.Medidas de mejora para la aplicación del sistema ERP en el sistema de información contable
(1) Establecer un sistema integral de recopilación de datos originales basado en red
En la actualidad información En un entorno estandarizado, cuando se realizan negocios económicos, el primer paso es completar u obtener comprobantes originales para acreditar la ocurrencia o finalización del negocio económico, aclarar las responsabilidades económicas y servir como base original para la contabilidad. Estos comprobantes originales son en papel y existe un retraso en su transmisión, por lo que la fecha contable suele ser distinta a la fecha en que se produjo el negocio económico. Los comprobantes originales generalmente se hacen en varias copias y los departamentos financieros y comerciales ingresan datos repetidamente, lo que desperdicia mucha mano de obra, recursos materiales y financieros. En un entorno donde se utilizan sistemas ERP, debido al desarrollo de la tecnología de red, los procesos de transacciones empresariales se llevan a cabo en línea, por lo que estas transacciones económicas se basan en varios documentos electrónicos, que pueden transmitirse a la empresa a través de la red sin demora. A través de la LAN interna de la empresa, el departamento de contabilidad puede visualizar las transacciones económicas que tienen lugar en otros departamentos, proporcionando información útil para la gestión y la toma de decisiones. Los datos solo deben ingresarse una vez y se pueden compartir con otros departamentos. Se puede ver que en el entorno ERP, la forma de los documentos originales ha cambiado, el método de recopilación ha cambiado y la puntualidad de la transmisión también ha cambiado. Por lo tanto, establecer un sistema integral de recopilación de datos originales basado en la red es resolver el problema. de la recopilación y transmisión de información tradicional. La medida fundamental de la diferencia horaria.
(2) Establecer un sistema de procesamiento de información contable en tiempo real basado en red
Debido a las limitaciones de tecnología y costos, el proceso comercial contable actual revela información principalmente a través de trimestrales y anuales. Sin embargo, con el desarrollo de la tecnología de red, esta limitación se ha superado de manera efectiva, haciendo realidad el procesamiento de información contable en tiempo real. La aplicación generalizada de la tecnología de redes moderna ha roto los conceptos tradicionales de tiempo y espacio para el intercambio de información, ha cambiado la forma en que las personas recopilan, procesan y utilizan la información y logran el máximo intercambio de información. Por lo tanto, para realizar el proceso integrado de procesamiento de información de los negocios financieros, necesitamos aprovechar al máximo la tecnología de red, utilizar la red informática como plataforma, integrar el proceso de procesamiento de información en tiempo real en el proceso de procesamiento comercial, integrar el trabajo de contabilidad. personal en el proceso de las actividades comerciales, y hacer que el espacio de trabajo del personal contable se expanda a varios departamentos comerciales de producción y operación, y transforme el trabajo contable de una recopilación pasiva y filtrada de información, clasificación y procesamiento de información a una actividad activa, integral y real. tiempo de recolección y procesamiento de la información contable.
(3) Establecer un sistema de divulgación diversificada de información contable en tiempo real basado en red
Utilizar tecnología de red para extender el entorno de trabajo del personal de contabilidad desde el departamento financiero a varios departamentos comerciales. centrándose directamente en el proceso comercial real, lo que ayuda al personal de contabilidad a obtener información de manera precisa y oportuna a través del sistema de procesamiento de información contable en tiempo real y procesarla para lograr un procesamiento dinámico y en tiempo real.
Permite que la recopilación y el procesamiento de información sean completos y útiles en tiempo real. Al mismo tiempo, la tecnología de red se puede aplicar para diseñar un sistema de informes financieros que pueda reflejar completamente la información histórica, la información en tiempo real y la información de pronóstico futuro. para cumplir diversos propósitos y lograr la diversificación de la información contable, al tiempo que se aprovecha al máximo la tecnología de red, la tecnología de inteligencia artificial y la tecnología de bases de datos para enriquecer la forma y el contenido de los informes en tiempo real y lograr la diversidad de la divulgación de información.
(4) Cultivar talentos de informatización para promover el desarrollo de sistemas de información contable
La informatización es un proyecto sistemático y los componentes del sistema incluyen talentos. No importa desde la perspectiva de la construcción de información o del funcionamiento de los sistemas de información, las cuestiones de talento son componentes importantes. Debido al rápido desarrollo de la tecnología de la información, la oferta de talentos profesionales supera la demanda, lo que ha generado una competencia por talentos. No sólo los empleadores nacionales compiten por contratar, sino que los países extranjeros también están haciendo todo lo posible para aprovechar condiciones favorables para competir. talentos destacados nacionales. Por tanto, es muy urgente cultivar talentos informativos.
El talento es la base del éxito de la informatización contable. En el proceso de desarrollo del sistema de información contable, nuestro país concede gran importancia al cultivo de talentos profesionales y sitúa el cultivo de talentos en primer lugar. construcción de sistema de información contable. Durante más de 20 años, varios departamentos, regiones y unidades de base han reconocido la importancia de cultivar talentos para aplicaciones profesionales y, en consecuencia, han llevado a cabo capacitación de talentos multicanal y multiforme. Algunas facultades y universidades han abierto cursos especiales para ellos. centrarse en el nivel teórico y las habilidades de aplicación. Ha capacitado a lotes de talentos de aplicación profesional. Además, en la práctica de los sistemas de información contable, una gran cantidad de personal contable aprende de forma independiente, explora con valentía y se convierte conscientemente en talentos de aplicación profesional. Sin embargo, a medida que el proceso de informatización de las empresas continúa profundizándose, la demanda de talentos profesionales está cambiando tanto en connotación como en denotación: desde la connotación, se requiere que los talentos profesionales se informen, y desde la denotación, la demanda está aumentando.