La diferencia entre los activos de los procesos organizacionales y los factores del entorno empresarial

Proceso

Factores del entorno empresarial y activos del proceso organizacional en el cuerpo de conocimiento de la certificación PMP

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Los portafolios, programas y proyectos se llevan a cabo en un entorno más grande que ellos mismos. Gestionar estas tareas aisladamente de las realidades del entorno hará que la gestión sea un castillo en el aire poco realista. Publicada en 2018, la sexta edición del PMBOK enfatiza los puntos de conocimiento relevantes y las funciones de los factores del entorno empresarial y los activos de los procesos organizacionales. Los factores del entorno empresarial y los activos de los procesos organizacionales se pueden utilizar como insumos en todos los procesos de gestión de toda la gestión del proyecto y tienen un impacto en todos los aspectos de la gestión del proyecto. Por lo tanto, como candidato a PMP, es necesario comprender estos dos puntos de conocimiento en detalle.

Los factores ambientales empresariales (eef) se refieren a diversas condiciones que afectan, limitan o dominan el proyecto más allá del control del equipo del proyecto. Estas condiciones pueden venir desde dentro de la organización y/o desde fuera de la organización. El entorno empresarial es un insumo para muchos procesos de gestión de proyectos, especialmente la mayoría de los procesos de planificación. Estos factores pueden aumentar o limitar la flexibilidad de la gestión de proyectos y pueden tener un impacto positivo o negativo en los resultados del proyecto. Los factores del entorno ocupacional son multifacéticos en naturaleza o tipo. Para implementar este proyecto de manera efectiva, debemos considerar estos factores. Los estudiantes que hayan leído atentamente el PMBOK encontrarán que los factores del entorno empresarial son muy fáciles de recordar porque se superponen con los activos de los procesos organizacionales en contenido y detalles. Durante el examen, especialmente en las preguntas situacionales, suele aparecer un tipo de pregunta tipo test. El proyecto está en planificación y se ha cotizado un coeficiente. Pregunte si se trata de un factor del entorno ocupacional o de un activo del proceso organizacional. Si la distinción entre los dos no es lo suficientemente clara, es posible que la respuesta sea incorrecta.

Los factores del entorno empresarial se pueden dividir en factores externos del entorno empresarial y factores internos del entorno empresarial.

Primero analicemos los factores del entorno empresarial interno de la organización:

Los siguientes son los factores del entorno empresarial dentro de la organización:

1. estructura y gobernanza. Por ejemplo, incluye visión, misión, valores, creencias, normas culturales, estilo de liderazgo, jerarquía y relaciones de autoridad, estilo organizacional, ética y normas de comportamiento, etc.

2. Distribución geográfica de instalaciones y recursos. Por ejemplo, incluye selección de ubicación de fábrica, equipo virtual, * * * sistema de disfrute y computación en la nube.

3. Por ejemplo, incluye instalaciones, equipos, canales de comunicación organizacionales, hardware de tecnología de la información, disponibilidad y funcionalidad existentes.

4. Software de tecnologías de la información. Por ejemplo, incluye herramientas de software de programación, sistemas de gestión de configuración, interfaces de red con otros sistemas de automatización en línea y sistemas de autorización de trabajo.

5. Disponibilidad de recursos. Los ejemplos incluyen restricciones contractuales y de compras, proveedores y subcontratistas aprobados y acuerdos de asociación.

6. Capacidades de los empleados. Por ejemplo, incluye la experiencia, habilidades, capacidades y conocimientos específicos de los recursos humanos existentes.

Puede encontrar una gran cantidad de bases de datos, procedimientos y políticas también presentes en los activos de procesos organizacionales. Pero no es difícil entender que los factores ambientales del contenido y la carrera organizacional incluyen la infraestructura y los activos fijos de la organización. Son los recursos materiales y equipos de la organización. De hecho, ese sistema de información se compone de equipos de servidor, equipos de conmutación de red, equipos de seguridad, sistemas operativos y varios sistemas de bases de datos y software de aplicación genuinos autorizados. El hardware y el software son adquiridos o desarrollados por la organización y ya son activos fijos de la empresa, por lo que no es difícil entender que el tipo de "sistema" en el proceso de gestión de proyectos es en realidad un factor del entorno empresarial. Sin embargo, cuando estos sistemas funcionan, los datos producidos y registrados deben verse como activos de procesos organizacionales en lugar de factores del entorno empresarial. Dentro del "Software de tecnología de la información" (PMIS) hay muchas categorías, las más importantes de las cuales son los sistemas de gestión de configuración (incluidos los sistemas de control de cambios) y los sistemas de autorización de trabajo. A continuación explicaremos estos dos sistemas.

Sistema de gestión de configuración: registra principalmente las características y atributos físicos que el proyecto debe entregar para cumplir con los requisitos funcionales y de negocio. En la industria del software, es muy similar a las especificaciones de software.

Sistema de Control de Cambios: Puede ser un sistema informático computarizado o un proceso manual. Es el principal responsable de controlar la gestión de cambios y el proceso de auditoría del proyecto. Es un subsistema del sistema de gestión de configuración y una parte integral del sistema de gestión de configuración.

Sistema de autorización de trabajo: Muchas veces se malinterpreta como que especifica qué poderes y responsabilidades tiene un determinado miembro del personal. Esta percepción es errónea. Para aclarar la autoridad y responsabilidad individual, utilizamos más RAM o RACI en la gestión de proyectos. El propósito del sistema de autorización de trabajo es garantizar que el trabajo del proyecto descompuesto sea realizado por las personas adecuadas en el momento adecuado y de acuerdo con procesos razonables y correctos. Está más preocupado por el momento y el orden en que se hacen las cosas.

Los factores externos del entorno profesional incluyen:

1. Por ejemplo, incluya competidores, participación de mercado, conocimiento de la marca, marcas registradas, etc.

2. Influencias y problemas sociales y culturales. Por ejemplo, incluye atmósfera política, código de conducta, conceptos morales, etc.

3. Restricciones legales. Por ejemplo, incluye leyes y regulaciones nacionales o locales relacionadas con la seguridad, la protección de datos, la conducta empresarial, el empleo y las adquisiciones.

4. Base de datos comercial. Los ejemplos incluyen resultados de evaluación comparativa, datos de estimación de costos estandarizados, datos de investigación de riesgos de la industria y riesgos.

Base de datos.

5. Investigación académica. Los ejemplos incluyen investigaciones de la industria, publicaciones y resultados de evaluaciones comparativas.

6. Normas gubernamentales o industriales. Por ejemplo, incluye regulaciones y estándares relacionados con productos, producción, medio ambiente, calidad y tecnología.

7. Consideraciones financieras. Por ejemplo, incluye tipos de cambio de divisas, tasas de interés, tasas de inflación, aranceles, ubicación geográfica, etc.

8. Elementos del entorno físico. Incluye, por ejemplo, el entorno laboral, el clima y las restricciones.

Los factores externos del entorno empresarial que requieren mayor atención son las bases de datos comerciales. La denominada base de datos comercial puede entenderse como de pago. Por ejemplo, una empresa no comprende un proyecto antes de su aprobación y no tiene conciencia de sus perspectivas y riesgos de mercado. Por lo tanto, se contrató a una empresa consultora externa para investigar y demostrar estos dos problemas. Al final, los datos y los informes obtenidos por la organización se compraron a un precio elevado. Las instituciones tienen sus derechos de propiedad y los activos que pertenecen a la empresa no pueden transferirse a voluntad y pueden considerarse aproximadamente como activos fijos de la empresa. Sin embargo, cuando los datos provienen de la experiencia generada durante la implementación del trabajo de la organización, la palabra negocio ya no puede agregarse a los datos de riesgo u otros datos de la misma categoría, ni puede tratarse como un factor del entorno empresarial.

A continuación, hablemos de los activos de los procesos organizacionales. Los activos de los procesos organizacionales son planes, procesos, políticas, procedimientos y bases de conocimiento que son únicos, utilizados por la organización ejecutora e influirán en la gestión de un proyecto específico. Los activos de procesos organizacionales incluyen cualquier artefacto, práctica o conocimiento de cualquier (o todas) las organizaciones que ejecutan proyectos que pueden usarse para implementar o gestionar un proyecto, así como experiencias, lecciones aprendidas e información histórica de proyectos anteriores de la organización. Los activos de los procesos organizacionales también pueden incluir cronograma completo, datos de riesgo y datos de valor ganado. Los activos de los procesos organizacionales son entradas para muchos procesos de gestión de proyectos. Debido a que los activos de los procesos organizacionales existen dentro de la organización, los miembros del equipo del proyecto pueden actualizarlos y reponerlos según sea necesario durante todo el proyecto.

Los activos de los procesos organizacionales se pueden dividir en las dos categorías siguientes:

Categoría 1: procesos, políticas y procedimientos;

Los procesos y procedimientos utilizados por la organización para realizar los procedimientos de trabajo del proyecto, que incluyen (pero no se limitan a):

1. Iniciación y planificación

2. Directrices y estándares para adaptar los procesos y procedimientos estándar de la organización para cumplir con los requisitos específicos. necesidades del proyecto Requisitos;

3. Estándares organizacionales específicos, como políticas (como política de recursos humanos, política de salud y seguridad, política de seguridad y confidencialidad, política de calidad, política de adquisiciones y política ambiental);

4. Ciclos de vida de productos y proyectos, así como métodos y procedimientos (como métodos de gestión de proyectos, indicadores de evaluación, auditorías de procesos, objetivos de mejora, listas de verificación, definiciones de procesos estandarizados utilizados dentro de la organización);

5. Plantilla (por ejemplo, plan de gestión del proyecto, documentos del proyecto, registro del proyecto, formato de informe, plantilla de contrato, clasificación de riesgos, plantilla de descripción de riesgos, definición de probabilidad e impacto, matriz de probabilidad e impacto, plantilla de registro de partes interesadas);

6. Listas de proveedores preaprobados y varios tipos de acuerdos contractuales (como contratos de suma global, contratos de compensación de costos y contratos de cantidad).

7. Implementación y seguimiento:

8. Procedimientos de control de cambios, incluidos los pasos a seguir al modificar los estándares, políticas, planes y procedimientos de la organización (o cualquier documento del proyecto) y cómo. Aprobación y confirmación de cambios;

9. Matriz de seguimiento;

10. Procedimientos de control financiero (como informes periódicos, revisiones necesarias de tarifas y pagos, normas contables y cláusulas contractuales estándar, etc.). .) ;

11. Procedimientos de gestión de problemas y defectos (como definir el control de problemas y defectos, identificar y resolver problemas y defectos y realizar un seguimiento de los planes de acción).

12. Control de disponibilidad y gestión de asignación de recursos;

13 Los requisitos de comunicación de la organización (como tecnologías de comunicación disponibles, medios de comunicación permitidos, políticas de retención de registros, videoconferencias, herramientas de colaboración y requisitos de seguridad);

14. Procedimientos para determinar las prioridades de trabajo, aprobar el trabajo y emitir la autorización de trabajo;

15. Plantillas (como registro de riesgos, registro de problemas, registro de cambios); /p>

16. Lineamientos de estandarización, instrucciones de trabajo, estándares de revisión de propuestas y estándares de medición del desempeño.

17.

18. Pautas o requisitos de cierre del proyecto (como auditoría final del proyecto, evaluación del proyecto, aceptación de entregables, cierre de contratos, asignación de recursos y transferencia de conocimientos a producción y/u operaciones).

La segunda categoría: base de conocimiento organizacional.

La base de conocimientos utilizada por la organización para acceder a la información, que incluye (pero no se limita a):

1. Base de conocimientos de gestión de la configuración, incluidas las versiones de los componentes de software y hardware, y cualquier estándar. , políticas, procedimientos y puntos de referencia para los documentos del proyecto;

2. Base de datos financiera, que incluye información sobre horas de trabajo, costos reales, presupuestos y sobrecostos;

3. Base de conocimientos (como registros y documentos del proyecto, información y documentos completos sobre la finalización del proyecto, información sobre los resultados de las decisiones de selección de proyectos anteriores y el desempeño de proyectos anteriores, e información obtenida de las actividades de gestión de riesgos);

4 .Problema y base de datos de gestión de defectos, incluido el estado de los problemas y defectos, información de control, soluciones y resultados de acciones relacionadas;

5. Base de datos de indicadores de medición, utilizada para recopilar y proporcionar datos de medición de procesos y productos;

6. Documentos de proyectos de proyectos anteriores (como alcance, costo, cronograma y líneas base de medición del desempeño, calendario del proyecto, diagrama de red del cronograma del proyecto, registro de riesgos, informe de riesgos y registro de partes interesadas).

No es difícil encontrar que los activos de los procesos organizacionales también incluyen muchas políticas, procedimientos y bases de datos. Esta parte se superpone mucho con los factores del entorno empresarial. De hecho, no es difícil distinguirlo una vez que se domina el principio. En términos generales, los factores del entorno empresarial son el entorno que restringe la gestión de proyectos. El equipo de gestión del proyecto y el equipo de implementación solo pueden seguirlo en la planificación y gestión, y estarán restringidos por él en todas partes, por lo que es difícil cambiar o influir en los factores ambientales, ya sean internos o externos.

Sin embargo, en casos excepcionales, los factores internos del entorno empresarial pueden cambiar después del trabajo del proyecto, como las condiciones de los recursos humanos. A través de la construcción del proyecto, el nivel de habilidades del personal puede cambiar, actualizando así la estructura de desglose de recursos humanos, pero la estructura de desglose de recursos humanos pertenece al estado de recursos humanos de la empresa y se clasifica como factores del entorno operativo.

Pero esto sólo ocurre en unos pocos casos. Por lo tanto, los procedimientos, políticas y procesos que vemos en los activos de procesos organizacionales solo se aplican a este proyecto (proyecto único). El equipo del proyecto tiene la autoridad para intervenir o puede actualizar una vez completado el trabajo del proyecto, pero los procesos, políticas, procedimientos y estándares dentro del entorno empresarial generalmente provienen de la gobernanza organizacional y la gobernanza del proyecto. Todos los proyectos de la organización deben cumplir, y aquellos que no pueden verse afectados negativamente por un solo proyecto generalmente se clasifican como factores del entorno empresarial y no pueden incluirse en los activos de los procesos de la organización.

Lo anterior es una explicación de los factores del entorno empresarial y los activos de los procesos organizacionales en la certificación PMP.

Guangzhou Xianghui Enterprise Management Consulting Co., Ltd. (Xianghui Tiandi) es original y no se permite reproducción.

Editado el 2019-01-10

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