¿Por qué muchas empresas fracasan en la informatización?
1. Los requisitos no están claros o cambian con frecuencia.
Los requisitos poco claros son un fenómeno muy común en el proceso de informatización y también son la razón principal del fracaso del proyecto. Los requisitos difusos generalmente no significan que el objetivo de la construcción del sistema no esté claro, sino que la estructura, función o proceso del sistema no se puede describir con precisión. Algunos procesos de negocio de proyectos son muy complejos e involucran a muchas personas y cosas. A veces resulta difícil para los empresarios explicar claramente los requisitos del sistema, o incluso organizar los problemas descritos en documentos detallados. Sin embargo, los diseñadores e implementadores de sistemas a menudo no comprenden los detalles ni diseñan soluciones basándose en su propia comprensión. Cualquier desviación en el diseño del sistema conducirá eventualmente a desviaciones entre las funciones y objetivos del sistema.
En el trabajo real, muchas empresas dan importancia al proceso constructivo pero no prestan atención al rigor y detalle del análisis de la demanda. Están ansiosos por comenzar, están acostumbrados a dar un paso a la vez y, a menudo, cambian los requisitos durante el proceso de implementación del proyecto, lo que resulta en ajustes continuos al plan o una gran cantidad de trabajo repetitivo, lo que no solo retrasa el período de construcción, pero también desperdicia recursos.
Los requisitos poco claros y los cambios frecuentes pueden dificultar fácilmente la finalización del proyecto dentro del tiempo programado con calidad y cantidad; las interfaces de entrega poco claras pueden generar fácilmente disputas entre todas las partes involucradas en el proyecto. Esto no sólo es un desastre para la propia empresa, sino también para los proveedores de servicios de TI, los proveedores de software y las unidades de implementación.
2. Apoyo insuficiente del liderazgo.
A menudo decimos que la informatización empresarial es el "proyecto número uno", y el éxito del proyecto de informatización requiere el apoyo de los líderes empresariales. Si el apoyo no es suficiente, ocurrirán muchos problemas, lo que provocará que el proyecto no avance o que todo el proyecto se salga de control.
Sin el apoyo suficiente de los líderes empresariales, no participarán demasiado, sino que delegarán completamente el poder en el personal de TI. Es difícil para el personal de TI emitir juicios sobre algunas cuestiones de gran alcance, como los pasos y estrategias para promover la informatización, el impacto de los proyectos de TI en el funcionamiento general de la empresa, el mejor momento para iniciar el proyecto, la mejor inversión. escala, ya sea que el proyecto sea autoconstruido o subcontratado, etc. , todo lo cual requiere una comprensión integral de los objetivos de desarrollo y las estrategias comerciales de la empresa para poder tomar decisiones adecuadas.
La implementación de proyectos de TI suele implicar a muchos departamentos, y los miembros del equipo del proyecto suelen proceder de diferentes departamentos. Al mismo tiempo, todos tienen sus propios supervisores directos y otros puestos de trabajo. Una vez que empiecen a estar ocupados en sus propios departamentos y participen en un proyecto que carece del apoyo de sus superiores y tiene un futuro incierto, inevitablemente carecerán de motivación. Además, la implementación de algunos proyectos de TI afectará los intereses de algunos departamentos o supondrá mayores cargas para algunos departamentos. En este caso, el progreso del proyecto a menudo encuentra una gran resistencia y el resultado del fracaso del proyecto es obvio.
3. Inversión de capital insuficiente.
Los líderes empresariales pueden tener la impresión de que la inversión en TI está aumentando, pero es difícil ver los beneficios de la inversión por un tiempo. El departamento de TI es el centro de costos de la empresa. Por tanto, algunas empresas concederán gran importancia al importe de la inversión a la hora de realizar proyectos de informatización.
A menudo vemos empresas tomar este tipo de decisiones: planeamos hacer un proyecto de CRM con un presupuesto de menos de 200.000; contrataremos a dos técnicos el próximo mes y el salario se fijará en 8.000 el próximo año; El presupuesto del departamento de TI aumentó del 2% al 3% de las ventas... Es cierto que cualquier proyecto necesita hacer un análisis input-output. Pero el problema es que muchas empresas no comprenden correctamente el valor de los proyectos de TI y sólo pueden medirlo por el coste.
El uso de la ideología rectora del control de costos para guiar la implementación de proyectos de información puede conducir fácilmente a una evaluación incorrecta del valor de los sistemas de información, a una inversión insuficiente en proyectos clave, a no completar los proyectos a tiempo, a no garantizar la calidad, y servicios de seguimiento deficientes. De lo contrario, se perderán socios importantes.
4. Comunicación insuficiente
La comunicación es un factor importante para el buen desarrollo del proyecto.
Sin embargo, no todo el mundo se comunica de la manera que imaginamos, ya que hay muchos casos de fracaso de proyectos debido a una mala comunicación.
La primera situación es causada por el desajuste de expectativas entre proveedores internos y externos. Para un proyecto que requiere la cooperación de múltiples partes, la empresa espera realizar la menor inversión, mientras que el proveedor espera obtener el máximo rendimiento. Por lo tanto, las dos partes tendrán diferencias en términos de duración del proyecto, estándares de aceptación, inversión de personal, etc. El resultado final es que ninguna de las partes enfrenta directamente el problema, sino que adopta estrategias vagas para evitar algunos problemas. Ambas partes tienen una mentalidad oportunista. Cuando el proyecto sea entregado y aceptado, esta contradicción seguirá estallando.
La segunda situación es causada por la comprensión inconsistente del problema entre el personal comercial y el personal técnico. Los empresarios suelen ser quienes realizan la solicitud. Sabe exactamente lo que quiere, pero es posible que no pueda expresarlo o presentarlo de una manera que un técnico pueda entender. Los técnicos suelen hacer conjeturas basándose en sus propios conocimientos. Cuando hay una desviación entre las dos partes y no hay un tercero con control total de la situación para corregir la desviación, se han sembrado las semillas del riesgo.
La tercera situación es causada por la inconsistencia entre el director del proyecto y el ejecutor del proyecto. El director del proyecto tiene una comprensión clara de los objetivos, el progreso y los estándares de calidad del proyecto, pero puede no saber mucho sobre los detalles de la implementación del proyecto y cree erróneamente que los altos ejecutivos pueden implementarlos de acuerdo con sus propias intenciones. Las personas que realmente implementan el proyecto pueden tener varias malas condiciones, como pereza, evasión de responsabilidades, quejas o no ser buenos para expresarse, lo que resulta en una mala comunicación de los problemas, y luego es probable que el progreso del proyecto se desvíe de lo previsto. las expectativas del gerente.
5. Falta de planificación y gestión
Algunos proyectos suelen ser lanzados apresuradamente por líderes sin suficiente preparación y demostración. El proyecto de tecnología de la información es una ingeniería de sistemas muy compleja, y su complejidad no es menor que la de cualquier proyecto de construcción. Si no planifica y gestiona de acuerdo con métodos científicos y tiene una mentalidad de "pisar la cáscara de la sandía", con toda probabilidad fracasará.
La planificación y gestión del proyecto no tiene por qué ser compleja, pero se deben hacer los arreglos adecuados en función del tamaño del proyecto. En la implementación de un proyecto, se deben aclarar al menos algunas preguntas básicas: ¿Cuál es el objetivo? ¿Están claros los requisitos? ¿Cuál es el horario? ¿Cuáles son los criterios de aceptación? ¿Cuál es el presupuesto? ¿Cómo organizar el personal? Si no se consideran estas cuestiones con claridad, se puede imaginar el caos en las últimas etapas del proyecto.
6. Dotación de personal irrazonable
Todos sabemos que los profesionales deben hacer cosas profesionales, pero de hecho, cualquier empresa se enfrentará al problema de la escasez de talentos profesionales. La falta de talento profesional no significa que el proyecto no pueda seguir adelante. Mientras los recursos se asignen adecuadamente, aún se pueden hacer cosas. Sin embargo, algunos recursos humanos obviamente no coincidentes a menudo acaban con los proyectos de información.
La primera es la elección equivocada del director del proyecto. La construcción de información es un proyecto de sistema muy complejo y se debe poner a cargo a las personas adecuadas. Esta persona debe tener una gran capacidad integral, ciertas habilidades de comunicación y coordinación y la capacidad de aprendizaje necesaria. Estas personas suelen ser difíciles de encontrar. ¿Qué debo hacer si no puedo encontrarlo internamente? Luego, robe gente a los proveedores. Si realmente no puede encontrar personas, el proyecto es mejor, etc. Si el gerente es incompetente, el proyecto definitivamente tendrá problemas.
El segundo es el desajuste en la dirección de las habilidades de los técnicos. La tecnología de la información involucra muchos campos y un experto técnico solo puede dominar unos pocos campos. Tira a la persona que lo hace. Net realiza Java, desarrolla bases de datos y los promotores realizan el mantenimiento, que son cosas que suelen hacer las empresas tradicionales. No es que estas personas no puedan hacerlo, es principalmente que el costo del aprendizaje es demasiado alto, lo que genera un desperdicio de recursos. El mayor problema es que las responsabilidades laborales cambian demasiado, lo que fácilmente puede provocar una fuga de cerebros.
En tercer lugar, no existe una buena conexión con las unidades de cooperación externa. Si hay proveedores de servicios de tecnología y de software externos, la empresa necesita las personas adecuadas para comunicarse con ellos. De lo contrario, unas disposiciones de personal inadecuadas y una mala transmisión de información darán lugar a muchos malentendidos.
La implementación de proyectos de tecnologías de la información es un proyecto sistemático que requiere muchas habilidades. Las empresas no pueden esperar encontrar a las mejores personas para participar en cualquier proyecto, pero una disposición razonable del personal es un requisito básico para la implementación del proyecto.
7. Selección inadecuada del sistema
Diferentes personas tendrán opiniones diferentes sobre qué sistema elegir cuando una empresa planea lanzar un proyecto.
Algunos prefieren elegir productos extranjeros, como sistemas de empresas conocidas como SAP y ORACLE; otros prefieren elegir productos nacionales, como Kingdee, UFIDA u otras empresas nacionales conocidas; algunos piensan que es necesario utilizar productos internos o; Desarrolladores de software de terceros Fuerza, realizan desarrollos personalizados y crean un sistema de solución integrada. De hecho, no importa qué elección haga una empresa, tiene sentido. La selección inadecuada del sistema causará un sinfín de problemas en las últimas etapas del proyecto e incluso puede hacer que se desperdicie la inversión inicial de la empresa. La selección inadecuada del sistema se refleja principalmente en varios aspectos.
En primer lugar, no depende de una arquitectura de sistema subyacente madura y desarrolla el sistema directamente desde cero. Muchas empresas están interesadas en la personalización personalizada, pero deben darse cuenta de que los sistemas complejos construidos en unos pocos meses mediante modelos de desarrollo de personalización convencionales inevitablemente tendrán deficiencias inherentes en la arquitectura del sistema subyacente, lo que dificultará la mejora y optimización posteriores. Los desarrolladores experimentados creen que un sistema de TI un poco más grande requiere al menos dos años de desarrollo iterativo y optimización continua antes de que realmente pueda alcanzar un nivel comercial maduro. La arquitectura subyacente del sistema de software es inherentemente deficiente y muchos problemas que surgen más tarde son imposibles de resolver o requieren mucho tiempo y trabajo.
En segundo lugar, se eligió una vía técnica inadecuada. Algunos sistemas de software utilizan tecnología obsoleta o adoptan rutas técnicas muy impopulares. Aunque el producto en sí no tiene nada de malo, las empresas deberían prestarle total atención. Dado que hay muy pocos proveedores en el mercado que puedan adoptar esta ruta tecnológica, una vez que el sistema esté en línea, las empresas pueden verse limitadas por los proveedores de software y el costo de las actualizaciones posteriores puede ser muy alto debido a la falta de alternativas. Una vez que las propias operaciones del proveedor tengan problemas, el riesgo será aún mayor.
En tercer lugar, no se consideran la escalabilidad y personalización del sistema. La construcción de información no es una solución única y definitivamente habrá cambios y ajustes en operaciones posteriores. Si la escalabilidad y personalización del sistema son bajas, la disponibilidad a largo plazo del sistema será deficiente y la relación insumo-producto de la empresa será muy baja. Por lo tanto, cuando las empresas eligen proveedores, deben comprender claramente la relación entre los desarrolladores de sistemas y los implementadores de servicios, y aclarar los costos de la posterior expansión o personalización del sistema.
8.Errores en la elección de proveedores
Existen muchos tipos de proveedores, incluidos desarrolladores de software, proveedores de productos, proveedores de servicios de implementación, proveedores de servicios de operación y mantenimiento, etc. Con qué proveedor elige cooperar una empresa tradicional es en realidad un gran problema. Algunas empresas tradicionales carecen de la capacidad y la experiencia para elegir proveedores de TI. Como resultado, algunos proveedores las "engañan", lo que provoca grandes pérdidas en la implementación del proyecto.
Cuando las empresas eligen proveedores de TI, deben comprender un principio: elegir proveedores que se adapten a sus propios objetivos de desarrollo y etapas de cooperación. Cuanto mayor sea el proveedor, mejor y mejor será la reputación. El llamado "bien combinado" es el mejor. Los siguientes son algunos criterios generales de selección de proveedores como referencia empresarial.
En primer lugar hay que fijarse en las capacidades de desarrollo sostenible del proveedor y en las capacidades profesionales de su personal. La industria de TI está cambiando rápidamente y el ciclo de vida de las empresas también es muy corto. Si el proveedor no tiene la capacidad de desarrollo sostenible, cuando la empresa invierte en un proyecto a largo plazo, es posible que ni siquiera pueda encontrar al proveedor más adelante. Es posible que la fortaleza general del proveedor y las capacidades profesionales del personal de servicio específico no coincidan exactamente. Además de encontrar la empresa adecuada, también es necesario encontrar a la persona adecuada. Las pequeñas empresas pueden tener personas con grandes capacidades, mientras que las grandes empresas también pueden tener personas con pocas capacidades. Las empresas deben evaluar adecuadamente las capacidades del personal responsable específico de los proveedores.
En segundo lugar, depende de la experiencia de proyectos similares. La experiencia en la implementación de proyectos similares es muy importante y la industria de TI tiene muchos subsectores. Sin experiencia previa a la que recurrir, los costos de aprendizaje para ambas partes serán altos. Si tiene alguna experiencia similar, puede reutilizar algunos de los resultados anteriores del proveedor para ahorrar costos. Al mismo tiempo, los proveedores tienen experiencia en proyectos similares y pueden ayudar a las empresas a eliminar algunos puntos ciegos en la implementación de proyectos.
Nuevamente, depende de las capacidades de servicio del proveedor y del grado de cooperación. Algunos proveedores tienen objetivos muy claros a corto plazo y se marchan una vez finalizado el proyecto, y la dirección de desarrollo de la empresa a menudo cambia. Puede resultar difícil para este tipo de proveedor ayudar a las empresas a optimizar y actualizar continuamente sus sistemas. Algunos proveedores son relativamente fuertes, tal vez debido a su gran escala, su alto conocimiento de marca o la elección de su estrategia comercial, y la energía que invierten en cada cliente puede ser limitada. Los proveedores de proyectos de tecnología de la información no solo deben vender productos, sino también tener ciertas capacidades de consultoría y servicios, y poder cooperar con la implementación, operación y mantenimiento de proyectos de tecnología de la información a largo plazo.
Texto/Li Bihao, seleccionado de "Enseñarle cómo jugar con la informatización empresarial"