Análisis de Contramedidas para el Control de Costos de Adquisiciones de Pequeñas y Medianas Empresas
El objetivo principal de las adquisiciones para las pequeñas y medianas empresas es proporcionar a las empresas los materiales y servicios necesarios para la producción y esforzarse por reducir los costos de producción. Y al mismo tiempo minimizar el inventario de la empresa y diversas pérdidas, mejorar el servicio y la calidad del producto. Las pequeñas y medianas empresas de China han realizado incansables esfuerzos para alcanzar este objetivo. Después de analizar la información relevante de mi país, leer los resultados de la investigación de adquisiciones de mi país y combinar el desempeño actual de mi país, descubrimos que todavía existen estos problemas en el control de costos de adquisiciones de las pequeñas y medianas empresas. El siguiente es un análisis de las estrategias de control de costos de compras de las pequeñas y medianas empresas que les traigo. Bienvenido a leer.
Obstáculos en las adquisiciones
1. Sistema de gestión imperfecto
Aunque la mayoría de las empresas tienen algunos modelos de gestión de costes, debido a la falta de los correspondientes sistemas de control interno, el efecto es no es ideal. Algunas pequeñas y medianas empresas ni siquiera han establecido ningún sistema de gestión estandarizado, lo que hace que el control de costos de la empresa permanezca fuera de control, lo que hace que los costos de producción de la empresa sigan aumentando e incluso conduce a la prevalencia del soborno dentro de la empresa. Además, el mecanismo de control de costos no se puede implementar durante todo el proceso y solo se puede controlar después del hecho, lo que resulta en la imposibilidad de lograr de manera efectiva los objetivos de gestión de costos. También hay algunos líderes de departamento que aún no han formado sus ideas económicas. Específicamente, cuando entienden los costos de los productos, no sólo no los calculan cuidadosamente uno por uno de acuerdo con los estándares de diseño del producto y los componentes de costos de la tecnología de los componentes, sino que tampoco completan el informe de abajo hacia arriba. Simplemente completan los datos de su propia memoria y dividen los costos del producto en costos de mano de obra, reducción de pérdidas de material, costos de gestión, etc. Algunos líderes sienten que las estadísticas de costos son cuestiones simples e irrelevantes que no requieren su participación personal y se dejan directamente en manos de otros. Algunos participantes sintieron que los productos de la empresa tenían una composición única, el ciclo de producción era corto y consumía menos tiempo, por lo que no era necesario realizar estadísticas de costos en absoluto. Todo esto conduce a problemas en la gestión de costes.
2. El contenido del control de costes de adquisiciones es unilateral.
En cuanto al control de costos, muchas empresas prestan demasiada atención a los diversos gastos y pérdidas generados por las actividades de producción internas de la empresa, mientras hacen la vista gorda al control de costos en el proceso diario de adquisiciones y contabilidad de costos. En el proceso de ventas, la gestión de costos de algunos comportamientos relacionados con la empresa no ha logrado formar un modelo de pensamiento de gestión estratégica empresarial, lo que hace imposible que la empresa se desarrolle de manera integral y obtenga un modelo de desarrollo ordenado de control de costos. . En el pasado, la única forma de lograr una ventaja competitiva en el mercado era reducir los costos de fabricación del producto y, por tanto, reducir los costos de producción empresarial. La era ha ido pasando lentamente. Para maximizar las ganancias, sólo haciendo un buen trabajo en la gestión de costos de todas las compras y controlando la racionalización de los objetivos de compra podremos tener la carta de triunfo para la victoria en este mercado en constante cambio.
3. El propósito del costo de adquisición no es razonable y no existe una conciencia integral a largo plazo.
En la actualidad, la mayoría de las pequeñas y medianas empresas todavía se centran en el control de costos tradicional, consideran principalmente el control de los productos en la línea de ensamblaje, se centran en los beneficios a corto plazo y carecen de un pensamiento integral sobre la gestión empresarial. Al determinar los objetivos de producción, estas empresas se basan principalmente en la tecnología de producción que posee cada departamento y nunca consideran los factores externos del mercado, los requisitos de los productos de los clientes y la presión competitiva de otras empresas sobre la empresa. A menudo lo dejan en manos de algunos departamentos específicos. para una configuración sencilla. De esta forma, los objetivos de control de costes fijados por las empresas tienen grandes limitaciones y no se ajustan a la idea de competencia a largo plazo. Esto parece muy débil en la impredecible competencia del mercado moderno, no puede resistir los cambios del mercado, no favorece el desarrollo sostenible de la empresa y, de hecho, es contrario al punto de partida de la empresa.
4. Los modelos y métodos de control de costes de adquisiciones están demasiado atrasados.
Los métodos de gestión de costes de la mayoría de las empresas solo han adoptado un modelo desde el principio hasta la actualidad. Desde una perspectiva macro, significa establecer primero el objetivo de adquisiciones y luego establecer el objetivo como el costo estándar de la empresa, para llevar a cabo una serie de actividades de producción en torno al costo estándar, registrar el costo real y comparar la diferencia entre los dos. , y luego utilizar los materiales de producción habituales, utilizando diferentes métodos de procesamiento de información para analizar, resumir y modificar los datos de costos que puedan aparecer en las actividades de producción. Desde esta perspectiva, el foco de la empresa sigue estando en la línea de producción de productos, y el foco está en resumir y gestionar acciones previas en las últimas etapas de las operaciones. Este método no presta atención a los costos de algunos procesos adicionales en la producción de productos, no puede mostrar completamente la información de costos de la empresa, genera errores de juicio por parte de los gerentes de la empresa, no puede satisfacer las necesidades de la gerencia y consume las ventajas de la empresa en la competencia del mercado.
5. El nivel tecnológico de la empresa es medio y el margen para reducir los costes de adquisición es limitado.
El nivel de tecnología de producción empresarial tiene un gran impacto en el control de costes. Cuando las generaciones y los niveles técnicos son los mismos, fortalecer el control de adquisiciones de la empresa puede reducir en gran medida los costos, pero para fortalecer la gestión de la empresa, la mejora de los niveles técnicos es necesaria e inevitable. En la actualidad, el nivel científico y tecnológico de las pequeñas y medianas empresas no es en general optimista y la idea de seguir aumentando la inversión científica y tecnológica entre las empresas no es fuerte. Hay dos razones. Una es que los fondos de la empresa no pueden seguir invirtiendo y la otra es que los directivos de la empresa están más preocupados por los ingresos que la empresa puede generarles a corto plazo.
Análisis de causas
1. El lote de compra es pequeño y carece de la ventaja de la escala.
La escala de las actividades de adquisiciones de una empresa determina su moneda de cambio en las adquisiciones industriales. Cuanto mayor sea la cantidad de compra, más ventajosa será en las negociaciones con los proveedores y mayores serán las posibilidades de reducir el precio de compra. Por lo tanto, en las grandes empresas, si la demanda de materiales de producción alcanza una cantidad suficiente, la empresa puede utilizar el modelo de adquisición centralizada para ampliar su ventaja de escala.
En las pequeñas y medianas empresas, debido a la influencia de su propia escala, generalmente se centran en compras pequeñas y la cantidad de compra no es muy grande. Esto coloca a las pequeñas empresas en una posición débil en la mesa de negociaciones y no tienen voz y voto, lo que les dificulta reducir sus costos de adquisición.
2. El sistema de adquisiciones no está estandarizado.
En el sistema de adquisiciones actual, muchas pequeñas y medianas empresas no tienen estándares estrictos, lo que resulta en una eficiencia laboral muy baja y en la incapacidad de suministrar materias primas de alta calidad y bajo precio de manera oportuna. Los estándares de evaluación del desempeño no son científicos y la productividad de los empleados no se puede mejorar. El entusiasmo no es alto, e incluso hay muchos fenómenos que dañan al público y enriquecen los intereses privados. El localismo es grave y de vez en cuando se producen disputas entre varios departamentos. Además, el irrazonable sistema de contratación pública es también una de las razones de los elevados costes de contratación de las pequeñas y medianas empresas.
3. Métodos de contratación hacia atrás.
Todavía hay muchas pequeñas y medianas empresas en China que utilizan métodos de trabajo manual primitivos en el proceso de adquisición, sin una gestión moderna de la información, o que solo adoptan un grado limitado de modernización. A primera vista, esto ahorra inversión en costos de hardware, pero si mira más profundamente, encontrará que esto da como resultado una baja eficiencia en el trabajo, operaciones manuales que consumen mucho tiempo y mano de obra y fenómenos propensos a errores. Además, el tiempo de adquisición se ampliará, el control de costos será caótico y muchos costos de adquisición aumentarán.
4. El mercado fluctúa violentamente y los precios fluctúan mucho.
En el mercado actual existe una gran cantidad de comerciantes. La competencia entre ellos conduce al caos de precios, y ambas partes con información asimétrica pueden fácilmente causar pérdidas innecesarias porque no se entienden entre sí. El precio de las materias primas en el mercado fluctúa violentamente. Cuando los compradores no están familiarizados con las fluctuaciones del mercado, es fácil recomprar materias primas en cantidades mucho más altas que el precio de mercado, lo que aumenta los costos de adquisición de la empresa.
5. Falta de experiencia en adquisiciones
En los departamentos de adquisiciones de las pequeñas y medianas empresas, hay mucho personal de adquisiciones que no es bueno en los negocios, no sabe lo suficiente sobre el categorías de productos en el mercado y carecen de los conocimientos y habilidades profesionales necesarios. Esto hace que la empresa no pueda gestionar eficazmente la adquisición de materias primas y servicios, lo que genera ineficiencia en el departamento.
6. La planificación de adquisiciones de la empresa no es científica y no puede satisfacer las necesidades de la empresa.
Los actuales planes de adquisición irrazonables de las pequeñas y medianas empresas se reflejan principalmente en los siguientes aspectos: en primer lugar, la cantidad de las necesidades de materia prima es inexacta y la cantidad de las necesidades de materia prima de las pequeñas y medianas empresas empresas de gran tamaño es propuesta por personal de varios departamentos. La base principal para informar la cantidad de demanda es el plan de uso en el proceso de producción, y estos planes de uso se utilizan como base principal para que el departamento de adquisiciones compre materias primas, lo que hace que muchas pequeñas y medianas empresas tengan poca precisión en los pronósticos. la cantidad de demanda de materias primas; en segundo lugar, al determinar la cantidad económica de compras, dado que la cantidad económica de compras de muchas empresas está determinada por cuatro factores: costo de escasez, costo de compra, costo de pedido y costo de almacenamiento, los factores anteriores rara vez se consideran. Además, las pequeñas y medianas empresas suelen ignorar la frecuencia de las compras a la hora de decidir las cantidades.
7. Hay problemas con la fijación de puestos de compras, la gestión del personal de compras y la evaluación del desempeño del personal de compras.
En la actualidad, en algunas pequeñas y medianas empresas, el problema de la duplicación de trabajo es muy grave, lo que se traduce en un enorme desperdicio de personal. Entre ellos, el problema del departamento de compras es el más destacado. Como departamento bien engrasado, los gerentes a menudo colocan a sus compinches, lo que genera confusión entre el personal del departamento. Al mismo tiempo, un departamento de adquisiciones formal se compone de múltiples puestos, y cada puesto debe ser responsable de una persona dedicada a brindar supervisión mutua. Para ahorrar dinero, las pequeñas y medianas empresas suelen hacer que una sola persona desempeñe varios roles, lo que hace imposible competir con los intereses en el proceso de adquisición relevante, lo que permite que otros asuman riesgos morales y la empresa no puede controlar eficazmente la gestión de adquisiciones; en el proceso de selección de personal de adquisiciones, una parte considerable de la adquisición de materiales La calidad general del personal es baja, su conocimiento legal es débil y sus habilidades profesionales son débiles, lo que genera problemas como sobornos en bastantes compras de materiales. En la actualidad, la mayoría de las empresas carecen de un sistema completo de indicadores de evaluación del desempeño, lo que da como resultado modelos de indicadores de evaluación del desempeño inexactos para la gestión de adquisiciones y no puede constituir la viabilidad de una contratación perfecta. Por lo tanto, actualmente las empresas necesitan formular e introducir métodos científicos de gestión del desempeño y estándares de evaluación del desempeño para promover la mejora de los niveles de gestión de adquisiciones.
8. El nivel de logística y gestión de la información es bajo y la comunicación de la información de compras es lenta.
En mi país, la aplicación de la tecnología logística moderna y la tecnología de instrumentos de información electrónica aún se encuentra en un nivel bajo, y el nivel de gestión de diversa información de adquisiciones es bajo, lo que genera altos costos logísticos en la industria de adquisiciones y afectando seriamente el crecimiento de las pequeñas y medianas empresas. Además, debido a que el sistema de información logística no se utiliza en su totalidad, el fenómeno del transporte repetido a lo largo del canal de adquisiciones es muy grave y el tiempo de entrega del pedido es largo. Debido a la existencia de intermediarios, los proveedores no pueden contactar directamente a los consumidores en la investigación de mercado que se les transmite y no pueden comprender la información del mercado y del producto de manera oportuna. Solo pueden confiar en la transmisión de intermediarios. Esta transmisión tortuosa conducirá inevitablemente a una baja eficiencia de la encuesta. Los fabricantes no pueden comprender directamente la información real de los comentarios e incluso los resultados de la encuesta pueden estar sesgados. Si aparece información falsa, traerá pérdidas intangibles tanto para los compradores como para los vendedores, y también tendrá un impacto impredecible en la producción y las ventas posteriores.
Contramedidas
1. Implementar adquisiciones a gran escala para reducir los costos de compra únicos.
En el proceso de adquisiciones, las pequeñas y medianas empresas pueden implementar compras centralizadas para aumentar la cantidad de cada lote de compras. Como forma de reducir significativamente los costos de adquisición, la adquisición centralizada puede reducir el costo de los pasos de adquisición relacionados cuando los precios de las materias primas que las empresas necesitan comprar aumentan significativamente.
Para lograr adquisiciones centralizadas, el departamento de adquisiciones debe fortalecer la cooperación con el departamento de producción y marketing, fortalecer la comunicación en varios aspectos y esforzarse por mejorar la estandarización del diseño de repuestos en los productos, a fin de aumentar la cantidad y escala de repuestos únicos. adquisición de piezas, al tiempo que reduce la variedad de materiales comprados por la empresa, creando así una atmósfera de compra centralizada más favorable para las empresas.
2. Hacer un uso racional del comercio electrónico para reducir los costes de adquisición.
En la era actual de rápido desarrollo de la tecnología de la información, el uso del comercio electrónico para adquisiciones en línea a través de Internet es también una nueva solución para controlar los costos de adquisiciones.
Actualmente, muchas empresas multinacionales han comprado algunos de los productos que necesitan a través de adquisiciones electrónicas, y algunas empresas gastan decenas de miles de millones de dólares en adquisiciones electrónicas cada año. Según estadísticas del Ministerio de Industria de la Información, a finales de 2010, el 60% de los 60 millones de pequeñas y medianas empresas de China utilizarán el comercio electrónico. Con el ajuste y mejora de diversas plataformas de servicios de comercio electrónico, las pequeñas y medianas empresas adoptan el comercio electrónico y las compras en línea son una nueva opción para reducir costos.
3. Compra con cuidado para reducir la ocupación de capital.
Hoy en día, la tendencia a la globalización económica es cada vez más evidente y las fluctuaciones del mercado son cada vez mayores. Frente a un mercado en constante cambio, las pequeñas y medianas empresas deben tomar medidas para reducir los riesgos de adquisición y controlar firmemente los costos de adquisición. En este sentido, las empresas deben trabajar duro para reducir el inventario en los almacenes. Después de todo, con el rápido avance de la tecnología, los precios de muchos productos básicos están cayendo y mantener un inventario excesivo aumentará considerablemente los costos de adquisición de la empresa. Por otra parte, no se puede garantizar plenamente el mercado para las pequeñas y medianas empresas. Cuando la demanda del mercado disminuye, la acumulación de demasiados productos ocupará una gran cantidad de fondos de la empresa, afectará el funcionamiento del flujo de capital de la empresa e incluso provocará que la cadena de capital de la empresa se rompa y la empresa quiebre. Por lo tanto, para evitar que los fondos de la empresa fallen, el departamento de compras debe comprar con cuidado, reducir el inventario sin importancia y darle a la empresa más espacio para operar.
4. Establecer un sistema de adquisiciones estricto y estandarizado.
Solo estableciendo un estricto sistema de gestión de adquisiciones basado en sus propias características, asegurando la racionalidad del proceso de adquisiciones y aclarando los derechos y responsabilidades de cada departamento de la empresa, se pueden reducir los costos de adquisiciones y mejorar la calidad de las mismas. mejorar la eficiencia de la empresa. Por ejemplo, estipular claramente la adquisición, aceptación, firma y ejecución de procedimientos operativos estándar, y controlar estrictamente las reglas del personal de adquisiciones en el proceso de adquisición, establecer archivos de proveedores y sistemas de evaluación de precios, recopilar, analizar y evaluar periódicamente información sobre precios y seleccionar; el proveedor más adecuado para proporcionar información útil a los proveedores, formular planes de adquisiciones y negociar precios, formular un sistema científico de evaluación del desempeño para evaluar, supervisar y supervisar de manera efectiva a los empleados del departamento de adquisiciones, mejorar el entusiasmo de los empleados corporativos y eliminar las operaciones de caja negra.
5. Realizar adquisiciones de terceros
Según la situación actual de adquisiciones, las pequeñas y medianas empresas pueden utilizar adquisiciones de terceros. La adquisición de terceros consiste en subcontratar trabajos de adquisición sin importancia realizados originalmente por el propio departamento de adquisiciones de la empresa a una empresa externa profesional. Este método de adquisición es diferente del método de adquisición de empresas autosuficientes y puede aprovechar al máximo el mejor capital profesional de otras empresas. Esto reducirá en gran medida los costos de adquisición de la empresa, mejorará la eficiencia de las adquisiciones y, al mismo tiempo, se centrará en su negocio principal y mejorará la ventaja competitiva de la empresa. Además, las adquisiciones de las pequeñas y medianas empresas se realizan básicamente en pequeñas cantidades, lo que afecta en gran medida su estatus y su fuerza en las negociaciones de adquisiciones con los fabricantes. Las adquisiciones de terceros concentran las mismas necesidades de adquisiciones de muchas empresas, desde pequeñas hasta grandes. lo que alivia más eficazmente el problema.
6. Implementar una gestión de costos estratégica para controlar los costos de adquisiciones.
Las pequeñas y medianas empresas con gestión estratégica de costos pueden llevar a cabo la construcción de la estrategia a partir de los siguientes aspectos: Primero, cálculo de costos con proveedores, a través de las condiciones de las instalaciones de producción de los materiales del proveedor, precios de las materias primas, precios promedio de la industria, etc., puede calcular con precisión los costos de producción del proveedor, fortaleciendo así su ventaja en la negociación con proveedores. Además, para establecer relaciones de cooperación a largo plazo con los proveedores, las empresas también deben ofrecerles un valor de beneficio que sea coherente con las condiciones del mercado; en segundo lugar, analizar a los competidores; A través del análisis y la comparación con las partes interesadas de la industria, podemos descubrir las ventajas, desventajas y motivaciones de nuestro propio control de costos de adquisiciones y luego formular medidas para superar las deficiencias de los competidores y ampliar las ventajas de crecimiento, ayudando así a las empresas a formular estrategias de adquisiciones favorables. planes.
7. Fortalecer la formación del personal de adquisiciones y mejorar el trabajo relacionado de evaluación del desempeño.
En vista de la pequeña escala de adquisiciones de las pequeñas y medianas empresas y la falta de sistemas de gestión estrictos, es necesario mejorar la calidad del personal de adquisiciones. Es muy importante fortalecer la calidad profesional y la capacitación en conciencia jurídica del personal de adquisiciones de las pequeñas y medianas empresas, lo que puede mejorar la capacidad profesional del personal de adquisiciones y preparar un buen ambiente y suelo de cultivo para el establecimiento de una futura base de datos de recursos humanos de adquisiciones. durante el proceso de adquisición, las pequeñas y medianas empresas deben confirmar el sistema de responsabilidad objetivo de costos de adquisición y utilizarlo como base para futuras evaluaciones del desempeño de los empleados; Una vez evaluado y analizado el costo de adquisición a través del sistema de responsabilidad de objetivos de adquisición, los resultados también pueden vincularse a la remuneración de las personas responsables pertinentes.
8. Fortalecer la comunicación de la información
La comunicación y la coordinación son un método importante para resolver el problema de la asimetría y el conflicto de la información. Los miembros de la industria de adquisiciones pueden participar en la toma de decisiones tanto como sea posible. y se puede establecer un sistema eficaz de comunicación de información a través de la discusión, para evitar conflictos de información causados por una toma de decisiones inconsistente. El disfrute de la información de diferentes canales es inversamente proporcional a la velocidad de circulación y la frecuencia de los conflictos informativos. Al mismo tiempo, una comunicación fluida de la información también puede mejorar la coherencia dentro de la industria de adquisiciones y promover la toma de decisiones colaborativa. A su vez, la colaboración de alto nivel promoverá las relaciones entre los miembros compradores y los acercará.
Por lo tanto, el control de la información de adquisiciones por parte de la empresa debe pasar de la gestión a la comunicación racional, lo que puede mejorar la eficiencia de la empresa y reducir los conflictos de precios de adquisición. Además, los fabricantes pueden mejorar la comunicación y el entendimiento fortaleciendo los vínculos comerciales entre ambas partes, mejorar la comunicación a nivel individual y organizacional, fortalecer la cooperación con los intermediarios y debilitar los conflictos en la información de adquisiciones.
9. Establecer un concepto de beneficio mutuo para la industria.
A medida que varios mercados nacionales maduran gradualmente, los consumidores se han convertido en un recurso por el que compiten todos los ámbitos de la vida, y el derecho a comprar se inclina gradualmente hacia los fabricantes. En este momento, las empresas, como proveedores de adquisiciones, deben cambiar su forma de pensar y no simplemente buscar ganancias en el sueño de los líderes de marketing. Para mejorar la eficiencia y la calidad de las adquisiciones, los proveedores deben ver sus relaciones directas con los compradores desde la perspectiva de todo el equipo. Sobre la base del beneficio mutuo y la confianza mutua, establecemos una relación de marketing cooperativo para la comunicación cooperativa, unificamos y equilibramos los objetivos de todos los miembros compradores y maximizamos sus respectivos intereses sobre la premisa de maximizar los intereses generales. Sólo así podremos adaptarnos al entorno de mercado en constante cambio, resolver los conflictos de adquisiciones causados por objetivos de intereses inconsistentes entre las empresas y lograr una situación en la que todos ganen.
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