Requisitos de auditoría para el sistema de gestión de archivos de unidades subordinadas
1. Los documentos y materiales valiosos generados por varios departamentos en diversas actividades pertenecen al alcance del archivo y se entregan al departamento administrativo para su gestión unificada.
2. Los documentos y materiales de cada departamento son recopilados, revisados, organizados y archivados por archiveros a tiempo parcial (personal interno de cada departamento).
3. Los documentos y materiales archivados deben ser completos, completos, precisos y confiables (el texto y los archivos adjuntos del documento, impresiones y manuscritos, instrucciones y aprobaciones), sin números de página y sin daños.
4. Los documentos enviados no sólo deberán guardarse en discos duros y disquetes, sino también en materiales escritos.
5. Todos los documentos archivados deben conservarse en documentos originales y estar escritos con pulcritud, y copiados con pinceles, bolígrafos azul-negro y bolígrafos de carbón. Los archiveros que no cumplan con los requisitos tienen derecho a devolverlo al departamento original para reescribirlo.
6. Si el departamento lo necesita, se pueden copiar documentos importantes, pero se deben archivar los originales.
7. Los documentos que traiga el personal de las agencias gubernamentales cuando salgan a estudiar, inspeccionar o asistir a reuniones se entregarán a la oficina para su registro unificado, archivo de expedientes y gestión de archivos.
2. Sistema de Responsabilidad Laboral para Archiveros de Tiempo Completo
1. Estudiar seriamente el conocimiento profesional e implementarlo, amar su trabajo, ser leal a sus deberes, salvaguardar los intereses. del partido y del país, y trabajar Trabajar concienzudamente y respetar conscientemente las normas y reglamentos del trabajo de archivos.
2. Responsable de la recopilación, clasificación, ordenamiento, catalogación, ordenamiento, estantería, custodia, préstamo, identificación, destrucción y traslado de los diversos archivos de la empresa. La calidad de los archivos y la calidad del trabajo cumple con los requisitos de las "Especificaciones".
3. Responsable de supervisar y orientar el trabajo archivístico y de formación empresarial de los departamentos relevantes de la empresa.
4. Responsable de la implementación del sistema de almacén de archivos.
5. Aprovechar al máximo el papel de la utilización de archivos, resumir cuidadosamente la experiencia y brindar servicios de alta calidad para la toma de decisiones de liderazgo y el trabajo de agencia.
3. Sistema de responsabilidad del puesto de archivero a tiempo parcial
1. Cada departamento está equipado con un archivero a tiempo parcial que es responsable de la recopilación, organización, archivo y archivo de documentos y materiales en el departamento.
2. Los archiveros a tiempo parcial deben amar el trabajo de archivo, estar familiarizados con el negocio, trabajar con seriedad y responsabilidad, garantizar la calidad de los archivos y completar las tareas de gestión de archivos a tiempo.
3. El archivero a tiempo parcial deberá trasladar los archivos organizados a la oficina de archivos antes de finales de febrero del año siguiente.
4. Implementar estrictamente el sistema de gestión de archivos.
5. Comprender la supervisión y orientación de nuestros archiveros de tiempo completo. Trabaje duro para aprender el conocimiento empresarial de los archivos y mejorar continuamente los estándares empresariales.
Cuarto, sistema de archivo del departamento
1. Todos los documentos y materiales con valor de conservación formados en diversas actividades del departamento caen dentro del alcance de archivo del departamento.
2. Cada departamento cuenta con un archivero a tiempo parcial que es responsable de recopilar, revisar, organizar y archivar los documentos del departamento.
3. Los archiveros a tiempo parcial deben cumplir estrictamente las normas y reglamentos y los sistemas de gestión de archivos pertinentes, archivar de acuerdo con los requisitos de la sala de archivos integral y garantizar la calidad de los archivos.
V. Sistema de almacenamiento de archivos
1. Todos los tipos de archivos son administrados de manera centralizada y uniforme por la sala de archivos integral y están equipados con archiveros para su custodia.
2. De acuerdo con la normativa vigente en materia de gestión de ficheros, todo tipo de ficheros deberán almacenarse de forma razonable, ordenada y fácil de encontrar.
3. Los archiveros deben revisar periódicamente los materiales de archivo almacenados en la sala y realizar un seguimiento oportuno de los materiales de archivo que no hayan sido devueltos durante el período de préstamo para evitar pérdidas.
4. El almacén debe mantenerse limpio e higiénico, manteniéndose siempre la temperatura entre 14-24°C y la humedad relativa entre 45-60% para evitar que los archivos se dañen.
5. El almacén de archivos implementa "ocho defensas", a saber, antirrobo, a prueba de luz, prevención de altas temperaturas, a prueba de fuego, a prueba de humedad, a prueba de polvo, a prueba de roedores e insectos. -prueba, y está sujeto a inspecciones periódicas.
6. Está estrictamente prohibido fumar en el almacén y está estrictamente prohibido almacenar mercancías peligrosas inflamables y explosivas. Cuando hay un corte de energía, siempre se utilizan linternas para iluminar y no se permiten aparatos eléctricos inflamables. permitido su uso.
7. No se permite la entrada de personal ajeno al almacén de archivos. Mantener cerradas las puertas y ventanas del almacén en todo momento para garantizar la seguridad.
VI. Normas de confidencialidad de los archivos
1. Los trabajadores de los archivos deben estar atentos, respetar las disciplinas de confidencialidad, adherirse a los principios e implementar concienzudamente diversos sistemas.
2. Cualquiera que acceda a archivos en la sala de archivos integrales debe cumplir estrictamente con el sistema de seguridad y confidencialidad y realizar estrictamente los procedimientos de acceso a archivos. En principio, no está permitido sacar expedientes de la sala de archivos. Si realmente es necesario tomarlo prestado, deberá ser aprobado por el supervisor y devuelto al archivo dentro del tiempo especificado.
3. Al revisar archivos, no se permiten documentos e información ajena a la revisión, y no se permite el ingreso de personal irrelevante a los archivos.
4. El personal de nuestra empresa no puede llevar documentos y materiales a lugares públicos u otros lugares, ni llevarlos a casa, y deben entregarse oportunamente al departamento de gestión de archivos. manera.
5. Cualquiera que viole las normas de confidencialidad, filtre secretos de empresas nacionales o cause consecuencias necesarias será tratado con severidad y responsable de acuerdo con estas normas.
7. Sistema de préstamo de archivos
1. El préstamo de archivos debe cumplir estrictamente con el sistema de gestión de archivos, y todos los prestatarios deben realizar conscientemente los procedimientos de préstamo.
2. Cualquier préstamo de documentos deberá ser aprobado por el supervisor. Al tomar prestados archivos de otras unidades, debe presentar una carta de presentación de la unidad, seguir los procedimientos de préstamo sólo con la aprobación del supervisor y devolverlos a tiempo dentro del período de préstamo.
3. El prestatario deberá conservar los archivos adecuadamente y mantenerlos confidenciales, y no deberá prestarlos a otros por ningún motivo.
4. Los prestatarios no pueden copiar o duplicar documentos sin la aprobación del líder.
5. El personal de archivos debe revisar cuidadosamente los materiales prestados devueltos y confirmar que los archivos estén intactos antes de continuar con los procedimientos de archivo. Los materiales de archivo extraídos y copiados deben verificarse y corregirse cuidadosamente antes de poder firmarlos y sellarlos.
6. Una vez que se descubra que los materiales de archivo están dañados durante el proceso de préstamo, como removidos, manchados, perdidos, etc., se debe informar al supervisor de manera oportuna y el personal correspondiente deberá hacerlo. rendir cuentas.