Pasos en el diseño de procesos de negocio

Pasos del diseño de procesos de negocio es el requisito previo para que una empresa lleve a cabo su trabajo. Es como una meta y un plan. Sin la guía de este proceso empresarial, el trabajo no se desarrollará de manera ordenada. Por lo tanto, los directivos de empresas deben comprender los pasos del diseño de procesos de negocio.

En el paso 1 del diseño del proceso de negocio, se enumeran por completo todos los departamentos o unidades externas relevantes (en lo sucesivo, "unidades") del proceso de negocio. Por ejemplo, el proceso de gestión de materiales de una empresa incluye proveedores, departamento de compras, departamento de calidad, departamento de ingeniería, departamento de logística y almacén.

Encuentre los "insiders" correspondientes a cada departamento o unidad externa, comuníquese uno por uno, comprenda cómo cada "unidad" juega un papel en este proceso de negocio e imagine esta unidad como una "máquina" de producción ". , incluyendo principalmente tres aspectos:

1. Materias primas necesarias para la producción: la producción de la unidad anterior, es decir, lo que otras unidades la proporcionan, que pueden ser objetos físicos, documentos, información, instrucciones, etc. . ;

2. Accesorios necesarios para el funcionamiento: otros objetos físicos, información y otras entradas además de la salida de la unidad anterior.

3. ¿Qué producto produce esta máquina? ¿El rendimiento de esta unidad?

Según la situación real, el negocio completo se puede dividir en "procesos". Tomando como ejemplo el proceso de "proveedor designado de materiales de producción", se puede dividir en formulación de cotizaciones, aclaración de cuestiones, cotizaciones de proveedores, análisis de cotizaciones/verificación de precios, negociación de precios, determinación de proveedores recomendados, comité de compras que analiza los proveedores designados y firma de cartas de nominación. , etc. . Aclare cómo se implementa cada proceso y los departamentos relevantes involucrados.

Empiece a dibujar un diagrama de flujo. Se pueden utilizar Visio, Excel, Word, PowerPoint, etc. No importa qué herramienta utilices, siempre que sepas cómo utilizarla. Tomemos Excel como ejemplo. El diagrama de flujo debe incluir los siguientes elementos:

1. El diagrama de flujo en sí

2. Los departamentos funcionales o personas involucradas

3. cada subproceso

4. Salida generada por cada subproceso

Prepare descripciones detalladas de texto/voz/video para los diagramas de flujo dibujados. El más común es un documento escrito de descripción del programa. Puedes consultar los siguientes puntos para completar uno a uno los contenidos correspondientes:

1 Objeto del programa

2 Ámbito de aplicación del programa

3. Tecnología involucrada en el programa Términos y definiciones

4. Las principales responsabilidades de los departamentos funcionales o del personal relevante en este proceso

5. cada paso del diagrama de flujo coincidente)

6. Documentos referenciados o documentos relacionados (es decir, si su proceso es un subproceso de un determinado proceso y si su proceso requiere un determinado proceso como entrada) .

7. Tablas de salida relevantes (es decir, se enumeran todos los archivos de salida generados por cada proceso)

8. )

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Aprobación y liberación de documentos. Preste atención a los siguientes puntos:

1. Ajuste el formato, organice el nombre del archivo, el número y la versión de control para garantizar que la información clave sea clara y precisa.

2. Obtener la aprobación de los líderes relevantes.

3. Hacer un buen trabajo de archivado y control de versiones para facilitar futuras modificaciones y ajustes.

Paso 2 del diseño de procesos de negocio 1. Diseño de procesos de negocio:

El diseño de procesos de negocio es el eslabón más importante en la gestión de procesos de negocio, lo que afecta directamente la eficiencia y eficacia de la implementación futura de procesos. . El diseño sistemático que debe enfatizarse en la etapa de diseño del proceso incluye los siguientes aspectos:

1 El propósito del diseño del proceso

El propósito de los procesos de negocios incluye principalmente una gestión estable y estandarizada. operación y control de riesgos, servicios de valor agregado y apoyo al logro de objetivos comerciales. En otras palabras, bajo la guía de los objetivos comerciales de la empresa y basándose en el análisis de riesgos, ayuda a gestionar operaciones estables y estandarizadas y brindar servicios a procesos comerciales de valor agregado.

El riesgo se puede expresar mediante la siguiente fórmula matemática: R=pr(E)

r representa el riesgo, E representa la pérdida potencial y pr representa la posibilidad de pérdida debido a una mala gestión. . En otras palabras, cuanto mayor es la pérdida potencial, mayor es la probabilidad de pérdida, es decir, mayor es la necesidad de fortalecer la gestión y el control de los procesos de negocio.

2. Atribución jerárquica de procesos: En términos generales, dividimos los distintos procesos de una empresa en tres categorías:

1) Proceso estratégico: promueve y sirve directamente al proceso de objetivos estratégicos de la empresa. .

2) Proceso de operación: Es el proceso que guía el funcionamiento de cada departamento y de cada unidad de negocio.

3) Proceso de soporte: el proceso de brindar soporte y garantía.

3. Práctica de diseño de procesos:

1) Definición y diseño de proceso eficaz, completo y claro: Se denomina proceso y requiere que los elementos de gestión relevantes fluyan de acuerdo con los procedimientos establecidos. Por lo tanto, un buen proceso debe al menos hacer fluir simultáneamente los siguientes seis elementos:

El proceso de tareas de trabajo

El flujo de responsabilidades

Metas e indicador de desempeño procesos

El flujo del tiempo

El flujo de recursos relacionados

El flujo de información, etc.

Solo cuando estos seis elementos de gestión de procesos de negocio fluyen sincrónicamente se puede garantizar la efectividad, la eficiencia y la eficacia del proceso de negocio.

En el proceso de orientación a las empresas, muchas empresas se centran en elementos incompletos, generalmente centrándose en la transferencia de tareas e ignorando la transferencia sincrónica de otros elementos, lo que resulta en autorizaciones poco claras, responsabilidades inadecuadas, objetivos poco claros y tiempos de transferencia deficientes. como extensión, recursos insuficientes e información incompleta.

2) El diseño del proceso se centra en los clientes y las necesidades del negocio: aquí los clientes incluyen a los clientes internos y externos de la empresa. En otras palabras, para satisfacer las necesidades comerciales, los diseñadores de procesos deben tener una visión y dedicación amplias, centrarse en el valor agregado y la eficiencia de los resultados de entrada y salida del proceso y eliminar la existencia de procesos ineficaces.

3) Apoyar las políticas de la empresa: El diseño del proceso está guiado por los objetivos de negocio de la empresa, los cuales se derivan directamente de las políticas de la empresa. Diferentes procesos deberían apoyar y servir a la implementación de directrices y políticas de la empresa en diferentes niveles. El pensamiento y el espíritu emprendedor deben estar presentes en todo el proceso de gestión.

4) El proceso tiene continuidad y relevancia: la tendencia de desarrollo de una estructura organizacional plana y un modelo de servicio orientado a la satisfacción del cliente requiere que los procesos de negocio fortalezcan la continuidad y la relevancia. El diseño del proceso de "correr caballos y cercar tierras" y "separar a los señores feudales" es un desastre para toda la empresa, los departamentos y los empleados.

El tercer paso del diseño de procesos de negocio. La mejora de procesos de negocio es un paso importante en el diseño de procesos de negocio.

El método de cambio de tiempo es uno de los propósitos de la gestión de procesos de negocio. Sobre la base de la implementación y la evaluación, la búsqueda continua de direcciones de mejora y la mejora activa son fundamentales. La mejora de los procesos comerciales también debe seguir ciertos métodos de gestión y no se puede mejorar de manera irregular y desordenada. Al mismo tiempo, la mejora de los procesos de negocio debe poner énfasis en el valor añadido, la innovación y los avances, y evitar mejoras que simplemente cambien la misma medicina y las mismas y mejoras simples que "fusionen elementos similares".

1. Fuentes de motivación para la mejora de los procesos de negocio: presión ambiental externa, desviaciones en el proceso de implementación y evaluación, cambios en la gestión de riesgos, cambios en los objetivos de negocio, cambios en la estructura organizacional, cambios en el negocio, etc. Todo ello facilitará las mejoras necesarias en los procesos de negocio. Esto requiere que los gerentes de todos los niveles de la empresa enfrenten los desafíos de frente, sean lo suficientemente valientes para asumir presión y se atrevan a desafiar las tradiciones.

2. Prácticas de gestión para la mejora de los procesos de negocio:

1) El papel de participación y demostración de los altos directivos;

Revisar y mejorar su propio estilo de liderazgo, y Exigir activamente el esfuerzo a los futuros líderes.

Liderar con el ejemplo y participar activamente en actividades de mejora.

Fomentar y fomentar el empoderamiento, la innovación y las reformas como cambios en la estructura organizacional, aprendizaje financiero y acciones de mejora.

Fomentar, apoyar y participar activamente en las actividades de aprendizaje.

Priorizar acciones de mejora.

Fomentar y animar a los facilitadores de la organización.

2) Puntos clave de mejora:

Las operaciones de la empresa se centran en algunos procesos clave y los empleados saben que esos procesos son la clave del éxito de la empresa. Gestionar los procesos de negocio a través del análisis, control y mejora forma parte de la cultura de la empresa.

Limpiar los principales procesos de negocio, designar al responsable del proceso, utilizar gráficos para visualizar el proceso y aclarar las áreas que deben controlarse.

Seleccione determinados procesos (clave, rama o proceso de trabajo) en los que centrar los esfuerzos de mejora. Los empleados entienden que analizar las desviaciones de los procesos es una parte importante de sus trabajos.

Cada empleado de la empresa tiene un conocimiento claro de la gestión de los procesos de negocio mediante el análisis, control y mejora, especialmente los procesos de su trabajo diario.

3) Mejora estructural:

El equipo de mejora define las oportunidades de mejora y luego toma medidas. Siguiendo directrices claras, estos equipos operan dentro de una estructura conducente a la mejora.

Los equipos de mejora de todos los niveles se reúnen periódicamente y siguen directrices operativas claras. Rara vez se producen inasistencias o aplazamientos de reuniones.

El equipo de mejora establece objetivos de mejora, define indicadores de rendimiento, establece oportunidades de mejora, planifica e inicia actividades de mejora.

Se utiliza para mejorar el tiempo del equipo y coordinar los objetivos de la empresa y los objetivos de valor añadido empresarial.

El equipo de mejora utiliza el ciclo PDCA (o método similar) para planificar e implementar actividades de mejora.

Antes de implementar una actividad de mejora, el equipo de mejora considera el impacto de los resultados de la actividad en otros aspectos del proceso involucrado.

Capacitación en prácticas gerenciales que apoyen los objetivos de mejora. (como la formación impartida personalmente por la dirección).

Los equipos reciben capacitación formal para mejorar sus habilidades laborales y el contenido de la capacitación se formula de acuerdo con las necesidades especiales de sus propios equipos.

Todos los empleados reciben capacitación formal sobre los conceptos y herramientas de gestión de la empresa, y los nuevos empleados reciben oportunidades de capacitación periódicas y oportunas.

Finalmente, se debe enfatizar que la gestión de procesos de negocio tiene diferentes objetivos y direcciones en diferentes etapas del desarrollo empresarial y niveles de gestión. En el caso de una gestión empresarial imperfecta, es necesario planificar una gran cantidad de procesos para fortalecer y estabilizar la gestión. Por otro lado, también hemos visto que un número considerable de empresas bien gestionadas están "adelgazando" activamente sus procesos de negocio para evitar la burocracia y el dogmatismo, y mejorar su eficiencia operativa interna y su adaptabilidad simplificando los procesos. Por lo tanto, la gestión de procesos de negocio es un proceso dinámico, pero sus objetivos fundamentales son los mismos, a saber, gestión estable, operaciones estandarizadas, control de riesgos, servicios de valor agregado y apoyo a la realización de los objetivos de negocio.