¿Cómo escribir un resumen de búsqueda de patentes?
Sistema de gestión de archivos
1. Sistema de archivo de documentos y expedientes
(1) Principios generales
El primer artículo es fortalecer la empresa Para el archivo de documentos, este sistema está formulado de acuerdo con el "Reglamento sobre la administración del archivo de documentos postales y de telecomunicaciones" emitido por el Ministerio de Correos y Telecomunicaciones.
Artículo 2: Los documentos y materiales archivados deberán archivarse una vez al año. Los diversos documentos y materiales con valor de preservación generados por las organizaciones internas de la unidad durante las actividades laborales deberán archivarse por separado de acuerdo con lo dispuesto en el presente. sistema.
Artículo 3 El departamento o unidad de manejo de documentos oficiales garantizará la integridad del sistema para el manejo de documentos oficiales (no se extraerán los archivos adjuntos de los documentos oficiales). Una vez cerrado el caso, se entregará al personal administrativo de tiempo completo (tiempo parcial) para su archivo. Cuando por cualquier motivo se cambie de puesto de trabajo o se retire, los documentos e información que maneje el personal manipulador deberán entregarse con claridad y no podrán ser sustraídos ni destruidos sin autorización.
(2) Recogida y gestión de documentos y materiales
Artículo 4: Adherirse al sistema departamental de recogida y gestión de documentos y materiales. Cada departamento debe designar personal administrativo de tiempo completo (tiempo parcial) para que sea responsable de la gestión de los documentos y la información en el departamento, y mantenerlos relativamente estables. Los cambios de personal deben notificarse a los archivos de manera oportuna.
Artículo 5: Todos los documentos oficiales emitidos por nuestra empresa (incluida la versión final y dos originales impresos y anexos, solicitudes de aprobación y documentos remitidos, incluidos los originales remitidos) son recopilados y gestionados por la oficina.
Artículo 6 Si un trabajo es manejado por varios departamentos, los documentos y materiales generados durante las actividades laborales serán recopilados y archivados por el departamento patrocinador. Los documentos de la reunión son recopilados y archivados por el organizador de la reunión.
1. Cuando los empleados de la empresa salgan a estudiar, inspeccionar, investigar e investigar, o participar en actividades oficiales como reuniones celebradas por autoridades superiores, el departamento financiero deberá archivar los principales documentos y materiales de la reunión en los archivos y firmarlos y aprobarlos antes de que puedan otorgar gastos de viaje.
2. Cuando la empresa celebra una reunión, el organizador de la reunión designará a una persona especial para archivar los materiales de la reunión y los archivos de audio y video en los archivos. El departamento financiero no pagará la tarifa de la conferencia hasta que se guarden los archivos. firmar y aprobar.
Artículo 7 Responsabilidades de los documentos a tiempo completo (a tiempo parcial) de cada departamento:
1. Comprender el trabajo y los negocios del departamento, dominar el alcance del archivo, la recaudación y la gestión. de documentos y materiales del departamento Documentación de este departamento.
2. Implementar concienzudamente el sistema de archivo habitual, recopilar oportunamente los documentos y materiales que maneja este departamento, archivar los documentos y materiales archivados antes de marzo de cada año y realizar los trámites de entrega y firma con el oficina de archivos.
3. Al tomar prestados documentos y materiales, el organizador debe proporcionarlos y utilizarlos activamente, brindar un buen servicio y manejar los procedimientos de registro de documentos y materiales prestados temporalmente.
(3) Alcance de la presentación
Artículo 8 Los materiales importantes de las reuniones incluyen avisos de reuniones, informes, resoluciones, resúmenes, discursos de liderazgo, discursos típicos, informes de reuniones, actas de reuniones, etc.
Artículo 9: Decisiones, resoluciones, instrucciones, órdenes, reglamentos, reglamentos, planes y demás documentos relacionados con la empresa emitidos por autoridades superiores.
Artículo 10 Documentos externos oficiales de la empresa y correspondencia con las unidades pertinentes.
Artículo 11 Solicitud de instrucciones y aprobación del departamento superior de la empresa.
Artículo 12: Informe y resumen de las principales actividades funcionales de la empresa.
Artículo 13: Los diversos planes de trabajo de la empresa, resúmenes, informes, solicitudes de instrucciones, aprobaciones, actas de reuniones, informes estadísticos y sesiones informativas.
Artículo 14. Materiales para el trabajo de petición.
Artículo 15 Contratos, convenios y demás documentos suscritos entre la empresa y las unidades correspondientes.
Artículo 16: Documentos de nombramiento y remoción de funcionarios de la empresa y documentos de premios y castigos de los empleados.
Artículo 17 Documentos e información sobre trabajo, salarios y beneficios de los empleados de la empresa.
Artículo 18 La historia de la empresa, acontecimientos importantes, recortes de periódicos, fotografías, grabaciones de audio y vídeo, etc. Reflejar las actividades importantes de la empresa.
(4) Devolución de exámenes ordinarios
Artículo 19: Cada departamento debe establecer y mejorar el sistema de devolución de exámenes ordinarios. Los documentos y materiales que han sido procesados o aprobados deben ser conservados de manera centralizada y uniforme por personal administrativo de tiempo completo (tiempo parcial).
Artículo 20: Cada departamento preparará "categorías de archivos" de documentos y materiales utilizados en la vida diaria en función del alcance comercial del departamento y las tareas laborales anuales. La terminología de "categoría de expediente" debe ser concisa, precisa y numerada.
Artículo 21 Los manejadores de documentos deben recopilar y organizar rápidamente los documentos y materiales procesados o aprobados por los líderes y enviarlos al personal administrativo de tiempo completo (tiempo parcial) del departamento para su archivo.
Artículo 22 El personal administrativo de tiempo completo (tiempo parcial) debe colocar rápidamente los documentos y materiales que hayan sido clasificados en volúmenes de acuerdo con la "Categoría de expediente del caso" en las carpetas donde normalmente se guardan los documentos, y enviar y recibir documentos anotados en el registro.
(5) Archivo (Requisitos de calidad de los documentos)
El artículo 23 tiene como objetivo unificar las especificaciones de archivo para garantizar que la calidad del trabajo de archivo sea coordinada por archiveros a tiempo parcial de los departamentos pertinentes. La oficina de archivos Los archiveros son responsables de organizar y catalogar los archivos.
Artículo 24 Son requisitos generales para la calidad de los expedientes: seguir las reglas y características de formación de los documentos, mantener la conexión orgánica entre los documentos, distinguir los diferentes valores y facilitar su almacenamiento y uso.
Artículo 25 El tipo, número de ejemplares y el número de páginas de cada documento deberán estar completos.
Entre los documentos y materiales archivados, el artículo 26, el original y anexos, copias impresas y versiones finales de cada documento, solicitudes de instrucciones y respuestas, documentos reenviados y originales, y en múltiples idiomas deben archivarse por separado, y los telegramas y los telegramas deben fusionarse en un solo archivo; los telegramas ultrasecretos deben archivarse por separado. Algunos telegramas ordinarios se pueden archivar junto con los telegramas ultrasecretos si están estrechamente relacionados con los telegramas ultrasecretos.
Artículo 27 Generalmente no se permite la presentación conjunta de documentos oficiales de diferentes años, pero las solicitudes y respuestas que abarcan varios años se presentan en el año de respuesta, si no hay respuesta, se presentan en el año de respuesta; año de solicitud; los planes que abarcan varios años se presentan en el primer año de presentación; los resúmenes de varios años deben presentarse en el último año; los documentos de reuniones de varios años deben presentarse en el año de apertura de la reunión; otros documentos deben archivarse de acuerdo con las regulaciones pertinentes.
Artículo 28 Los documentos y materiales del volumen deben ordenarse según diferentes situaciones. Los documentos y materiales indivisibles deben ordenarse juntos, es decir, la respuesta está al frente y la solicitud al final. ; el original está al frente y el adjunto al reverso; imprimir al frente y finalizar al reverso los demás documentos y materiales deben estar estrechamente vinculados y organizados sistemáticamente según sus reglas o características de formación;
Artículo 29 Los documentos y materiales del volumen deberán numerarse correlativamente y sin columnas. Los documentos encuadernados en un volumen deben imprimirse en la esquina superior derecha de cada página con descripciones de texto.
Artículo 30: Los expedientes permanentes, de larga duración y de corta duración deberán llenarse en el directorio de expedientes uno por uno según el formato prescrito. Completa las palabras de forma ordenada. Los directorios dentro de un volumen se colocan al principio del volumen.
La descripción de los documentos y materiales del artículo 31 deberá cumplimentarse en el cuadro de referencia punto por punto. Si no hay nada que explicar, también se deben completar los nombres y fechas del personal y los inspectores relevantes para demostrar responsabilidad. La tabla de referencia debe colocarse al final del artículo.
Artículo 32 La portada del expediente se escribirá punto por punto con pincel o bolígrafo según sea necesario, y la letra será pulcra y clara.
Artículo 33: Encuadernación de los expedientes y formato de disposición de las diversas partes del expediente:
Encuadernación de los expedientes. Antes de encuadernar, se deben retirar los objetos metálicos de los documentos del volumen y los documentos dañados se deben montar de acuerdo con los requisitos técnicos para el montaje. Si el escrito se ha extendido, debe copiarse y archivarse junto con el original, y el expediente debe encuadernarse con una contraportada de tres agujeros y una línea y con el método de nudo corredizo.
Artículo 34 El formato de disposición de cada parte del expediente: cubierta blanda de volumen (que incluye el contenido de los documentos del volumen), un documento y una contraportada (que incluye la tabla de referencia), que se cargan en el volumen en el orden del número de expediente del caso, guardados en un archivador.
Artículo 35 Este sistema se implementará a partir de la fecha de su promulgación.
Dos. Medidas de Gestión de Archivos Audiovisuales
(1) Principios Generales
Artículo 1: Con el fin de fortalecer la labor de archivos audiovisuales de la empresa, se formulan especialmente estas medidas.
Artículo 2: Los archivos de audio y video de la empresa se refieren a registros históricos como grabaciones de audio, videos, fotografías y videos. Está formado directamente por varios departamentos o personas de la empresa en actividades de práctica social y tiene valor de preservación para el país, la sociedad y la empresa.
Los archivos audiovisuales generalmente consisten en cintas de audio, cintas de vídeo, cintas de vídeo, vídeos (películas maestras) y fotografías (incluidos los negativos).
Artículo 3 Los archivos audiovisuales son parte integrante de nuestra empresa y deben ser gestionados de forma centralizada y uniforme por la sala de archivos.
(B) Recopilación de datos de archivos de audio y vídeo
Artículo 4 Alcance de la recopilación
1. Materiales de actividades funcionales;
2. Materiales de audio y video de los principales eventos relacionados con la empresa a los que asisten líderes de todos los niveles y celebridades.
3. Personal de la empresa, materiales de audio y vídeo de actividades de asuntos exteriores.
4. Materiales audiovisuales que afecten a los derechos e intereses de la empresa y del sistema postal y de telecomunicaciones.
5. Materiales audiovisuales importantes relacionados con la empresa producidos por otras unidades.
6. Otros materiales audiovisuales con valor de conservación.
Artículo 5 Plazo de recogida
1. Los archivos audiovisuales deberán archivarse en el departamento de archivo al mismo tiempo que los archivos en otros soportes, dentro del mes siguiente a su constitución; En circunstancias especiales, el tiempo de presentación puede ampliarse adecuadamente.
2. El departamento de archivos debe recopilar materiales de audio y vídeo dispersos con un valor de conservación específico en cualquier momento.
Requisitos de recopilación del artículo 6
1. Las cintas de audio, las cintas de vídeo, las películas, las fotografías (incluidos los negativos) y las descripciones escritas deben recopilarse en su totalidad, archivarse a tiempo y archivarse. se deben establecer medidas de control. Si no se presenta conforme a la reglamentación, no se reembolsarán sus gastos de constitución para evitar su pérdida;
2. Se aceptarán originales y copias en circunstancias especiales;
3. El contenido de los materiales audiovisuales debe ser verdadero y auténtico. El negativo, el original, la imagen y la copia deben ser consistentes.
Artículo 7 Recopilación de información de archivos de audio y vídeo.
1. El departamento de archivos es responsable de recopilar materiales audiovisuales importantes en cualquier momento;
2. Al recopilar materiales audiovisuales, cualquier actividad importante que involucre al país y al nivel nacional. departamento de correos y telecomunicaciones debe informarse al Directorio del Ministerio de Correos y Telecomunicaciones de las presentaciones a la oficina de archivos de la oficina general.
Artículo 8 Reembolso de Gastos de Archivos de Audio y Video
Cada departamento o individuo de la empresa deberá calcular los gastos de archivos de audio y video de acuerdo con el Artículo 4 de estas Medidas, archivarlos según sea necesario y estar firmado y aprobado por la Oficina de Archivos. El departamento proporciona cancelaciones de gastos.
(C) Ordenación de los archivos audiovisuales
Artículo 9 La ordenación de los archivos audiovisuales incluye la clasificación, combinación, disposición y catalogación para hacerlos sistemáticos y facilitar su almacenamiento y utilización.
Artículo 10 El camarógrafo es responsable de la ordenación de los archivos de audio y vídeo, con la asistencia del departamento de archivos.
Artículo 11 Clasificación y Numeración
1. Los archivos de fotografías se clasifican según antigüedad y temática. Las fotografías pertenecientes a una misma categoría se numeran cronológicamente y también se rellenan sus números negativos. Los negativos de toda la familia están contados. Formato: Colección completa-Número de serie.
2. Las cintas de audio, las cintas de vídeo y las cintas de vídeo se clasifican según cuestiones de edad y se numeran según el contenido. Varios conjuntos de entradas con el mismo contenido deben considerarse como un expediente, se les asigna un número de expediente y luego cada grupo se numera en secuencia.
3. Tenga en cuenta los números de referencia asociados con los archivos de otros operadores. El formato es (formato de archivo) número de archivo/(formato de archivo) número de archivo.
Artículo 12 Plazo de Conservación: El plazo de conservación se determina en función de la importancia, tiempo, denominación, confiabilidad y vigencia del contenido.
Artículo 13 Elaboración de la descripción escrita
1. El contenido básico de la descripción escrita incluye motivo, tiempo, lugar, personajes, antecedentes, autor (fotógrafo), etc.
2. Requisitos para redactar descripciones:
(1) Revelar con precisión el contenido de los materiales de archivo, resumir toda la información reflejada y etiquetar los elementos de manera correcta y completa;
(2) Se deben escribir fotografías naturales (o varias fotografías con contenido similar). Las cintas de audio, las cintas de vídeo y las cintas de vídeo se recopilan a partir de expedientes del caso. Un conjunto de materiales audiovisuales debe estar estrechamente relacionado con el texto:
(3) El texto es conciso y el lenguaje fluido;
(4) El tiempo se expresa en Números arábigos.
Artículo 14 Formato de compilación
1. La compilación de fotografías adopta un formato de escritura horizontal. El formato es foto/número negativo - descripción del texto - número de referencia - tiempo de disparo - fotógrafo.
2. El formato de las cintas de audio, cintas de vídeo y cintas de vídeo: pegue una etiqueta en la tapa. Complete los elementos elemento por elemento según sea necesario.
Artículo 15 Requisitos del Expediente
1. Combinar varios materiales audiovisuales con una misma temática en archivos y organizarlos y reproducirlos juntos.
2. Catálogo en volumen:
Las fotografías y negativos deberán cumplimentarse en el catálogo en volumen en unidades de número natural;
Productos de audio, vídeo Las cintas y cintas de vídeo deben estar en el directorio dentro de la caja.
3. La tabla de referencia del volumen se utiliza para explicar la disposición y los cambios de los materiales audiovisuales del volumen.
Artículo 16 Catalogación
La descripción de archivos de audio y vídeo se realizará de acuerdo con GB3792.5-85 "Reglas de descripción y archivos".
(4) Almacenamiento de archivos de audio y vídeo
Artículo 17 Los archivos de audio y vídeo serán inspeccionados antes de su conservación y se realizará el tratamiento técnico necesario a aquellos que hayan sido desfigurados. .
Artículo 18 Condiciones de almacenamiento
La temperatura de la película negativa y la filmoteca debe mantenerse entre 13 y 15 ℃, y la humedad relativa debe mantenerse entre 35 % y 45 %.
La temperatura de la fototeca debe mantenerse entre 14 y 24 °C y la humedad relativa entre 37,5 % y 67,5 %. La temperatura de almacenamiento de las cintas de audio y de vídeo debe mantenerse entre 18 y 24 °C, y la humedad relativa debe mantenerse entre 40 % y 60 %.
Artículo 19 Los libros de películas, grabaciones de sonido, cintas de vídeo y cintas de vídeo deben colocarse verticalmente. La biblioteca de cintas debe evitar campos magnéticos superiores a 30 Oersted. La distancia entre las cajas de campos magnéticos no debe ser inferior a 3 mm; Es mejor no utilizar armarios de hierro para guardar cintas.
Artículo 20: Los archivos de fotografías existentes deberán ser inspeccionados cada dos años.
Artículo 21: Nadie podrá retirar, prestar, limpiar, desmagnetizar o alterar archivos de audio y video sin autorización; la destrucción de archivos de audio y video debe ser autenticada, aprobada por la unidad de archivo y reportada a la supervisor para su aprobación y registro.
Artículo 22: Establecer y mejorar el sistema de estadísticas de archivos audiovisuales, y realizar una buena labor estadística como la de ingreso, reubicación, inventario, almacenamiento, utilización y efectos de los archivos audiovisuales.
Desarrollo y utilización de archivos de audio y vídeo.
Artículo 23 El directorio, las tarjetas y demás herramientas de recuperación de archivos de audio y vídeo deberán proporcionar condiciones convenientes para los usuarios.
Artículo 24: Establecer un sistema de préstamo y utilización de archivos de audio y video, revisar y aprobar estrictamente los procedimientos y determinar el alcance de uso con base en el nivel de confidencialidad de los archivos de audio y video.
Artículo 25: Las unidades que utilicen archivos de audio y vídeo extranjeros deben cumplir con las disposiciones pertinentes de la Ley de Patentes de la República Popular China. Si la patente ha sido transferida a los archivos, en principio, los ingresos de la patente deben asignarse a la unidad de transferencia original y los archivos cobrarán tarifas de almacenamiento.
Artículo 26 Por lo general, no se permite el préstamo de archivos de audio y vídeo originales a archivos. Si hay necesidades especiales, los préstamos se pueden solicitar por un tiempo limitado sólo con la aprobación del supervisor. Los archivos audiovisuales muy utilizados se pueden tomar prestados y copiar; los archivos audiovisuales prestados o copiados por otras unidades serán manejados por la Oficina de Archivos, y se cobrarán tarifas de acuerdo con las regulaciones pertinentes y se proporcionarán servicios pagos. Si se produce algún daño durante el período de préstamo, la unidad prestataria será responsable de la compensación.
Artículo 27 Sin afectar la confidencialidad, cada unidad puede utilizar archivos de audio y video para realizar seminarios y exposiciones, editar libros ilustrados y películas informativas completos o temáticos, y desarrollar y utilizar activamente archivos audiovisuales existentes.