¿Cuáles son las similitudes y diferencias entre los sistemas de gestión de archivos personales de China y Estados Unidos?

(1) La gestión de archivos debe incluirse en la vía legal.

El uso de leyes, reglamentos y normas y reglamentos de archivos pertinentes para garantizar el uso normal de los archivos de personal es una característica común del uso de archivos de personal en China y Estados Unidos. Cuando miramos las regulaciones de archivos, regulaciones de archivos, regulaciones de archivos o leyes de archivos en China y Estados Unidos, existen regulaciones especiales sobre el uso de archivos. Estas regulaciones y regulaciones brindan protección legal para que los usuarios usen archivos, de modo que no se infrinja el derecho a usar archivos.

(2) Preste atención al valor de utilización de los archivos.

Los archivos de personal son registros originales de datos e información que reflejan la experiencia social personal, el carácter, los talentos, las habilidades y el desempeño formados por organismos estatales y grupos sociales en las actividades de gestión de personal. Los gobiernos, los líderes de departamentos y los archiveros de todos los niveles en China y Estados Unidos son plenamente conscientes de que los archivos de personal son una herramienta importante para la gestión de recursos humanos en la sociedad moderna y pueden desempeñar un papel importante en la promoción del flujo racional de talentos y el logro de una asignación óptima de talentos. . El uso de recursos de información de archivos de personal puede garantizar el funcionamiento normal de las agencias gubernamentales y el sano funcionamiento del orden social.

(3) La gestión de ficheros sigue el principio de confidencialidad.

Los expedientes de personal, como recurso de información, registran la información natural personal (nombre, sexo, lugar de nacimiento, fecha de nacimiento, familiares), estado de salud personal, estado civil, rentas patrimoniales y experiencia profesional. del asunto del fichero, recompensas, experiencia profesional, etc., incluida la privacidad personal. Cuando China y Estados Unidos recopilan y utilizan archivos personales, ambos estipulan que se debe respetar la privacidad de los titulares del archivo y que la información privada de los titulares del archivo no debe revelarse ni difundirse a voluntad.

2. Diferencias en la gestión de archivos personales entre China y Estados Unidos:

(1) Los objetos de gestión de archivos son diferentes.

En los Estados Unidos, todos los archivos personales solo están abiertos para usted o aquellos autorizados por usted y no se divulgan al mundo exterior. En algunos estados, es ilegal leer el expediente personal de otra persona sin la autorización de la persona sujeta al expediente personal, incluidos los agentes del orden. En cuanto a los objetos que proporcionan servicios para el uso de archivos personales, el uso de archivos personales en China contrasta marcadamente con el de Estados Unidos. Los sujetos de los archivos de personal de mi país no pueden verificar sus propios archivos a voluntad, pero los comités del partido y los departamentos de personal de todos los niveles tienen acceso claro a estos archivos.

(2) Procedimientos de gestión de documentos

Los diferentes procedimientos para el uso de archivos de personal en Estados Unidos incluyen principalmente los siguientes tres pasos: El primer paso es presentar una autorización por escrito. Si el usuario es el sujeto del documento, presente una carta de solicitud con firma oficial y fecha. Si el usuario no es el sujeto del archivo y el sujeto del archivo aún está vivo, envíe una carta de autorización firmada por el sujeto del archivo. Si el sujeto del expediente ha fallecido, se deberá presentar un certificado de defunción. Si el sujeto del expediente tiene más de 100 años, no es necesario presentar certificado de defunción. Paso 2: envíe la información requerida por el Centro de Documentación para confirmar el documento, incluido el nombre completo del archivero, fecha de nacimiento, número de Seguro Social, nombre de la agencia, mandato y hora de separación. Paso 3: Enumere los documentos o la información que se utilizarán y explique el propósito de su uso.

Los procedimientos de gestión de expedientes personales de mi país son diferentes. Los líderes superiores y los líderes de departamento responsables de administrar los archivos de personal de la unidad están exentos de las formalidades, mientras que los líderes no superiores o los líderes de departamento de personal no organizacionales deben pasar por los procedimientos de aprobación y verificar el registro. Para las unidades no locales, deben ser cuadros entre los miembros del partido. Deben presentar su certificado de trabajo, carta de presentación de inspección y carta de presentación administrativa, completar el formulario de revisión y aprobación del expediente personal en la unidad consultora y obtener el consentimiento de la unidad consultora. líder antes de consultar.

(3) Los métodos de implementación de la utilización de archivos son diferentes.

Usar Internet para consultar información de archivos de personal es la principal forma de utilizar archivos de personal en los Estados Unidos (si desea consultar más información personal privada, puede consultar los archivos de personal relevantes). Por un lado, el uso de archivos personales estadounidenses cumple con las disposiciones de la Ley de Libertad de Información, defiende activamente la protección del derecho del sujeto a saber y adopta el método de "divulgación previa solicitud". En la medida permitida por la ley, los archivos personales deben ponerse a disposición de usuarios calificados. Por otra parte, se deben seguir estrictamente las disposiciones de la Ley de Privacidad. La provisión y utilización de archivos personales debe basarse en el respeto a la privacidad de los titulares del archivo y proteger resueltamente el contenido que no puede ser divulgado. En nuestro país, la gestión de expedientes de personal en muchas unidades se encuentra aún en la etapa de gestión manual y aún no se ha formado una red nacional de expedientes de personal. Acceder o copiar información del archivo personal requiere una serie de procedimientos de aprobación antes de que el administrador del archivo pueda proporcionar archivos personales originales para atender a los usuarios. Durante todo el proceso de uso, el personal del archivo proporcionará los materiales correspondientes de acuerdo con las necesidades de los usuarios.