¿Qué preparativos deben hacer las empresas de servicios inmobiliarios antes de que los propietarios se muden?

1. Organizar al personal relevante para realizar inspecciones generales de las unidades de vivienda, recopilar, organizar, resumir y enviar los problemas encontrados durante varias inspecciones a los departamentos pertinentes para su rectificación y realizar un seguimiento activo de la situación de las rectificaciones. Asegúrese de que no haya problemas con la casa entregada al propietario para su aceptación el día de la mudanza.

2. Organizar al personal para que limpie minuciosamente todas las áreas ocultas antes de mudarse, limpie los techos y fachadas de todas las unidades de habitación ocupadas, limpie los pisos, barandillas, puertas y ventanas dentro de cada casa y asegúrese de que La impresión del propietario refleja la elegancia de la empresa administradora de la propiedad.

3. Después de que el desarrollador emita un aviso de mudanza, el departamento de administración de la propiedad se comunicará con el propietario por teléfono para averiguar un horario conveniente para que el propietario venga a mudarse. Con el consentimiento y aprobación del propietario. , el departamento de administración de la propiedad organizará la mudanza en lotes tanto como sea posible y organizará que los propietarios vengan y se registren de acuerdo con los períodos de tiempo.

4. Coordinar con el departamento de proyectos del desarrollador, establecer una oficina de mantenimiento regional, identificar a las personas responsables de cada profesión y formar una conexión perfecta con la empresa inmobiliaria para garantizar que la inspección y aceptación de la casa del propietario funcionen. se lleva a cabo de manera efectiva.

5. Coordine con el desarrollador para establecer un equipo de servicio al cliente dedicado y establecer una oficina dedicada a la gestión de problemas del cliente en el sitio de check-in para manejar emergencias.

6. Para las viviendas que no cumplen con los estándares de entrega reales y el patrón de publicidad, coopere estrechamente con el desarrollador, haga arreglos con anticipación para que los propietarios mencionados anteriormente se hagan cargo del edificio y revisen el proceso. Procedimientos de check-in para evitar disputas en el sitio de check-in.

7. Coordinar con el departamento de proyectos del desarrollador para proporcionar una cantidad correspondiente de ingenieros durante el período de empleo y responder y manejar las preguntas relevantes planteadas por el propietario durante la inspección y aceptación del edificio.

8. Coordinar con el desarrollador y organizar ventas, construcción, diseño, ingenieros de proyectos y asesores legales profesionales para establecer oficinas en el sitio para responder las consultas de los propietarios.

9. Recopilar materiales de capacitación sobre check-in y organizar capacitación para el personal de la propiedad que participa en el check-in.

10. Desarrollar un plan de trabajo de mudanza y realizar un seguimiento del progreso y la implementación de cada trabajo de acuerdo con el plan.

11. Desarrollar un flujo de trabajo para informar sobre reparaciones, solicitar ayuda y manejar quejas durante el período de garantía de la vivienda para garantizar un desarrollo efectivo y una conexión perfecta entre propietarios y desarrolladores después de la mudanza.

12. Desarrollar un plan de organización del trabajo y un plan de organización del trabajo para el personal de registro en el sitio, y aclarar las funciones laborales y los procesos de trabajo de cada puesto.

13. Ayudar al promotor a organizar celebraciones ceremoniales en el lugar de la mudanza.

Planificación del servicio de check-in

El servicio de check-in en el sitio es el despliegue unificado, la implementación integral y la apariencia colectiva de la empresa inmobiliaria frente a los propietarios mientras brinda servicios. también acepta la revisión de los propietarios, por lo que el trabajo de planificación pertinente debe realizarse con cuidado.

1. Plan de trabajo del servicio de check-in

(1) En el trabajo preparatorio, primero configure un equipo de servicio de check-in, determine la persona a cargo, el líder del equipo y miembros y realizar una división detallada del trabajo; en segundo lugar, preparar manuales de servicio, diversos acuerdos, instrucciones de registro, procedimientos de registro, procedimientos de decoración y otra información y finalmente cooperar con el desarrollador para completar el trabajo de preparación preliminar.

(2) Hora y lugar de registro: determine la hora y el lugar de registro de acuerdo con los requisitos de desarrollo y construcción, y coopere con el desarrollador para notificar de inmediato al propietario para que complete los procedimientos de registro dentro de el tiempo especificado. Es mejor considerar el momento en función del proyecto en sí y de la conveniencia horaria del propietario. Al mismo tiempo, si el proyecto es grande y hay muchos propietarios, es mejor notificar a los propietarios que se muden en lotes y períodos de tiempo.

(3) Agrupación del personal y disposición de posiciones El responsable del equipo de servicio de check-in puede seleccionar el personal adecuado para participar en el servicio puerta a puerta según las necesidades del trabajo, y agrupar y posicionar al personal. personal para garantizar que todos los enlaces estén estrechamente conectados y que el proceso de registro sea claro y conveniente. Generalmente, el check-in se puede dividir en grupo de orientación, grupo de recolección, grupo de firma de contrato, grupo de visualización, grupo de consulta, etc. , check-in centralizado, servicio integral.

(4) La implementación del proceso de check-in y del proceso de check-in estándar es una parte importante de la operación real del sitio de check-in. Partiendo de la premisa de que no faltan procedimientos prescritos, cuanto más sencillos mejor, para reducir problemas innecesarios a los propietarios de automóviles y acortar el tiempo de facturación.

(5) El plan de distribución del lugar debe ser novedoso, animado y festivo, pero no extravagante ni derrochador. El diseño básico es: flores, banderas de colores, globos aerostáticos, arcos, pancartas, lemas, imágenes LED, ceremonia de bienvenida, etc.

(6) Simulacro de check-in Para garantizar el buen progreso del trabajo de check-in, la empresa de administración de propiedades debe realizar simulacros específicos antes del check-in para encontrar enlaces faltantes o simplificar el proceso. para evitar quejas y disputas.

(7) Soluciones para el manejo de emergencias o emergencias durante el check-in Hay dos emergencias o emergencias comunes durante el trabajo de check-in: una es la fuga de agua y los problemas de calidad causados ​​por la calidad de las casas y los equipos. El otro tipo son las quejas y el ruido causado por la mala actitud de servicio del personal, el trabajo inadecuado, los cargos irrazonables o la incomprensión. Manejar bien las emergencias y las emergencias es la garantía más poderosa para reducir las pérdidas y los efectos adversos. Una vez que se determine el plan de respuesta a emergencias, se organizará capacitación y aprendizaje para todos los empleados para garantizar que todos puedan manejar emergencias y emergencias de manera oportuna y controlarlas de manera efectiva.

2. Información elaborada por el propietario.

1) Aviso de check-in.

2) Contrato de compraventa.

3) Original y copia del DNI del propietario.

4) Libreta bancaria y su copia, utilizada para el cobro de pagos.

5) El cliente deberá traer poder y copia del DNI del titular.

6) Los bienes de la empresa deben contar con certificado y poder de la empresa, licencia comercial, copia del certificado del código de organización y sello oficial.

3. Flujo de trabajo de registro

1) Diríjase a la empresa de administración de la propiedad para realizar los procedimientos de registro en el sitio con el contrato de venta de la casa y el aviso de mudanza.

2) Después de revisar los datos, la empresa de administración de la propiedad presentará los servicios y tarifas de administración de la propiedad al propietario y firmará un acuerdo de administración con el propietario (los nuevos proyectos generalmente firman un acuerdo de administración temporal).

3) El propietario descubre y plantea problemas de calidad durante la inspección de la vivienda, tras la confirmación por parte de la empresa gestora de la propiedad, rellena un formulario de informe de reparación y lo envía al promotor. La empresa de administración de propiedades debe ayudar al desarrollador a realizar mejoras en la casa y exigir que el propietario vuelva a inspeccionarla.

4) Si se requiere decoración secundaria, es necesario acudir a la empresa administradora de la propiedad para completar los trámites de decoración.

5) El proceso básico de check-in in situ por parte del propietario:

Bienvenido y recibido → identificar la identidad → emitir información → guía de inicio de sesión → cargar → verificar el habitación y registrar → entregar la clave → información del archivo.

4. Normas de check-in

1) La recepción de check-in debe ser paciente, cuidadosa, profesional e incansable.

2) Los problemas de check-in deben registrarse en detalle, clasificarse y resumirse, e informarse al desarrollador de manera oportuna.

3) La información de check-in está completamente preparada y guardada en la bolsa en casa para su fácil recuperación.

4) Los documentos del propietario deben estar completos, todo tipo de acuerdos deben estar firmados y archivados y los expedientes deben archivarse hogar por hogar.

5) Las tarifas de check-in se cobran correctamente, las cuentas son consistentes y se almacenan en el almacén de manera oportuna.

5. Procedimientos de check-in

1) El promotor o empresa administradora de la propiedad emite un aviso de ocupación al propietario.

2) El propietario lleva el contrato de compra, el aviso de mudanza, los procedimientos de check-in y los documentos personales al lugar designado para los procedimientos de check-in.

3) El propietario acude a la empresa inmobiliaria para firmar la información de check-in y los acuerdos pertinentes, y liquidar la tarifa de administración de la propiedad.

4) El personal de servicio y técnicos de mantenimiento designados por la empresa administradora de la propiedad acompañarán al propietario para inspeccionar la casa, leer el medidor de agua y luz y confirmar con ellos.

5) Si el propietario plantea problemas de calidad después de inspeccionar la casa, debe completar el formulario de mantenimiento de la casa y la empresa administradora de la propiedad firma la opinión. El desarrollador luego reparará los problemas de calidad del proyecto.

6) Si el desarrollador o unidad de construcción confía a la empresa administradora de propiedades la reparación de problemas de calidad del proyecto, ambas partes deben firmar para confirmar.

7) El propietario recibe la llave una vez confirmada la inspección de la vivienda y completa los trámites de aceptación.

6. Especificaciones operativas de registro

Para garantizar el registro normal y ordenado del proyecto, el director del proyecto inspecciona todos los aspectos del trabajo de registro para garantizar especificaciones de trabajo y calidad del servicio.

1. Durante la estancia centralizada, el responsable del departamento de gestión inmobiliaria inspecciona cada día cada enlace de recepción, descubre problemas, analiza las causas y los soluciona. Verifique la información de inicio de sesión y los registros dos veces al día. Si se descubre que no cumple con los requisitos operativos, notifique al personal relevante para realizar rectificaciones. Las deficiencias operativas serán analizadas, implementadas y mejoradas.

2. Durante la etapa de check-in normal, el gerente del departamento de administración de propiedades verificará aleatoriamente los materiales de trabajo, gastos, registros y archivos de check-in, y notificará de inmediato al personal relevante para realizar las correcciones necesarias. se encuentran problemas.

La operación real específica debe combinarse con su propia situación real.