¿Cuáles son las estrategias de implementación de sistemas de información contable para las pequeñas y medianas empresas?
En comparación con las grandes empresas, las pequeñas y medianas empresas de mi país todavía tienen una serie de problemas en el proceso de implementación de la informatización contable, como sistemas de informatización contable imperfectos y conceptos atrasados de líderes empresariales y contadores. contabilidad sistemas informatizados riesgos de seguridad, etc. Este artículo propone las correspondientes contramedidas a los problemas existentes en la informatización contable de las pequeñas y medianas empresas en mi país.
[Palabras clave] Problemas y contramedidas de la informatización contable para las pequeñas y medianas empresas
Con la llegada de la era de la información, las computadoras, como la herramienta más rápida y eficaz para el procesamiento de la información , han cambiado fundamentalmente el estilo de gestión y la eficiencia de las empresas. Especialmente su uso generalizado en la gestión financiera y contable corporativa ha mejorado enormemente la eficiencia de la gestión financiera corporativa. En la actualidad, la transformación de la contabilidad manual y la contabilidad a la contabilidad computarizada se ha realizado básicamente en las grandes empresas de mi país. Sin embargo, en el contexto de fuertes limitaciones de diversos recursos, incluidos los recursos humanos, financieros, materiales y de otro tipo, las pequeñas y medianas empresas han encontrado una serie de dificultades para llevar a cabo una contabilidad computarizada. Las pequeñas y medianas empresas en mi país representan el 99% de todas las empresas y desempeñan un papel muy importante en el desarrollo económico y la estabilidad social. Con el rápido desarrollo de la tecnología de la información, las transacciones en línea se han vuelto más comunes y el comercio electrónico se convertirá gradualmente. Frente a un entorno así, si todavía utilizamos el método tradicional de contabilidad manual para gestionar las finanzas, obviamente no puede satisfacer las necesidades de la gestión científica. Por lo tanto, la implementación integral de la informatización contable por parte de las pequeñas y medianas empresas es la forma más ideal de lograr este objetivo, y también es un requisito inevitable del desarrollo de los tiempos.
1. El significado de informatización contable
La informatización contable es el uso de tecnología de la información, tecnología contable moderna y computadoras avanzadas como herramientas para recopilar y procesar información contable diversa,. Análisis y transmisión de sistemas hombre-máquina, también conocido como sistema de información computarizado contable. La informatización contable es un componente importante de los sistemas modernos de gestión de la información empresarial, incluido el desarrollo, uso, capacitación, servicios, formulación e implementación de leyes y regulaciones de la tecnología moderna de gestión de la información en el campo contable, así como la implementación de la micro y macro gestión. de contabilidad empresarial y contabilidad Todo sobre modernización de la gestión. La informatización contable no sólo puede liberar al personal contable de operaciones manuales pesadas y reducir la intensidad de la mano de obra, sino que, lo que es más importante, puede mejorar la sensibilidad y precisión de la recopilación, clasificación y retroalimentación de la información contable, mejorar el análisis contable y las capacidades de toma de decisiones, y proporcionar Proporciona una forma eficaz de mejorar el nivel de gestión contable y la calidad de la información contable y, en última instancia, sirve para mejorar los beneficios económicos de las empresas. Por tanto, la informatización contable se ha convertido en una tendencia en el desarrollo del trabajo contable.
2. Problemas en la informatización de la contabilidad en las pequeñas y medianas empresas
2.1 El sistema de informatización contable no es sólido
En la actualidad, muchas pequeñas y medianas empresas medianas empresas Nuestro sistema de gestión contable computarizado todavía utiliza el sistema de gestión contable manual original. La realización de la contabilidad computarizada se diferencia de la contabilidad manual en términos de procesamiento contable, cálculo de informes, auditoría interna, etc. En algunas unidades, todavía se utiliza el método contable manual de división del trabajo en términos de división del trabajo, y el proceso empresarial no ha cambiado significativamente. La formulación del sistema de gestión interna solo ha cambiado de nombre. Por otro lado, en el trabajo real, el sistema de gestión de informatización contable de algunas unidades tiene normas que entran en conflicto con las normas de informatización. La mayoría de estas áreas que no cumplen con los estándares computarizados y los sistemas contables se basan en la consideración y el procesamiento de problemas desde la perspectiva de la tecnología informática, mientras que los requisitos del sistema contable se consideran muy pocos o nulos. donde la comprensión del sistema contable es una situación demasiado mecánica.
2.2 Los líderes empresariales y los contadores tienen conceptos atrasados
Muchos líderes empresariales e incluso un número considerable de contadores creen que la informatización de la contabilidad significa que las computadoras reemplazan la contabilidad manual. La informatización en nuestro país no comenzó hasta finales de los años 1970, y un número considerable de empresas no la aplicó hasta finales de los años 1990. Muchas pequeñas y medianas empresas ni siquiera saben qué es la informatización. Algunos directivos de empresas sólo se centran en maximizar los beneficios corporativos e ignoran muchas funciones de la informatización. No se dan cuenta de que la informatización puede aportar beneficios a la empresa y mejorar la gestión corporativa. La mayoría de los contadores creen que la informatización de la contabilidad es sólo una herramienta contable que utiliza computadoras para reemplazar el procesamiento manual de comprobantes; puede reducir la intensidad del trabajo, mejorar la eficiencia contable y ahorrar tiempo y energía; La gente no se ha dado cuenta plenamente de la importancia de establecer un sistema completo de información contable para las empresas, por lo que no han aprovechado las ventajas de la tecnología de la información para mejorar la eficiencia operativa de las empresas, lo que ha dado como resultado que la información proporcionada por la contabilidad existente no sirva para tomar decisiones empresariales. -elaboración y gestión de forma oportuna y eficaz.
2.3 La calidad de la operación informática del personal de contabilidad es baja
Aunque la informatización contable utiliza computadoras como herramientas de cálculo, todo el proceso de procesamiento de la información aún se manifiesta como una combinación de computadoras e inteligencia artificial. es decir, el diálogo entre humanos y computadoras, la entrada de datos originales sigue siendo inseparable de la operación manual humana. En la actualidad, la gran mayoría del personal computarizado en las empresas son contadores que han recibido capacitación a corto plazo en el proceso de uso de computadoras para manejar negocios. A menudo no hacen más que encender la computadora. Además de utilizar software financiero, tienen poco conocimiento sobre software y hardware. Algunas empresas no tienen personal de mantenimiento de computadoras una vez que la computadora falla o la interfaz es diferente a la habitual. Uno, están indefensos incluso si el fabricante está instalando software de contabilidad. Todos han recibido una capacitación simple, pero algunos contadores que nunca han estado expuestos a las computadoras todavía tardan mucho en comenzar y, a menudo, cometen errores cuando usan la computadora. Si comete un error, los resultados de su trabajo a largo plazo pueden desperdiciarse y el sistema se dañará. La pérdida de datos puede provocar un fallo grave del sistema.
2.4 Hay peligros ocultos en la seguridad de la información
La aplicación, impulso y desarrollo de la informatización contable en nuestro país ha sido rápido, desde la tramitación empresarial única hasta el establecimiento de un sistema contable relativamente completo. sistema de información, desde "luchar de forma independiente" Desde la operación independiente hasta la implementación de la red de software de contabilidad, se han logrado resultados significativos. Sin embargo, con el mayor desarrollo de los sistemas de red, la informatización de la contabilidad presenta mayores peligros ocultos en la seguridad de la información: externamente, hay ataques de virus informáticos y piratas informáticos, etc., internamente, hay defectos en el propio software y sistemas imperfectos de control interno de la computadora; , conducirá a datos contables incompletos y al fracaso del control interno del trabajo contable. Estos son los problemas que deben resolverse en el desarrollo continuo de la informatización contable.
3. Contramedidas para el desarrollo de la contabilidad informatizada en las pequeñas y medianas empresas
3.1 Establecer un sistema de gestión contable informatizado completo
El sistema de gestión de la contabilidad informatizada contabilidad, Es una medida importante para garantizar que el trabajo contable de la unidad se realice de manera ordenada, y también es la base para el éxito del trabajo de informatización contable. Luego de la implementación de la informatización contable, las herramientas y procedimientos contables, la presentación de los datos e información contable y la forma de llevar los archivos contables han sufrido grandes cambios al formular un sistema de gestión contable computarizado, además de cumplir con la gestión contable manual. sistema, Además de los principios básicos, también se deben considerar las características del sistema contable computarizado. Establecer y mejorar un conjunto completo de reglas y regulaciones bajo el modelo computarizado para formar un buen ambiente de control interno. El establecimiento de estos sistemas de control interno debe seguir los siguientes principios: El principio de separación de permisos incompatibles, es decir, control estricto de los permisos computarizados. permisos, operaciones distintas a los operadores del sistema El personal solo tiene autoridad operativa el principio de restricción mutua fortalece el control de la entrada, el procesamiento y la salida de datos del sistema computarizado. Aclarar el alcance de las responsabilidades de los administradores, operadores y personal de mantenimiento; los principios de seguridad y confidencialidad. La seguridad se refiere principalmente a la inspección y control de seguridad del software, hardware y documentos. La confidencialidad se refiere principalmente al control de los derechos de acceso y al establecimiento. de medidas de confidencialidad multinivel. Todas estas son cuestiones que deben considerarse al formular normas y reglamentos de informatización contable.
3.2 Fortalecer la comprensión de la contabilidad computarizada por parte del personal de todos los niveles
Cambiar los conceptos ideológicos del personal en todos los niveles de la empresa, especialmente para fortalecer la comprensión de la contabilidad computarizada por parte de los gerentes corporativos. y conocimiento y comprensión de los contadores corporativos. Los gerentes y contadores profesionales deben continuar fortaleciendo su propio aprendizaje y deben darse cuenta plenamente de que la informatización es un cambio completo con respecto a la contabilidad tradicional y que sus tentáculos pueden extenderse a todos los rincones de la empresa. En comparación con la contabilidad manual anterior, la contabilidad computarizada no solo ha cambiado el método contable, sino que también ha realizado grandes cambios en los métodos de almacenamiento de datos, procedimientos y métodos de procesamiento de datos, control contable interno, análisis financiero, etc.
3.3 Mejorar la calidad profesional del personal financiero
Las computadoras no pueden sustituir el trabajo no programado de análisis, predicción y control del personal contable. La informatización contable requiere del personal contable, especialmente de los líderes del trabajo financiero,. No sólo deben tener conocimientos y habilidades contables y financieros sólidos, sino que también deben tener un conocimiento profundo de las computadoras y conocimientos de gestión empresarial. Deben ser talentos compuestos del tipo "contabilidad-administración de computadoras" que deben poder diseñar y; Aplicar métodos adecuados de acuerdo con las características de las pequeñas y medianas empresas. Estandarizar el sistema computarizado, aprovechar al máximo la efectividad de la contabilidad computarizada y mejorar el nivel de los servicios de gestión como la previsión, la toma de decisiones y el control corporativo. Las pequeñas y medianas empresas deben fortalecer la capacitación del personal contable para que pueda dominar básicamente los conocimientos y habilidades del trabajo computarizado, mejorar su iniciativa y entusiasmo en el uso de software financiero y mejorar sus capacidades de análisis y pronóstico financieros. Al mismo tiempo, es necesario mantener buenas relaciones con los proveedores de software y hardware y buscar soporte técnico en capacitación de personal, mantenimiento y actualizaciones de sistemas.
3.4 Reforzar la seguridad de los sistemas contables informatizados
Para las pequeñas y medianas empresas, muchos datos financieros son secretos absolutos de la empresa, que en gran medida están relacionados con la supervivencia. y la supervivencia de la empresa, al mismo tiempo, la parálisis del sistema o la pérdida de datos debido a la gestión también causarán pérdidas irreparables a la empresa. Por tanto, reforzar la seguridad y la confidencialidad es una tarea que se debe hacer desde el principio. En primer lugar, se debe mejorar el mecanismo de control interno, se debe implementar una gestión de autorización jerárquica de los derechos de los usuarios, se deben establecer las responsabilidades de la posición de la información contable en el entorno de la red, se deben tomar precauciones de seguridad contra virus y piratas informáticos, y se deben tomar tecnologías de confidencialidad como la información. se debe adoptar comunicación de almacenamiento cifrado, autenticación de identidad y autorización; en segundo lugar, a partir del diseño del software de red computarizado, la herramienta de desarrollo debe utilizar un sistema de gestión multiusuario que sea altamente agradable, seguro y tolerante a fallas; Se debe establecer un sistema de información contable para garantizar que la información contable importante tenga una copia de seguridad de los datos en múltiples niveles para garantizar la seguridad y la confidencialidad del sistema contable computarizado.