Etiqueta empresarial en la oficina
Saludar a alguien.
Los saludos en la oficina son fáciles para las personas, pero los saludos cordiales y los elogios son un lenguaje cortés indispensable en el trabajo. Algunas empresas de la industria de servicios promueven fuertemente los saludos y exigen que los empleados practiquen el tono y la entonación de varios saludos durante las reuniones matutinas, con la esperanza de que puedan desarrollar buenos modales a través del aprendizaje continuo.
Los saludos son un lenguaje de saludo básico en la comunicación interpersonal. Así como saludas a tus mayores al levantarte en casa, siempre debes mostrar tus buenas relaciones interpersonales en el lugar de trabajo. Un saludo adecuado no es aquel que suene antinatural o artificial, sino uno que sea afectuoso y amigable. Un saludo es también una declaración inicial. Al iniciar varios temas, un mayor uso de los saludos puede permitir que ambas partes se descongelen rápidamente y pasen al tema apropiado.
El elogio no es fácil de formar. La mayoría de los líderes exitosos utilizan hábilmente los elogios para motivar a los empleados, y el efecto es incluso más valioso que dar un estímulo monetario. Para practicar los cumplidos, es necesario observar cuidadosamente las acciones de la otra persona, encontrar los elementos que la otra persona puede elogiar y luego utilizar un lenguaje simple y profundo para motivarla.
Los saludos se pueden dividir en saludos de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba y paralelos. Tome el saludo anterior como ejemplo. Este saludo variará dependiendo del ambiente que haya en cada oficina. Algunas unidades son muy serias y los saludos de arriba a abajo son en su mayoría documentos pelirrojos; algunas empresas se saludan como amigos y no está claro quién es el supervisor y quién el subordinado. Se puede observar que los saludos no siguen un patrón de lenguaje determinado, pero son el mejor comienzo y lubricante interpersonal para la etiqueta en la oficina.
Comunicación con los empleados
La comunicación con los empleados es una gran pregunta. Puede aprender sobre la cultura corporativa de una empresa escuchando las conversaciones entre su gente. Un buen supervisor debe observar un discurso elegante, no poner nerviosos a sus subordinados y permitirles hablar libremente. Por lo general, antes de la conversación, el supervisor puede pedirle a la otra parte que se siente primero para eliminar la tensión y las dudas de la otra parte en la conversación, y usar la palabra "yo" más y menos la palabra "tú" para explicar; Respete los sentimientos de los subordinados, escuche más, hable menos y déjeles expresar plenamente sus opiniones. Además, los propios líderes deben practicar sus propias acciones, trabajar concienzudamente, actuar con imparcialidad y predicar con el ejemplo, para que puedan ser respetados.
Como subordinado, debes expresarte a través de tu trabajo, no hablar con arrogancia, no halagar a los demás ni hacer que los demás te menosprecien. Aunque no es necesario ser demasiado educado con los compañeros que conoce todos los días, un mínimo de cortesía sigue siendo indispensable. Deben conservarse los honoríficos comunes como "lo siento", "por favor, perdóname", "lo siento", "me voy primero", "hasta luego". El lenguaje es una parte importante de la cortesía. Incluso entre colegas que están muy familiarizados entre sí, uno no debe ser demasiado educado ni demasiado informal. Demasiados regalos harán que la otra persona tenga miedo de acercarse a usted; si es demasiado informal, dará a la gente una impresión poco educada e indigna.
Recepción de visitantes
Antes de la llegada de los visitantes, la empresa debe estar completamente preparada para recibirlos. Las recepciones requieren una preparación y una planificación cuidadosas. Consulte los siguientes puntos para obtener más detalles:
1. Determinar las especificaciones de la recepción: ¿quién saludará, acompañará y recibirá a los distinguidos invitados?
2. Desarrollar un plan de acogida: Además de las especificaciones de acogida, si existen actividades.
En tercer lugar, comprenda la situación de la visita: incluidos el propósito y los requisitos del huésped, su disposición a reunirse y visitarlo, la ruta y el transporte, la hora de llegada y salida, los hábitos y tabúes de vida y alimentación del huésped, etc.
4. Haga los preparativos para la recepción: incluida la bienvenida a los invitados distinguidos, la distribución del lugar, los artículos de visita, la organización de los comentaristas, el alojamiento y el transporte, etc.
En las recepciones oficiales, las especificaciones de la recepción también son sumamente importantes. Si esto no se sabe de antemano, a menudo se producirán graves deficiencias. Las especificaciones de recepción incorrectas harán que la otra parte se sienta halagada; de lo contrario, se sentirá muy incómoda. Las especificaciones generales de recepción se pueden dividir en los siguientes tres tipos según la identidad del visitante:
Recepción de alto nivel: la recepción por parte de los anfitriones es superior a la recepción por parte de los invitados.
Por ejemplo, cuando los superiores envían personal para comprender la situación y transmitir opiniones, se requiere una recepción de alto nivel.
Recepción de bajo nivel: se refiere a la recepción donde el anfitrión es inferior al huésped. Por ejemplo, cuando un alto oficial militar o un jefe de departamento va a inspeccionar una determinada unidad de base, la recepción se convierte en una recepción de bajo nivel.
Recepción recíproca: Es la recepción hacia el anfitrión y el huésped.
Los visitantes son invitados y los invitados son respetados. Independientemente de si tienen tratos comerciales entre sí, deben tratarse con cortesía. Desde el momento en que un huésped llega a la recepción de la empresa hasta que se marcha por completo, siga las reglas de etiqueta para que el huésped se sienta como en casa.
Etiqueta telefónica
La etiqueta telefónica también es una de las etiquetas indispensables en la oficina. Muchos clientes empresariales suelen sufrir de mal humor o falta de comunicación debido a una llamada telefónica. Por ello, la cortesía telefónica debe ser utilizada como un programa básico de formación para todos los empleados, promovido e implementado con todos los esfuerzos, para que los clientes queden muy satisfechos con su empresa desde la primera vez que contesten el teléfono. Este tipo de entrenamiento requiere ejercicio prolongado y no se puede mejorar de la noche a la mañana.
Una cara sonriente produce una voz sonriente, que se puede entrenar y gestionar. La mayoría de las personas no han entrenado su voz. Es un gran error confiar exclusivamente en el instinto y el tono natural para hablar. Había que crear la voz en el teléfono. Podemos mirarnos al espejo y observar más de cerca cómo hablamos, grabar nuestra propia voz, identificar nuestras graves deficiencias y corregirlas.
Porque sólo escuché su voz por teléfono y no lo vi. Por lo tanto, deberíamos utilizar la teoría simple del beso para hablar lo más brevemente posible. Utilice palabras concisas y claras, y evite el uso de sustantivos o jerga demasiado técnicos que dificulten que la otra parte entienda rápidamente. Incluso cuando sea inevitable, utilice términos comunes y explique de forma sencilla, para ahorrar el precioso tiempo de cada uno y evitar malentendidos.
Etiqueta de presentación
Las presentaciones también son comunes en la oficina y se dividen en presentaciones iniciales y presentaciones mutuas. El conocimiento introducido es excelente y no es tan simple como la mayoría de la gente piensa: simplemente intercambiar nombres y títulos. Cuando llega un invitado, si es necesario presentar al anfitrión y al invitado al mismo tiempo, el intermediario debe recordar presentar primero al invitado al anfitrión y luego al anfitrión al invitado. Si hay más de un invitado, se deberán presentar por orden de prioridad.
Por lo tanto, antes de la presentación, el intermediario debe comprender verdaderamente la relación entre las dos partes y, al mismo tiempo, comprender lo que la otra parte necesita saber más y no malinterpretar la identidad de la otra parte solo por una breve explicación. Si tiene alguna duda sobre la identidad exacta de la persona que está presentando, primero debe pedir instrucciones o consultar a la persona en cuestión para ver qué identidad necesita presentar la otra parte.
Cuando muchas personas se presentan, suelen decir incorrectamente: "Soy el director general Wu". De hecho, el título es para dirigirse a la otra parte y no son mis propias palabras. Puede decir "Mi nombre es Wu" o "Soy el director general de esta empresa", de lo contrario la gente se reirá de la etiqueta del centro comercial y se jactará de sí misma.
Aceptar críticas
Las quejas de los clientes también son un problema común en las oficinas, por lo que cómo manejar eficazmente varias quejas también es un problema en diversas industrias hoy en día. Debe saber cómo manejar las quejas de los clientes. No importa qué tipo de censura o crítica reciba, debe enseñar con humildad y tratarla con sinceridad. Incluso si es dura, nunca debe tener una disputa con su cliente.
Cuando reciba una queja, primero pida perdón y luego vuelva a pedir perdón después de escuchar la queja de la otra parte. No importa quién tenga razón o quién no, si esto trae conveniencia o incomodidad a los clientes, deben disculparse. Independientemente del problema del que se queja un cliente, una queja debe considerarse una buena oportunidad para explicar un malentendido. La persona responsable de manejar las quejas de los clientes debe estar bien capacitada y ser capaz de calmar las emociones de la otra parte de manera oportuna y resolver las emociones primero antes de resolver el asunto. Dé una explicación breve y adecuada con calma y agradezca a la otra persona la oportunidad de explicarse.
Visitar a un cliente
Visitar se refiere a ir a la oficina de la otra parte para discutir asuntos comerciales. A algunas personas les gusta visitar a otras a voluntad, lo cual es un invitado no invitado para la persona visitada y es muy grosero. Si se apresura a visitarlo sin un acuerdo previo, la otra parte se sentirá ansiosa y avergonzada. Si la otra parte se encuentra en una reunión o fuera de la ciudad, se dará con un clavo y se interrumpirá. A la hora de visitar a los clientes, no sólo hay que confirmarlos con antelación, sino que también hay que informarles con antelación. Incluso si el itinerario ha sido confirmado, es necesario confirmarlo nuevamente antes de la salida para recordarle a la otra parte que se prepare con anticipación.
Antes de la visita, planifique el itinerario y el tiempo con anticipación para determinar cuánto tiempo puede tener la otra parte para hablar. No es aconsejable ocupar demasiado el tiempo de la otra parte. También asegúrese de llegar a tiempo y no llegar tarde.
Bajas
Es inevitable que los trabajadores de oficina necesiten tomar licencias temporales debido a accidentes personales, pero si no hay personas adecuadas para hacerse cargo de estas tareas, traerá grandes problemas a la empresa. Por lo tanto, debe planificar su licencia con anticipación para que el trabajo no pueda continuar debido a su licencia.
Algunas personas son emocionalmente inestables y siempre les gusta poner excusas para pedir permiso cuando están de mal humor. Esto no sólo es de mala educación, sino que va en contra del sentido común de la empresa. Los empleados deben lidiar con sus emociones en el trabajo y no pueden irse solo por problemas emocionales. Lo mismo ocurre con las vacaciones. Si bien el tiempo libre es un derecho individual, tomarse un tiempo libre personal ciertamente puede afectar el trabajo general de la empresa. Por lo tanto, incluso si se toma vacaciones, debe estar preparado con anticipación y notificarlo a su supervisor. Esta es una actitud responsable hacia el trabajo.
Códigos de vestimenta
Sé consciente de tu apariencia. Ésta es la etiqueta adecuada en la oficina. Las miradas y las apariencias son diferentes. El primero se refiere a vestirse y el segundo a limpiar y vestirse la cara. En cuanto a la ropa, algunas empresas vestirán uniformemente según normas uniformes. Si no existe normativa, de acuerdo con el principio de que la oficina es un lugar público formal, los empleados que se visten solos deben prestar atención a su vestimenta.
Aunque no existen reglas especiales sobre qué ponerse, es de mala educación que las mujeres usen ropa demasiado reveladora. La etiqueta occidental sostiene que las mujeres deben exponer tres puntos en la oficina: hombros, rodillas y dedos de los pies. Aunque los orientales no tienen tales reglas, generalmente se visten de manera demasiado informal en la oficina, lo que hará que la gente piense que no eres lo suficientemente profesional y, al mismo tiempo, no eres lo suficientemente serio.
Aunque la ropa de hombre no requiere necesariamente traje o traje formal, la ropa mostrará tu visión de las cosas y tu respeto por el entorno que te rodea. Por lo tanto, la ropa masculina también debe cumplir ciertos estándares. Por ejemplo, el color de los calcetines debe coincidir con el color de los pantalones y la chaqueta debe estar atada por dentro de los pantalones. Se deben usar trajes con mangas largas, zapatos con cordones, etc.
Además de los tabúes en la vestimenta, muchas empresas también imponen requisitos en materia de higiene personal. Por ejemplo, los hombres deben tener el pelo corto, afeitarse la barba, sus uñas no deben ser largas, no deben tener olor corporal y deben mantener la higiene personal. Las mujeres deben usar maquillaje ligero, no teñirse las uñas, no teñirse el cabello, rizarse el cabello largo, no usar demasiados accesorios y no quitarse los abrigos delante de los demás.
Llegar tarde y salir temprano
La llamada tardanza, en términos de etiqueta, se refiere a diez minutos antes y después de la hora señalada, si no supera los diez minutos. Realmente no es tarde. Por supuesto, la oficina no debe basarse en la etiqueta, sino que debe cumplir estrictamente con el tiempo prescrito.
Las personas que llegan tarde suelen encontrar muchos motivos para dar explicaciones. Los motivos más habituales son accidentes personales, como atascos, no suenan las alarmas, niños enfermos, malestar físico, etc. Al fin y al cabo, la razón última es que no salí antes. Llegar tarde es un hábito, una excusa, no un motivo excusable. Por lo tanto, los empleados deben desarrollar buenos hábitos de trabajo y descanso, y prefieren adelantarse a lo previsto que llegar tarde.
En cuanto a llegar tarde, es aún más inapropiado encontrar a alguien que se registre y registre. Para evitar el check-in y el check-in, las empresas han establecido muchos métodos, como castigos o el uso de métodos distintos al check-in, y su objetivo final es evitar que los empleados lleguen tarde y se vayan temprano. De hecho, la razón para llegar tarde y salir temprano no es necesariamente la pereza. La mayoría de las razones son que el trabajo en sí es aburrido, el horario de trabajo no es el adecuado o hay algo realmente mal en casa.
Llegar tarde no sólo retrasará tu propio trabajo, sino que también afectará el trabajo de los demás. Por ejemplo, debido a la ausencia de una persona, la reunión no puede desarrollarse sin problemas y se pierde el tiempo de todos. Algunas personas se escapan de las reuniones sin despedirse, y también es muy de mala educación irse sin despedirse.
Ética
También hay algunos detalles de la oficina que muchas veces se ignoran, como tocar a la puerta antes de entrar a la sala de recepción o que los teléfonos móviles sean artículos personales en la conferencia; habitación u oficina y no debe usarse. Debe reírse y hablar de interrumpir el trabajo de otros colegas. Entre ellos, algunas cosas son educadas y otras son normas de comportamiento. Estas normas pueden denominarse colectivamente normas morales.
La importancia de la ética es hacer de la cultura corporativa las reglas que todos en la misma empresa aceptan y respetan, especialmente las acciones diarias orientadas al comportamiento que son más significativas que la etiqueta.
La ética permitirá que los empleados con la misma configuración respeten ciertos principios, como no exponer a voluntad los secretos comerciales de la empresa, no robar artículos oficiales, etc. Estas son las normas de etiqueta en la oficina para subir un tramo de escaleras.