Documentos internos de toma de decisiones de la empresa
En los documentos internos de toma de decisiones de la empresa, toda empresa sueña con tener un empleado leal a la empresa, unido y trabajador, que pueda ganar honor y gloria por la empresa, pero esto también requiere el esfuerzo de la dirección de la empresa. Compartamos los documentos internos de toma de decisiones de la empresa.
Documentos internos para la toma de decisiones de la empresa 1 Materiales de apoyo para la toma de decisiones internas de la empresa
(1) La primera etapa: la etapa de preparación de la reestructuración incluye principalmente nueve tareas.
1. Política de publicidad: el departamento competente de la empresa o la agencia consultora de reestructuración designada es responsable de organizar la implementación de las políticas relacionadas con la reestructuración empresarial y formular esquemas de publicidad.
El trabajo principal incluye: profundizar en la importancia de la reforma y las dificultades que enfrentan las empresas; apoyar el entorno político, los métodos de reestructuración propuestos y las perspectivas de desarrollo futuro de las empresas.
2. "Tres limpiezas": limpieza integral y seria de los activos corporativos, las deudas y las relaciones laborales de los empleados.
Los departamentos competentes de las empresas son responsables de contratar intermediarios profesionales para organizar el desarrollo de las empresas. Realizar un inventario completo y detallado de todo tipo de activos y pasivos de la empresa, a partir de la investigación de las relaciones laborales de los empleados, conocer la distribución del personal, aclarar los resultados de la empresa y formular opiniones sobre el marco de colocación de los empleados en consecuencia.
3. Presentar empresas y seleccionar inversores: presentar empresas a inversores nacionales y extranjeros.
Actualmente, con la introducción de inversores, cada vez más empresas están atravesando una reestructuración. Las autoridades empresariales o los intermediarios pueden presentarse para presentar la empresa a los inversores que puedan estar interesados en participar en la reestructuración a través de los medios de comunicación, los centros de comercio de derechos de propiedad, las relaciones industriales, etc.
Después de eso, las autoridades competentes, junto con empresas e intermediarios profesionales, pueden tener un amplio contacto con varios inversores para llevar a cabo negociaciones comerciales y realizar las investigaciones y controles de calificación necesarios.
4. Determinar la dirección de la reestructuración: posicionar con precisión la empresa para la reestructuración.
Las agencias de consultoría profesionales determinan científicamente la dirección de la reorganización corporativa y la estrategia de desarrollo de la empresa reorganizada a través de un análisis objetivo y una demostración de viabilidad. Elija el modelo de reorganización que mejor se adapte a su negocio para evitar la ineficacia o la pérdida de activos estatales causada por una reorganización ciega.
5. Mejorar el congreso de trabajadores – mejorar el congreso de trabajadores de acuerdo con el “Reglamento del Congreso de Trabajadores de Empresas Industriales de Propiedad Total del Pueblo” y otras normas legales.
Las empresas deben garantizar la legitimidad del congreso de trabajadores y prepararse para la próxima reunión para discutir el plan de colocación de empleados y el plan de reestructuración empresarial en la etapa inicial de la reestructuración empresarial.
6. Formule un plan de reorganización: la reorganización de las empresas estatales debe formular primero un plan de reorganización.
El plan de reorganización puede ser formulado por el titular de los derechos de propiedad estatal de la empresa reestructurada o por una agencia intermediaria encomendada por éste.
Los principales contenidos del plan de reestructuración incluyen:
(1) Información básica sobre los activos, pasivos y personal de la empresa;
(2) Costos de reestructuración pagados anticipadamente , activos y método de disposición de la deuda;
(3) Opiniones sobre el marco de colocación de empleados;
(4) Formulario de reorganización
(5) Desarrollo después de la empresa; Dirección de reestructuración;
(6) Separación de negocios primarios y secundarios, reorganización de negocios secundarios y desinversión de funciones sociales corporativas.
7. Solicitar un plan de reorganización
De acuerdo con las regulaciones locales y municipales, presentar el plan de reorganización y los documentos de respaldo pertinentes a las autoridades competentes pertinentes para la aprobación (o presentación) del proyecto. Y comunicar y unificar activamente ideas en los departamentos de toma de decisiones.
(2) La segunda etapa, la etapa empresarial, incluye principalmente cuatro tareas.
1. Determinar el progreso, es decir, determinar el cronograma, los pasos y las tareas para cada etapa de la reestructuración empresarial.
Una vez aprobado el plan de reestructuración empresarial, de acuerdo con el plan general del departamento competente, la empresa y la institución profesional responsable de implementar la reestructuración formularán un plan de trabajo específico para promover la reestructuración empresarial, organizarán las tiempo de implementación, formular los pasos de implementación y aclarar las tareas principales.
2. Activos y evaluación de activos, es decir, inventariar los activos de la empresa, verificar los fondos de la empresa y descubrir los "antecedentes familiares" de la empresa.
A partir de los resultados de las tres limpiezas de la fase preparatoria, las autoridades empresariales encargan a empresas contables y tasadoras la auditoría y evaluación de los activos de la empresa.
3. Prepárese para presentar los documentos de revisión emitidos por los departamentos pertinentes.
En términos generales, los documentos que deben prepararse antes de completar el plan de implementación de la reorganización empresarial incluyen
(1) Documentos en los que el departamento de supervisión de activos estatales aprueba el informe de evaluación de activos. de la empresa bajo supervisión de acuerdo con su autoridad de aprobación;
(2) El departamento de trabajo y seguridad social deberá revisar y confirmar el plan de colocación de empleados;
(3) Si la reestructuración de la empresa implica la identificación y el tratamiento de pérdidas de activos, se informará al departamento de supervisión de activos de propiedad estatal para su aprobación de acuerdo con los procedimientos prescritos, el departamento de supervisión de activos de propiedad estatal emitirá opiniones sobre la enajenación de activos de propiedad estatal;
(4) Si la reestructuración de empresas estatales implica un ajuste de la planificación del uso de la tierra, la transferencia de activos de la tierra y la enajenación de viviendas públicas, los departamentos de planificación urbana, recursos territoriales, bienes raíces y gestión de vivienda se revisarán por separado. Opiniones ;
(5) El departamento de auditoría es responsable de la conclusión de la auditoría de salida del representante legal de la empresa que ha sido reestructurada en una empresa no estatal y de la auditoría financiera pertinente de la empresa reestructurada;
(6) Reestructuración de propiedad estatal Opiniones sobre el manejo de deudas financieras propuestas por el departamento de finanzas empresariales;
(7) Si una empresa reestructurada solicita fondos de subsidio de reestructuración, la empresa de propiedad estatal el departamento de supervisión de activos trabajará con los departamentos pertinentes para examinar y aprobar la solicitud de la empresa para fondos de subsidio de reestructuración;
(8) El departamento competente de la empresa se compromete a demostrar el plan de desarrollo de la empresa reestructurada.
4. Determinar el modelo de reestructuración y el resultado final.
Después del contacto y negociación previos con inversores potenciales, y
(3) La tercera etapa: etapa de implementación
1 Formulación del plan de implementación de la reestructuración y Basado en. el plan de reestructuración empresarial aprobado.
El plan de reestructuración empresarial se discutirá y decidirá colectivamente de acuerdo con los procedimientos internos de toma de decisiones de la empresa y se formarán opiniones por escrito.
El plan de reestructuración empresarial se presentará a la conferencia de trabajadores o al congreso de trabajadores para su revisión, y el plan de reubicación de empleados se presentará a la conferencia de trabajadores o al congreso de trabajadores para su discusión y aprobación.
En términos generales, el plan de implementación de la reorganización debe incluir
(1) información básica de la empresa;
(2) la forma de reorganización empresarial;
(3) Plan de desarrollo después de la reestructuración;
(4) Colocación de empleados;
(5) Contenido y método de separación de las funciones sociales corporativas;
(6) Costos de reorganización y fuentes de financiamiento;
(7) Pasos de implementación de la reorganización y plazo para completar la reorganización.
Las cifras incluidas en el plan de implementación de la reforma deben ser lo más precisas posible.
2. Solicitar un plan de reorganización
De acuerdo con los procedimientos de toma de decisiones de cada región, solicitar planes de implementación de reformas y documentos relacionados a los departamentos de aprobación de todos los niveles. Antes de presentar la solicitud, las empresas e intermediarios que formulan planes deben tomar la iniciativa de comunicarse con los líderes y departamentos responsables y firmar sus opiniones.
En términos generales, los elementos de un informe de plan de reorganización incluyen:
(1) Documentos de solicitud del plan de reestructuración empresarial;
(2) Plan de reestructuración empresarial;
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(3) Resoluciones pertinentes adoptadas por la empresa reestructurada de acuerdo con los procedimientos internos de toma de decisiones de la empresa;
(4) Una copia del memorando o acuerdo firmado con el inversionista (cesionario);
(5) Copias de auditorías financieras, auditorías de salida de operadores e informes de evaluación de activos de empresas reestructuradas;
(6) Dictámenes de aprobación de activos de propiedad estatal departamentos de supervisión a todos los niveles sobre informes de tasación de activos;
(7) Opiniones sobre el manejo de deudas financieras.
(8) Plan de reasentamiento de empleados, la resolución adoptada por la conferencia de representantes de los empleados de la empresa o la conferencia de trabajadores para revisar el plan de reasentamiento de empleados.
(9) Revisión del plan de reasentamiento de empleados; por el departamento de trabajo y seguridad social Opiniones
(10) Revisar las opiniones de los departamentos de gestión de tierras, planificación y vivienda involucrados en la empresa reestructurada
(11) Copia del estado; -certificado de registro de derechos de propiedad de activos propios de la empresa reestructurada
(12) Los estados contables de la empresa del año anterior;
(13) Una copia de la licencia comercial de la empresa;
(14) Opinión legal emitida por una firma de abogados;
(15) Copia de la licencia comercial corporativa del cesionario, representante legal o cédula de identidad de persona natural y los materiales de certificación crediticia pertinentes;
(16) El cesionario utiliza deducciones de tierras para manejar la mano de obra de los empleados. Para los gastos relacionados, debe haber un contrato entre el cesionario y el cedente;
(17) Restricciones al cesionario;
(18) Plan de desarrollo de la empresa reestructurada;
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(19) Otros documentos que deban declararse.
3. Aprobación del plan de reorganización
El gobierno competente tomará la iniciativa, coordinará con el departamento de supervisión de activos estatales y los departamentos funcionales pertinentes aprobarán el plan de reorganización.
4. Transacción de derechos de propiedad
Para las empresas estatales que han sido aprobadas para su reestructuración, los derechos de propiedad estatales se transfieren al centro de comercio de derechos de propiedad de acuerdo con el. disposiciones de las "Medidas provisionales para la administración de la transferencia de derechos de propiedad estatal de las empresas", la divulgación de información y la competencia por transferencia sexual. El método de transferencia específico puede ser subasta, licitación, transferencia de acuerdo y otros métodos estipulados por las leyes y regulaciones nacionales. Las transacciones que involucren tierras se manejarán de acuerdo con las regulaciones pertinentes. La empresa reestructurada presentará una copia o un juego de copias de todos los elementos importantes de la transacción de derechos de propiedad a las autoridades competentes correspondientes y a las empresas de gestión de activos para fines de archivo.
5. Una vez aprobado el plan de reestructuración empresarial en el que los inversores inyectan capital, el cesionario deberá pagar el precio de transferencia de los derechos de propiedad estatal en una sola suma o en cuotas según lo acordado por ambas partes, y depositar. en una cuenta especial designada por el departamento de supervisión de activos estatales.
6. La entidad responsable de manejar la reforma de las relaciones laborales de los ex empleados de la empresa deberá, de acuerdo con el plan de reasentamiento de empleados aprobado por el departamento de trabajo y seguridad social, pagar a los empleados originales de la empresa una compensación económica por el despido. de la relación laboral, pagar las deudas de los empleados y proporcionarles oportunamente pensiones, desempleo, asistencia médica y otras formas de apoyo.
Las relaciones de seguridad social protegen los derechos e intereses legítimos de los trabajadores de conformidad con la ley.
(4) La cuarta etapa: la etapa final
1. El procedimiento original de terminación de la empresa: las autoridades empresariales, las empresas de gestión de activos y los departamentos de supervisión de activos estatales son responsables de ello. desde la supervisión de la reestructuración de empresas hasta la supervisión de los activos de propiedad estatal. Los departamentos y departamentos industriales y comerciales se encargarán de los procedimientos de cancelación y cambio de derechos de propiedad.
2. Seguir los procedimientos pertinentes: la empresa reestructurada debe tener los documentos de aprobación y acudir a los departamentos pertinentes para gestionar la transferencia de derechos de propiedad, el cambio de nombre de la tierra y los procedimientos relacionados de liquidación y entrega.
3. Cotización de nuevas empresas: después de la reestructuración, la empresa deberá pasar por los trámites pertinentes, como el registro industrial y comercial, el registro fiscal y cotizar oficialmente en bolsa.
4. Manejo de asuntos pendientes: los fideicomisarios y jubilados implementarán el departamento de administración, asignarán los gastos relevantes en el lugar y manejarán adecuadamente varios asuntos pendientes de acuerdo con las regulaciones pertinentes.
Documento interno de toma de decisiones de la empresa 2: Decisiones para salvar a la empresa de la crisis
Ante esta repentina crisis de desastre, muchas pequeñas y medianas empresas se enfrentarán a la quiebra si no pueden sobrevivir .
Sin embargo, también hay algunas empresas que buscan esperanzas de sobrevivir a la crisis, encuentran otras formas de salir de la crisis y aprovechan la oportunidad para reagruparse, lo que permite a la empresa reanudar lentamente la producción y volver a la vida.
Por ejemplo, conocemos la conocida marca de electrodomésticos, Gree Electric Appliances. Afectadas por la epidemia, las ventas en los puntos de venta físicos fuera de línea han disminuido significativamente, con pérdidas superiores a los 20 mil millones en el primer trimestre de 2020.
Sin embargo, Dong Mingzhu, director ejecutivo de Gree Electric Appliances, que nació en las ventas, fue el primero en utilizar el ahora popular método de ventas en línea y dirigió personalmente transmisiones en vivo de celebridades de Internet para promocionar productos. La primera transmisión en vivo del producto fue anulada y el volumen de ventas fue de sólo 230.000. En la cuarta transmisión en vivo, la transmisión en vivo de los productos de electrodomésticos Gree Electric alcanzó entre 6.500 y 400 millones.
Esta es la excelente calidad y calidad de un emprendedor. Por otro lado, también refleja que Gree Electric está tomando y ejecutando una decisión correcta y efectiva cuando la empresa enfrenta un desastre mayor. Esto garantiza que las empresas tomen decisiones audaces, recuperen su gloria, las saquen de las dificultades y salgan adelante en las crisis.
La composición de los sistemas de toma de decisiones empresariales
Entonces, ¿cómo formular e implementar una serie de sistemas de toma de decisiones eficaces? Aquí hablaré sobre la aplicación de los sistemas de toma de decisiones corporativas en el caso de una de las 100 principales empresas del grupo nacional para su referencia.
Los órganos de decisión del sistema de la empresa del grupo: el órgano de decisión del sistema interno de la empresa del grupo, el órgano de decisión del sistema externo de la empresa del grupo y el grupo de trabajo de secretaría. Estos tres órganos de toma de decisiones del sistema pertenecen a los principales líderes de grupo de tres o cinco personas de la empresa del grupo, y el jefe toma la decisión final.
Grupo de Trabajo del Secretario:
Principalmente responsable de la recopilación, selección, clasificación, impresión, envío, envío por correo, DingTalk, WeChat, etc. documentos, imágenes y videos, y forme archivos de Word, hojas de cálculo de Excel, diapositivas PPT y archivos de bases de datos de videos.
Establezca un líder de equipo formado por 3 o 4 empleados.
Órgano de decisión del régimen interno de la empresa del grupo:
Está compuesto por el presidente, el director general, el subdirector general, los directores de los principales departamentos relacionados con el negocio y los directores generales. de ramas importantes.
Directores de departamentos principales relacionados con el negocio: por ejemplo, para un nuevo proyecto inmobiliario, los departamentos relevantes son: Departamento de planificación y diseño, Departamento de ingeniería y construcción, Departamento de control presupuestario, Departamento de adquisiciones de materiales, Departamento jurídico y de contratos. , Departamento Financiero e Inmobiliario, Departamento de Ventas con Atención al Cliente, Departamento de Gestión Financiera, Departamento Administrativo y de Recursos Humanos, Departamento de Inspección y Supervisión Disciplinaria y Centro de Big Data.
Antes de la reunión, el equipo de secretaría envió el nuevo proyecto inmobiliario, documentos principales, gráficos y vídeos a los miembros del órgano de toma de decisiones del sistema interno de la empresa del grupo.
Cada miembro debe pensar en cómo hacer un buen trabajo en este proyecto desde la perspectiva de su propio departamento comercial y redactar un informe de viabilidad sobre el negocio relevante. El informe debe ser detallado, presentar posibles problemas y soluciones y completarse en el tiempo especificado.
Por ejemplo, el departamento de derecho contractual, cómo garantizar legalmente la legalidad de este proyecto. No hay ningún problema con el contrato de ingeniería, es decir, todo tipo de contratos de ingeniería han sido revisados cuidadosamente para detectar problemas y no hay errores. Anticipar posibles problemas y proponer soluciones.
Si el proyecto finalmente se completa, las cuestiones planteadas por el director del departamento han resuelto varios problemas y la previsibilidad, y se han logrado logros en este proyecto, el órgano de toma de decisiones de la empresa del grupo otorgará recompensas financieras.
En el órgano de toma de decisiones del sistema interno de la empresa del grupo, el correspondiente plan de informe de viabilidad comercial escrito por cada responsable debe ser presentado al secretario de toma de decisiones del grupo, y luego presentado a la decisión del proyecto. -Hacer un grupo de tres o cinco personas para una mayor revisión e investigación, y luego proponer el plan final del informe de viabilidad general del proyecto.
Órgano de decisión del sistema externo de la empresa del grupo:
Está compuesto por el presidente de la empresa del grupo, el director general y el grupo asesor de la empresa del grupo (externo). Los miembros del grupo asesor incluyen: asesor legal de bienes raíces, asesor de asuntos gubernamentales locales, asesor ingeniero senior de construcción de ingeniería, asesor ingeniero senior de control de presupuesto de ingeniería, asesor ingeniero senior de agua y electricidad de ingeniería, asesor de licitaciones de construcción de terrenos, asesor de seguridad pública de protección ambiental y demolición , asesor de agencia inmobiliaria, consultores de inversiones financieras bancarias, etc.
Cada miembro consultor es una figura reconocida en diversas industrias de la ciudad, y es una élite profesional. El empleo externo de la empresa del grupo es reunir tropas durante mil días y desplegarlas por un tiempo.
Cuando la empresa del grupo tenga un proyecto importante, antes de convocar una reunión con consultores externos, la secretaria enviará el nuevo proyecto inmobiliario, documentos principales, gráficos y vídeos a cada miembro del sistema externo de decisión de la empresa del grupo. -hacer cuerpo.
Al realizar investigaciones y análisis de viabilidad, nos reuniremos de vez en cuando para encontrar formas para la empresa y proponer nuestro propio conjunto de planes viables desde la perspectiva profesional de cada consultor. Estos planes deben enviarse al grupo de secretaría de toma de decisiones y luego al grupo de toma de decisiones del proyecto de tres o cinco para su revisión y estudio adicionales, y se propondrá un plan de informe de viabilidad general final para el proyecto.
Una vez finalizado este proyecto, en función del plan de viabilidad del proyecto propuesto por consultores profesionales relevantes y de cuántos problemas se resuelven, el órgano de toma de decisiones de la empresa del grupo otorgará recompensas financieras.
Formación del plan de toma de decisiones del proyecto
El grupo secretarial de toma de decisiones del proyecto presenta el plan de toma de decisiones final del proyecto formado por el órgano de toma de decisiones del sistema interno de la empresa del grupo y el plan de toma de decisiones del proyecto formado por el órgano de toma de decisiones del sistema externo de la empresa del grupo, el equipo de toma de decisiones de tres o cinco personas de la empresa del grupo discute, estudia y perfecciona el plan de toma de decisiones del proyecto final, y finalmente el jefe toma la decisión. y lo implementa.
Base para la toma de decisiones
1. Grupo asesor para la toma de decisiones del proyecto: principal responsable de la viabilidad de pérdidas y ganancias del proyecto en China y el entorno mundial; y financiamiento en la provincia y ciudad donde se ubica el proyecto, planes de licitación de proyectos y control presupuestario de los ciclos de construcción y planes de control de riesgos para las provincias y ciudades donde se ubican los proyectos, e informes de previsión de tendencias de los precios de la vivienda en los próximos años;
2. Empresa del grupo de toma de decisiones de proyectos: principal responsable de la construcción general de nuevos proyectos inmobiliarios, incluido el ciclo de construcción de ingeniería subterránea e ingeniería terrestre, cambios y ajustes en el diseño y el costo general de la construcción; presupuesto flotante, adquisición de materiales El alcance del control presupuestario, así como la gestión de las unidades de construcción y decoración;
Si el crédito hipotecario de los préstamos de financiación del proyecto y los fondos del proyecto están garantizados, y si el proyecto y la construcción cumplen con los requisitos de protección ambiental y las regulaciones legales de la provincia y ciudad donde se encuentra, supervisión e inspección. Reclutaremos rápidamente talentos para diversos puestos necesarios para complementar las actividades ilegales del proyecto en el trabajo de varios miembros del personal del proyecto; Buen trabajo en análisis estadístico big data de nuevos proyectos inmobiliarios.
Garantía de implementación de la toma de decisiones
Basado en la base de toma de decisiones proporcionada por las agencias de toma de decisiones internas y externas para nuevos proyectos inmobiliarios, garantizar la finalización de la implementación del proyecto. Para los accidentes que puedan ocurrir durante la implementación del proyecto, debemos asegurarnos de que todo sea infalible, remediar los accidentes con prontitud y contar con planes de prevención.
Descubierto a través de investigaciones sobre la historia de desarrollo de la empresa en las últimas dos décadas. A lo largo de los años, la empresa ha adquirido empresas que cotizan en bolsa en otras provincias y ciudades y ha desarrollado grandes almacenes inmobiliarios. Aunque el negocio de la empresa del grupo está repartido por todo el país, casi nunca ha cometido errores importantes en la toma de decisiones. Esto es muy raro. Vale la pena aprender el nivel de desarrollo y la experiencia de gestión de muchas empresas grandes y medianas.
3. Informe de análisis de los documentos internos de toma de decisiones sobre documentos internos recientes enviados y recibidos.
26 de julio de 20XX
* *Presidente:
De acuerdo con sus instrucciones, la oficina realizó un análisis en profundidad del envío y recepción de correos electrónicos recientes de la empresa. a través de "anatomía de un gorrión" Para los problemas existentes en el proceso, hemos organizado investigaciones colectivas y debates entre el personal en la recepción de correo electrónico, revisión, publicación, redacción integral y otras posiciones muchas veces para abordar las causas con un enfoque orientado al problema y lograr un flujo más estandarizado y fluido con un enfoque orientado a resultados. Los asuntos relevantes ahora se informan a continuación.
1. Principales cuestiones
En la actualidad, el principal proceso de envío y recepción de documentos en nuestra empresa es el siguiente: en la etapa de recepción se implementa según los procedimientos de refrendación. - etapa de revisión preliminar-registro-planificación-revisión-archivo, se maneja de acuerdo con el proceso de "redacción del gerente - refrendación del departamento comercial - informe del jefe del departamento - firma de los principales líderes de la empresa (gerente general, presidente) - circulación de documentos; ". La autoridad de aprobación de cada empresa se refiere a la "Lista de autoridades de aprobación de gestión de documentos de la empresa" de "Shenzhen * * * * Group Co., Ltd".
(1) El proceso de recepción no es lo suficientemente razonable. En la actualidad, nuestra empresa tiene algunas lagunas en el proceso de recepción de documentos. No se informa en orden según el nivel. El resumen del contenido no es lo suficientemente detallado y las opiniones expresadas no son lo suficientemente direccionales. Por ejemplo, si el destinatario de la comunicación no juzga suficientemente la prioridad de la comunicación, generalmente escribe las opiniones de manejo propuestas y las envía directamente a todos los líderes y personal relevantes.
Aunque se ha mejorado la eficiencia de la circulación de documentos, la calidad no está garantizada y algunos documentos deben modificarse y repetirse en comentarios posteriores, algunos resúmenes de documentos no están detallados y las opiniones propuestas no son precisas; suficiente, lo que prolonga el tiempo de aprobación de los líderes. La importancia de algunos documentos no se comprende completamente y hay casos en que los líderes clave no los presentan o no los escriben;
(2) La circulación de documentos se detendrá después de la salida del trabajo (días de descanso). Tomemos como ejemplo la "Solicitud de instrucciones para solicitar la compra de un lote de ***" publicada recientemente por el Departamento de Logística. El viernes 16, el revisor de la oficina lo envió al líder a cargo para su aprobación. Después de que el líder a cargo lo firmó esa noche, permaneció en la cuenta del revisor durante 2 días y no lo envió al líder principal para su aprobación. a la primera.
Otro ejemplo es la "Solicitud de instrucciones para solicitar el ajuste de salarios de tres miembros del personal, incluido * * * *", emitida por el Departamento de Finanzas. Luego de que el líder a cargo presente la solicitud para "cargar documentos de título profesional personal", será devuelta a la cuenta del redactor los días 23 al 25 (viernes, sábado y domingo) y no entrará en el siguiente procedimiento de transferencia. Además, después de la verificación por parte de la oficina, todos los revisores de nuestra empresa no han habilitado la función OA en sus teléfonos móviles. Solo algunos miembros del personal de otros departamentos han habilitado la función OA en sus teléfonos móviles y no se ha realizado la circulación de documentos oficiales. procesados de manera oportuna.
(3) No existe un mecanismo de retroalimentación de cadena completa para responder a las instrucciones del liderazgo. Durante el proceso de procesamiento de documentos, los líderes de la empresa, especialmente los principales líderes de la empresa, dieron instrucciones sobre los documentos y el mecanismo de informes de la oficina sobre la implementación de las instrucciones no era sólido. La implementación de algunos documentos e instrucciones importantes no se transmitió a los principales líderes de la empresa de manera oportuna, y toda la cadena de instrucciones de liderazgo → procesamiento → verificación → retroalimentación aún no ha formado un circuito cerrado.
El 14 de julio, el presidente ** ordenó que "los departamentos de oficina y logística deben desempeñar un papel de coordinación, prepararse para la ceremonia de graduación ** y ensayar con anticipación". Después de recibir instrucciones, los departamentos de oficina y back-office se echaron la culpa, afectando negativamente a la imagen de la empresa.
(4) Publicar documentos sin distinguir entre asuntos menores y urgentes, y hay demasiados asuntos urgentes de todo tipo. En la actualidad es habitual que las empresas envíen y reciban documentos urgentes, especialmente documentos de emergencia y documentos especiales. Tomando como ejemplo el 19 de julio de 2009, la oficina emitió 26 documentos, 14 de los cuales estaban marcados como documentos urgentes, particularmente urgentes o especiales. Después de ser clasificados por la oficina, solo había tres documentos que eran verdaderamente urgentes (documentos con instrucciones o requisitos especiales de los líderes de la empresa, documentos que estaban cerca o más allá de la fecha límite de procesamiento y otros documentos con requisitos especiales), y el resto fueron "falsas emergencias".
(5) Los asuntos relacionados con gastos de capital no se informan con antelación.
Actualmente, los asuntos de gastos de la empresa los inician los departamentos comerciales. La oficina solo revisa el cumplimiento del proceso de aprobación, el departamento de finanzas revisa el monto y el departamento legal revisa el contrato. No comprobar la racionalidad de los gastos y si han sido informados previamente a los principales dirigentes de la empresa. La auditoría no es lo suficientemente sólida.
2. Análisis de las causas del problema
Después de clasificar cuidadosamente las responsabilidades laborales, como el envío y la recepción de documentos, las principales razones de los problemas actuales son las siguientes:
Primero, falta de iniciativa en el trabajo. Fuerte, con mentalidad de salir adelante si se puede. La mayor parte del trabajo de oficina actual es auxiliar y subordinado. Algunos miembros del personal tienen la mentalidad de "hacer más y cometer más errores, y cometer menos errores y no hacerlo bien" y "hacer bien y no hacerlo bien, hacer más y hacer menos". No están motivados para trabajar y están acostumbrados a recibir instrucciones y otras instrucciones cuando encuentran problemas. Cuando surge una nueva situación, hay poca comunicación, y si el líder tiene nuevos requisitos y no informa ni comunica, hay una mentalidad de salir del paso.
La segunda es que las especificaciones de trabajo no son suficientes y algunos problemas se hacen de la vista gorda. El trabajo de oficina es básicamente una continuación de prácticas anteriores. Las normas y reglamentos existentes se formularon básicamente en 2019 y algunos ya no cumplen con los requisitos más recientes. Los empleados generalmente están acostumbrados a pensar a la antigua, hacer las cosas a la antigua y gestionar las cosas a la antigua. No hay suficiente estandarización y una gestión refinada, lo que está lejos de las últimas exigencias de la dirección, y hace mucho tiempo hace la vista gorda ante algunos problemas en el trabajo.
En tercer lugar, depende de la psicología, el mecanismo de retroalimentación es incompleto e imperfecto. No responder con prontitud a las tareas asignadas por los líderes de la empresa, tomar decisiones e implementarlas y brindar retroalimentación inmediata sobre el progreso del trabajo. Toda la cadena de instrucciones de liderazgo → manejo → verificación → retroalimentación aún no ha formado un circuito cerrado y las órdenes administrativas internas no son lo suficientemente fluidas. A veces, los comentarios son simplemente satisfechos con la finalización promedio y no hay forma de hacerlo mejor.
En cuarto lugar, hay muchos puestos nuevos y el proceso empresarial no es muy cualificado. La oficina cuenta con 10 miembros del personal. Desde abril de este año, siete personas han dimitido y han sido trasladadas. Entre ellos, 2 personas dimitieron en abril, 2 personas fueron trasladadas a otros puestos en mayo, 2 personas dimitieron en junio y 1 persona dimitió el 6 de agosto (actualmente en trámite de dimisión). Los puestos existentes son ocupados básicamente por recién llegados. Aunque la oficina ha recibido alrededor de 65.438+0 semanas de formación antes de incorporarse, los empleados todavía no dominan muy bien los procesos de trabajo y los negocios de la empresa.
En tercer lugar, medidas de mejora
(1) Fortalecer el aprendizaje de los procesos comerciales y formar un mecanismo de circuito cerrado para el procesamiento de documentos oficiales. Extraer lecciones de las prácticas de Shenzhen * * * * Group Co., Ltd., organizar el aprendizaje de los procesos comerciales, mejorar continuamente la calidad general del personal de la oficina, mejorar los niveles de redacción, reuniones y servicio, para que podamos hacer todo lo que podamos y lograr cosas.
(2) Mejorar el proceso de acuse de recibo, teniendo en cuenta tanto el principio como la puntualidad. Primero, los documentos recibidos se clasifican estrictamente de acuerdo con los requisitos de presentación de documentos. Entre ellos, Yuewen se maneja de acuerdo con el proceso de firma - revisión preliminar - registro - planificación - revisión del director de oficina - principales líderes de la empresa - líderes a cargo de la empresa y los departamentos comerciales;
Según el proceso de recepción - revisión preliminar - registro - planificación - líderes a cargo de la empresa -Gestión del departamento comercial-Los principales líderes de la empresa procesan los documentos para garantizar la eficiencia y cumplir con los requisitos de presentación. El segundo es exigir que el destinatario refine aún más el contenido de la opinión propuesta, reduzca los errores y omisiones y garantice que la opinión propuesta sea completa, detallada y precisa.
(3) Mejorar el mecanismo de circulación de documentos oficiales y garantizar una circulación de documentos oficiales eficiente y de alta calidad. Estableceremos y mejoraremos aún más el mecanismo de revisión y aprobación de documentos, promoveremos integralmente el sistema de oficina móvil entre los trabajadores de oficina, aceleraremos la "oficina en línea" y la "oficina portátil" de circulación de documentos, aumentaremos aún más la velocidad de circulación de documentos a través de la tecnología de la información. y lograr "cosas que se pueden hacer hoy". Asegúrese de que los documentos se distribuyan en lotes lo antes posible.
(4) Reforzar el seguimiento de los recordatorios y establecer un mecanismo de retroalimentación de toda la cadena de instrucciones. Establezca y mejore el sistema de reuniones semanales, utilice informes semanales como soporte y solidifique el mecanismo de promoción de circuito cerrado de "informes del departamento comercial → comentarios y arreglos de los líderes de la empresa → instrucciones de los principales líderes de la empresa → implementación del departamento comercial → informes del departamento comercial". formando una nueva situación de prestar mucha atención a la implementación. Organizar personal especial para recopilar y resumir las instrucciones de liderazgo, realizar un seguimiento de la implementación de los departamentos comerciales e instar a los departamentos responsables a brindar comentarios oportunos sobre la implementación.
Para aquellos con requisitos de límite de tiempo y limitaciones de tiempo, se proporcionarán comentarios sobre el estado de implementación todos los días de acuerdo con los requisitos de límite de tiempo de finalización, si no hay límite de tiempo, se requerirán comentarios sobre el estado de implementación; cada semana, y todo debe implementarse y retroalimentarse.
(5) Reforzar las rígidas limitaciones de las normas y poner fin a todo tipo de “falso asunto urgente”. Fortalecer la gestión de todo tipo de asuntos urgentes, garantizar que todo se haga de manera razonable y evitar la situación de "falsos asuntos urgentes" volando por todas partes. Los asuntos genuinamente urgentes (artículos asignados por los líderes de la empresa, asuntos vencidos y otros documentos con requisitos especiales) se manejarán de acuerdo con los principios de tratamiento de emergencia y manejo especial para garantizar que los asuntos urgentes se manejen de manera efectiva a la primera y evitar "urgentes". Los artículos deben tratarse como artículos ordinarios y los artículos ordinarios deben tratarse como artículos ordinarios. "Es urgente".
(6) Revisar y verificar con anticipación para garantizar las responsabilidades de pago de fondos del departamento comercial. La oficina verificará todas las partidas de gastos con anticipación y se devolverán las partidas de gastos que no hayan sido informadas a los principales líderes de la empresa.
Informe por la presente.