¿Qué hace exactamente la administración de una empresa? ¿Qué hace la administración de una mediana empresa de Internet?
Los 14 módulos anteriores están en orden. El primer módulo es principalmente adecuado para empresas en las primeras etapas de desarrollo. A medida que la empresa se desarrolle y mejore, los módulos posteriores recibirán cada vez más atención. A continuación se detalla bloque por bloque:
1. Espacio de oficina (establecimiento): Pertenece a la etapa de establecimiento del espacio físico. Cuando se constituye una empresa, primero debe tener una dirección de domicilio social, por lo que se coloca en primer lugar. Por supuesto, ahora todo tipo de disfrute * * * en la oficina va en aumento. Cuando la escala es pequeña, puedes considerar alquilar un ** espacio para disfrutar y mudarte con tus maletas, pero siempre que sea un poco más grande, básicamente puedes tener tu propia oficina. Esto implica selección del sitio, arrendamiento, decoración, estaciones de trabajo, reubicación y otros asuntos correspondientes. Por supuesto, cuanto más grande sea la empresa, más gente habrá y los asuntos correspondientes serán más complicados. En algunas grandes empresas, también llamadas de planificación del espacio, existen departamentos de infraestructura especializados, entre los que la decoración supone la mayor cantidad de problemas y escollos. La llamada administración sin condecoraciones no es buena administración. Si hay una oportunidad, comenzaremos a compartir la experiencia correspondiente.
2. Entorno de oficina (mantenimiento): Si el espacio de oficina pertenece a la etapa inicial de establecimiento del espacio físico, este módulo está dirigido a la etapa de mantenimiento de este espacio, el saneamiento y limpieza ambiental más básica. Dependiendo del tamaño y frecuencia del lugar, puede encontrar trabajadores por horas, limpieza subcontratada o limpieza a tiempo completo; la iluminación se refiere principalmente al entorno de iluminación de toda la oficina, involucrando luces, ventanas, mamparas de vidrio, etc.; están relativamente preocupados en la región norte, donde hay más días de niebla y, en general, es necesario instalar un sistema de aire fresco. La temperatura y la humedad se refieren principalmente a cosas relacionadas con el aire acondicionado, se refieren a la colocación y mantenimiento de las plantas verdes; todo el entorno de oficina, que generalmente es proporcionado por empresas de arrendamiento de terceros y no es costoso, las empresas con condiciones generalmente tienen té durante el día, es necesario reemplazar y mantener el agua potable, el café, el té y otros suministros de preparación correspondientes. mantenimiento de máquinas, es decir, si algunos equipos de infraestructura en todo el espacio de oficina fallan, como luces rotas, baños bloqueados, la empresa debe responder en consecuencia. Informar al administrador de la propiedad o al personal de mantenimiento; La protección diaria, como la electricidad, la protección contra incendios, la seguridad personal y de la propiedad y la seguridad de la información, es cada vez más importante.
3. Gestión de adquisiciones (compras): Este módulo se refiere principalmente a las compras administrativas de la empresa. En términos de objetos, se puede dividir en la compra de diversos bienes tangibles, como activos fijos como computadoras, y la adquisición intangible de diversos servicios, como aplicaciones de agencia para proyectos tecnológicos, existen dos tipos según las diferentes adquisiciones; métodos. Uno son las pequeñas compras de tipo reembolso, como el té de la tarde, material de oficina temporal, etc. Este tipo de compra suele ser realizada por el personal administrativo a través de sus cuentas personales y luego reembolsada con facturas. Sin embargo, para resolver el problema de la rotación de capital, las empresas generalmente proporcionan fondos de reserva (recuerde, las empresas intentan no utilizar sus propias tarjetas de crédito o parterres de flores para comprar. En la superficie, el efectivo se puede obtener mediante un reembolso rápido. Pero para aquellos que No puedo parar, esto es un gran pozo que fácilmente puede generar deudas elevadas. El otro son las compras basadas en contratos con montos mayores, que generalmente requieren pagos financieros a la empresa en forma de contratos, como muebles de oficina. computadoras y otros activos fijos El foco de la adquisición es la selección de proveedores, negociación de contratos y aceptación de llegada.
4. Gestión de activos (mantenimiento): enfocado principalmente a la gestión y mantenimiento de consumibles diarios (bolígrafos, cuadernos, etc.). etc.) es relativamente simple, la más sencilla es guardarlo cuando lo use. Algunas empresas también adoptan la forma de subsidios mensuales o recibos periódicos por departamento, además de la compra inicial, la gestión de los activos fijos se divide básicamente en cinco etapas: almacenamiento: recepción, codificación, etiquetado y almacenamiento después de la recepción de los activos; - Procedimientos de recepción y salida para el procesamiento del usuario; Mantenimiento: mantenimiento diario y reparación de fallas de las instalaciones y equipos correspondientes. Inventario: inventario regular de activos fijos; Se dice que se espera que el incipiente método de gestión de la nube haga que el trabajo de inventario sea cosa del pasado y que la información de los activos fijos se pueda obtener en tiempo real, pero aún no se ha eliminado, es decir, los activos se pueden desechar; desguazado una vez transcurrido el período de depreciación.
6. Licencias industriales y comerciales: se refiere a la tramitación, mantenimiento y gestión de los certificados de calificación pertinentes de departamentos gubernamentales como el industrial, comercial y fiscal, así como la gestión de sellos correspondientes (algunas empresas serán gestionadas por el departamento jurídico o el departamento financiero). Las licencias se dividen principalmente en dos categorías. La categoría más básica e importante es la licencia comercial industrial y comercial, que implica el registro inicial de la empresa, los cambios industriales y comerciales posteriores (el negocio cambia rápidamente y las empresas desarrolladas cambiarán con frecuencia), y la licencia industrial anual. y informe anual comercial, y gestión diaria de licencias comerciales de préstamos, etc. Para una empresa en desarrollo, los cambios industriales y comerciales son uno de los negocios más básicos e importantes y deben dominarse con competencia, especialmente los procesos comerciales, leyes y regulaciones correspondientes, y los requisitos materiales también se pueden subdividir en otras licencias además de industriales y comerciales; dos tipos. Una es que algunos países en industrias especiales requieren los certificados correspondientes antes de que se les permita operar, como certificados de registro de dispositivos médicos para la industria de dispositivos médicos, licencias comerciales de alimentos para la industria alimentaria, licencias comerciales de telecomunicaciones de valor agregado para operar sitios web, etc. el otro se refiere principalmente a las calificaciones correspondientes apoyadas y fomentadas por el estado, principalmente las calificaciones para diversos proyectos de ciencia y tecnología, que se explicarán en los siguientes proyectos de ciencia y tecnología.
7. Otros asuntos: se refiere principalmente al trabajo diario, la mayoría del cual puede ser realizado por la recepción.
La recepción (recibir reuniones diarias de invitados o entrevistadores) se refiere principalmente a la distribución de las salas de conferencias (algunas empresas solicitan al personal administrativo que levante actas de reuniones o incluso haga un seguimiento de los viajes de negocios; principalmente compra de billetes de negocios, billetes de avión y reservas para la empresa); líderes Alojamiento, etc. Las empresas con un mayor grado de Internet generalmente se encargan de la entrega urgente; es decir, la recolección, clasificación, entrega y notificación urgentes de los empleados pronto serán de autoservicio; notificación - Es decir, la redacción y publicación de avisos diarios, insignias de trabajo, insignias, tarjetas de presentación, etc. ——Es decir, la producción de tarjetas gráficas relacionadas con los empleados.
8. Proyectos de ciencia y tecnología: Solicitud de calificaciones para diversos proyectos de ciencia y tecnología, como empresas nacionales de alta tecnología. Si otros negocios administrativos son módulos que cuestan dinero, entonces los proyectos tecnológicos son los únicos módulos que pueden generar ingresos directamente. En empresas de tecnología o empresas con suficientes derechos de propiedad intelectual, este negocio recibirá gran atención y, por lo general, habrá un departamento dedicado responsable de ello. Según diferentes niveles, los proyectos de ciencia y tecnología se dividen en nivel nacional, provincial, municipal y distrital, e incluso las calles y parques correspondientes tienen las correspondientes políticas de subsidio según diferentes responsabilidades, se dividen en el Ministerio de Ciencia y Tecnología, el Ministerio de Ciencia y Tecnología; Comisión de Desarrollo y Reforma, el Ministerio de Economía de la Información y los proyectos del Departamento de Educación. Existen tres bases para postular a proyectos de tecnología: equipo técnico, propiedad intelectual y datos financieros. Si estos tres fundamentos son buenos, generalmente no es difícil postularse para proyectos de ciencia y tecnología. Por supuesto, como gerente, primero debe comprender algunos proyectos tecnológicos típicos antes de poder evaluarlos, juzgarlos e incluso declararlos. Esto requiere una cierta comprensión de las leyes, reglamentos y métodos de implementación correspondientes. Puede utilizar un intermediario para la evaluación y declaración en la etapa inicial, y gradualmente se familiarizará con él durante el proceso.
9. Actividades de los empleados: se refiere a diversas actividades de los empleados relacionadas con la cultura corporativa, algunas de las cuales son implementadas por recursos humanos o implementadas conjuntamente por recursos humanos y administración. La dificultad de las actividades de los empleados es cómo despertar el interés de los empleados y al mismo tiempo satisfacer las necesidades del jefe. Los empleados se preocupan más por ser interesantes y útiles y no quitarles tiempo personal. El jefe está más preocupado por motivar a los empleados a trabajar más duro con la menor cantidad de dinero y cómo equilibrar ambas cosas. Estoy seguro de que todos los que alguna vez han asistido a un evento para el personal han cambiado sus planes hasta el punto de romper sus computadoras. El diseño del evento se puede combinar con temas de actualidad. Por ejemplo, cuando se produjo un incendio en Three Lives Three Worlds Ten Miles of Peach Blossom hace dos años, también fue una forma inteligente de utilizar el bosque de duraznos como escenario del evento. y aprender de programas de variedades y reality shows populares para diseñar algunos enlaces y juegos. Hay cinco tipos principales de actividades de los empleados: Té de la tarde: la actividad más sencilla de los empleados, que consiste principalmente en mezclar algunos alimentos y bebidas. Si una pequeña empresa tiene hambre, puede organizar directamente una visita grupal, mientras que una empresa más grande generalmente necesita ser personalizada por un proveedor fijo. Pero cuando el número de empleados llega a 300 o 400, resulta difícil preparar té de la tarde puro. Por lo general, se organizará una sesión de té por la tarde junto con otras actividades. Al mismo tiempo, elegir alimentos verdes y saludables también es una tendencia. Las fiestas de cumpleaños son otro tipo de té de la tarde solo para la persona que cumple años y se pueden celebrar trimestralmente o mensualmente, según el tamaño de la persona. Cómo hacer que la persona que cumple años sienta bendiciones sinceras en lugar de simplemente seguir los movimientos en forma de un evento de cumpleaños es un punto difícil en la organización del evento. Team building: se refiere principalmente a actividades de team building en toda la empresa, incluidos los viajes de todo el personal. A excepción de los equipos pequeños, la mayoría de las actividades diarias de formación de equipos de la empresa se delegan a departamentos, que son organizados por los propios empleados del departamento. La formación de equipos para todos los miembros generalmente implica salir, y el correspondiente diseño de viajes, alojamiento, seguridad y actividades será un proyecto sistemático y grande que requerirá más servicios intermediarios para completarse, es decir, varios festivales tradicionales típicos, como; Dragon Boat Festival, Día de San Valentín chino, Navidad, fiesta anual, etc. , que establece algunas escenas y actividades correspondientes para aumentar el ambiente festivo del aniversario, se refiere principalmente a días que tienen un significado especial para la empresa, como aniversarios, Double Eleven de empresas de comercio electrónico, etc. Además de los requisitos para fiestas de cumpleaños y aniversarios mencionados anteriormente, dichas actividades generalmente incluyen un discurso del líder y un resumen de revisión.
10. Atención a los empleados: se refiere principalmente a algunas medidas tomadas para aumentar la felicidad y satisfacción de los empleados, que involucran principalmente beneficios para los empleados y quejas y sugerencias de los empleados. Los beneficios comunes para los empleados incluyen algunos obsequios navideños, compras internas de productos/servicios propios, descuentos de comerciantes cooperativos, comedores de construcción propia, gimnasios/salas de juegos de la empresa, etc. El punto clave de las quejas y sugerencias de los empleados es tener canales convenientes y abiertos para las quejas y sugerencias, y proporcionar retroalimentación oportuna y efectiva sobre las quejas y sugerencias correspondientes.
11. Gestión de proveedores: La gestión de proveedores se refiere al trabajo de búsqueda, selección, evaluación y mantenimiento de relaciones con proveedores relacionadas con la contratación administrativa. Para un administrador, una biblioteca de proveedores completa y excelente será su activo importante. En otro sentido, un personal administrativo tiene ciertos factores geográficos, es decir, cuanto más tiempo trabajes en una región, más completa será la base de datos de proveedores y más fácil será tu trabajo administrativo. Para los directivos con una sólida base de proveedores supondrá grandes ventajas en términos de eficiencia, coste, comunicación, calidad, etc. Por lo tanto, para todos los que aspiran a dedicarse a la administración, cuanto antes comiencen a crear su propia base de datos de proveedores, mejor será para su desarrollo profesional. Al mismo tiempo, mientras establece la base de datos de proveedores, también puede establecer el sistema de precios para diversas adquisiciones administrativas, de modo que pueda estar al tanto de todas las adquisiciones futuras. Los proveedores para adquisiciones administrativas incluyen principalmente los siguientes aspectos: a. Suministros de oficina diarios, como suministros diversos de papel y bolígrafos, suministros para documentos, artículos de baño, artículos de despensa, etc. b. Activos fijos, como computadoras, impresoras y vehículos; c. Agencias de arrendamiento, incluidas las agencias inmobiliarias tradicionales, pero también diversos espacios de oficinas emergentes, como Wework, Krypton Space, etc.
;d. Decoración de ingeniería, que involucra diseño, construcción, supervisión, aire acondicionado, protección contra incendios, purificación del aire, plantas verdes, etc. e. Servicios de registro de licencias, licencias comerciales básicas y licencias de calificación profesional (como licencias de registro de dispositivos médicos, licencias de negocios de alimentos, certificados ICP, etc.), que involucran empresas de planificación de exhibiciones, diversos lugares, proveedores de alimentos, etc. . ;g. Comunicaciones, básicamente como operadores de telecomunicaciones, China Telecom, China Unicom, China Mobile, etc. , además, como varios proveedores de servicios de sistemas de colaboración OA, proveedores de servicios de sistemas de videoconferencia, etc. h, logística exprés, esto es relativamente simple, solo hay unos pocos y los precios son relativamente transparentes.
12. Gestión de gastos administrativos: se refiere a la gestión de diversos gastos administrativos, involucrando la elaboración, ejecución, análisis y control de presupuestos. Algunas empresas también lo llaman gestión administrativa del presupuesto. En primer lugar, la gestión de gastos debe dividirse en categorías temáticas, como suministros de oficina, activos fijos, consumo de energía, tarifas de comunicación, etc. y las categorías de cuentas se pueden configurar junto con finanzas, de modo que los informes de gastos se puedan sincronizar con finanzas. Sobre esta base, se realiza el registro diario de la cuenta y se realizan análisis y comparaciones periódicas. Después de un período de acumulación de datos, se puede conocer el valor promedio de diversos gastos administrativos y se puede preparar el presupuesto anual. La preparación del presupuesto administrativo se centra en varios aspectos. El primero son datos históricos, es decir, los gastos correspondientes al mismo período en años anteriores; el segundo es considerar el desarrollo comercial, lo que requiere determinar los objetivos de desarrollo comercial de la empresa para el nuevo año, derivando así la asignación de recursos correspondiente, como por ejemplo. las necesidades de personal necesarias para duplicar el crecimiento del rendimiento de ventas, las necesidades de espacio de oficinas, etc. Después de elaborar un presupuesto, la mayoría de las empresas pueden ignorarlo, pero no tiene ningún efecto práctico. Es sólo una preparación de rutina cada año. Un enfoque más práctico es registrar los gastos todos los días después de preparar el presupuesto, y comparar y analizar los gastos reales con el mismo presupuesto mensual o trimestralmente según el tamaño de la empresa para conocer las desviaciones y las razones correspondientes. para determinar el plan de adquisiciones posterior si es necesario ajustarlo o si es necesario ajustar el presupuesto correspondiente. La gestión madura de los gastos es la garantía del desarrollo empresarial.
13. Proceso del sistema: se refiere a la preparación, publicidad, implementación y mejora de diversos procesos administrativos. El umbral del trabajo administrativo es bajo y trivial. Si no existe un sistema de proceso institucional unificado, a menudo todo el mundo se quedará atrapado en diversos asuntos triviales de la vida diaria, e incluso tendrá problemas de conexión de viaje cuando el personal cambie, porque sus respectivos métodos y estándares son diferentes. Por esta razón, cuando una empresa se desarrolla hasta cierto nivel, es necesario comenzar a ordenar el trabajo correspondiente y a estandarizar y agilizar algunos asuntos rutinarios y típicos, como la recepción de visitantes, los cambios industriales y comerciales, etc.
14. Team building: se refiere al trabajo realizado por los gerentes para el desarrollo y mejora del equipo administrativo, incluyendo la clasificación de las responsabilidades del departamento, la coordinación de la asignación y planificación del trabajo y la capacitación del personal. En primer lugar, deben aclararse las responsabilidades de los departamentos administrativos. Las responsabilidades administrativas de cada empresa son diferentes y se ven afectadas principalmente por la etapa de negocio y desarrollo. El segundo es la asignación y coordinación del trabajo, incluida la asignación de responsabilidades laborales y la asignación y coordinación del trabajo diario. Finalmente, la planificación y orientación del personal. El objetivo del trabajo de la mayoría de los jóvenes es lograr un mejor desarrollo en el futuro, y la administración no lo es. excepción. Cómo planificar y orientar a los empleados según sus propias características, fortalezas y debilidades, intenciones de desarrollo, etc. Es un problema difícil, como el desarrollo profesional del personal de recepción, que todavía estoy explorando. Lo que hago ahora es comunicar, escuchar y compartir constantemente.
Los anteriores son 14 módulos administrativos de uso común que compilé en base a mi propia experiencia, que básicamente cubren todos los aspectos del trabajo administrativo actual de las empresas de Internet con menos de 500 personas. Por supuesto, como decía antes, la situación de cada empresa es diferente y su enfoque correspondiente también es diferente. Se agregarán o reducirán los módulos correspondientes, algunos módulos se fusionarán e incluso los módulos valiosos pueden tratarse como un departamento separado. Estos requieren que los administradores clasifiquen y ajusten estos módulos de acuerdo con la situación real de su propia empresa.
Lo mejor de todo es que cada ejecutivo se convierta en un administrador confiable de la empresa.