Proceso de presentación de documentos de la empresa

Diversos archivos son un elemento indispensable en las oficinas administrativas y actividades comerciales de la empresa. Para cooperar con la gestión de archivos de la empresa, garantizar la integridad y confidencialidad de los archivos del departamento de ingeniería de infraestructura, agilizar los procedimientos de trabajo, aclarar las responsabilidades laborales y evitar la pérdida de datos, este sistema está especialmente formulado. A continuación he compilado el sistema y el proceso de administración de archivos para usted, espero que le resulte útil.

Artículo 1 del proceso de archivo de archivos de la empresa Artículo 1: Con el fin de fortalecer el trabajo de archivos corporativos y promover el trabajo de archivos para servir a las diversas tareas de la empresa, de conformidad con la Ley de Archivos de la República Popular China (en adelante, la Ley de Archivos) y las leyes y reglamentos pertinentes formulan este reglamento.

Artículo 2 El término "archivos empresariales", tal como se menciona en este reglamento, se refiere a diversas formas de documentos y materiales formados durante las actividades de producción, operación y gestión de una empresa que tienen valor de preservación para el país, la sociedad y la empresa.

Artículo 3 Las empresas respetarán la "Ley de Archivos", gestionarán los archivos de conformidad con la ley, identificarán los departamentos o el personal de gestión de archivos, mejorarán el conocimiento de los archivos por parte de los empleados y garantizarán la integridad, exactitud y seguridad de los mismos. archivo.

Artículo 4 El trabajo de los archivos de la empresa estará sujeto a la supervisión y orientación del departamento administrativo de archivos.

Las empresas gestionadas centralmente formularán sus propios sistemas y medidas de gestión de archivos y deberán comunicarlos a la Administración de Archivos del Estado para su archivo.

Artículo 5: El departamento de archivos de la empresa desempeñará las siguientes funciones de conformidad con la ley:

(1) Implementar la Ley de Archivos y otras leyes, reglamentos, directrices y políticas pertinentes, y formular documentos y materiales para la empresa Normas y regulaciones pertinentes para el archivo y almacenamiento, utilización, identificación, destrucción y transferencia de archivos;

(2) Coordinar la planificación y ser responsable de la recopilación, disposición, almacenamiento, identificación, estadísticas y utilización de los archivos de la empresa;

(3) Orientar la formación, acumulación, disposición y archivo de documentos y materiales para varios departamentos de la empresa;

(4) Supervisar y orientar el trabajo de archivo de las instituciones afiliadas a la empresa (incluidas las instituciones extranjeras).

Artículo 6 El personal de archivos de la empresa debe ser leal a sus deberes, cumplir con las disciplinas y leyes y tener los conocimientos profesionales y capacidades comerciales correspondientes en materia de archivos.

Artículo 7: Cada departamento de la empresa es responsable de recopilar y organizar los documentos y materiales archivados, y los envía periódicamente al departamento de archivos de la empresa para su gestión centralizada. Nadie podrá negarse a declarar.

Artículo 8 Los documentos y materiales archivados deberán ser completos, exactos y sistemáticos. Los materiales de escritura y soporte de documentos deben ser duraderos. Los documentos y materiales están ordenados según especificaciones. Los documentos electrónicos archivados deben archivarse junto con los documentos y materiales en papel correspondientes.

Artículo 9 Las empresas determinarán el período de almacenamiento de los archivos y delimitarán el nivel de confidencialidad de los archivos de acuerdo con las regulaciones pertinentes.

Artículo 10: Las empresas deberán tomar medidas eficaces para preservar de forma segura los archivos y fortalecer eficazmente la gestión de los archivos de propiedad intelectual y los archivos que involucren secretos comerciales.

Artículo 11 La empresa realizará una tasación de los expedientes que hayan excedido el período de almacenamiento. Los archivos que no tengan valor de conservación deben registrarse y venderse con la aprobación del representante legal de la empresa de conformidad con las normas pertinentes.

Artículo 12: Las empresas deberían hacer un buen trabajo en materia de estadísticas de archivos. Las empresas grandes y medianas de propiedad estatal deberán cumplimentar el formulario de conformidad con los requisitos del departamento administrativo de archivos.

Informes relacionados. Las empresas deben hacer concienzudamente un buen trabajo en el registro de archivos que sean valiosos para el país y la sociedad.

Artículo 13 La modernización de los archivos empresariales debe llevarse a cabo simultáneamente con la construcción de la informatización empresarial, y el nivel de gestión de archivos debe mejorarse continuamente.

Artículo 14 El departamento de archivos empresariales debe proporcionar y utilizar archivos activamente, esforzarse por desarrollar recursos de información de archivos y brindar servicios oportunos y eficaces a las empresas.

Artículo 15 Las empresas deben proporcionar archivos verdaderos y precisos para que los departamentos gubernamentales y judiciales pertinentes realicen funciones oficiales de conformidad con la ley.

Artículo 16 Las empresas no dañarán los intereses del Estado, la sociedad y otras organizaciones, ni podrán infringir los derechos e intereses legítimos de otros.

Artículo 17 Cuando cambien los bienes y derechos de propiedad de las empresas estatales, el trabajo de enajenación de archivos se realizará de conformidad con las "Medidas para la enajenación de archivos sobre cambios en los bienes y derechos de propiedad del Estado". empresas de propiedad privada".

Cuando una empresa estatal quiebra, el equipo de liquidación de quiebras manejará adecuadamente los expedientes de la empresa en quiebra; la división de las empresas estatales y la eliminación de los expedientes se realizará mediante consultas entre las empresas divididas; empresas.

Artículo 18 Las empresas elogiarán y recompensarán a quienes hayan realizado contribuciones destacadas al trabajo de los archivos empresariales.

Artículo 19 Las empresas deben establecer un sistema de responsabilidad por el trabajo de archivo y sancionar a los directamente responsables de la pérdida de documentos y materiales por no archivarlos de conformidad con las normas, o a quienes los alteren, reemplacen o falsifiquen. , robar, ocultar o destruir archivos sin autorización y causar pérdidas a los archivos, se atenderá al responsable directo de la pérdida o daño.

Artículo 20 Corresponde a la Administración de Archivos del Estado la interpretación de estas normas.

El Capítulo 2 del proceso de archivo de la empresa está en línea con la situación real de la empresa. Los requisitos estandarizados correspondientes se compilan de acuerdo con diferentes contenidos del sistema para que todo el trabajo de oficina pueda seguir reglas y leyes para garantizar un funcionamiento fluido. Llevar a cabo eficazmente los asuntos administrativos de la empresa. Este artículo son las reglas y regulaciones para los empleados de oficina. ¡Echemos un vistazo!

Capítulo 1 Principios Generales

1 Con el fin de fortalecer la gestión de la oficina, aclarar las responsabilidades de gestión interna de la empresa y hacer que el trabajo de asuntos internos sea más estandarizado, institucionalizado y estandarizado, se formula este sistema. basado en la situación real.

2. Este sistema se aplica a todos los miembros de la empresa y se deben cumplir estrictamente todas las normas.

En tercer lugar, de acuerdo con la situación real de la empresa, de acuerdo con los diferentes contenidos del sistema, escriba los requisitos estandarizados correspondientes y esfuércese por hacer que todo el trabajo en la oficina siga las reglas y leyes para garantizar un funcionamiento fluido. Llevar a cabo eficazmente los asuntos administrativos de la empresa.

4. El personal de la oficina debe aclarar sus responsabilidades laborales, simplificar el proceso y tener planes semanales y resúmenes mensuales.

Capítulo 2 Alcance de las responsabilidades

1. Los gerentes de oficina están dirigidos directamente por el supervisor de personal administrativo y presiden el trabajo de oficina bajo el liderazgo del supervisor directo.

2. Responsable de la redacción de las normas y reglamentos de la oficina, la recopilación de documentos generales, la recopilación y recopilación de información y otros trabajos escritos.

3. Responsable de la gestión documental de la empresa, gestión de biblioteca, gestión de material de oficina, gestión de congresos, gestión de limpieza y saneamiento, etc. y garantizar que todos los asuntos se lleven a cabo de manera ordenada.

4. Coordinar las relaciones administrativas entre los distintos departamentos y prestar los servicios correspondientes al trabajo de cada departamento.

5. Responsable de mantener y mejorar la relación con el abuelo dentro y fuera de la empresa, y realizar un buen trabajo en la recepción de visitas de la empresa y diversas promociones culturales.

6. Recopile comentarios de varios departamentos e información externa, cargue y emita diversas instrucciones, haga arreglos oportunos y sirva como un buen asesor para el liderazgo.

7. Ayudar a otros departamentos a completar otras tareas asignadas por los superiores, como imprimir tarjetas de visita, enviar y recibir faxes, etc.

Capítulo 3 Estándares de trabajo

1. Los estándares de trabajo de oficina incluyen estándares de gfd, estándares de etiqueta, estándares de habla y estándares de comportamiento. Las regulaciones relevantes se implementan de acuerdo con el "Código de conducta del empleado". ".

2. Los responsables de oficina desempeñarán su trabajo con estricto apego a los requisitos de este sistema.

Capítulo 4 Gestión de asuntos de oficina

1. Sistema de gestión de documentos

Los documentos son una parte importante de los documentos y son emitidos por cada departamento de acuerdo con su propio alcance. responsabilidades Archivos ejecutables con versiones específicas. En este sistema, los documentos se refieren a documentos internos y externos emitidos por la empresa y los documentos se refieren a datos de circulación general interna; Los archivos se forman a partir de documentos y los archivos son la continuación de los documentos. Los documentos, documentos y archivos ahora están unificados en la gestión de documentos y el sistema de gestión de documentos se estipula de la siguiente manera.

(1) Sistema de gestión de archivos

El primer punto de gestión

1 Con el fin de institucionalizar, estandarizar y cientificizar el trabajo de gestión de archivos y mejorar la velocidad y calidad de la escritura. y aprovechar plenamente el papel rector de los documentos en todo trabajo.

2. El alcance de la gestión de documentos incluye: documentos emitidos por superiores, diversos documentos del sistema de la empresa, documentos de fax externos, documentos de orientación de políticas y diversos documentos contractuales.

3. Los documentos del sistema deben prepararse en el formato unificado de los documentos de la empresa, con encabezados y pies de página unificados, indicando el nombre completo de la empresa y la naturaleza del documento, hora, departamento emisor; el contenido y otra información deben indicarse en el texto de las normas y en una expresión clara.

4. Numere todos los documentos según sus atributos y categorías, archívelos periódicamente según el número y realice los registros escritos correspondientes como referencia.

Artículo 2 Especificaciones del Sistema

1. La redacción, envío y recepción, impresión, archivo, préstamo y destrucción de documentos son realizados por personal de oficina.

2. El derecho de la empresa a presentar y emitir documentos oficiales se concentra principalmente en el departamento administrativo y de recursos humanos, y no se permite que cada departamento emita documentos por sí solo.

3. Los documentos oficiales internos de la empresa son redactados y revisados ​​por el Departamento Administrativo y de Recursos Humanos, y firmados por el Gerente General, los documentos que deben ser emitidos hacia abajo o hacia afuera por cada departamento son redactados por cada departamento; , revisado por el Departamento Administrativo y de Recursos Humanos, y se verifica que sea correcto. Es impreso por la oficina administrativa y enviado de regreso al departamento de redacción para su revisión. Solo después de que la revisión sea correcta, el gerente general podrá imprimirlo, sellar y firmar oficialmente.

4. Todos los documentos y faxes enviados a la empresa deben ser firmados por la oficina y registrados en consecuencia.

5. Los documentos confidenciales son conservados por el jefe del Departamento Administrativo y de Recursos Humanos, y los documentos generales son clasificados y gestionados por el personal de la oficina. Los informes relevantes se compilan y producen periódicamente y se presentan al jefe del departamento.

6. Cada departamento puede tomar prestados documentos generales debido a necesidades laborales, debiendo seguirse estrictamente los procedimientos de préstamo. Los documentos confidenciales deben ser revisados ​​por el supervisor de personal administrativo y aprobados por el gerente general.

7. El personal administrativo de la oficina registrará el préstamo de documentos, llevará un registro del préstamo y liquidará los documentos dentro de un plazo.

8. Clasificar por tiempo, contenido, departamento, nombre, etc., recopilar y archivar archivos adjuntos, materiales de aprobación y finalización. Está un poco claro en la primera mitad del año, y el final del año es importante.

9. Destruir los documentos de acuerdo al tiempo de presentación y necesidad de archivado, debiendo reportarse al supervisor administrativo y de personal para su firma y aprobación, y debe manejarse de acuerdo con el sistema de gestión de documentos.

Parte 3 Diseño del proceso de gestión de documentos

1. Proceso de gestión de documentos internos: borrador de documentos → revisar número → aprobar y emitir → imprimir documentos → emitir documentos → archivar documentos.

2. Proceso de gestión de documentos externos: recepción externa → clasificación de archivos → archivo de archivos → devolución → archivo de archivos → destrucción de documentos.

3. Proceso de préstamo: solicitud, procedimientos de tramitación → aprobación → préstamo → compensación → archivo de archivos → destrucción de archivos.

Con el fin de fortalecer la gestión de archivos, estandarizar los procedimientos y métodos para recopilar y archivar archivos de la empresa, y garantizar la integridad, precisión y sistematicidad de los archivos de la empresa. Proporcionar evidencia de que se satisfacen las necesidades de la empresa y que el sistema de gestión está funcionando de forma eficaz. Incluyendo: registros históricos en diversas formas, como textos, gráficos, libros de cuentas, comprobantes, extractos, CD de computadora, audio y video, películas, objetos honoríficos, certificados y otras formas formadas directamente por los departamentos y empleados de la empresa en todos los niveles en el pasado. y actividades actuales.

1. Gestión diaria de archivos:

1. Los contratos electrónicos u otros documentos electrónicos que deban guardarse deben almacenarse de inmediato en el disco duro de la computadora designado en la sala de archivos o en un lugar. Se debe hacer un CD especial para almacenamiento numerado.

2. Los documentos y la información del contrato deben registrarse en detalle y debe compilarse un "Catálogo de registros de gestión de documentos (contratos)" para facilitar su recuperación y utilización.

3. Los documentos y contratos deben estar ordenados científicamente, almacenados en cajas de archivos en orden numerado, etiquetados y colocados cuidadosamente en archivadores.

2. Alcance del archivo de expedientes

1. Documentos oficiales difundidos por la empresa, como solicitudes de instrucciones del gobierno, informes, etc.;

2. Documentos recibidos por la empresa Documentos formales, como leyes, reglamentos, órdenes, decisiones, resoluciones, instrucciones, planes, documentos de aprobación, certificados y otros documentos relacionados con la empresa enviados por departamentos funcionales del gobierno;

3. Documentos, documentos patrimoniales y fotografías, grabación de audio, grabación de vídeo, etc. Entre la empresa y otras unidades;

4. Instrucciones e instrucciones de los líderes de la empresa;

5. Materiales importantes para reuniones, incluidos avisos de reuniones, resoluciones, resúmenes, discursos de liderazgo, discursos típicos. Informes de reuniones, actas de reuniones, etc. ;

6. Informes, resúmenes, diarios de trabajo, notas de trabajo, etc. Reflejar las principales actividades funcionales de la empresa;

7. Los diversos planes de trabajo, evaluaciones/resúmenes de planes, informes, declaraciones estadísticas y sesiones informativas de la empresa;

8. Originales de contratos, acuerdos y otros documentos firmados y datos de procesos;

9. Documentos de nombramiento y despido del cuadro de la empresa, recompensas y castigos de los empleados, documentos de evaluación, trabajo de los empleados de la empresa, salarios, documentos de bienestar y otros archivos del personal;

10. Diversos anuncios y materiales promocionales publicados por la empresa;

11. La historia de la empresa, eventos importantes, recortes de periódicos, fotografías, grabaciones de audio, videos, etc.

Documentos que reflejen actividades importantes de la empresa;

12. Archivos obtenidos o formados durante actividades oficiales (como estudio, inspección, investigación, participación en reuniones, etc.). );

13. Archivos financieros;

14. Archivos físicos varios

15.

Por ejemplo:

1) Departamento de Ingeniería: documentos preliminares, documentos de construcción, documentos de terminación, planos de terminación, materiales de audio y video (es decir, documentos de oficina, materiales de terminación, instrucciones de equipos, etc. .); el departamento de ingeniería es responsable de recopilar los documentos preliminares y la unidad de construcción es responsable de preparar los planos de obra. Documentos salientes, documentos externos, documentos traídos por el personal relevante de viajes de negocios, etc. ;

2) Departamento de Atención al Cliente: registros de revisión de contratos, contratos de alquiler de viviendas, convenios, materiales publicitarios, información de clientes, materiales de investigación de mercado, documentos salientes, documentos externos, etc. Registros de quejas de clientes, soluciones, comentarios de implementación, encuestas y análisis de satisfacción del cliente, etc.

3) Departamentos y oficinas de gestión: cartas de contacto, planes de actividades, documentos de salida, documentos externos, etc.

3. Requisitos de archivo

1. Los documentos y materiales archivados deben ser completos, auténticos y precisos, como solicitudes de instrucciones y aprobaciones, copias, borradores y anexos oficiales, etc.

2. Se debe archivar una copia original de la información general y, según sea necesario, se pueden archivar dos copias originales de documentos importantes y archivos muy utilizados. El departamento de manipulación deberá conservar copias o fotocopias según las necesidades reales. Si es necesario para el procesamiento comercial, el departamento de procesamiento conservará el manuscrito, lo conservará adecuadamente después de la aprobación del gerente general y lo copiará y archivará en la oficina.

3. Los archivos de audio y vídeo deberán registrar detalladamente el motivo, la hora, el lugar, los personajes principales, el fondo y el fotógrafo. Los materiales audiovisuales archivados deben ser originales, pudiendo archivarse copias en circunstancias excepcionales que sean claras y completas.

4. Los subarchivos deben archivarse junto con los documentos y materiales en papel correspondientes, y se debe realizar una copia de seguridad de la información en los dispositivos de almacenamiento de archivos electrónicos.

5. Los diversos archivos físicos (premios, trofeos, estandartes, medallas, certificados, placas, obsequios, etc.) deben ser documentos originales y permanecer intactos.

4. Tiempo de archivo

1. Los siguientes documentos (incluidos materiales electrónicos, audiovisuales, etc.) deben archivarse inmediatamente después de su circulación, procesamiento o adquisición:

1) Documentos confidenciales especificados por la empresa;

2) Documentos importantes, como aprobaciones gubernamentales, documentos de aprobación, licencias, etc.

3) Contratos, acuerdos y materiales de proceso originales;

4) Documentos de nombramiento y despido de cuadros de la empresa y documentos de evaluación de recompensas y castigos de los empleados;

5) Otros; que deben ser archivados inmediatamente Material.

2. Archivo regular

1) El departamento organiza y archiva los archivos del mes antes del final de cada mes, prepara una lista de documentos y la envía a la oficina; /p>

2) El departamento 3 veces al año Archivar los documentos y materiales del año anterior y transferirlos a la oficina de la empresa antes de fin de mes;

3. archivos.

1) Los archivos electrónicos de audio y vídeo importantes deben procesarse en tiempo real.

2) El archivado de archivos electrónicos de audio y vídeo generalmente debe completarse periódicamente y los datos deben cargarse cada tres meses.

3) Antes de finales de marzo de cada año, todos los conjuntos de datos de archivos electrónicos archivados del año anterior deben enviarse a la oficina. Después de la verificación, la oficina los grabará en CD y cargará los datos en el. la nube de la empresa para su custodia.

Almacenamiento de archivos del verbo (abreviatura de verbo)

1, número de archivo

1) Los archivos deben nombrarse de manera uniforme por categoría, y la denominación debe ser concisa y en toda su extensión. El principio de expresar la naturaleza del contenido del archivo debe tener ciertas categorías y no puede ser vago.

2) Después de determinar los nombres de clasificación de los archivos en todos los niveles, los nombres de clasificación y los números representativos de los archivos en todos los niveles deben numerarse en un orden determinado para referencia.

3) Algunos espacios en blanco deben reservarse para los números de clasificación de archivos para que puedan complementarse en cualquier momento cuando la organización se expanda o el negocio aumente.

4) La adición y revisión de la clasificación y numeración de documentos son organizadas e implementadas por la oficina de acuerdo a las necesidades del trabajo y departamento. Ningún departamento o individuo podrá modificarlo a voluntad.

5) Cree un directorio de archivos y guárdelo en el cuadro de archivos para consultarlo fácilmente.

VI. Responsabilidades del personal de gestión de archivos

1. Recopilar, organizar, clasificar y archivar documentos y materiales de acuerdo con la normativa aplicable.

2. Archivar documentos y materiales a tiempo de acuerdo con el alcance y los requisitos de presentación.

3. Los empleados deben cumplir las leyes y regulaciones, ser leales a sus deberes y esforzarse por mantener la integridad y seguridad de los archivos de la empresa.

4. El plazo máximo para el préstamo de documentos es de dos semanas; el archivero deberá instar periódicamente la devolución de los archivos prestados. En caso de daño, pérdida o caducidad, se debe enviar un informe escrito al gerente general para su manejo.

5. Debe mantenerse estrictamente confidencial y el contenido de los materiales de archivo no debe filtrarse. Si se encuentra alguna pérdida, se debe informar de inmediato y responsabilizarse.

6. No está permitido abrir los archivos del volumen, extraer o cambiar los archivos del volumen a voluntad, ni cortar, pegar o modificar el texto. ; No extraiga ni copie el contenido del expediente del caso a voluntad. Si es necesario, el líder debe aprobar un extracto o una copia.

7. Los archivos deben cuidarse y mantenerse limpios. No se permite escribir, subrayar o marcar en los archivos.

8. El préstamo no está permitido y debe ser de uso exclusivo.

9. Devolver los artículos a tiempo después de su uso. Si necesita ampliar el tiempo de préstamo, deberá notificarlo al archivero para renovar el préstamo.

10. El personal debe cumplir las leyes y regulaciones, ser leal a sus deberes y esforzarse por mantener la integridad y seguridad de los archivos de la empresa.

7. Requisitos de confidencialidad de los archivos

1. El personal de archivos y quienes los prestan deben establecer un alto sentido de responsabilidad, fortalecer la conciencia de confidencialidad y ambas partes deben hacer un buen trabajo en materia de confidencialidad. .

2. Los archivos se dividen en archivos generales y archivos clasificados.

3. Los archivos confidenciales sólo se pueden ver en la sala de archivos y no se permite sacarlos fuera de la oficina. Las copias de documentos confidenciales deben ser aprobadas por el director del proyecto o el vicepresidente o superior.

4. Los archivos confidenciales solo pueden ser utilizados por el archivero. El uso por parte de otro personal debe ser aprobado por el director del departamento o el vicepresidente o superior.

5. Para los visitantes extranjeros, la recepcionista responderá preguntas y manejará los materiales requeridos.

6. Si el personal de archivos pierde o filtra información confidencial sin autorización, estará sujeto a sanciones disciplinarias dependiendo de la gravedad del caso, hasta que se investigue la responsabilidad penal conforme a la ley.

8. Sistema de préstamo y préstamo de documentos

1. Los archivos son secretos de la empresa y no pueden prestarse ni circularse sin permiso. Sin la aprobación de los dirigentes de la empresa, no se permite el préstamo de personal de otras unidades.

2. El préstamo de archivos deberá ser aprobado por el responsable del departamento de almacenamiento de archivos. Los documentos de lectura deberán depositarse en el lugar designado en la oficina y no podrán sacarse. Si es necesario tomar prestados archivos, deberá ser aprobado por el responsable del departamento de almacenamiento de archivos.

3. Para el préstamo de archivos se deberán realizar los trámites de registro y recepción.

4. El plazo de préstamo de los materiales de archivo no excederá de una semana y podrá renovarse si fuera necesario. Los documentos caducados deben ser devueltos por el archivero. Si se requieren préstamos a largo plazo, deben ser aprobados por el director general adjunto.

5. Al prestar archivos, se debe colocar una tarjeta de reemplazo en la ubicación del archivo prestado, indicando el número de volumen, el tiempo del préstamo, la unidad de préstamo o el prestamista, para facilitar la inspección y supervisión de la devolución.

6. Los prestatarios de archivos deben conservar los archivos correctamente y no pueden tomarlos prestados ni copiarlos a voluntad. No pueden abrirlos ni dañarlos. Deben asegurarse de que los archivos estén intactos al devolverlos. De lo contrario, las partes interesadas tendrán que rendir cuentas.

7. Si los materiales de archivo prestados se pierden por descuido, deben ser rastreados y reportados al departamento competente para su pronta tramitación.

8. No se permite el préstamo de documentos importantes ni confidenciales. Los que deban tomarse en préstamo serán aprobados por el subdirector general encargado y los que deban tomarse en préstamo serán aprobados por el director general.

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