¿Cómo gestionar los archivos de la empresa?
1. Método de gestión del seguimiento de documentos
En la operación y uso de documentos oficiales, para facilitar la búsqueda y la confidencialidad, es necesario captar con precisión su flujo. La medida principal es hacer un buen trabajo en el registro, lo que se puede hacer estableciendo un libro de cuentas especial o adoptando un método "estilo diario" de mantenimiento diligente de registros y ventas diligentes.
"Diary Facts" es un registro de cada paso en el proceso de transferencia y aceptación de documentos de oficina. Es una poderosa herramienta para que los procesadores de texto busquen y accedan a documentos. Generalmente registrado con una hoja de seguimiento de archivos.
Las hojas de seguimiento de archivos tienen forma de tarjetas y cada tipo de hoja de seguimiento de archivos se coloca junta. Tomemos como ejemplo la oficina del comité del partido del condado. Los documentos centrales, publicaciones internas, documentos del comité provincial del partido, publicaciones internas, documentos del gobierno provincial, publicaciones internas, documentos del comité municipal del partido, publicaciones internas, documentos del gobierno municipal y publicaciones internas se colocan en sus respectivas casillas. Una vez restaurado el archivo, la tabla de seguimiento dejará de ser válida automáticamente.
2. El método de gestión de ubicación de documentos
La llamada gestión de ubicación consiste en recuperar los archivos enviados para su procesamiento de lectura y almacenarlos en una ubicación predeterminada. Las medidas específicas son:
Según el largo y ancho del documento, hacer una caja de archivo (caja de plástico o cartón de madera contrachapada casera) con el espesor adecuado, y colocarla sobre la caja de acuerdo con ciertas reglas (consulte a las categorías del registro de recibos) Marque los nombres de todos los documentos de la organización, divida los archivadores en la primera mitad y la segunda mitad para dos o más períodos de uso, y luego divida los archivadores en niveles (nivel central, nivel provincial, nivel municipal, etc.). ) con peldaños. Luego, de acuerdo con los nombres marcados en las cajas de archivos, coloque las cajas en los niveles correspondientes del gabinete en orden jerárquico de arriba a abajo. Los archivos devueltos por la operación se ordenan por nivel.
3. Método de gestión de tarjetas de archivo
En la gestión de documentos, para facilitar la búsqueda, puede gestionar documentos preparando "fichas de documentos". "File Card" es una herramienta de recuperación que revela el contenido y los componentes de los archivos de la unidad en forma de tarjetas. Almacene grandes cantidades de información de documentos y clasifíquelos científicamente para que la información sobre el mismo tema se pueda reunir para formar un todo orgánico, lo que facilita a los líderes proporcionar y utilizar información de manera proactiva. La "tarjeta de documento" es una herramienta de búsqueda manual muy utilizada.
Gestión de documentos La gestión de documentos se refiere al almacenamiento, clasificación y recuperación de documentos, hojas de cálculo, gráficos e imágenes escaneadas. Cada texto tiene un registro similar a una tarjeta que registra información como el autor, la descripción del documento, la fecha de creación, la fecha de modificación y el tipo de aplicación utilizada.
Funciones de gestión, gestión de autoridad - sistema de autoridad del administrador basado en archivos jerárquicos. Cumpla con los requisitos de acceso y confidencialidad de los documentos a través de catálogos de documentos y administradores de categorías de documentos.
La adquisición y utilización de información y conocimiento en la situación actual del mercado se ha convertido en la fuerza motriz básica para el desarrollo de la sociedad actual, que es también una de las características distintivas de la era de la información. El texto y los gráficos son los principales portadores de información y conocimiento, especialmente la adquisición y utilización de información y conocimiento logrados a través de la tecnología informática, que se ha convertido en la principal característica y símbolo de la revolución de la información en el siglo XXI.