Cómo elaborar las cuentas y expedientes de las leyes, normas, reglas y reglamentos de una empresa de transporte de pasajeros y autobuses tres estrellas
1. La gestión de archivos se refiere a las actividades de recopilar, organizar, conservar, identificar, contar y utilizar los archivos. Incluyendo: colección de archivos, disposición de archivos, evaluación del valor de los archivos, almacenamiento de archivos, catalogación y recuperación de archivos, estadísticas de archivos, edición e investigación de archivos (ver compilación de documentos de archivos), provisión y utilización de archivos.
2. Recogida de documentos
Cuando se cierren documentos y se trasladen para su archivo, se deberán recoger según los siguientes principios:
Comprobar si el texto y los anexos del documento están completos, si hay alguna deficiencia, se debe rastrear y clasificar de inmediato. Si los procedimientos de procesamiento de documentos están completos, si hay alguna omisión, deben devolverse al departamento de manipulación para su reemplazo. Los documentos que sean irrelevantes para el caso o que no deban archivarse con el caso deben devolverse al departamento de manejo inmediatamente.
Organización de tres documentos
1. El principio es que los documentos chinos escritos directamente deben encuadernarse en el lado derecho, mientras que los documentos chinos escritos horizontalmente o en idiomas extranjeros deben encuadernarse en el lado derecho. lado izquierdo.
2. Los documentos y accesorios encuadernados en el lado derecho deben estar alineados con la esquina superior derecha, y los encuadernados en el lado izquierdo deben estar alineados con la esquina superior izquierda y clavados firmemente.
3. Si el documento está arrugado, dañado, desigual, etc., primero se debe reparar, cortar y doblar para que quede limpio y uniforme.
4. Adecuado para montaje de cables de tres orificios (fácil de desmontar para copiar)
4. Clasificación de archivos
1. Contenido, organización del departamento y factores comerciales como los proyectos se clasifican en tres niveles: departamento, categoría principal y categoría menor. Primero, se distinguen por departamento, luego se dividen en varias categorías principales según la naturaleza del caso y luego se dividen en varias subcategorías secuencialmente dentro de la misma categoría.
2. La clasificación de archivos debe procurar ser práctica. Si los tres niveles del párrafo anterior resultaran insuficientes por tratarse de un gran número de casos, se podrá añadir un cuarto nivel de "subcategorías" después del tercer nivel. Si no hay muchos casos, también puede utilizar sólo el nivel dos de "departamento" y "categoría principal" o "categoría pequeña".
3. Los casos de la misma "categoría pequeña" (o subcategoría) deben encuadernarse en una carpeta. Si hay muchos casos y una carpeta no es suficiente, se dividirán en dos o más. Binding y agregue un número de "volumen" después de la subcategoría (o subcategoría) para facilitar la referencia.
4. Se debe establecer un "índice" en la página interior de la portada de cada carpeta. Al archivar los casos, se deben numerar y registrar en orden y, en principio, cada caso. tener un número de "tabla de contenido".
5. El número de expediente se representa de la siguiente manera: A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2 es el código del departamento de manejo, B1B2
es el número de categoría principal y C1C2 es el. número de categoría menor. D1 es el volumen del archivo y E1E2 es el directorio del archivo.
6. Algunos también pueden basarse en el tiempo, como documentos externos, documentos internos de la empresa, información financiera, etc., así como información de cambios industriales y comerciales, información de cambios de estatutos, etc.
5. Nombre y número de archivo
1. A cada nivel de clasificación de archivos se le debe dar un nombre. El nombre debe ser conciso y directo, y debe poder expresar completamente. naturaleza del contenido del archivo también debe tener un alcance determinado y no debe ser general ni vago.
2. Los números de las clasificaciones, volúmenes y catálogos de todos los niveles se expresan en números arábigos decimales; el número de dígitos utilizados se determinará en función del número y crecimiento de los casos.
3. Después de determinar los nombres de todos los niveles de clasificación de archivos, se debe compilar una "tabla de numeración de clasificación de archivos", es decir, los nombres de todos los niveles de clasificación y sus números representativos se deben organizar en una cierto orden para una fácil referencia.
4. Se deben reservar varios espacios en los números de clasificación de archivos en cada nivel para prepararse para futuras incorporaciones cuando la organización se expanda o el negocio aumente. 5. Una vez que se determinan los nombres y los números representativos de cada nivel de clasificación de archivos, no deben modificarse arbitrariamente. Si las modificaciones son realmente necesarias, deben discutirse cuidadosamente con anticipación y debe elaborarse una tabla comparativa de los números de clasificación de archivos antiguos y nuevos. elaborado para evitar confusiones.
Numeración de seis archivos
1. Si el caso es un caso nuevo, la categoría del caso y su volumen y secuencia de directorio deben identificarse de acuerdo con la "Tabla de Numeración de Clasificación de Archivos". Número.
2. Si el expediente puede atribuirse a un expediente anterior, deberá comprobarse el número de expediente del expediente anterior y numerarse con el mismo número.
3. El principio de numeración de expedientes es un caso por caso. Cuando un caso describe varias cosas o un caso se clasifica en múltiples categorías, se debe determinar primero la categoría principal y se debe asignar el número de expediente.
4. Los números de archivo deben ordenarse de izquierda a derecha. Para los casos encuadernados a la derecha, el número de archivo debe completarse en la esquina superior izquierda de la página del caso; el número de archivo debe completarse en la esquina superior derecha.
Siete archivado y limpieza de archivos
1. Los documentos archivados deben encuadernarse en carpetas de hojas sueltas de categorías relevantes en orden de números de catálogo y utilizar "papel transparente" según sea necesario. "Indique el número de catálogo para facilitar la navegación.
2. La parte posterior de la carpeta debe estar marcada con el número de clasificación y el nombre de los casos contenidos en la carpeta para facilitar la verificación del archivo.
Ocho períodos de retención
A menos que lo especifiquen los decretos gubernamentales pertinentes u otras regulaciones de la empresa, el período de retención de los documentos se regirá por las siguientes disposiciones:
1. Almacenamiento permanente: (1) estatutos de la empresa; (2) registro de accionistas; (3) reglamentos organizativos y normas de servicio; (4) registros de la junta directiva y de la junta de accionistas (5) estados financieros; documentos de aprobación; (7) Certificado de propiedad de bienes inmuebles y otros certificados de derechos del acreedor (8) Planos de diseño de ingeniería (9) Otros documentos que hayan sido aprobados y deban conservarse permanentemente;
2. Conservación por 10 años: (1) Presupuesto y cuentas finales; (2) Comprobantes contables; (3) Información del plan de negocios; (4) Otros documentos que hayan sido aprobados y deban conservarse por 10 años; años.
3. Conservación por cinco años: (1) Contratos vencidos o rescindidos; (2) Otros documentos aprobados para ser conservados por cinco años.
4. Almacenamiento por un año: no es necesario un almacenamiento prolongado una vez cerrado el estuche.
5. Las normas serán almacenadas permanentemente por el departamento de gestión normativa, y el departamento usuario las conservará mientras estén vigentes.
Limpieza de nueve archivos
1. El personal de administración de archivos debe limpiar los estantes de archivos en todo momento para mantenerlos limpios y evitar que los insectos se los coman y se pudran. Durante el reemplazo anual, se limpiará una vez de acuerdo con las normas. Si el período de almacenamiento ha expirado, se podrá destruir antes de la destrucción, se registrará y se presentará al gerente general para su aprobación. a la autoridad competente, y la fecha de destrucción se indicará en la columna de notas del catálogo. 2. Entre los documentos vencidos, si se verifica que algunos todavía tienen valor de referencia para su conservación, el personal de gestión del archivo deberá anotar la quinta página del "Formulario de Registro de Recibo (Emisión) de Documentos" en los documentos retenidos y anotar en la quinta página Especifique la fecha de destrucción parcial.
10. Documentos electrónicos
Para la gestión empresarial, lo mejor es escanear todos los materiales y convertirlos en documentos electrónicos. El directorio de archivos es coherente con la versión impresa, lo que facilita la búsqueda. Y puede funcionar sin papel, y es rápido y conveniente combinarlo con el software OA.