Cómo organizar los expedientes de personal de la empresa
(1) Sistema de archivo de materiales. Los materiales de archivo recién formados deben archivarse de manera oportuna. El procedimiento general para el archivo es: primero, identificar los materiales para ver si cumplen con los requisitos de archivo; segundo, determinar la ubicación específica para el archivo según la naturaleza y el contenido de los materiales; ; en tercer lugar, complete los materiales en el nombre del catálogo y el contenido relacionado; finalmente, coloque el nuevo material en el archivo.
(2) Verificar el sistema. La inspección y verificación son medios importantes para garantizar la integridad y seguridad de los archivos de personal. El contenido de la inspección es multifacético, incluida la inspección de los propios expedientes del personal, como comprobar si hay moho, hongos, infestaciones de insectos, etc. e inspección del entorno de almacenamiento de archivos de personal, como verificar si las puertas y ventanas del almacén están intactas y si existen otros errores de almacenamiento.
Por lo general, las inspecciones y verificaciones deben realizarse periódicamente. Sin embargo, también es necesario verificar en las siguientes circunstancias: después de una emergencia, como robo, pérdida, inundación, incendio, etc., después de que algunos archivos estén en duda, si no está seguro de si cierto material se ha perdido. Después de que se descubra algún daño, como moho en el material, infestación de insectos, etc.
(3) Sistema de reenvío. Los sistemas de transporte tratan de la transferencia y entrega de archivos. La transferencia de archivos generalmente se debe a transferencia de trabajo y otros motivos. Los procedimientos generales de transferencia son: sacar los expedientes a transferir; anotarlos en el libro mayor del expediente; llenar el "Aviso de Transferencia de Expedientes de Personal";
Empaquetar y sellar según sea necesario. La transmisión debe seguir el principio de confidencialidad. Generalmente, es una transmisión de tráfico confidencial y no puede realizarla usted mismo. Además, luego de recibir los documentos y verificar que sean correctos, la unidad receptora deberá firmar y sellar el recibo y devolverlo oportunamente.
(4) Mantener el sistema de confidencialidad. Los requisitos específicos son los siguientes: Para empresas más grandes, generalmente es necesario designar a una persona dedicada a ser responsable del almacenamiento de archivos, y el equipo de archivo necesario debe estar disponible. El almacén está equipado con los equipos necesarios de protección contra incendios y a prueba de humedad.
Los almacenes y archivadores deben mantenerse limpios y no se permite almacenar elementos irrelevantes. Nadie podrá llevar expedientes personales a lugares públicos sin autorización. No se permite el ingreso al almacén de personal no relacionado. Está estrictamente prohibido fumar. Cuando salgas, apaga las luces, cierra las ventanas y cierra las puertas.
(5) Sistema estadístico. El contenido de las estadísticas de expedientes de personal incluye principalmente los siguientes conceptos: Número de expedientes de personal. Recopilar información complementaria de los expedientes del personal. Disposición de archivos. Almacenamiento de documentos. Utilización. Equipo en el almacén. Oficial de registros de personal.
Datos ampliados:
1. Registro de información básica del empleado.
Básicamente, estos formularios se registran cuando los empleados se unen por primera vez a la empresa. Algunos son completados por los propios empleados (como formularios de información básica de los empleados, formularios de registro de ingreso, etc.) y algunos pueden requerir que Recursos Humanos los complete. Diligenciar y Registrar uno a uno en el padrón electrónico de empleados, incluidos los contratos laborales.
2. Documentos de aprobación relacionados con el empleo de los empleados.
3. Certificados varios de empleados.
Muchas empresas tradicionales utilizan copias de dichos documentos, por lo que no se recomienda conservar solo copias para evitar disputas sobre modificaciones y, lo que es más importante, posibles daños. Intente conservar otra copia escaneándola o tomando una fotografía.
Incluyendo pero no limitado a: formulario de examen físico de ingreso calificado, certificado de renuncia de la empresa anterior, materiales relacionados con el garante, contrato laboral y sus anexos, declaración de no compra de fondo de previsión de vivienda, período de prueba (pasantía) resumen de trabajo, desempeño del período de prueba Estado de finalización, opiniones de evaluación del instructor y del departamento, carta de confirmación de beneficios y salario post-empleo (no firmada al principio), formulario de solicitud de ingreso, resumen de trabajo anual, etc.
5. Diversas estadísticas y currículums de los empleados que participaron en reuniones y capacitaciones importantes.
6. Registros de cambios de puesto de empleados de la empresa.
7. Ajuste salarial de los empleados, registros de recompensas y castigos.
8. Contratos laborales, acuerdos de confidencialidad y otros documentos relacionados.
Materiales de referencia:
Enciclopedia Baidu-Archivos de personal