¿Cuáles son las responsabilidades del departamento de materiales corporativo?
Las responsabilidades y estándares laborales del departamento de suministros
1. Objeto y funciones:
1.1 puede utilizarse como base normativa para el trabajo del Departamento de Suministros.
1.2 puede utilizarse como estándar de medición para que los líderes de la empresa evalúen el desempeño del departamento de suministros.
1.3 se puede utilizar como base para la supervisión mutua y la cooperación entre el personal del departamento de suministros en su trabajo.
En segundo lugar, la gestión centralizada
El director general es el líder directo del departamento de suministros.
El departamento de suministros depende directamente del director general.
Tercero, responsabilidades laborales
1. Preparación del plan de adquisiciones
Responsable de preparar planes de adquisiciones de apoyo basados en los planes de demanda de materiales de producción, asuntos generales y equipos. , y departamentos de inspección, y organizar implementaciones específicas para asegurar el suministro de materiales durante la operación.
2. Suministro de materiales:
2.1 Responsable de la adquisición y suministro de materias primas y auxiliares, materiales medicinales chinos, materiales de embalaje, repuestos, material de oficina, suministros de inspección y combustible. .
2.2 Realizar estudios y previsiones de mercado. Realizar un seguimiento de la disponibilidad de material.
2.3 Comprar todo tipo de materiales propuestos en el plan de adquisición de materiales en el momento oportuno para garantizar precios razonables y alta calidad.
2.4 Responsable de la suscripción, gestión y ejecución de los diversos contratos de adquisiciones, y formulación de los sistemas de gestión correspondientes.
2.5 Implementar estrictamente el sistema de suministro de materiales formulado por la empresa, realizar operaciones de adquisición de acuerdo con los principios de adquisición, controlar el progreso del suministro de materiales de acuerdo con los acuerdos de producción y lograr una gestión optimizada de la logística.
3. Almacenamiento y liquidación de materiales adquiridos:
3.1 Responsable de manejar los procedimientos pertinentes después de la llegada de los materiales adquiridos.
3.2 Devolver los productos no calificados con prontitud.
4. Auditoría de calidad de proveedores:
4.1 Participar en la auditoría del sistema de gestión de calidad de proveedores.
4.2 Fortalecer la gestión de archivos de suministro de materiales, hacer un buen trabajo en el trabajo de información de materiales, establecer una red de suministro de materiales sólida y confiable y desarrollar y optimizar continuamente los canales de suministro de materiales.
4.3 Responsable de formular diversos sistemas de gestión para la adquisición de materiales.
4.4 Establecer una base de suministro de materiales confiable y trabajar con el departamento de gestión de calidad y otros departamentos relevantes para hacer un buen trabajo en la evaluación, selección y gestión de relaciones con proveedores. Permitirle suministrar materiales en tiempo, calidad y cantidad.
5. Responsable del negocio de almacenamiento de procesamiento subcontratado.
6. Fortalecer la comunicación y cooperación con los distintos departamentos de la empresa, atender los problemas y emergencias que surjan en el proceso de producción y operación, y coordinar y equilibrar las necesidades de gestión logística.
7. Completar otras tareas asignadas por los líderes de la empresa.
4. Responsabilidades y autoridades:
4.1 El derecho a negarse a proporcionar planos no aprobados.
4.2 Derecho a exigir al almacenista un informe de inventario.
4.3 Derecho a compra:
4.3.1 Derecho a compra de utensilios de cantimplora.
4.3.2 Derecho a adquirir material de oficina, electrodomésticos, material de protección laboral y ropa de trabajo.
4.3.3 Derecho a adquirir productos y aparatos sanitarios.
4.3.4 Derecho a adquirir repuestos, repuestos, equipos de producción y materiales de mantenimiento dentro de la empresa.
4.3.5 Derecho a adquirir suministros y equipos de inspección.
4.3.6 Derecho de la empresa a comprar combustible
Estándares de trabajo del verbo (abreviatura de verbo)
5.1 Implementar resueltamente diversas instrucciones de trabajo emitidas por el gerente general, y Completamente completado.
5.2 Con base en el plan de demanda de producción y el inventario de materiales, formular un plan de adquisiciones razonable, suministrar todo tipo de materiales necesarios para la producción y operación de la empresa a tiempo, con alta calidad y cantidad garantizada, y brindar garantía de materiales. para la producción y operación de la empresa.
5.3 Implementar estrictamente el sistema de suministro de materiales de la empresa, cumplir con los principios de adquisiciones de la empresa, así como las operaciones de adquisiciones, la gestión de proveedores, el establecimiento de canales de suministro, etc. Todos cumplen con los requisitos empresariales.
5.4 Capacidad para comunicarse y cooperar bien con otros departamentos, y coordinar con los departamentos relevantes para lidiar con el suministro anormal de material o cambios temporales en las tareas de producción.
5.5 Según el plan de demanda de cada departamento, implementar pedidos regulares y cuantitativos para minimizar la ocupación del capital de trabajo y mejorar la eficiencia en el uso del capital.
5.6 Las medidas de gestión de proveedores son efectivas y los canales de suministro de materiales establecidos y la red de suministro son estables.
Fiable, el trabajo de informatización del suministro de materiales y la gestión de archivos de suministro de materiales cumplen con los requisitos estándar.
5.7 La gestión diaria de los vendedores es estricta, los empleados que salen no perjudican los intereses de la empresa ni violan las normas y disciplinas, y la eficiencia en el trabajo en general se refleja bien.
5.8 La gestión del trabajo diario está organizada, la oficina está ordenada, el orden de trabajo es bueno y la eficiencia es alta.
5.9 Mantener una buena comunicación y cooperación con otros departamentos del trabajo.
Flujo de trabajo del departamento de suministros
El departamento de suministros es principalmente responsable de la adquisición de materiales de producción y suministros de oficina, suministros auxiliares relacionados con la producción y suministros de inspección, así como de la subcontratación del procesamiento. .
El planificador del departamento de suministros descompone el plan de adquisiciones en función del plan de adquisiciones de material de producción emitido por el departamento de gestión de producción, el plan de uso de artículos y el informe de inventario presentado por cada departamento, y lo informa al director de producción. Departamento de gestión, jefes de departamento y supervisores. Después de la aprobación y confirmación por parte del gerente, el plan de compras se entregará a los compradores pertinentes. El comprador determina el proveedor a comprar después de comparar precios según los estándares de calidad del material y los planes de compra emitidos por el Departamento de Gestión de Calidad.
Una vez que llegan los materiales, el comercial llena el formulario de notificación de llegada y lo envía al almacén junto con la mercancía. El empleado del almacén realiza una inspección preliminar, confirma la cantidad y firma el aviso de llegada después de la verificación. El encargado del almacén conserva la tercera copia del aviso de llegada, la segunda copia se envía al Departamento de Finanzas, la primera copia se devuelve al Departamento de Suministros y los materiales se almacenan para su inspección.
Si la factura a final de mes no ha llegado, el comprador pasará por los procedimientos de almacenamiento temporal. Una vez que llegue la factura, se almacenará oficialmente en el almacén y luego se llevará de regreso al almacén. almacenamiento temporal. El vendedor rellena el recibo y el responsable del departamento de suministros lo revisa y firma. El encargado del almacén completará el número de lote, el código y el número del informe de inspección del lote de materiales y firmará para confirmar. El Departamento de Finanzas maneja los negocios de almacenamiento y liquidación basándose en informes de calificación y entrada de mercancías.
Para garantizar la calidad del suministro, las empresas deben establecer un equipo de evaluación de proveedores, al que asistan los departamentos pertinentes, como el departamento de gestión de calidad, el departamento de finanzas y el departamento de suministros, para evaluar a los proveedores periódicamente. Para la adquisición de materiales importantes, se deben identificar más de dos unidades designadas para garantizar canales de materiales fluidos.
Sistema de Gestión del Departamento de Suministros
Superior directo: Gerente General;
Naturaleza del Departamento: Responsable de la adquisición y suministro de materiales, repuestos y otros materiales;
Autoridad de gestión: Encomendada por la oficina, ejercer la autoridad de gestión de adquisiciones y suministros, y asumir la obligación de implementar las normas y reglamentos, procedimientos de gestión e instrucciones de trabajo de la empresa;
Funciones de gestión : Organizar razonablemente las adquisiciones y suministrar oportunamente las instalaciones de producción. Requerir suministros;
Responsabilidades del departamento de suministros:
1. Obedecer el comando unificado de la oficina, implementar estrictamente las instrucciones de trabajo y ser responsable. para todas las acciones de gestión en la oficina;
2. Responsable Elaborar plan de abastecimiento de materias primas, auxiliares y repuestos. Organizar cuidadosamente el suministro y la compra de materias primas, auxiliares y materiales de embalaje, y llevar la contabilidad estadística de la importación, exportación y almacenamiento de materias primas, auxiliares y materiales de embalaje y otros repuestos;
3. plan de trabajo y objetivos del departamento;
4. Comprender los cambios en materiales y repuestos que la empresa necesita comprar en el mercado;
5. comprar materiales y repuestos en esta industria;
6. Configuración del modo de compra;
7. Evaluar las capacidades de los principales proveedores en términos de calidad, tiempo de entrega, precio y servicio. y crédito;
8. Requisitos previos a la compra Consulta, comparación de precios, negociación;
9. Preparar adecuadamente los planes de adquisiciones e implementar las adquisiciones; y coordinar las relaciones con los proveedores;
11. Organizar la recopilación y el análisis de información material sobre el mercado;
12. Verificar, evaluar y comparar el nivel profesional y la capacidad de trabajo del personal de adquisiciones;
13. Completar otros asuntos asignados temporalmente;
1 Código de Conducta para Empleados del Departamento de Suministros:
1.1 Muchas decisiones importantes que toman las personas en este puesto se basan en Buen sentido común y lógica.
Emitir juicios como base.
1.2 Esta descripción del trabajo no puede cubrir todos los asuntos. El personal en este puesto debe realizar cualquier tarea oficial asignada por el gerente de compras en cualquier momento.
1.3 La comunicación total y la estrecha colaboración con la tienda son condiciones necesarias para el éxito de este puesto.
1.4 El éxito del personal de adquisiciones tiene los siguientes siete factores. El personal en este puesto debe tener un buen desempeño:
(1) Integridad
(2) Entender el mercado
(3) Activo y concienzudo
(4) Adaptable
(5) Cálculo cuidadoso
(6) Cálculo cuidadoso
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2 Procedimientos de adquisiciones:
2.1 El trabajo de adquisiciones se basa en el "Plan de Adquisiciones" y los "Resultados de la Certificación".
2.2 La adquisición de equipos críticos para la seguridad debe estar aprobada por normas de seguridad.
2.3 Cuando sea posible, puede confiar a un procesador de materiales o a un agente de compras la realización de la inspección entrante, pero debe firmar un acuerdo de garantía de calidad con ellos.
2.4 El personal de adquisiciones debe tener los conocimientos profesionales necesarios para las actividades de adquisiciones, ser capaz de utilizar hábilmente computadoras para procesar datos en redes de información y tener un cierto nivel de inglés y buenas habilidades de negociación.
2.5 El departamento de compras emite el plan de compras de material básico aprobado y el plan de compras esporádicas con base en el plan de producción, que es el “qué comprar” en las actividades de compras. ¿Cuánto cuesta comprar? ¿Cuándo llegará? "Base básica.
2.6 El departamento de compras deberá emitir el plan de compras de material básico a los diferentes responsables de compras de acuerdo con la clasificación del equipo.
2.7 Después de recibir el plan de compras, el responsable de compras El personal deberá verificar cuidadosamente la ejecutabilidad del plan. Si hay algo que no se puede implementar, se debe enviar información al departamento de planificación por escrito para que el departamento de planificación pueda ajustar el plan de manera oportuna. 2.8 El comprador verificará el proveedor artículo por artículo en el plan de adquisiciones y preparará una orden de compra, que debe incluir claramente el código de la empresa del material comprado, el fabricante, la especificación/número de modelo del fabricante correspondiente, la cantidad de compra y la entrega. fecha Cuando no se pueda cumplir con la fecha de entrega, se deberá especificar una nueva hora de cita.
2.9 Las órdenes de compra deben estar estandarizadas y aprobadas de acuerdo con el proceso de aprobación y aprobación de la orden de compra. El comprador enviará el pedido aprobado por el gerente de compras o su persona autorizada al proveedor y requerirá que el proveedor firme para su confirmación dentro del tiempo especificado. La orden de compra surtirá efectos luego de ser refrendada, y su copia será archivada y debidamente conservada por el Departamento de Compras.
2.10 Si hay cambios en el precio, fecha de entrega y embalaje del pedido firmado, el personal de compras deberá reevaluarlo.
2.11 Los materiales de proveedores calificados que no están incluidos en la evaluación del plan de adquisiciones se clasifican como adquisiciones de riesgo; solo pueden implementarse después de que se apruebe el formulario de solicitud. El uso de dichos materiales debe ser definido por el personal técnico relevante para propósitos y requisitos específicos. Si dichos materiales que no pueden simplemente reutilizarse se usan dos veces, deben hacerse bajo condiciones controladas.
Después de que se emite el pedido el 2.12, el personal de compras es responsable de rastrear el pedido y recordar constantemente al proveedor que entregue a tiempo.
2.13 Cuando la mercancía llegue al almacén temporal, el comprador deberá notificar al personal receptor del almacén temporal la urgencia de los materiales para que puedan ser enviados a inspección oportunamente.
2.14 La adquisición de dispositivos críticos para la seguridad debe estar aprobada por normas de seguridad y no se puede comprar sin aprobación; cuando es necesario reemplazar materiales debido a mejoras técnicas u otros requisitos especiales, se deben seguir los procedimientos de aprobación prescritos; .
2.15 Cuando los clientes tienen requisitos especiales, podemos verificar el cumplimiento de los materiales adquiridos en nuestra empresa o proveedores.
2.16 Control externo del procesamiento
a) El equipo de adquisiciones del procesamiento externo es responsable de solicitar y entregar rápida y correctamente los documentos técnicos, herramientas e instrumentos especiales necesarios para el procesamiento externo;
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b) Para materiales clave, el personal de adquisiciones subcontratado debe organizar capacitación técnica, orientación técnica en el sitio y revisión del primer procesamiento para el personal relevante del proveedor subcontratado. Los materiales subcontratados pueden ser inspeccionados en las instalaciones del proveedor o devueltos para su inspección por inspectores o personal autorizado del departamento de inspección de calidad. Los métodos de inspección específicos son propuestos e implementados por el Departamento de Ingeniería Técnica.
c) El Departamento de Compras es responsable de mantener la comunicación y el contacto diario con los proveedores de procesamiento subcontratados, y coordinar y resolver los problemas técnicos y de calidad durante el procesamiento subcontratado.
d) El Departamento de Ingeniería Técnica organiza evaluaciones periódicas de los proveedores externos, organiza la orientación de procesos e inspecciones de calidad, y supervisa a los proveedores para implementar medidas correctivas y preventivas.
e) Los proveedores subcontratados deberán proporcionar datos de calidad relevantes en el proceso productivo requeridos por la empresa, los cuales serán gestionados por el Departamento de Ingeniería de Calidad y incluidos en el informe de calidad mensual de la empresa.
3 Procedimientos de Control de Inspección
3.1 El proveedor envía los materiales al almacén temporal Al recibir los materiales, los encargados del almacén temporal deben verificar el Registro de variedad, cantidad y embalaje.
3.2 El personal de gestión del almacenamiento temporal cumplimentará el formulario de inspección y lo enviará al departamento de inspección de calidad, y el personal de inspección de calidad lo verificará. El departamento de inspección de calidad debe realizar una verificación o inspección más estricta de los materiales de adquisición de riesgo antes de que puedan almacenarse.
3.3 Para los materiales que hayan sido inspeccionados en fábricas subcontratadas u otros lugares, el almacén de almacenamiento temporal los "recibirá directamente" con base en los documentos calificados emitidos por el departamento de inspección de calidad.