¿Qué es la ofimática?
En el trabajo de los organismos administrativos, empresas e instituciones se utiliza la tecnología Internet/Intranet, basada en el concepto de flujo de trabajo, centrada en la informática, y una serie de modernos equipos de oficina y tecnologías de comunicación avanzadas. organizar, procesar, almacenar y utilizar información de manera amplia, completa y rápida, para que los empleados de la empresa puedan disfrutar de la información de manera conveniente, rápida y trabajar juntos de manera eficiente, cambie los complejos e ineficientes métodos manuales de oficina del pasado y sirva para la gestión y la toma de decisiones científicas; realizando, logrando así el propósito de mejorar la eficiencia administrativa. El grado en que una empresa implementa la automatización de oficinas es también una medida de su gestión moderna. Expertos chinos presentaron la definición de automatización de oficinas en el primer seminario nacional de planificación de automatización de oficinas: utilizar ciencia y tecnología avanzadas para materializar algunas actividades comerciales de oficina en diversos equipos de oficina modernos distintos de las personas, y la combinación de personas y equipos técnicos cumple un propósito determinado Sistema de procesamiento de información hombre-máquina para fines comerciales de oficina.
En las agencias administrativas, la automatización de oficinas se llama principalmente gobierno electrónico, y las empresas e instituciones se llaman principalmente OA. Solía llamarse oficina sin papel, luego se llamó ofimática y luego se llamó OA. .
La ofimática es un nuevo concepto propuesto con el desarrollo de la informática en los últimos años. El nombre original en inglés de la ofimática es Office Automation, abreviado como OA. El sistema de automatización de oficinas generalmente se refiere a la automatización de negocios transaccionales en la oficina, mientras que la automatización de oficinas incluye un significado más amplio, que incluye sistemas de procesamiento de información a gran escala en red.
No existe una definición unificada de ofimática. Todas las nuevas tecnologías, nuevas máquinas y nuevos equipos utilizados en las oficinas tradicionales pertenecen al campo de la ofimática.
Por lo general, la actividad principal de la oficina es procesar una gran cantidad de documentos, borradores de documentos, avisos y diversos textos comerciales, aceptar documentos externos para archivarlos, consultar archivos del departamento y documentos externos y generar copias de documentos. Por lo tanto, el uso de tecnología informática de procesamiento de textos para producir y almacenar diversos documentos, el uso de otros equipos avanzados, como fotocopiadoras, máquinas de fax, etc., para copiar y transmitir documentos, o el uso de tecnología de redes informáticas para transmitir documentos, son características básicas de la oficina. automatización.
La oficina es donde los líderes de diversas industrias toman decisiones. Los órganos rectores toman decisiones y dan instrucciones. Además de la comunicación de documentos, el trabajo más profundo es en realidad la recopilación, almacenamiento, recuperación, procesamiento y análisis de información para tomar decisiones y pasar las decisiones como información a agencias subordinadas o unidades colaborativas o unidades relacionadas con el negocio. Todos ellos requieren la ayuda de la ofimática.
Las personas son el primer elemento del sistema, es decir, el elemento principal de la oficina es el personal, incluyendo todo tipo de personal. Al papel de las oficinas tradicionales, ahora se suma algún personal profesional y técnico que gestiona los equipos, como ingenieros informáticos y otro personal de mantenimiento de equipos.
El equipamiento técnico, los ordenadores son otro factor. Hay diversas máquinas en el equipo, como computadoras, fotocopiadoras, plantillas, teléfonos, máquinas de fax, equipos de red, CD, etc. Estos dispositivos se denominan colectivamente dispositivos de hardware o hardware. Varios equipos de información también requieren software para administrar el equipo, como sistemas operativos de computadora, sistemas operativos de red, software de procesamiento de textos, software de programas de trabajo especiales, etc. , que se detallará en otros capítulos.
Evidentemente, el sistema hombre-máquina de la ofimática, humanos y máquinas, son indispensables. En cuanto al equipamiento, es necesario contar con el hardware y el software necesarios. También podemos pensar en el sistema de automatización de oficinas como un sistema para que los humanos procesen información, un nuevo concepto después de que los humanos ingresen a la era de la información.
[Editar este párrafo] Tres niveles de tecnología de ofimática
El sistema de ofimática, el sistema de ofimática de gestión de la información y el sistema de ofimática de capa de soporte a la decisión son tres niveles funcionales amplios o completos de sistemas ofimáticos. La interrelación entre los tres niveles funcionales se puede realizar llamando a módulos de programa y medios de comunicación de red de datos informáticos. El significado del sistema OA integrado es utilizar sistemas modernos de comunicación de redes informáticas para integrar tres niveles de sistemas OA en un sistema OA completo, haciendo que el flujo de información de la oficina sea más razonable y reduciendo muchos pasos innecesarios de ingresar información repetidamente para mejorar el sistema general de Office. eficiencia. La ventaja de un sistema OA integrado y en red es que no sólo hace que la operación de información de la oficina dentro de la unidad sea más compacta y efectiva, sino que también facilita el intercambio de información con el mundo exterior, ampliando el alcance del intercambio de información y estableciendo una organización de oficina remota. de forma más cómoda y rápida.
El primer nivel de la tecnología OA (Office Automation) se divide en tres niveles diferentes: El primer nivel se limita a la aplicación de herramientas auxiliares como procesadores de texto, hojas de cálculo y bases de datos en máquinas independientes o LAN pequeñas y simples, generalmente se denomina sistema de automatización de oficina transaccional. En Office OA, las aplicaciones más comunes incluyen procesamiento de textos, composición tipográfica electrónica, procesamiento de hojas de cálculo, envío y recepción de archivos, gestión de documentos electrónicos, gestión de horarios de oficina, gestión de personal, estadísticas financieras, procesamiento de informes, bases de datos personales, etc. Estas aplicaciones de procesamiento de transacciones de oficina de uso común se pueden convertir en paquetes de software de aplicación. Las diferentes aplicaciones del paquete pueden llamarse entre sí o compartir datos para mejorar la eficiencia del procesamiento de transacciones de oficina. El paquete de software de procesamiento de transacciones de oficina debe ser versátil para ampliar su alcance de aplicación y mejorar su valor de uso.
Además, se pueden utilizar una variedad de subsistemas OA en el nivel de procesamiento de transacciones de oficina, como sistemas de publicación electrónica, sistemas de gestión de documentos electrónicos, sistemas inteligentes de recuperación de chino (como sistemas de recuperación de texto completo), sistemas ópticos de reconocimiento de caracteres chinos, sistemas de recuperación de caracteres chinos. sistemas de reconocimiento de voz, etc. En las industrias de servicios públicos, empresas y otros negocios, cada vez hay más casos en los que se utilizan computadoras para reemplazar el procesamiento manual, como la reserva de boletos, los sistemas de emisión de boletos, los sistemas de mostrador o ventanilla, los sistemas comerciales de ahorro bancario, etc. La función del sistema OA transaccional o empresarial es gestionar los asuntos diarios de la oficina y está directamente orientado a los trabajadores de oficina. Para mejorar la eficiencia de la oficina, mejorar la calidad de la oficina y adaptarse a los hábitos de oficina de las personas, se debe proporcionar un buen entorno operativo de oficina.
El sistema OA de gestión de información de segundo nivel es el segundo nivel. Con la creciente importancia de la utilización de la información, está aumentando la demanda de información completa en los sistemas de oficina que esté estrechamente relacionada con los objetivos comerciales de la unidad. El sistema de oficina de gestión de información es un sistema integral de procesamiento de información de oficina que combina estrechamente el sistema de oficina de transacciones (o negocios) con información integral (base de datos). Una base de datos completa almacena la información necesaria para el trabajo diario de las unidades pertinentes. Por ejemplo, en las agencias gubernamentales, esta información integral incluye políticas, decretos y regulaciones, así como documentos oficiales, cartas y otra información gubernamental de gobiernos superiores y agencias subordinadas; las bases de datos integrales de algunas agencias de servicios públicos incluyen toda la información integral relacionada con el servicio; proyectos; empresas y emprendimientos. La base de datos integral incluye regulaciones industriales y comerciales, planes de negocios, dinámica del mercado, suministro y comercialización de negocios, estadísticas de inventario, información de usuarios, etc. Como agencia, empresa e institución gubernamental moderna, para optimizar el trabajo diario y mejorar la eficiencia y la calidad de la oficina, necesita esta base de datos integral para que la disfruten todos los departamentos. La base de datos se basa en el sistema OA a nivel de transacción y constituye un sistema OA de gestión de información.
La tercera capa del sistema OA de soporte a la decisión es la tercera capa. Es un sistema OA basado en la gestión de la información. Utiliza la información proporcionada por el sistema integral de base de datos para construir o seleccionar un modelo digital de toma de decisiones para el tema que requiere la toma de decisiones, y combina condiciones internas y externas para ejecutar el programa de toma de decisiones por computadora y tomar las decisiones correspondientes. Con la madurez de las tres tecnologías pilares centrales de la tecnología de comunicación de redes, la tecnología informática y la tecnología de bases de datos, la automatización de oficinas en todo el mundo ha entrado en una nueva etapa, en la que el sistema tiene cuatro nuevas características:
▲( 1) Puntos . La integración de software, hardware y productos de red, la integración de personas y sistemas, y la integración de un único sistema de oficina y sistemas de información pública social constituyen un sistema abierto "perfectamente integrado".
▲(2) Inteligencia. Para los asuntos diarios, ayuda a las personas a completar tareas inteligentes, como el reconocimiento de caracteres chinos, la comprensión y el procesamiento profundo de documentos oficiales, la asistencia en la toma de decisiones, la gestión de accidentes, etc.
▲(3) Multimedia. Incluyendo procesamiento integral de números, texto, imágenes, sonidos y animaciones.
▲(4) Utilizar intercambio electrónico de datos (EDI). A través de las redes de comunicación de datos, las computadoras se intercambian y procesan automáticamente.
Este nivel incluye el sistema OA de gestión de la información y el sistema OA de toma de decisiones. El sistema OA a nivel de transacción de ejemplo se denomina sistema de automatización de oficinas ordinario, y el sistema OA a nivel de gestión de la información y el sistema OA a nivel de soporte de decisiones se denominan sistemas de automatización de oficinas avanzados. Por ejemplo, la oficina del gobierno municipal a menudo recopila varios documentos presentados por varios gobiernos de distrito y condado y otras instituciones de forma regular o irregular, luego los almacena en diferentes archivos en diferentes categorías y los entrega a los líderes relevantes para que los lean y procesen, y luego revise adecuadamente los documentos. Guárdelos para referencia futura. Los líderes toman decisiones después de estudiar varios documentos y, por lo general, devuelven las instrucciones de procesamiento a los subordinados en forma de documentos. Este proceso es un proceso típico de oficina. En este proceso, el archivo en sí es información y su transferencia es el proceso de transferencia de información. Sin embargo, cabe señalar que cuando los líderes analizan y toman decisiones, es posible que tengan que revisar, encontrar una gran cantidad de información relevante y consultar investigaciones antes de tomar decisiones. Por tanto, la consulta, el análisis y la toma de decisiones de materiales relevantes también son procesos de procesamiento de información. Por ejemplo, el gobierno del distrito de Dongcheng de Beijing presentó un documento solicitando la construcción de edificios públicos en una zona determinada y solicitó su aprobación. El documento fue trasladado a los organismos competentes del municipio. Después de que los líderes municipales relevantes lean el documento, deben encontrar los documentos y regulaciones de la ciudad sobre planificación de edificios, y deben estudiar el presupuesto de la ciudad y muchos otros materiales de referencia antes de decidir si están de acuerdo o en desacuerdo. La información de la decisión se enviará al gobierno del distrito de Dongcheng en forma de documentos o notificaciones. En este ejemplo, la información se transmite y procesa en forma de archivos; las leyes y regulaciones relevantes que los líderes verifican y consultan también son información, información de datos. Estudiar el proceso de toma de decisiones, principalmente la voluntad del líder. Sin embargo, el análisis objetivo de la información puede conducir a varias alternativas. En todo este proceso, si se utiliza una computadora para procesar los archivos que van y vienen, se puede decir que es un nivel preliminar de automatización. Si las computadoras pueden usarse para consultar diversos datos, esto es una mayor automatización. Si la computadora analiza automáticamente la información sobre este evento y proporciona automáticamente varias decisiones posibles para que las adopten los tomadores de decisiones, será un nivel más profundo de ofimática con el concepto de inteligencia artificial. Analizando más a fondo este ejemplo, si el sistema de oficina informática del gobierno municipal, el sistema de base de datos de información sobre regulaciones del gobierno municipal y el sistema de gestión financiera del gobierno municipal son un sistema integrado y unificado, y la computadora recupera automáticamente información de la agencia de los sistemas relevantes, este sistema es un mayor nivel de integración ofimática. Además, si el sistema de oficinas del gobierno municipal y el sistema de oficinas del gobierno distrital son un sistema de red informática integrado que puede transmitir información a través de la red y procesar negocios de forma remota, entonces este es un sistema de automatización de oficinas en red adicional. Por tanto, el sistema ofimático en sí es un sistema multinivel.
A todos los niveles se puede decir que parte del negocio de ofimática se ha realizado. Partiendo de la automatización más básica, poco a poco se van formando sistemas de automatización más avanzados con diferentes tecnologías.
[Editar este párrafo] La importancia de la automatización de oficinas
Aunque muchas aplicaciones de software como Lotus 1-2-3 y las series MS Office pueden mejorar la eficiencia de la oficina, son solo para uso personal. oficinas. La automatización de oficinas no sólo mejora la eficiencia de la oficina personal, sino que también permite el trabajo colaborativo en grupo. El trabajo colaborativo significa intercambio de información, coordinación del trabajo y cooperación. Gracias a la existencia de Internet, este tipo de comunicación y coordinación se puede completar casi instantáneamente. No hay necesidad de preocuparse por si la otra parte está al lado del teléfono o si hay una máquina de fax disponible. El trabajo grupal aquí mencionado puede incluir a un grupo de trabajadores ampliamente distribuidos geográficamente, incluso alrededor del mundo, de modo que sus horarios de trabajo sean diferentes.
La ofimática puede integrarse estrechamente con el negocio de la empresa e incluso personalizarse. Por tanto, funciones como la recopilación de información, la consulta y las estadísticas pueden estar estrechamente relacionadas con servicios específicos. Los operadores sólo necesitan hacer clic en un botón para obtener los resultados deseados, lo que facilita enormemente la gestión y la toma de decisiones de los líderes empresariales.
La ofimática también es un canal para que las empresas se conecten con el mundo. La intranet de la empresa se puede conectar a Internet. Por un lado, los empleados de la empresa pueden buscar datos técnicos relevantes e información de mercado en Internet y ponerse en contacto con clientes y socios existentes o potenciales; por otro lado, otras empresas pueden acceder a la información de la empresa que usted publica a través de Internet, como por ejemplo; como introducción de la empresa, rendimiento de producción y operación, alcance comercial, productos/servicios y otra información. Desempeñando así el papel de publicidad y presentación. Con la popularización de la automatización de oficinas, cada vez más empresas se conectarán a Internet a través de sus propias redes de intranet, por lo que el potencial para este tipo de comunicación en línea será enorme. La ofimática se ha convertido en un conocimiento común en el mundo empresarial. Muchas empresas se dan cuenta de que desarrollar la automatización de oficinas lo antes posible y tomar una posición de liderazgo ayudará a mantener las ventajas competitivas y a formar un círculo virtuoso de desarrollo corporativo. La automatización de oficinas (OA) es una tecnología integral que se desarrolló rápidamente en los países desarrollados a mediados de la década de 1970.
Después de más de 10 años de desarrollo desde finales de la década de 1980 hasta el presente, OA de China inicialmente proporcionó productos de oficina auxiliares para computadoras independientes y ahora puede proporcionar productos de trabajo colaborativo a gran escala para aplicaciones. Ahora bien, ¿qué problemas necesita solucionar la ofimática? Decimos que la ofimática utiliza la tecnología de la información para digitalizar y electrónicamente el proceso de oficina, creando un entorno de oficina integrado que permite a todos los trabajadores de oficina trabajar juntos en el mismo entorno de escritorio. En concreto, implementa principalmente las siguientes siete funciones:
▲ (1) Establecer una plataforma de comunicación interna. Establezca un sistema de correo electrónico interno para que la comunicación y el intercambio de información dentro de la organización sean rápidos y fluidos.
▲ (2) Establecer una plataforma de difusión de información. Establecer espacios eficaces de divulgación e intercambio de información, como boletines electrónicos, foros electrónicos, publicaciones electrónicas, etc., para que las normas y reglamentos internos, las sesiones informativas, los intercambios técnicos, los anuncios, etc., puedan difundirse ampliamente entre los empleados de las empresas e instituciones. para que los empleados puedan comprender el desarrollo de la dinámica de la unidad.
▲ (3) Realizar la automatización del flujo de trabajo. Esto implica monitorear y rastrear en tiempo real el proceso de circulación, resolver el problema del trabajo colaborativo entre múltiples puestos y departamentos y lograr una colaboración eficiente. Como todos sabemos, cada unidad tiene una gran cantidad de trabajo de proceso, como procesamiento, envío y recepción de documentos oficiales, aprobaciones diversas, solicitud de instrucciones, informes, etc. , son todos trabajos de proceso. Al automatizar los procesos de trabajo, se pueden estandarizar diversas tareas y mejorar la eficiencia de la colaboración de la unidad.
▲ (4) Realizar la automatización de la gestión documental. Se pueden guardar, * * * disfrutar y utilizar varios archivos (incluidos varios archivos, conocimientos e información) de acuerdo con los permisos, y tienen métodos de recuperación convenientes. Cada unidad contará con una gran cantidad de documentos, los cuales se guardarán en los archivadores de todos mediante trabajo manual. Por tanto, es muy difícil guardar, apreciar, utilizar y reutilizar documentos. Además, la recuperación de documentos es muy difícil cuando se hace manualmente. Hay tantos documentos que no puedes encontrar lo que necesitas a tiempo, ni siquiera encontrarlo. La ofimática convierte varios documentos en electrónicos. Los documentos se almacenan en forma de archivadores electrónicos y se pueden utilizar y disfrutar según los permisos. Después de implementar la automatización de oficinas, por ejemplo, cuando un nuevo empleado llega a una determinada unidad, siempre que el administrador le registre una identificación y le dé una contraseña, podrá ver las cosas acumuladas, las reglas y regulaciones, varios documentos técnicos, etc. Publique información sobre esta unidad en línea. Siempre que su identidad cumpla con el rango de permisos de lectura, naturalmente puede verla, lo que reduce muchos enlaces de entrenamiento.
▲ (5) Oficina auxiliar. Implica una gran cantidad de contenido, como gestión de conferencias, gestión de vehículos, gestión de artículos, gestión de bibliotecas y otras oficinas auxiliares, que se combinan con nuestro trabajo diario de oficina para realizar la automatización de estas oficinas auxiliares.
▲ (6) Integración de la información. Cada una de nuestras unidades cuenta con una gran cantidad de sistemas de negocio, tales como compras, ventas, inventario, ERP y otros sistemas de negocio. La fuente de información de la empresa suele estar en este sistema empresarial. Los sistemas de automatización de oficinas deben estar bien integrados con estos sistemas comerciales para que el personal relevante pueda obtener información general de manera efectiva y mejorar la velocidad de respuesta general y las capacidades de toma de decisiones.
▲ (7) Realizar oficina distribuida. Esto es para soportar modelos de oficinas multi-sucursales, interregionales y oficinas móviles. Hoy en día, la distribución geográfica es cada vez más amplia y las oficinas móviles y las oficinas interregionales se han convertido en una necesidad urgente.
[Editar este párrafo] Grados y métodos de ofimática
En la actualidad, el grado de ofimática en las empresas se puede dividir en las siguientes cuatro categorías:
▲ Inicio lento, pero todavía estancado en el uso de computadoras sin acceso a Internet, usando el software de aplicación de la serie MS Office y la serie WPS para mejorar la eficiencia de la oficina personal.
▲ He establecido mi propia intranet, pero no existe un buen sistema de aplicaciones para respaldar el trabajo colaborativo, por lo que sigo trabajando solo. La red está inactiva y la inversión de la empresa no produce los beneficios esperados.
▲ Hemos establecido nuestra propia intranet y los empleados de la empresa intercambian información a través del correo electrónico, logrando un trabajo colaborativo limitado, pero los beneficios no son obvios.
▲Ha establecido su propia intranet; utiliza un sistema de automatización de oficina general desarrollado secundariamente; puede respaldar mejor el intercambio de información y el trabajo colaborativo, y tiene canales de información fluidos para comunicarse con el mundo exterior; Los productos, tecnologías y servicios empresariales; las redes de intranet han producido beneficios positivos para las operaciones empresariales. Actualmente, estamos desarrollando o ya utilizamos sistemas integrales de automatización de oficinas personalizados para que las empresas logren una gestión y toma de decisiones científicas, mejoren la competitividad corporativa y permitan que las empresas sigan creciendo y desarrollándose.
La implantación de la ofimática debe considerar la situación real de la empresa, principalmente la fortaleza económica de la misma. Según el análisis anterior, el primer tipo de empresas necesita más inversión para desarrollar la automatización de oficinas. Las empresas necesitan tener una fuerte fortaleza económica para construir intranets y desarrollar sistemas de automatización de oficinas. Para el segundo y tercer tipo de empresas, dado que la red de intranet ya existe, pero no existe un buen sistema de aplicaciones de oficina, solo necesitan invertir mucho menos dinero que la inversión en red para desarrollar un sistema de automatización de oficina general, y el retorno de la inversión será ser relativamente alto. Incluso si el sistema integral de ofimática se desarrolla en un solo paso, su inversión será mucho menor que la de la red y sus beneficios económicos serán mayores para la cuarta empresa, debido a su buena base ofimática, puede llegar a lo más alto; nivel de ofimática con menor nivel de inversión.
Entonces, ¿qué tipo de empresas son adecuadas para utilizar sistemas de ofimática (OA)? Casi todas las empresas son aptas para utilizar sistemas de automatización de oficinas (OA), pero diferentes empresas los utilizarán para diferentes propósitos. Específicamente:
▲[1] Empresas que aún no han comenzado la informatización
Dado que no existe una base para la aplicación de información, primero se debe aplicar la automatización de oficinas (OA). La tasa de éxito de la inyección de OA es casi del 100%, lo que favorece la mejora de la calidad básica y las capacidades prácticas de operación informática del personal. en todos los niveles de la empresa, y es beneficioso para las futuras empresas. El desarrollo del trabajo de informatización en el ámbito empresarial.
▲[2] Empresas que han fracasado en la informatización o que carecen gravemente de confianza en la informatización.
El fracaso de la informatización, especialmente el fracaso de los sistemas de gestión empresarial a gran escala, como el ERP, es un duro golpe para la confianza de las empresas. Para recuperar la confianza desde el principio o evitar riesgos, la ofimática es una opción.
▲[3] Empresas que carecen de preparación de capital en información
La inversión en informatización es generalmente relativamente costosa y la mayoría de las empresas dudarán cuando no puedan ver resultados reales. Por lo tanto, para empresas cautelosas o con fondos insuficientes, la automatización de oficinas (OA) puede ayudar a las empresas a comprender gradualmente la informatización corporativa y su función, y reducir la ceguera del trabajo de informatización futuro.
▲[4] Empresas que ya cuentan con un sistema de gestión empresarial y necesitan mejorar aún más la oficina administrativa y el entorno interno de intercambio de información.
La ofimática (OA) y los sistemas de gestión empresarial se complementan entre sí y pueden enriquecer y mejorar la forma y el contenido de la informatización empresarial.
[Editar este párrafo] Para dominar la ofimática es necesario aprender.
Diseño de tablas y composición tipográfica avanzada en Word; procesamiento de tablas de Excel, funciones y gráficos; creación de material didáctico para presentaciones de diapositivas en PowerPoint;
Conceptos básicos de oficina de negocios (impresión, copia, envío de faxes, etc.);
p> p>Introducción a la ventana de Word, métodos de entrada de datos y métodos de formato de caracteres.
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