Cómo mejorar la eficiencia de la comunicación en la gestión empresarial

La comunicación es el proceso de transmisión y retroalimentación de pensamientos y sentimientos entre personas y entre personas y grupos. El proceso de comunicación consta del ciclo expresión-escucha-comprensión-expresión. La comunicación es en realidad un medio importante para conectar emociones. La comunicación eficaz puede mejorar la confianza y la afinidad entre ambas partes y también promueve en gran medida la mejora de la cohesión del equipo. Al completar juntos este documento de comunicación, todos entendieron las ideas, ideas, métodos, etc. de los demás a través de la comunicación, compensaron los malentendidos personales y los puntos ciegos en el conocimiento, y obtuvieron una mejor comprensión de "Tres personas caminando juntas, deben caminar juntas" de Confucio. sé quien sea mi maestro" comprensión.

Mientras las personas vivan en esta sociedad, no pueden evitar interactuar con los demás. Las relaciones interpersonales son un vínculo entre usted y la sociedad. Las relaciones interpersonales no se establecen de la nada, la comunicación juega un papel muy importante en ello. Si desea tener éxito en la comunicación, debe dominar ciertas habilidades para resolver la resistencia en la comunicación y lograr el propósito de la comunicación. Entonces, ¿cómo podemos mejorar la eficiencia de la comunicación?

1 Cultivar un sentido positivo de la comunicación.

En el trabajo y en la vida, cuando te encuentras con problemas, debes comunicarte activamente y tener una conciencia proactiva, en lugar de dejar que las cosas se desarrollen y sean manejadas por otros. La conciencia de la comunicación positiva ayuda a facilitar la comunicación y mejora la eficiencia de la transmisión de información. Comunicarnos con los demás requiere que escuchemos y hablemos con habilidad en lugar de hablar descuidadamente. Es aún más difícil comunicarnos con personas que tienen miedo, enojo o frustración, porque estamos aún más indefensos cuando estas emociones nos controlan. Pero ya sea en casa o en el trabajo, ¡no te desesperes ni te rindas ante tus barreras de comunicación! Incluso los mejores comunicadores se forman poco a poco.

1.1 Crea un buen ambiente

Aunque la otra persona parezca estar enfadada contigo, no contraataques con ella. Es probable que las emociones o reacciones de otras personas sean causadas por miedo o frustración como las suyas. Respira hondo, luego cuenta en silencio hasta 10 y deja que la otra persona desahogue sus emociones hasta que esté dispuesta a decir lo que realmente está pensando. No es necesario saber todas las respuestas. También está bien decir "No lo sé". Si quieres saber algo, dilo y di lo que piensas. O le gustaría trabajar con la otra persona para encontrar la respuesta al problema. Reaccionar positivamente ante hechos o sentimientos sin ponerse a la defensiva. Por ejemplo, es mejor decir "Cuéntame más sobre lo que te preocupa" o "Entiendo tu frustración" que decir "Oye, estoy en el trabajo" o "Este no es mi trabajo".

1.2 Aprovecha cada oportunidad

Aprovecha cada oportunidad de comunicación, porque muchas veces puedes estar alejado de los demás por un poco de distracción. La gente quiere saber si estás de acuerdo con su opinión más que lo que piensas. Muchas personas se quejan de que la gente no les escucha, ¡pero olvidan que ellos tampoco escuchan a los demás! Puedes demostrar que estás escuchando dando tu opinión completa, diciendo cosas como: a. "Cuéntame más sobre lo que te importa" b. "¿Qué está pasando con X?" lo que acabas de decir. ¿Puedes decirme qué te llevó a creerlo tanto?" d. "¿Por qué estás tan satisfecho con tal o cual cosa?" Recuerda lo que otros dicen y lo que decimos nosotros. Lo que escuchas puede llevarte a malentendidos! Nuestros análisis, suposiciones, juicios y creencias personales pueden distorsionar los hechos que escuchamos. Para asegurarse de que realmente entendió, repita lo que escuchó, lo que pensó y pregunte: "¿Te entendí correctamente?". Si tienes una reacción emocional ante algo que alguien dijo, dilo directamente y pide más información: "Yo. Puede que no entienda completamente lo que dijiste. Lo entiendo a mi manera. Creo que lo que dijiste es lo que tal o cual significa. "Admite francamente los problemas que has causado.

1.3 Influir activamente en los demás

Comprométete con una fecha límite. Si necesitas ayuda de los demás, utiliza tu energía para influir en ellos. Por ejemplo, si está actualizando la computadora de alguien y está trabajando en su oficina, podría decir: "Sé que es de mala educación molestarlo en este momento inconveniente, pero agradecería su cooperación. Estamos trabajando en la reparación. Puede obtenerlo". tu sistema de trabajo vuelve a funcionar y estaremos ahí a las 3 p.m. y terminaremos a las 5 p.m. "No señales con el dedo si nadie te pregunta". Puede ser realmente desconcertante poder decir algo que sabes que beneficiará a alguien pero no poder decirlo. Utilice expresiones discretas, como "Es posible..." o "Yo también me he encontrado con una situación similar. Si puedo ayudar a resolverla, estoy dispuesto a compartir más de mi experiencia con usted si cree que es útil". Lo anterior es mucho mejor que decir "¿qué deberían hacer?". ¿Qué es lo que más les gusta a ustedes dos? Compartan sus opiniones para descubrir qué tienen en común. Por ejemplo: "Creo que este plan puede prepararlos". éxito. "Recuerde que el cambio genera estrés. Utilice su entusiasmo para influir en sus empleados para que no cambien y se salgan de control. No asuma que nadie conocerá sus intenciones egoístas. Hable también sobre lo que es más importante para usted. Para otros, lo que es más importante le dará una buena base para la comunicación. Mejore sus habilidades para escuchar. Muchas personas piensan que escuchan bien, pero la verdad es que la mayoría de las personas no escuchan en absoluto. Simplemente lo dicen y piensan. qué decir a continuación.

Escuchar significa hacer buenas preguntas y eliminar pensamientos que distraigan, como: qué decir a continuación, a quién ver a continuación, qué sucede afuera, etc. Cuando alguien dice algo sarcástico, a menudo es porque oculta su miedo y lo único que quiere de ti es una conversación real y amistosa.

2 Ten buena actitud.

La comunicación debe ser modesta, sincera, discreta y paciente. Evite ser condescendiente, dominante o impaciente. Al comunicarte con personas de diferentes clases, debes distinguir bien tu tono. Como comunicadores activos y comunicadores pasivos, ambos necesitan una mentalidad armoniosa para expresar o escuchar. Con una buena actitud, cuando haya diferencias de opinión, no te meterás en problemas ni malinterpretarás lo que dicen los demás. Tenga buena mentalidad y sea capaz de controlar sus fluctuaciones emocionales durante la comunicación para evitar comportamientos excesivos. Al mismo tiempo, debe prestar atención a los tres principios de la comunicación con los demás.

2.1 Sea abierto y empático

Conversar con los demás es la forma de comunicación más importante. Debes aprender a comunicarte de forma abierta en lugar de hablar de forma cerrada. Llamado método cerrado, como dice el refrán, hablar bloquea la boca de otras personas para que ya no puedan expresarse. Esto se ve a menudo cuando ocurre una discordia interpersonal. "No dejes que los demás sean razonables" es el ejemplo más obvio. También hay algunas personas cuyas palabras suenan correctas y razonables, pero cuando lo piensas detenidamente, son irrazonables, razonables e irrazonables. Por ejemplo, en la pelea entre suegra y nuera, si valoras el afecto, puedes ceder. No hay necesidad de discutir. Alguien dijo: La familia no es un lugar razonable, lo que significa que. Deberíamos prestar más atención al afecto y al destino. El mayor peligro de las conversaciones cerradas es que dificultan la comunicación. La gente está acostumbrada a reprimir pensamientos que no se pueden expresar y, con el tiempo, esto se convierte en una distancia psicológica entre las personas o en resentimiento. Hay muchos ejemplos de cómo esto sucede a nuestro alrededor y erosiona nuestra vida interpersonal.

2.2 Generosidad y perseverancia

En el proceso de comunicación con los demás, no importa cuál sea el tono del discurso, imponer ideas y prácticas a los demás es inaceptable. Las personas que entienden a las personas especialmente entienden. la verdad. Si desea que otros acepten sus ideas, debe intentar transmitir sus deseos de una manera que la otra parte pueda aceptar.

No existe el "debería" ni el "deber". Esta es una de las creencias erróneas a la hora de comunicarse con los demás. Si desea transmitir sus deseos e ideas, primero debe comprender los pensamientos e ideas de la otra parte, estimar la probabilidad de que se adopten sus opiniones, dónde debe comenzar y qué tipo de expresión se necesita para que acepte sus ideas. . Cualquier tipo de comunicación eficaz requiere una actitud tanto de generosidad como de perseverancia hacia los demás. La generosidad es tu actitud hacia las personas, tener una mentalidad amplia y no preocuparte por las pequeñas cosas y las pequeñas ganancias es insistir en ideas que crees que son correctas y factibles; No hay conflicto entre ser amable con los demás e insistir en uno mismo, es sólo una cuestión de actitud correcta y aplicación de habilidades. No habrá éxito en la comunicación sin habilidades; no habrá un enfoque correcto sin una buena actitud hacia los demás. Las personas llamadas intrigantes y aquellos que hacen pequeñas bromas eventualmente terminarán en el fracaso.

2.3 Ser capaz de hablar y escuchar

Cuando nos comunicamos, lo más importante es aprender a hablar. Esto no significa aprender a formar oraciones con subverbos, sino aprender a expresarse de manera efectiva y las habilidades de expresión. Como dice el refrán: Quienes pueden hablar no son tan buenos como quienes pueden escuchar, lo que significa que los demás pueden entender tus verdaderos motivos a partir de tus palabras en lugar de simplemente entenderte por lo que dices. Escuchar es fácil de entender significa escuchar más y hablar menos, escuchar atentamente a los demás, ser capaz de tolerar las diferentes ideas de los demás y darles a los demás la oportunidad de expresarse plenamente. Esto también es un respeto profundo. La sinceridad, el respeto, la escucha y la aceptación son los principios de la comunicación interpersonal, no importa qué tipo de relación, siempre que estos principios se utilicen con habilidad, aumentarán la felicidad y la fluidez de la comunicación entre las personas y mejorarán la salud física y mental. También podrías intentarlo.

3 Aprende a utilizar las habilidades comunicativas.

La comunicación suele basarse en el habla, complementada con el lenguaje corporal. La capacidad de expresión lingüística se refiere específicamente a la elección precisa de palabras, significado semántico claro, estructura apropiada, oraciones concisas, comprensión literaria y científica integral, lenguaje sencillo y estándar y la capacidad de expresar conceptos objetivos de forma clara, precisa, coherente y apropiada sin errores de lenguaje. Las habilidades de comunicación incluyen principalmente los siguientes aspectos:

3.1 Escuche más

Cuando se comunique con otros, escuche más cómo hablan los demás, aprenda sus buenas habilidades para hablar y mejore su propia capacidad de expresión lingüística. También es una preparación para hablar más. Al escuchar, por un lado, debes aprender a hablar bien y, por otro lado, debes concentrarte al escuchar. Por ejemplo, escuche la cadena de noticias y aprenda sus informes, generalizaciones y lenguaje informativo sobre eventos actuales.

3.2 Leer más

Leer más buenos libros, desarrollar buenos hábitos de lectura y aprender métodos, métodos y técnicas de expresión del lenguaje a partir de los libros. El conocimiento aumentará el material del lenguaje y aumentará el. número de personas cultiva el temperamento y leer más también es una preparación para escribir más. Al leer es lo mismo que al escuchar. Por un lado, necesitas agregar más material y, por otro, debes concentrarte al leer. Puedes leer más editoriales del People's Daily y aprender sus métodos de expresión y lenguaje para evaluar y analizar cosas.

3.3 Hablar más

No significa decir tonterías, sino hablar de forma preparada, planificada y ordenada, ya sea a modo de introducción o de discurso. Hablar bien y de maravilla, uno. Debe estar completamente preparado, y este proceso de preparación y el proceso de hablar en sí son también el proceso de practicar la expresión del lenguaje.

3.4 Escribe más

Desarrolla el hábito de escribir más entre semana, registra observaciones y pensamientos diarios en diversas formas, procesa y organiza tu pensamiento con regularidad y mejora tus habilidades de escritura con el tiempo. En el proceso de práctica diaria de la escritura, también puedes desarrollar buenos hábitos de pulcritud al mismo tiempo.

3.5 Expresión del lenguaje corporal

Podemos notar que aquellos oradores y políticos famosos son muy buenos utilizando el lenguaje corporal con características personales. Estos lenguajes corporales distintivos no son innatos, sino que son el resultado de un uso regular y consciente. El uso del lenguaje corporal debe ser coherente con su rol y situación de vida. Un graduado de una prestigiosa universidad de Beijing acudió a una empresa para solicitar un empleo. Durante la entrevista, este estudiante universitario que se sentía bien consigo mismo se sentó en el sofá nada más entrar por la puerta, cruzó las piernas y las sacudió de vez en cuando. Este sería un gesto perfectamente normal en casa, pero en una situación de entrevista sería inapropiado. Como resultado, el responsable de la entrevista ni siquiera hizo media pregunta y se limitó a decir cortésmente: "Vuelve y espera las noticias. El resultado final se puede imaginar, perdió una buena oportunidad laboral".

La importancia de cambiar el mal lenguaje corporal es eliminar los malos hábitos del lenguaje corporal que no ayudan a la comunicación pero reducen la eficiencia de la comunicación. Al hablar con los demás, algunas personas suelen tener hábitos como peinarse y chasquear los dedos. Algunas personas también hacen pequeños gestos como hurgarse las orejas y la nariz, lo que dejará una mala impresión en los demás y, a veces, hará que la gente se sienta muy descortés. Al mismo tiempo, estos lenguajes corporales sin sentido distraerán la atención de la otra parte y afectarán la eficacia de la comunicación.

4 La comunicación debe prepararse cuidadosamente y tener un propósito

4.1 Debe haber un plan razonable antes de la comunicación

Antes de comunicarse, primero debe comprender el contenido de la comunicación Tener una comprensión correcta y clara y formular un plan de comunicación de información realista. También debe comprender claramente el significado del objeto de comunicación, como lo que hemos obtenido a través de esta comunicación. Para comunicaciones importantes, es mejor buscar las opiniones de los demás con anticipación. No sólo el comunicador debe saber qué problema resolver y qué propósito logrará cada comunicación, sino que también la persona a la que se comunica debe tratar de dejárselo claro. siendo comunicado. Por lo tanto, antes de comunicarse, sea consciente de los antecedentes del problema, la solución del problema y la información en la que se basa, los motivos de la decisión y los requisitos para los miembros de la organización.

4.2 Tratar a los demás con sinceridad al comunicarse

Comunicar con sinceridad para ganarse la confianza de la otra parte y establecer sentimientos con la persona a la que se comunica, lo cual es especialmente importante en la comunicación de los empleados. . Como queremos comunicarnos con los empleados, debemos intercambiar información con los empleados y dejarles expresar sus opiniones. En este momento, debemos crear una atmósfera relajada y armoniosa para los empleados, para que los empleados sientan que este es el jefe pidiendo mi opinión y. Invitar a los empleados a expresar sus opiniones. Mi participación significa que confía en mí y cree que puedo hacer un buen trabajo. Por supuesto, es posible que sus subordinados no sean peores que usted y, a veces, les irá muy bien. Al hablar, trate de crear oportunidades para que los empleados se muestren, de modo que se pueda aprovechar plenamente su entusiasmo y creatividad. Creo que es bueno tanto para la empresa como para mí. Mejore la confianza entre ambas partes, de modo que los gerentes puedan aceptar los verdaderos pensamientos de sus subordinados y hacer que los empleados sientan que se atreven a decirle cualquier cosa. Una vez que los empleados desconfían del gerente en un aspecto, la desconfianza puede extenderse a otros aspectos. Confianza, por lo tanto, los gerentes intentan ganarse la confianza de los empleados en todos los aspectos, lo que favorece una comunicación efectiva entre ellos.

La comunicación es la forma básica para que los líderes motiven a sus subordinados. Los líderes deben movilizar su entusiasmo utilizando el arte del liderazgo y tomando medidas de incentivo que estén en línea con la psicología y las reglas de comportamiento de los empleados. Cada empleado tiene necesidades de respeto, interacción social y amor, incluida la comunicación entre personas, lo que puede ayudar a satisfacer estas necesidades. La comunicación y los intercambios regulares también pueden ayudar a las personas a comprenderse entre sí, eliminar brechas y malentendidos mutuos, eliminar y resolver conflictos y disputas y, por lo tanto, favorecer la formación de buenas relaciones interpersonales.

5 Comunicación informal

La información transmitida a través de medios formales como reuniones, correos electrónicos, informes, etc. es muy limitada. La gran mayoría de la comunicación de información en las empresas se completa a través de comunicación informal.

5.1 Crear oportunidades para la comunicación informal

Los canales formales transmiten información demasiado lentamente; o la información ha sido cuidadosamente elaborada y ha perdido su "sabor original" o la cantidad de información es demasiado baja; demasiado grande, demasiadas tonterías. Sólo estableciendo conscientemente un mecanismo de comunicación informal se puede mejorar de manera más efectiva la eficiencia de la comunicación.

Muchas empresas no ofrecen salones de té para los empleados, o los salones de té son de muy alta calidad y solo están preparados para que los jefes reciban a los invitados. Algunas empresas en el sur de Fujian a menudo instalan salones de té comunes debido a la costumbre tradicional de beber té. Por eso hay muchos empleados disponibles aquí, de diferentes departamentos y niveles. En el proceso de beber té y café, todos pueden comunicarse. Algunas comunicaciones son emocionales, otras tienen que ver con el trabajo y, a veces, incluso se trata de quejas. Cuando una empresa ofrece esa atmósfera, la eficiencia de la comunicación mejorará enormemente. Existe una especie de "Feng Shui" en Occidente llamado teoría del Feng Shui de oficina. Esta teoría cree que organizar salones de té para departamentos clave puede mejorar en gran medida la comunicación y el rendimiento.

5.2 Romper las limitaciones entre niveles

El mayor obstáculo para la comunicación proviene de dos aspectos. Uno es por estatus social o jerarquía, y el otro es por alejamiento grupal.

Normalmente, es muy difícil comunicarse de manera justa entre superiores y subordinados.

Los subordinados siempre tienen cuidado al hablar, mientras que los superiores siempre tienen la última palabra al hablar. En cuanto a la comunicación entre departamentos, si es intencional, a menudo surgen sospechas y preocupaciones de "llegar demasiado lejos".

Si una empresa carece de canales de comunicación informales, no puede crear un ambiente "informal" y de "hablar de cualquier cosa".

La llamada comunicación es entre personas y entre personas. Proceso de transmisión y retroalimentación de pensamientos y sentimientos con un grupo para lograr un consenso de pensamientos y sentimientos fluidos. La eficacia de la comunicación se ve afectada por muchos factores, incluido el método de comunicación, la actitud de comunicación, el estado de ánimo de comunicación, las habilidades de comunicación, la expresión y la capacidad de comprensión del comunicador, la entonación y la velocidad durante la comunicación, la confiabilidad del comunicador, etc. Muchos problemas difíciles que surgen en la vida y el trabajo se deben a una mala comunicación. Por lo tanto, cómo lograr una comunicación eficaz es un conocimiento absoluto y una habilidad esencial para las personas en la sociedad moderna.

6 Resumen

La comunicación es necesaria en nuestra vida diaria. La comunicación es el intercambio entre corazones. La comunicación es como un puente. Sólo cruzándolo con los pies en la tierra se puede apreciar el hermoso paisaje del otro lado. La comunicación eficaz es una cualidad noble necesaria para los gerentes y también es una manifestación de profesionalismo y alta ética profesional. Aprender a comunicarse, dominar las habilidades comunicativas libremente y ser bueno usándolas inevitable y accidentalmente logrará el doble de resultado con la mitad de esfuerzo en muchas tareas.