Modo de recepción de conferencias
Modo de recepción de reuniones (1) 1. Preparación previa a la reunión
1. Organizar un equipo de reunión y aclarar responsabilidades laborales. Las reuniones grandes también requieren planes de trabajo detallados.
2. Enviar aviso de reunión. Incluya el nombre, contenido, fecha, hora y lugar de la reunión, así como el alcance de los participantes.
3. Imprima la agenda de la reunión, organice los procedimientos de la reunión y formule precauciones.
4. Las reuniones a gran escala deben dividirse en grupos y proponer convocantes de grupo y lugares de discusión.
5. Imprima vales de reunión para reuniones grandes. Como tarjetas de tiempo, tarjetas de asistencia, pases de trabajo, invitaciones, etc.
6. La distribución y decoración del lugar deben reflejar plenamente el ambiente de la reunión.
(1) Cuelga el escudo, el escudo y el tablero de la bandera.
(2) Instalar una tribuna, implementar el liderazgo de la tribuna, organizar los asientos, instalar asientos para oradores, asientos para visitantes y micrófonos para garantizar efectos de sonido.
(3) Determine el diseño de la mesa de conferencias, divida claramente las áreas secundarias e identifique a los participantes.
(4) Garantizar que los equipos de iluminación, ventilación, audio, vídeo y aire acondicionado sean completos y eficaces.
(5) Colocar flores adecuadas.
7. Post-servicio. Para reuniones a gran escala, se deben tomar medidas detalladas en materia de alojamiento, transporte, atención médica, cultura y entretenimiento, seguridad, etc.
8. Haga los preparativos para los discursos, votaciones, premios y fotografías grupales en la reunión.
9. Revisar el trabajo de preparación antes de la reunión o informar al líder.
2. Organización de la conferencia y trabajo de servicio
1. El personal de la conferencia debe llegar al lugar de celebración con una hora de anticipación y verificar repetidamente la preparación del lugar.
2. Haga un buen trabajo al registrarse en las reuniones y distribuir materiales.
3. Comprobar si están presentes los dirigentes y portavoces en la tribuna.
4. Según el plan predeterminado, organice a los participantes para que se sienten de adelante hacia atrás.
5. Mantener el buen orden en el recinto. Cinco minutos antes de que comience la reunión, se debe cerrar la puerta del lugar, los participantes deben sentarse y el personal irrelevante debe retirarse apagando los teléfonos móviles durante la reunión. Generalmente, a nadie se le permite buscar personas y a personas no relacionadas no se les permite ingresar al lugar.
6. Tomar actas de la reunión y redactar un informe.
7. Organizar fotografías.
8. Reserva de coches, barcos y billetes de avión para los asistentes.
En tercer lugar, después de la reunión
1. Después de la reunión, verifique el lugar y traiga los materiales restantes, los asientos, etc.
2. Organizar la entrega de la estación. Disponer vehículos, personal de recogida y devolución en la estación, etc. según el horario de salida de los participantes. por adelantado.
3. Haga un buen trabajo limpiando, recopilando y archivando los documentos de las reuniones.
4. Elaborar informes de reuniones.
Modo de recepción de conferencia (2) 1. Hora de recepción
20xx de x mes x a x mes x día
Lugar de recepción
Lugar de recogida: xx
Hotel: xxx
Lugar de reunión: sala de conferencias del hotel xx
Objetos de recepción
Invitados y otras personas y sus acompañantes.
Cuatro. Responsable de la recepción de personal
Gerente General: Recepción
Grupo de recepción interdepartamental: líderes relevantes, secretarias, grupos de administración, publicidad y seguridad.
Preparativos de la recepción del verbo (abreviatura del verbo)
1. Enviar cartas de invitación, invitar a invitados y coordinar el tiempo. 2. Organizar alojamiento y reservas con antelación. 3. Disponer vehículos de bienvenida.
4. Bienvenida (20 minutos antes de que lleguen los invitados, el personal correspondiente hará un buen trabajo dándoles la bienvenida) 5. El personal de recepción correspondiente es responsable del trabajo de recepción correspondiente.
Sexto, recepción en el aeropuerto
1. El personal de recepción está ubicado en la sala de llegadas en el primer piso del aeropuerto. De acuerdo con el estado de llegada del vuelo del huésped, sostenga un cartel de "Bienvenida XX VIP", espere en la entrada del ascensor en el primer piso y sea responsable de recibir a los huéspedes y guiarlos hasta el mostrador de recepción (el tamaño del mostrador de facturación es 1,8 × 0,5×0,75). El equipo de recepción acaba de sacar a los invitados del autobús.
2. Colocar carteles sencillos de bienvenida (pancartas enrollables de menos de 80×180cm) en la salida del puente, la entrada del ascensor en el segundo piso del edificio de la terminal y el área de recepción.
3. El departamento de servicio manejará el asunto de acuerdo con los procedimientos normales de recepción VIP.
4. Los invitados especiales, como líderes importantes, serán solicitados por el Comité de la Liga Juvenil. El Comité de la Liga Juvenil del Aeropuerto será responsable de solicitar pases para el personal de recepción relevante y organizar el personal relevante para ayudarlos a recibirlos. la salida del puente del corredor.
Descripción del hardware: 2 pancartas enrollables (incluidas 12 m), cartel y mesa de recepción, varios bolígrafos, cartel de bienvenida, ¿10 piezas?
7. Alojamiento en hoteles.
1. Determine la hora de llegada del huésped, informe al personal de recepción del hotel con antelación para realizar los preparativos pertinentes y confirme los arreglos de alojamiento en la habitación.
2. Cuando el huésped llega al hotel, todos los miembros del equipo de recepción del lobby esperan en el lobby del hotel y el equipo de cámaras organiza la filmación.
3. Después de ingresar al hotel, regístrese en la habitación previamente acordada bajo la guía del recepcionista.
4. Si estás tomando un descanso después de una comida, debes coordinar que alguien lleve al huésped de regreso a la habitación. Después de la cena, haga arreglos para que el personal del servicio de habitaciones descanse en la habitación y pregunte si es necesario el servicio de despertador.
8. Comidas (desayuno, almuerzo, cena)
1. El personal de recepción guiará a los huéspedes para cenar en el hotel. Los servicios relacionados son proporcionados por el personal del servicio de habitaciones.
2. Haga que el personal del servicio de habitaciones descanse en la habitación después de la comida y pregunte si es necesario el servicio de despertador.
Nueve. Preparativos antes de la reunión
1. Seleccione la sala de conferencias. Determine el tamaño de la sala de conferencias en función del número de asistentes.
2. Colgar pancartas en el lugar de celebración según el contenido de la reunión. En la puerta se colocaron carteles de bienvenida y celebración. Se pueden colocar adecuadamente bonsáis relajantes y flores en macetas en el lugar; para hacerlo más solemne, se puede colgar la bandera nacional, la bandera del partido o el emblema nacional en la tribuna. Papel, bolígrafos, frutas y bebidas deben colocarse sobre la mesa, limpiarse y disponerse de manera hermosa y uniforme.
3. Etiqueta de recepción antes de la reunión. Prepare al personal de etiqueta con anticipación y realice el trabajo de recepción relevante.
4. Consulta antes de la reunión. Verifique con anticipación si hay audio, video, documentos, pancartas, etc. Listo.
X.Recepción de la reunión
1. El discurso de bienvenida (pantalla electrónica) se reproduce con 15 minutos de anticipación: "Damos una calurosa bienvenida a XX distinguidos invitados a nuestra empresa para su inspección y orientación".
2. Disposición y disposición del lugar
1) Limpiar y organizar el lugar con 30 minutos de anticipación para mantener el lugar limpio y ordenado y mantener el aire fresco.
2) Colocar elementos en el recinto. Si necesita colocar frutas y bebidas sobre la mesa, debe limpiarlas con un paño y colocarlas de forma ordenada y hermosa. Se pueden distribuir cigarrillos a la persona con el nivel de escolta más alto y se pueden ajustar proyectores, parlantes y otros equipos para mostrar información relevante.
3. Contacta con el acompañante y comentarista. De acuerdo con el propósito y las necesidades de la inspección del cliente, determine el personal que lo acompañará e informe de inmediato los asuntos de preparación para facilitar una comunicación fluida: 1. Antes de que comience la reunión, recuerde nuevamente al personal relevante. 4. Conducir a los invitados a la sala de conferencias y presentarles el lugar de acuerdo con la etiqueta.
XI. Discusión
1. Presentación corporativa (grupo, video promocional de la industria, PPT de introducción corporativa) 2. Intercambio técnico (presentación PPT e interacción del personal técnico)
3 Servicio de conferencia (se agregará té cada 20-30 minutos o según corresponda) 4. Tomar fotografías (tomar fotografías y archivarlas según la importancia) 5. Tome fotografías (tome fotografías y archívelas según la importancia).
Doce. Preparación para el servicio posterior a la reunión
Esté preparado para el servicio posterior a la reunión. Organizar el lugar, sillas, etc. Prepara tu fotografía con el fotógrafo con antelación. Después de la reunión y antes de finalizar la misma, se arreglará el coche.
Trece. Servicio posterior a la reunión
Una vez finalizada la reunión y el fotógrafo completa el trabajo fotográfico, la recepcionista es responsable de enviar a los invitados principales de regreso al hotel.
Modo de recepción de la reunión (3) 1. Antes de la reunión
1. Negociar con el organizador de la reunión para comprender los requisitos de la reunión y los servicios requeridos.
2. Proporcionar billetes de avión, billetes, hoteles, lugares de celebración, transporte y otra información. Satisfacer necesidades y desarrollar un plan de reuniones completo para reuniones.
3. Asignar una persona dedicada para ayudar al cliente en la inspección del catering, alojamiento, lugar, turismo, entretenimiento y otros aspectos relacionados del lugar.
4. Determinar el plan, firmar el contrato y pagar el depósito por adelantado.
En segundo lugar, durante la conferencia
1. Recepción de la conferencia: personas dedicadas son responsables de la etiqueta, la recogida y los servicios de relaciones públicas en el aeropuerto y la estación. Coloque AM de bienvenida, carteles de bienvenida, mostradores de registro, carteles, etc. en hoteles y salas de conferencias con antelación.
2. Preparación previa a la reunión: prepare los materiales de la reunión, los suministros para la reunión, los discursos de la reunión y otros elementos relacionados con la reunión necesarios para la reunión.
3. Lugar: Alguien irá a la sala de conferencias para comprobar las pancartas, iluminación, sonido, té, etc.
4. Alojamiento para la conferencia: confirme el piso y el número de la sala y pregunte si existen requisitos especiales.
5. Catering de conferencias: horario de comida, normas de comida, confirmación de invitados especiales (musulmanes).
6. Viaje a la conferencia: Confirme el itinerario de la ruta de viaje, el automóvil utilizado y si el guía turístico agrega atracciones.
7. Entretenimiento de conferencias: Confirmación de las formas de consumo de entretenimiento, estándares de consumo y ubicaciones de entretenimiento.
8. Servicios de conferencias: tomar fotografías con los representantes, brindar servicios de secretaría y servicios relacionados a los representantes.
En tercer lugar, después de la reunión
1. Liquidación: proporcione detalles detallados de gastos e instrucciones durante la reunión y asigne una persona dedicada para verificar y liquidar con el cliente.
2. Información: recopile información después de la reunión y cree una libreta o lista de direcciones de la reunión según los requisitos del cliente.
3. Foto de grupo: Durante la reunión, los participantes se tomarán una foto de grupo, la imprimirán y se la enviarán a cada participante como recuerdo antes de finalizar la reunión.
Plantilla de plan de recepción de reuniones (4) Para garantizar el buen desarrollo de las distintas recepciones de reuniones, el plan de reunión está especialmente formulado de la siguiente manera:
Tema de la reunión
1. p>
Necesita decidir o resolver
Segundo, hora de reunión
De x mes x, 20xx a x mes x, 20xx
Tres. Lugar de reunión
Hotel xxx-xxx-x.
Cuarto, diseño ambiental
(1) Diseño del área fuera del sitio
El entorno circundante del hotel: pantalla de ajedrez con poste de luz, pantalla promocional LED, luz pantalla de caja, flotando en el aire.
(2) Distribución del área principal del recinto
1. Pancartas, tarjetas de recogida y flores relacionadas con aeropuertos y estaciones de tren.
2. El hotel (lobby del hotel, salas de check-in, salas de conferencias, restaurantes) estará decorado con pinturas temáticas, letreros de agua, señales direccionales, etiquetas para las mesas, arreglos florales y pancartas.
verbo (abreviatura de verbo) contenido de la reunión
Primera reunión
(1) Hora de la reunión: x mes x día x día 20xx.
(2) Ubicación: Por determinar (sala de conferencias para 200 personas)
(3) Contenido de la reunión: Por determinar
(4) Diseño de la reunión: 1) Colocación en escritorio: Colocación en mesa o mesa.
2) Flores para conferencias: flores de podio, broches, flores de mesa.
3) Material de reunión: papel blanco, bolígrafos, tazas de té, pañuelos de papel.
4) Ambiente del lugar: Producción de marcas de agua, pintura de fondo (día X, día X), micrófono inalámbrico, música de fondo, cabina X.
(5) Foto de grupo después de la reunión: Hora: Antes de la reunión, dígales a todos que no se vayan apresuradamente, sino que bajen en orden y se tomen una foto de grupo en el lugar designado.
Ubicación: en las escaleras afuera del hotel xx (escalones en lugar de sillas)
Puedes organizar un asiento para el líder, con el nombre del líder en el asiento, para que puedas sentarte. en el lugar correcto.
El segundo banquete
(1) Hora de la cena: En la noche del día X, mes X, 20xx (la hora específica está por determinar).
(2) Lugar de la cena: Restaurante por determinar.
(3) Modalidad de cena: mesa o buffet.
(4) Disposición de la cena: Al aire libre: Flotando en el aire (8) (Flotando en el aire:), colgando banderas de colores, linternas y grandes carteles pintados con spray (fuera del hotel, dentro del rotonda).
Interior: construcción de escenarios, pintura de fondo de escenario, decoración de escenario, dispositivo de llama fría, iluminación y sonido, efectos especiales.
Disposición de la mesa: flores de mesa y etiquetas de mesa (presentación de los arreglos para la cena)
Sección 3 Recepción de la reunión
(1) Contenido del trabajo
1. Planificación del proceso de reuniones;
2. Recopilación e impresión de manuales de recepción de conferencias;
3. Proporcionar servicios de recogida y devolución en aeropuertos, estaciones de tren y otros puertos. ;
4. Aceptar la preinscripción y distribuir artículos;
6. Ayudar con el alojamiento en el hotel y los servicios de catering.
7. la conferencia;
8, proporcionar servicios de pedido de billetes de avión (tren);
9. Proporcionar servicios de recepción profesionales;
10. según sea necesario; 11. Proporcionar logística, adquisición de productos especializados del suelo y otros servicios (2) Estructura organizativa y responsabilidades 1.
Responsabilidades del Grupo de Coordinación Integral:
(1) Responsable de la preparación del plan general de recepción y otros documentos; (2) Responsable de la recopilación de información, clasificación y otros trabajos de enlace externo de las delegaciones participantes; 3) Responsable de cooperar con la organización El acoplamiento general del comité;
(4) Responsable de los arreglos de recogida para los líderes provinciales, municipales y del comité organizador;
(5 ) Responsable de organizar y liderar todos los aspectos del trabajo de recepción. Los participantes se comunican y coordinan;
(6) Responsable de preparar el manual de servicio de recepción 2. Sección de Servicio de Recepción
Responsabilidades laborales:
(1) Responsable de los huéspedes El traslado va acompañado de un ramo de conserje profesional de Datang.
(2) Responsable de implementar el itinerario preliminar, número de participantes, tiempo de ida y vuelta e intención específica de participar.
(3) Responsable de proporcionar personal de servicio de recepción, alojamiento; , catering, transporte, organización interna de conferencias, visitas e inspecciones, logística y otros servicios de conferencias;
(4) De acuerdo con la situación real del huésped, proporcione arreglos específicos para la recogida y la estación de hotel; arreglos detallados para asistir a reuniones; arreglos específicos para otras actividades oficiales y comidas; pedido de boletos de avión durante la reunión; organización y liderazgo de los miembros; >(5 ) es responsable de ayudar a los huéspedes a registrarse en el hotel. (Después de recibir al huésped, registre el nombre de la llave de la habitación preparada con anticipación, entréguela al huésped, envíela a la habitación, se organizan flores, pausas para el té, procedimientos de reunión, etc.)
( 6) Responsable de la coordinación integral El grupo completó conjuntamente la elaboración del manual de servicio de recepción 3. Grupo de apoyo al servicio
Responsabilidades laborales:
(1) Responsable de la organización de las actividades relacionadas; del grupo de servicio de recepción, como tomar fotografías en el lugar de la reunión, depurar el proyector de antemano, verificar si los materiales de la otra parte (PPT) se copian y reproducen de manera uniforme y normal, arreglos taquigráficos, arreglos del lugar de la reunión, etc.
(2) Responsable de todo el trabajo de soporte logístico para los miembros del equipo.
Sección 4 Inspección posterior a la reunión
1. Inspección posterior a la reunión:
1. confirmar con antelación Número de personas y rutas. Distribuiremos la hora de salida, el lugar de recogida y la disposición de la ruta a cada huésped.
2. Si la inscripción para la inspección posterior a la conferencia es voluntaria, habrá un punto de consulta de registro de la ruta de inspección posterior a la conferencia en el lobby del hotel. (Por su cuenta)
2. Servicios de viajes locales (20 personas o más por vehículo) (cotización fuera de temporada)
xx
La cotización anterior. Incluye boletos y tarifas de autobús, la tarifa del servicio de guía turístico es de 30 yuanes por tres cenas estándar por noche en un hotel de tres estrellas y de 20 yuanes por un desayuno estándar.
2. Otros servicios:
Si necesita ayuda con otros servicios, le brindaremos mejores servicios.
1. Recepción de etiqueta profesional: proporcione etiqueta profesional o guardias de conserjería Datang de acuerdo con las especificaciones.
2. Puede proporcionar catering.
3. Servicio de reserva: recopile la información de devolución de los huéspedes con anticipación y mantenga registros. Después de reservar el billete, se informará al huésped de la reserva que puede ir directamente al aeropuerto con su documento de identidad. Cargos de recogida y devolución en el aeropuerto.
Nota: Los arreglos de recogida en el aeropuerto se basarán en la hora de llegada del vuelo del cliente.
Adjunto: Cuestionario de Cumplimiento de Requisitos.