¿Cuáles son los objetivos de la gestión de la información empresarial?
La recopilación de información es la adquisición de información original. La transmisión de información es la transmisión de información en el tiempo y el espacio, porque la información sólo puede ser efectiva si se entrega a las personas que la necesitan de manera oportuna y precisa. El procesamiento de información incluye la conversión de la forma de la información y el procesamiento del contenido de la información. La conversión de forma de información se refiere a la transmisión precisa de información al destinatario cambiando el operador durante el proceso de transmisión de información. El procesamiento del contenido de la información se refiere al procesamiento y organización de la información original y la divulgación en profundidad del contenido de la información. Una vez procesado el contenido de la información, la información de entrada se puede convertir en la información requerida y se puede utilizar de manera efectiva y oportuna. Cuando se envía información a los usuarios, parte de ella es inútil o inútil, y parte de ella debe conservarse para referencia y conservación después del trabajo. Este es el almacenamiento de información. Mediante el almacenamiento de información, podemos revelar regularidades y utilizarla repetidamente.
Clasificación de la gestión de la información
1. Clasificación por nivel de gestión
Gestión de la macro información, gestión de la información meso y gestión de la micro información.
2. Clasificación por naturaleza de gestión
Gestión de la producción de información, gestión de la organización de la información, gestión de sistemas de información, gestión de la industria de la información, gestión del mercado de la información, etc.
3. Clasificados por ámbito de aplicación
Gestión de información empresarial, gestión de información gubernamental, gestión de información comercial, gestión de información de empresas públicas, etc.
4. Clasificados por métodos de gestión
Gestión manual de la información, gestión de tecnologías de la información, gestión de recursos de información, etc.
5. Clasificación por contenidos de la información
Gestión de la información económica, gestión de la información científica y tecnológica, gestión de la información educativa, gestión de la información militar, etc.
Las tareas de la gestión de la información
Para gestionar eficazmente la información es necesario clasificar científicamente la información.
(1) Según los requisitos de los diferentes niveles de la organización, la información se puede dividir en información de planificación, información de control e información operativa.
1. Información de planificación. Este tipo de información está relacionada con las tareas de planificación de la alta dirección, que consiste en determinar metas, formular estrategias y políticas, formular planes y asignar racionalmente recursos dentro de un período de tiempo determinado.
Esta información proviene principalmente del entorno externo, como análisis y pronósticos de situaciones económicas actuales y futuras, disponibilidad de recursos, tendencias de desarrollo del mercado y de la competencia, cambios en las políticas gubernamentales y condiciones políticas, etc.
2. Controlar la información. Esta información se relaciona con el trabajo funcional de los mandos intermedios. Ayuda a los departamentos funcionales a desarrollar planes dentro de la organización y permite comprobar si el desempeño de la ejecución cumple con los objetivos planificados. La información de control proviene principalmente del interior de la organización.
3. Información laboral. Este tipo de información está relacionada con las actividades de gestión diaria y las actividades operativas de la organización, como información contable, información de inventario, información de progreso de producción, etc. Información de calidad y tasa de desperdicio, información de rendimiento, etc. Esta información proviene del interior de la organización, siendo los gerentes de nivel inferior los principales usuarios de esta información.
(2) Según la estabilidad de la información, la información se puede dividir en dos tipos: información fija e información móvil.
1. La información fija se refiere a información que es relativamente estable y puede usarse repetidamente para diversas tareas de gestión durante un período de tiempo sin cambios cualitativos. Es una base importante para todos los planes y el trabajo organizativo de una organización o empresa. Tomando como ejemplo una empresa, la información fija consta principalmente de tres partes:
(1) Información estándar de cuota. Incluyendo estructura de producto, documentos de proceso, diversas cuotas de mano de obra, cuotas de consumo de materiales, cuotas de horas de trabajo, varios informes estándar, varios libros de contabilidad, etc.
(2) Información del contrato de planificación. Incluye sistema de indicadores de planificación y documentos contractuales.
(3) Consulta de información. Esta información incluye: normas internacionales, normas nacionales, normas profesionales, normas corporativas, listas de precios de productos y materias primas, archivos de equipos, archivos de personal, archivos de activos fijos, etc.
2. Información de tráfico. También conocida como información estadística de operación, refleja el estado real del proceso real de las actividades de producción y operación, y se actualiza continuamente con el progreso de las actividades de producción y operación. Por lo tanto, dichas cartas son urgentes y generalmente tienen un valor de uso único. La recopilación oportuna de dicha información y su comparación con indicadores es un medio importante para controlar y evaluar las actividades de producción y operación de las empresas, y aprovechar la oportunidad para revelar y superar los vínculos débiles.
En términos generales, la información fija representa aproximadamente el 75% de la facturación total de información en los sistemas de gestión empresarial. La calidad de todo el sistema de gestión empresarial depende en gran medida de la gestión de la información fija. Por lo tanto, ya sea para rectificar el sistema de gestión actual o utilizar medios modernos para establecer un sistema de gestión informático, generalmente se comienza organizando y estableciendo archivos de información fijos.
Algunas personas describen la era actual como una “explosión de información”. De hecho, el aumento masivo de la información ha supuesto una pesada carga para los planificadores y supervisores en todos los niveles e incluso ha tenido el efecto contrario. La mayoría de las quejas de los altos ejecutivos se centran en los siguientes aspectos:
(1) Información insuficiente sobre la mayoría de los tipos de preguntas incorrectas.
(2) La información se encuentra dispersa y almacenada en diversas unidades de la organización, lo que dificulta su utilización para dar respuestas a preguntas extremadamente simples.
(3) Es extremadamente inconveniente realizar consultas.
(4) Algunas informaciones importantes a menudo no se entregan a tiempo a la persona responsable que la necesita.
(5) Hay demasiados datos y muy poca información útil. En otras palabras, el procesamiento y refinamiento de grandes cantidades de datos está lejos de cumplir con los requisitos de los supervisores.
La práctica de gestión muestra que para mejorar el nivel del trabajo de planificación y la eficiencia de todo el trabajo de gestión, la información debe gestionarse de forma eficaz. Las principales tareas de la gestión de la información son determinar las necesidades de información utilizadas, recopilar, procesar, almacenar y recuperar datos y planificar la transferencia de información.
Convertir datos en información y proporcionar esta información a los gerentes de todos los niveles de la organización y otro personal relevante de manera oportuna, precisa, aplicable y económica. Esta es una tarea difícil y onerosa. El establecimiento de un sistema informático de gestión de la información proporciona un medio poderoso para completar esta tarea.
El "Sistema de Información de Gestión" (MIS para abreviar) es un sistema que proporciona información a los departamentos (personal) competentes en todos los niveles dentro de la organización, a otro personal relevante y a los departamentos (personal) relevantes fuera de la organización. Más específicamente, dijo, podemos definir un sistema de información gerencial de esta manera: un sistema de información gerencial es un complejo estructural compuesto por muchos individuos, varios dispositivos mecánicos y programas relacionados para proporcionar información relevante de fuentes internas y externas. Sirve para la planificación, organización, dotación de personal, dirección y liderazgo, control y operaciones diarias de una organización al proporcionar información unificada como base para la toma de decisiones. Un sistema de información de gestión debe proporcionar cuatro servicios de información principales a las autoridades competentes: identificar las necesidades de información, recopilar información y procesar la información sobre su uso.
Es muy significativo examinar las diferentes etapas de desarrollo de los sistemas de información gerencial y su impacto en la toma de decisiones gerenciales y la estructura organizacional. De esto, no sólo podemos ver que el enfoque de los esfuerzos de planificación se centra cada vez más en la toma de decisiones, sino también que los principales factores que afectan la estructura organizacional no son solo las metas y estrategias, la tecnología y las habilidades, el entorno y las relaciones interpersonales, sino también la información. métodos y medios de gestión. El desarrollo de los sistemas de información de gestión está estrechamente relacionado con el desarrollo de la tecnología informática. Desde 1946, el Instituto de Tecnología Moore en Pensilvania, EE. UU., desarrolló con éxito la primera computadora electrónica del mundo (ENIAC), la tecnología informática ha experimentado cuatro generaciones de innovación. En consecuencia, el desarrollo de los sistemas de información de gestión también ha pasado por cuatro etapas.
La primera etapa (1953-1958). La primera generación de ordenadores empezó a llegar a las grandes empresas. Los ordenadores de las grandes empresas se consideran símbolos de las empresas avanzadas. En ese momento, la opinión popular era que las computadoras eran necesarias para avanzar.
El hardware de esta generación de ordenadores estaba formado por válvulas de vacío y grabadoras, con muy poco software, por lo que su trabajo era limitado. Se utiliza principalmente en departamentos de contabilidad corporativa para el procesamiento de datos de un solo elemento. El impacto de la primera generación de computadoras en la política de gestión y las estructuras organizativas corporativas aún es potencial.
La segunda etapa (1958-1966). La tecnología informática ha entrado en su segunda generación, con transistores reemplazando a los tubos de electrones y la memoria de núcleo magnético reemplazando a la memoria de cinta magnética. Se ha ampliado la memoria de las computadoras, se ha mejorado la velocidad de computación y se han fortalecido las funciones de entrada y salida. En particular, el avance del software es una ambición importante de esta generación de computadoras. El logro más significativo de la segunda generación de ordenadores en aplicaciones de gestión es el desarrollo de sistemas en línea, como sistemas de reserva de billetes de avión, sistemas de reserva de hoteles y sistemas de cotización bursátil. El desarrollo de sistemas de información de gestión ha comenzado a entrar en la etapa de procesamiento integral de datos. El impacto de la segunda generación de computadoras en las organizaciones es cambiar la forma en que se gestionan los asuntos de nivel medio. La contabilidad, las publicaciones, las búsquedas, los informes estadísticos y otras tareas originales se pasan gradualmente a las computadoras. Sin embargo, la cantidad de personal empresarial no ha disminuido significativamente. Al contrario, en muchos casos ha aumentado la cantidad de personal empresarial, como analistas de sistemas, programadores, registradores de datos, personal de mantenimiento de computadoras, etc.
La tercera etapa (1966-1974). La llegada de la tercera generación de computadoras, el uso de dispositivos de circuitos integrados, ha hecho que las computadoras sean cada vez más grandes. A través de la comunicación remota con el terminal, la información se concentra en el procesador central, lo que mejora las capacidades de procesamiento de información y amplía el disfrute de los recursos.
Los cambios organizativos provocados por los ordenadores de tercera generación son enormes. El sistema de unidad central de procesamiento instalado en la sede permite una gestión altamente centralizada y unificada de la información de la empresa. Para el diseño, uso y mantenimiento del software y hardware informático, en las organizaciones de gestión de las grandes empresas se han diferenciado capacidades especializadas de procesamiento de información y organizaciones correspondientes. Se trata de una organización especializada y altamente centralizada con funciones de comunicación y control. Los científicos de la administración han observado que las computadoras de tercera generación contribuyeron a la tendencia a la recentralización en las grandes corporaciones.
La cuarta etapa (1974 a la actualidad). Todavía estamos en la etapa de aplicación de la cuarta generación de computadoras. Por un lado, el VLSI y el software más completo continúan ampliando las funciones de las computadoras; por otro, las computadoras son cada vez más pequeñas, miniaturizadas y baratas; Poco a poco los microordenadores fueron introduciéndose en los hogares y se instalaron circuitos integrados en diversos equipos de oficina, como teléfonos, fotocopiadoras, máquinas de escribir, faxes, etc. , convirtiéndolos en dispositivos "inteligentes". En particular, el desarrollo de tecnología de bases de datos distribuidas y sistemas de información de gestión de software de gestión de redes informáticas ha entrado en la etapa de procesamiento del sistema de datos. Las computadoras han podido recopilar y almacenar datos en el proceso de producción y operación de las empresas, y proporcionar información a varios eslabones o departamentos de la empresa, formando un centro de gestión basado en sistemas de información, centralizando aún más las funciones de gestión y provocando cambios cualitativos en la todo el sistema de gestión.
La característica más importante de los sistemas de información de gestión es la concentración y unificación de datos. Es la centralización de los datos lo que hace que la información sea verdaderamente un recurso y permite el disfrute de los recursos de información. Este trabajo se logra a través del sistema de base de datos, que es el núcleo del sistema de información de gestión y su característica más importante.
Sin embargo, en la práctica de los sistemas de información de gestión, la gente descubre que todavía no pueden lograr los enormes beneficios económicos esperados. Aunque el sistema de información de gestión unifica diversa información dentro de la empresa, fortalece la planificación y el control de las actividades de producción y operación de la empresa, mejora en gran medida la gestión de nivel medio de la empresa y mejora la eficiencia de toda la empresa. Pero no tiene ninguna influencia decisiva sobre la alta dirección de la empresa. Las principales tareas de los ejecutivos corporativos son determinar objetivos, seleccionar estrategias y formular políticas importantes. Para ellos lo que importa no es la eficiencia en el trabajo, sino el efecto de la toma de decisiones, es decir, no "hacer las cosas bien" sino "hacer lo correcto". Esto llevó a comprender que completar tareas rutinarias de procesamiento de información era sólo el comienzo del papel de las computadoras en la gestión. Para hacer una contribución sustancial a los objetivos de gestión, debemos estar más directamente orientados hacia la toma de decisiones y las necesidades fijas de información que surgen en un entorno cambiante. Ésta es la razón y los antecedentes del sistema de apoyo a la decisión (DSS para abreviar).
En resumen, dijo, un sistema de apoyo a las decisiones es un sistema que proporciona a los gerentes información para ayudarlos a tomar decisiones. Algunas de las principales diferencias y conexiones entre DSS y MIS son las siguientes:
(1) MIS considera principalmente datos dentro de la industria, que en la mayoría de los casos refleja principalmente la situación actual, mientras que DSS requiere que los tomadores de decisiones; Proporcionar una gran cantidad de datos históricos y externos. La experiencia demuestra que estos datos suelen ser difíciles de unificar, lo que impone mayores requisitos al diseño de la base de datos.
(2) Aunque tanto en MIS como en DSS se utilizan varios métodos de investigación operativa y estadística matemática, se utilizan de diferentes maneras. En los sistemas de información gerencial, forman un vínculo en el trabajo diario y se usan regularmente de manera fija; en los sistemas de soporte de decisiones, están organizados de manera flexible y fácil de usar según la naturaleza del problema de decisión y las necesidades. del tomador de decisiones.
(3) Desde un punto de vista funcional, el objetivo principal de MIS es realizar algún trabajo de procesamiento en nombre de las personas; el propósito de DS es ayudar a las personas a tomar buenas decisiones.
Las funciones principales anteriores de DSS determinan la estructura general especial de DSS. Es un sistema de información computarizado con una biblioteca de modelos como núcleo, que incluye una biblioteca de métodos, una base de datos y una interfaz hombre-computadora, en lugar de un MIS con una base de datos como núcleo. Algunos sistemas de apoyo a las decisiones o sistemas con determinadas funciones DSS se han puesto en uso en el extranjero. En China, debido a la tardía aplicación de las computadoras, el proyecto aún se encuentra en la etapa de establecimiento y promoción de MIS.