¿Cómo hacer un buen trabajo en la gestión de archivos?
Palabras clave: Integración de la información de gestión de archivos
1 Antecedentes de la construcción de sistemas y modelos de gestión de archivos empresariales en la nueva era
Con la profundización de la digitalización y la creación de redes , los archivos en sí también han cambiado. En primer lugar, bajo el impacto de la digitalización, la forma del archivo en sí ha cambiado del tipo de reconocimiento de registro visual original al tipo de código (archivo electrónico) que se basa en el reconocimiento automático. El modelo de gestión de archivos también ha evolucionado desde el modelo manual tradicional, pasando por un modelo único de gestión de datos y un modelo de gestión de información en red, hasta un modelo de gestión del conocimiento. A medida que el modelo de gestión continúa cambiando, sus procesos y métodos de gestión también han cambiado en consecuencia. El proceso anterior de gestión manual de archivos debe ajustarse según las características de la gestión de archivos electrónicos. En el siglo XX, la mayor influencia en la teoría de la gestión de archivos fue el surgimiento y desarrollo de la teoría del ciclo de vida de los archivos. La teoría del ciclo de vida de los archivos considera que la formación de los archivos hasta su destrucción o transformación es un proceso general. Debido a los cambios en la forma de valor de los archivos, todo el proceso de movimiento de los archivos se puede dividir en varias etapas. Existe una correspondencia inherente entre archivos en diferentes etapas, objetos de servicio, ubicaciones de almacenamiento y métodos de gestión. La teoría del ciclo de vida de los archivos sienta una base teórica para la gestión por etapas de los archivos, revela con precisión las conexiones y las influencias mutuas de las etapas del movimiento de los archivos y proporciona una base teórica para realizar la gestión integrada y el control inicial de los archivos.
2 Problemas con los archivos corporativos
2.1 El trabajo de los archivos corporativos carece de reglas de desarrollo sostenible y a largo plazo. Con la atención de los líderes de todos los niveles, el trabajo de los archivos corporativos se ha elevado a estándares. Pero como deporte hay un examen, así que tengo que trabajar horas extras y lograr ciertos resultados en un corto período de tiempo. Sin embargo, le falta resistencia, largo plazo y sostenibilidad después de alcanzar el estándar. Además, debido a que algunos cuadros carecen de participación en la gestión integral de archivos y no tienen una comprensión suficiente del importante papel de los archivos en la empresa, algunos incluso piensan que la sala de archivos es un lugar donde no se pueden almacenar materiales. A los ojos de algunas personas, la oficina de archivos se ha convertido en un almacén de papel usado, lo que lleva al liderazgo y al trabajo de archivo. En la tarea no hay realización; en la forma no hay efecto. El trabajo de archivo carece de reglas de desarrollo sostenible y a largo plazo.
2.2 Falta de métodos para utilizar la ofimática para actualizar la gestión de archivos. En la actualidad, la gestión general de archivos se basa en una computadora y un conjunto de métodos de gestión de software y su utilización están lejos de satisfacer las necesidades del desarrollo de la red de archivos. El atraso de los métodos de gestión de archivos ha traído consecuencias negativas al trabajo de los archivos. La razón principal es que la tecnología de gestión de archivos atrasada no puede seguir el ritmo de la creciente demanda de utilización de archivos. Hay dos razones principales para el atraso de la tecnología de archivos: en primer lugar, algunos líderes no comprenden suficientemente la importancia del trabajo con archivos y tienen menos inversión financiera, en segundo lugar, aunque algunas unidades han comprado una gran cantidad de equipos avanzados de gestión de archivos, debido a la operación; del personal de gestión de archivos. Los equipos avanzados y no cualificados no desempeñan un papel avanzado. La tercera es que los líderes no le prestan suficiente atención. Aunque existen microcomputadoras y redes de archivos, los archivos no se ingresan en la computadora y siguen siendo trabajo manual.
2.3 El trabajo archivístico carece de procedimientos de gestión institucionalizados. En la actualidad, la irregularidad en la gestión de los archivos corporativos se refleja principalmente en los siguientes aspectos: En primer lugar, la recogida irregular de archivos. Durante el proceso de expropiación, el sistema era sólo nominal. Si quieres pagar, puedes pagar. Si no quieres pagar, no puedes. La evaluación de la colección de archivos no está clara. En segundo lugar, la disposición de los archivos no está estandarizada. En los últimos años, las empresas se han desarrollado rápidamente y han seguido ingresando nuevos archiveros. Las cualidades profesionales de los archiveros varían. Durante el proceso de archivado, algunos archivos no estaban organizados según el orden de los directorios de los archivos del volumen. El directorio del volumen no coincidía con los archivos reales y la fuga de datos en el volumen era común. Además, en términos de tiempo de archivo, a veces se acumulan todos a la vez, lo que no cumple con los requisitos para el archivo una vez finalizado y no favorece la búsqueda y utilización. En tercer lugar, la gestión integral de los archivos es insuficiente; Debido a que la Oficina de Gestión Integrada de Archivos existe como un equipo, es imposible realizar la gestión administrativa de la mayoría de los departamentos. Al realizar este trabajo, debe informar al supervisor, pero el supervisor generalmente trabaja a tiempo parcial y su tiempo de trabajo es reducido. A los archiveros les resulta difícil explicar un trabajo a los directivos y realizar todo el trabajo. Ahora algunos departamentos han creado sus propias bases de datos, lo que también dificulta la gestión integral de los expedientes. Cuarto, el uso de archivos no está estandarizado. El archivero está relajado por dentro y apretado por fuera, y los archivos prestados no se devuelven a tiempo.
3 Modelo de sistema de gestión de archivos empresariales de la nueva era: modelo de gestión integrada de la información
3.1 Gestión integrada de la información La gestión integrada de la información en realidad se refiere al trabajo de archivo, el trabajo de información y el trabajo de libros de la empresa. .integrado. En las empresas, esta organización integral de gestión de la información generalmente se denomina centro de información. En el proceso de servir a las empresas, el centro de información no solo debe proporcionar información histórica y actual, sino también prestar atención a recopilar, filtrar y proporcionar información avanzada y predictiva.
Por un lado, la información contenida en archivos y materiales históricos se puede utilizar para organizar y reflejar la historia de desarrollo, la cultura corporativa y los logros científicos y tecnológicos de la empresa, proporcionando información detallada, confiable y vívida para mostrar la gloriosa historia de la empresa y mejorar la situación de la empresa. reputación en el mercado y mejorar los beneficios sociales de la empresa. Por otro lado, también podemos confiar en la tecnología de la información y la tecnología de redes modernas para recopilar información relacionada con los negocios corporativos en línea y luego filtrarla y editarla para proporcionar contenido valioso y de alto contenido. información para la toma de decisiones científicas y la gestión de empresas. Este modelo de gestión facilita el establecimiento de sistemas informáticos de gestión y la implementación de una gestión moderna, y también favorece el desarrollo y utilización conjuntos de los recursos de información.
3.2 Gestión de la integración de archivos La integración de archivos es el uso de las poderosas funciones de la tecnología informática, siguiendo la teoría del ciclo de movimiento de los archivos, para gestionar todo el proceso de los archivos en cuatro etapas desde la generación, el uso actual, el almacenamiento temporal hasta almacenamiento permanente, con el fin de lograr una gestión y utilización óptimas de archivos y recursos de datos de archivo. Desde la perspectiva de la teoría de sistemas, llevamos a cabo una planificación general y una gestión científica del trabajo documental y de archivos para hacerlos sistemáticos y estandarizados, aprovechar al máximo su máxima eficacia respectiva y general y garantizar la eficiencia y optimización de los documentos existentes de la empresa. a la gestión de archivos. En concreto, incluye principalmente los siguientes aspectos:
3.2.1 El objetivo de la integración de archivos es conseguir un control integral y una gestión científica de todo el proceso de movimiento desde los documentos actuales hasta los archivos. La gestión científica integrada de archivos se basa en la teoría del ciclo de vida del documento, que no sólo fortalece la integración de los documentos internos y el trabajo de archivos dentro de la empresa, sino que también se centra en la conexión comercial de diferentes agencias funcionales de documentos, de modo que todo el proceso desde documentos a archivos se controla eficazmente.
3.2.2 Principios de integración de archivos En el proceso de implementación de la gestión de integración de información, se deben seguir los siguientes principios: Primero, el principio de gestión de todo el proceso. En el entorno de los documentos electrónicos, los límites entre expedientes y archivos ya no son obvios, y los límites entre expedientes y personal de archivos se están volviendo cada vez más borrosos. La implementación de la gestión de procesos completos de documentos y archivos mejorará en gran medida el disfrute de la información y mejorará la eficiencia. El segundo es el principio de control frontal. El principio de control front-end se basa en el ciclo de vida de los archivos, tratando las diferentes etapas de los archivos desde su formación hasta su almacenamiento permanente o destrucción como un proceso completo. En este proceso, la formación de archivos es el principio, el procesamiento e identificación es el fin y la preservación o destrucción permanente es el fin. El tercero es el principio de gestión integrada, que es la reorganización científica de los elementos de gestión y la extensión y profundización; de todo el pensamiento de gestión de procesos. La gestión integrada puede aumentar las funciones del sistema de gestión, reducir las omisiones causadas por combinaciones precisas, mejorar la confiabilidad, aumentar la densidad de operaciones relacionadas, reducir la duplicación y el consumo de energía y mejorar la eficiencia de la gestión.
3.2.3 Los contenidos específicos de la gestión integrada de documentos y archivos incluyen la integración del control de generación de documentos y archivos, la gestión de procesos y la utilización de la información. La integración de archivos y el control de generación de archivos se refiere a establecer conciencia sobre la gestión de archivos durante la etapa de generación inicial de archivos y la etapa de diseño del sistema de archivos electrónicos para garantizar que los archivos generados cumplan con los requisitos de las funciones de gestión de archivos; se refiere a la integración de la gestión de procesos; al control del movimiento de expedientes Planificación global, control integral y gestión integral del proceso. La integración de la utilización de la información se refiere a la coordinación razonable de documentos e información de archivos para maximizar la efectividad de los documentos y archivos.
3.2.4 Soporte técnico para la gestión integrada de documentos y archivos El soporte técnico para la gestión integrada de documentos y archivos es la tecnología de la información representada por la tecnología informática y de redes. La gestión integrada de archivos no es sólo un concepto y modelo de gestión concebidos teóricamente, sino también un método y un medio de gestión que debe implementarse en la práctica, lo que requiere un fuerte apoyo técnico. En primer lugar, la aplicación y popularización de la tecnología digital ha simplificado los procedimientos de trabajo de la gestión de archivos y archivos, ha mejorado la eficiencia de la gestión de archivos y archivos y también ha cambiado el método de generación y la naturaleza del soporte de los archivos. En segundo lugar, la aparición de la tecnología de redes ha cambiado los métodos y características de las operaciones con archivos. Todo esto proporciona una base técnica para la gestión integrada de documentos y archivos.
En resumen, basándose en la situación actual de la gestión empresarial moderna en mi país, los archiveros deberían absorber y aprender activamente de los excelentes resultados de la investigación sobre la gestión de archivos para adaptarse a la nueva situación de la gestión de archivos.